Как проводить аудит, классифицировать и выбирать лучшие инструменты агентства

Вы когда-нибудь чувствовали себя ошеломленным количеством инструментов, которые использует ваше агентство?

Средний цифровой маркетолог использует 12,4 инструмента для поддержки проведения маркетинговых кампаний, основанных на данных.

И это только в среднем... Некоторые используют более 30 инструментов для достижения тех же результатов!

Для агентств это может быстро выйти из-под контроля. У вас не только есть собственный набор инструментов, но вам нужно работать с приложениями и программным обеспечением, которые выбирают ваши клиенты, и объединять их все вместе в единую стратегию.

Конечно, вместе с водой ребенка выплеснуть нельзя. Агентские инструменты — это неизбежное зло: они обеспечивают повышенную эффективность, лучшие результаты для клиентов и масштабируемые процессы.

Как найти золотую середину? Как собрать набор инструментов агентства, который использует эти преимущества, не перегружая вас программным обеспечением?

Начните с организации

Первый шаг к демистификации сложности — собрать вместе все ваши входные данные и организовать их в удобоваримую структуру.

Когда дело доходит до программных инструментов вашего агентства, найдите время, чтобы перечислить все приложения, на которые вы, ваша команда и ваши клиенты полагаетесь, чтобы добиться цели.

Процесс составления списка всех ваших инструментов может сам по себе стать поучительным опытом. Вы будете удивлены, сколько приложений у вас есть.

После того, как вы составили основной список, распределите их по областям бизнеса и клиентским функциям. Вот несколько универсальных категорий, которые вы можете использовать:

• Продажи и маркетинг — внутренние приложения и инструменты, которые вы используете для развития агентства и заключения сделок.
• Управление проектами и общение — программное обеспечение, на которое вы полагаетесь, чтобы выполнять задачи и сотрудничать с коллегами и клиентами.
• Кампании — инструменты, которые помогут вам проводить и управлять кампаниями для клиентов.
• Отчетность — то, что вы используете для создания и доставки клиентам обновлений о ходе выполнения.
• Специальность — любые специализированные инструменты, которые нужны вашему агентству в зависимости от вашей области знаний.

Классифицируя инструменты, которые вы используете в настоящее время, вы можете обнаружить неэффективность или пробелы в своем наборе инструментов. Например, несколько инструментов могут делать одно и то же, что позволит вам исключить те из них, которые вам не нужны. Или вы можете обнаружить, что вам чего-то не хватает.

Чтобы помочь вам в этом процессе, давайте разберем каждую из вышеперечисленных категорий и рассмотрим некоторые передовые инструменты агентства для каждой из них.

Продажи и маркетинг

Как вы хорошо знаете, управление агентством — это больше, чем просто достижение результатов для клиентов. Поиск потенциальных клиентов и лидогенерация имеют решающее значение для долгосрочного успеха сервисной компании.

Инструменты, которые вы используете внутри для продаж и маркетинга, могут частично совпадать с теми, которые вы выбираете для работы с клиентами, но есть некоторые тонкости.

Вот несколько примеров инструментов, которые вам понадобятся для продвижения вашего агентства и регулярного заключения сделок.

• CRM и программное обеспечение для управления потенциальными клиентами . Существует множество приложений для отслеживания продаж, которые могут помочь в процессе продаж вашего агентства. От полнофункциональных CRM, которые автоматизируют последующие действия по электронной почте и отслеживают звонки по продажам, такие как HubSpot или Salesforce, до инструментов, ориентированных на узкий компонент экосистемы продаж, таких как io.

Ответить.io

• Программное обеспечение для предложений . Большинство агентств запускают процесс предложения с помощью презентаций PowerPoint, неотслеживаемых цепочек электронной почты и непоследовательных методов отслеживания. Этот подход хорош на первых порах, но если вы хотите масштабироваться, вам понадобится надежное программное обеспечение для создания и отслеживания предложений, такое как Proposify.

Предложить

• Набор маркетинговых инструментов . Ваши инструменты будут различаться в зависимости от вашей маркетинговой стратегии. Скорее всего, у вас есть какая-то форма автоматизации электронной почты, управления веб-сайтом, создания документов, дизайна и инструментов управления социальными сетями. Я расскажу об этом более подробно в разделах доставки клиентов ниже.

Легко увязнуть в доставке клиенту и иметь лоскутное одеяло из инструментов продаж и маркетинга, но это не масштабируется.

Управление проектами и общение

Жизнь агентства имеет огромное количество движущихся частей. Возможно, больше, чем в любом другом бизнесе, потому что вы одновременно жонглируете потребностями и личностями многочисленных клиентов, сотрудников, фрилансеров и поставщиков.

Это делает инструменты управления проектами и коммуникации критически важными для обеспечения того, чтобы важные задачи не ускользали из виду.

Вот несколько примеров инструментов, которые могут вам понадобиться в вашем арсенале:

• Управление документами . Вы будете создавать и делиться всеми видами документов со своей командой и клиентами, для которых требуется облачное хранилище, различные уровни доступа и интеллектуальная интеграция. Для этого трудно пройти мимо Google Workspace.

Рабочая область Google

• Управление задачами. Настройка проектов, создание графиков и постановка задач — это повседневное явление в отношениях между агентством и клиентом. Инструмент управления проектами, такой как Asana, обеспечивает видимость всей учетной записи и уверенность в том, что все делается вовремя.

Асана

• Коммуникация . Да, часть вашего общения между заинтересованными сторонами будет осуществляться по электронной почте, но избегание перегрузки почтового ящика с помощью таких инструментов, как Slack, может значительно повысить производительность агентства. Вам также понадобится приложение для видеоконференций, например Zoom, для виртуальных встреч.

Слабый

Хотя эти приложения составляют основу того, что вам нужно для управления проектами и общения в вашем агентстве, существует множество альтернатив, которые достигают аналогичного результата.

Кампании

Проведение кампаний для ваших клиентов должно быть максимально плавным и эффективным. Вы не только хотите получить отличные результаты, но вам также необходимо информировать клиентов, соблюдать сроки и другие ожидания или результаты.

Каждая маркетинговая кампания будет отличаться, и используемые вами инструменты будут зависеть от вашего основного предложения клиенту. Тем не менее, вот некоторые общие инструменты, которые вам понадобятся для проведения маркетинговых кампаний.

• Платформа для электронного маркетинга . Практически в каждой маркетинговой кампании используется какая-либо форма сбора, отслеживания или последовательности сообщений электронной почты. И экосистема программного обеспечения для электронного маркетинга огромна. Инструмент, который подходит именно вам, будет зависеть от того, насколько сложны кампании ваших клиентов. С простой стороны, может быть достаточно приложения, такого как Mailchimp, или для более интенсивных платформ автоматизации проверьте Ontraport.

Онтрапорт

• Конструктор целевых страниц. Кампании не работают без целевых страниц, и вы должны иметь возможность быстро создавать хорошо продуманные страницы, которые можно быстро повторять и тестировать. Если ваше агентство занимается захватом электронной почты и кампаниями в социальных сетях, конструктор целевых страниц ShortStack — отличный инструмент, на который вы можете положиться.

короткий стек

• Инструмент графического дизайна . Каждая запущенная вами кампания будет содержать множество элементов, требующих разработки, таких как рекламные баннеры, сообщения в социальных сетях, графика целевой страницы и многое другое. Во многих агентствах есть штатные дизайнеры, использующие Adobe Creative Suite, но если вы этого не сделаете, Canva станет доступной и простой в использовании альтернативой.

Канва

• Инструменты оптимизации конверсии. Хотя ваше программное обеспечение для электронного маркетинга и целевой страницы будет иметь некоторые функции для анализа и оптимизации ваших кампаний, вы можете поднять оптимизацию конверсии на новый уровень с помощью инструментов анализа данных, A/B-тестирования или теплового картирования. Одним из примеров является ВВО.

ВВО

То, как вы проводите и оптимизируете кампании для своих клиентов, будет определять, как долго они останутся с вами, поэтому очень важно иметь правильный набор инструментов.

Составление отчетов

Некоторые из инструментов, которые я обсуждал до сих пор, имеют элемент отчетности, который вы можете использовать для передачи обновлений хода выполнения своим клиентам. Однако аналитика, которую вы получаете с этих платформ, зависит от цели инструмента.

Например, ShortStack предоставляет углубленную аналитику целевых страниц и электронной почты для ваших кампаний, что может помочь определить опережающие индикаторы для достижения положительных результатов и повысить эффективность кампаний. Но есть множество других точек данных и идей, которые могут заинтересовать ваших клиентов, таких как участие в социальных сетях, улучшение рейтинга SEO или коэффициенты конверсии PPC, которые составляют целостное представление о вашей совместной работе.

Наличие надежного инструмента, с помощью которого вы можете создавать содержательные отчеты по анализу данных для клиентов, может сэкономить вам часы, собирая данные воедино в электронной таблице или наборе слайдов.

Некоторые ведущие инструменты в сфере отчетности агентств включают DashThis, AgencyAnalytics, Swydo и ReportGarden.

АгентствоАналитика

Последовательная отчетность, которую вы можете тиражировать для всех своих клиентов за считанные минуты каждый месяц, значительно улучшит ваш коэффициент удержания.

Собираем все вместе

В этой статье основное внимание уделяется инструментам, которые необходимы любому маркетинговому агентству. Другое программное обеспечение, которое вы выберете, будет зависеть от областей, в которых вы специализируетесь. Например, если вы предлагаете исключительно услуги SEO, то в список необходимо добавить мощный инструмент анализа данных SEO, такой как ahrefs или SEMrush. Или, если вы запускаете масштабируемые рекламные кампании в Facebook для клиентов, AdEspresso может быть на вашем поясе инструментов.

Статью об инструментах агентства можно продолжать бесконечно… Существуют тысячи и тысячи маркетинговых приложений, которые помогают агентствам работать эффективнее и продуктивнее. В конце концов, самое важное для вас — определить, как ваш набор инструментов поможет вашей команде получить максимальную отдачу.

Возможно, вы находитесь в поиске универсальных решений или интеграторов отчетов, которые повышают эффективность ваших процессов. Однако меньше не всегда лучше. Вы не хотите жертвовать качеством ради простоты использования, если это означает снижение результатов для клиентов.

Постарайтесь найти правильный баланс между специальными инструментами, интеграторами и процессами коммуникации в масштабах всего агентства, чтобы ваша команда работала в унисон для достижения результатов для клиентов.