7 лучших практик для улучшения отчетов BI

Отчеты BI являются одним из наиболее важных аспектов любой реализации BI. При неправильной настройке эти отчеты могут вызвать путаницу и даже, в некоторых случаях, ввести в заблуждение своих конечных пользователей. Другими словами, система может не иметь смысла для людей, которые больше всего в ней нуждаются.

С другой стороны, хорошо продуманные отчеты и информационные панели бизнес-аналитики могут помочь вам быстро получить важную информацию и обнаружить скрытые закономерности в ваших данных.

Вот семь вещей, о которых следует помнить при разработке отчетов BI для вашей организации, чтобы максимизировать отдачу от ваших отчетов.

1. Определите требования к отчетности

Первый шаг — составить исчерпывающий список всех заинтересованных сторон, лиц, принимающих решения, и конечных пользователей ваших отчетов. Это даст вам четкое представление о целевой аудитории ваших результатов.

Запланируйте интервью (с помощью личных встреч, по телефону или Skype) с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы получить от них все требования к отчетности. В этих собраниях должны участвовать все руководители, менеджеры и аналитики данных, которые действительно будут регулярно просматривать ваши отчеты BI.

Возможно, вы не сможете встретиться со всеми заинтересованными сторонами одновременно. В таких случаях не довольствуйтесь письменными спецификациями или электронными письмами. Вместо этого запланируйте серию личных встреч и повторных проверок с каждой группой пользователей, чтобы полностью определить все требования. Это поможет вам обнаружить конфликтующие или даже противоречащие друг другу требования и решить их заранее, сэкономив много времени в будущем.

2. Определите ключевые показатели эффективности и показатели для каждого отчета бизнес-аналитики.

Затем создайте список ключевых показателей эффективности и показателей, которые вы хотите отображать для каждого результата BI.

Запланируйте интервью с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы узнать, что они хотят видеть в своих отчетах.

У большинства предприятий уже есть процесс отчетности. Просто пользователям это не нравится либо потому, что оно не предоставляет требуемой информации, либо потому, что это подверженная ошибкам система рабочих книг Excel, которые готовятся вручную или с использованием специальных сценариев.

Ключевым моментом является анализ их текущих систем отчетности, чтобы получить представление о том, что они в настоящее время отслеживают, и определить области для улучшения. Не спрашивайте их напрямую, что они хотят видеть в своих отчетах. Это только запутает конечных пользователей.

В случае каких-либо опасений вернитесь к заинтересованным сторонам, чтобы обсудить возможные следующие шаги. Это займет от двух до трех итераций, но к концу ваши пользователи будут иметь четкое представление о том, чего ожидать от ваших отчетов BI.

3. Выберите правильную визуализацию для каждой метрики

Одна из самых распространенных ошибок, которую люди совершают при визуальном представлении информации, заключается в использовании неправильной диаграммы или визуализации. Это не только передает неправильное сообщение, но в некоторых случаях может даже привести к путанице.

Вот две диаграммы, которые показывают одну и ту же информацию. Какой из них вы считаете более интуитивным?

Выберите визуализацию, которая поддерживает базовые данные

На первой диаграмме зритель неизбежно потратит время на переходы между легендой диаграммы и секторами круговой диаграммы.

С другой стороны, второй график позволяет легко определить тенденцию продаж, даже не глядя на фактические цифры.

Для каждой метрики важно выбрать визуализацию, которая поддерживает основное сообщение в ваших данных.

Ниже приведена блок-схема, которая поможет вам решить, какую визуализацию использовать для представления ваших ключевых показателей эффективности и показателей в зависимости от того, какую информацию они содержат.

Найдите правильную диаграмму для ваших данных (Источник)

4. Разместите элементы отчета в отчетах BI.

После того, как вы поняли, какие (метрики) отображать в своих отчетах и ​​как (какая визуализация), пришло время упорядочить их в простой для понимания форме для разработки макета отчета.

Из различных исследований по отслеживанию взгляда мы знаем, что, когда люди читают веб-страницы, наши глаза начинают с верхнего левого угла страницы. Когда мы читаем содержимое страницы, наши глаза двигаются слева направо, образуя F- или Z-образные узоры.

Ключ в том, чтобы использовать эту естественную схему чтения в своих интересах, чтобы представлять информацию интуитивно понятным образом. Отображайте самую важную и срочную информацию в левом верхнем углу отчетов. Информация с низким приоритетом и медленно меняющаяся информация должна отображаться в нижней части отчета.

Отображение важной и срочной информации в верхнем левом углу отчетов

Вот пример плохо спроектированной информационной панели BI:

Плохо спроектированная панель BI

Две верхние диаграммы («10 лучших клиентов по доходу с начала года» и «Количество пользователей по возрастным группам») меняются нечасто.

С другой стороны, часто меняющиеся таблицы, такие как «Подписок в месяц» и «Ежедневные показатели», были размещены внизу.

В результате каждый день, когда конечный пользователь просматривает этот отчет, ему/ей придется просматривать две верхние диаграммы, которые большую часть времени выглядят одинаково, прежде чем он доберется до информации, которая регулярно меняется.

5. Выделите ключевую информацию

Отчеты бизнес-аналитики содержат много информации и могут быстро стать визуально отвлекающими. Направляйте пользователей программного обеспечения к нужным цифрам и тенденциям, используя визуальные подсказки.

Использование правильных цветов — это эффективный способ выделить важную информацию в отчетах и ​​информационных панелях бизнес-аналитики.

Например, когда вы смотрите на следующую приборную панель, куда устремляются ваши глаза?

Используйте цвета, чтобы привлечь внимание пользователя отчета к ключевой информации

Возможно, вы смотрели на круговую диаграмму в правом нижнем углу или линейную диаграмму в верхней левой области из-за их цветов. Это именно то, что эта диаграмма должна вдохновить вас сделать. При этом избегайте использования слишком большого количества цветов, так как это может привести к визуальному шуму.

Также важно помнить, что некоторые цвета более привлекательны, чем остальные. Так что, если это выделяет конкретную диаграмму или визуализацию, то в соответствии с принципами гештальта мы уделяем больше внимания этому компоненту отчета и пытаемся выяснить, чем он отличается.

Например, на двух диаграммах ниже показана одна и та же информация:

Использование цветов для выделения информации на графике или диаграмме

Однако дополнительные цвета на первой диаграмме не дают никакой дополнительной информации. Наоборот, они заставляют нас задуматься: «Зеленый цвет означает, что в октябре произошло что-то хорошее?»

На втором графике использование одного цвета говорит нам о том, что все столбцы измеряют одну и ту же метрику (то есть продажи). Это также помогает нам видеть тенденции продаж и проводить сравнения.

Таким образом, ключ в том, чтобы стратегически использовать цвета, чтобы выделить ключевые фрагменты информации в ваших отчетах BI и подчинить себе неважные/несрочные.

6. Сгруппируйте связанные KPI и показатели вместе

Поскольку отчеты BI используются для получения информации и принятия мер, важно, чтобы они помогали конечным пользователям быстро устанавливать связи в данных.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — сгруппировать связанную информацию и разместить ее вместе. Посмотрите на приборную панель ниже:

Сгруппируйте связанную информацию вместе, чтобы показать связи

На приведенной выше панели управления цвет и положение диаграмм позволяют быстро понять и сравнить связанную информацию:

1. Первая строка содержит информацию об общих показателях, таких как выручка, прибыль, доля рынка.
2. Во второй строке показаны показатели продаж отдельных продуктов.
3. В третьей строке представлена ​​информация о региональных продажах.

В то же время, если вы разместите связанную информацию далеко друг от друга, это может вызвать путаницу и затруднить пользователям понимание связи.

7. Получите подпись на макетах

Как только вы будете довольны макетами, вернитесь к заинтересованным сторонам и получите их одобрение, поскольку именно они будут использовать ваши отчеты на регулярной основе.

Убедитесь, что они понимают информацию, представленную в ваших отчетах, а также то, как их использовать. Например, если в ваших отчетах есть интерактивные функции, такие как раскрывающиеся списки, фильтры и детализированные списки, убедитесь, что конечные пользователи знают, как их использовать для получения необходимой им информации.

Это повторяющийся процесс, который может занять недели или даже месяцы, поскольку заинтересованные стороны могут быть не уверены, что они хотят видеть в своих отчетах или как они хотят это представить. Рекомендуется ограничить количество совещаний по рассмотрению отчетов и сообщить об этом заранее. Например, мы обычно проводим до трех итераций проверки отчетов с нашими клиентами в течение периода от одного до двух месяцев.

Самое главное, получите формальную письменную подпись для ваших макетов, чтобы вы могли начать создавать настоящие отчеты. Это поможет вам избежать ненужных итераций, которые могут задержать ваш проект. В противном случае вы будете получать запросы на изменение на протяжении всей реализации.

Завершение

Хорошо разработанные отчеты BI позволяют конечным пользователям легко получать информацию, необходимую им для более эффективной работы, будь то мониторинг ежедневных операций, выполнение специального анализа для исследования проблем или изучение данных для новых возможностей роста.

Главное — понять свою целевую аудиторию: кто они, с какими проблемами сталкиваются, какую информацию хотят получить и как будут ее использовать. Как только вы это выясните, представьте информацию таким образом, чтобы конечные пользователи могли быстро понять и принять решение.