Как финансовый аналитик Бен Коул использует Clockify для блокировки времени

Множество людей отчаянно пытаются избежать уплаты налогов, не говоря уже о том, чтобы увлечься финансовым сектором.

Тем не менее, некоторые яркие умы умеют обрабатывать цифры и погружаться во все, что связано с финансами. Бен Коул, президент ERP Connect Consulting, — один из таких людей.

Вы можете удивиться, как мы наткнулись на эту тему и на Бена в частности. Ну, недавно он упомянул Clockify в одном из своих сообщений в социальных сетях.

В свою очередь, нам было любопытно узнать, что он делает, чтобы быть организованным среди отнимающих много времени, бесконечных списков дел в его секторе. Особенно если учесть, что он ушел из крупной, хорошо зарекомендовавшей себя фирмы, чтобы основать собственную компанию.

Итак, мы сделали то, что делаем всегда — мы собрали все наши как и почему и сели с самим человеком, чтобы задать все эти вопросы:

• Почему Бен решил стать сам себе боссом,
• Как он справляется со своей повседневной работой,
• Что такое блокировка времени для Бена в его работе, и
• Почему он использует Clockify уже 2 года.

Давайте прыгать прямо в!

Бен Коул: краткий обзор жизни финансового аналитика

Бен любит описывать себя как занятого, занятого, занятого финансового профессионала. И это не то, что он преувеличивает свою рабочую нагрузку. Наоборот, он управляет успешной компанией с почти дюжиной сотрудников и должен обслуживать множество клиентов.

Короче говоря, Бен Коул является президентом ERP Connect Consulting, где ERP означает планирование ресурсов предприятия . Это отраслевой жаргон для того, чтобы сказать, что они создают программное обеспечение, которое:

• Планы,
• Бюджеты и
• Отчеты о финансовых результатах компании.

Сегодня Бен работает и живет в Далласе, штат Техас. Тем не менее, у него была богатая карьера. Итак, давайте быстро взглянем на то, что предшествовало его нынешним усилиям.

Бен окончил Университет Дрейка по двойной специальности «Финансы и информационные системы». С тех пор он погрузился в финансовый мир.

«Я начал работать в сфере ERP в 2016 году. Я проработал 5 лет в крупной государственной бухгалтерской фирме, а затем работал в небольшом стартапе в Остине, штат Техас».

Но Бен не типичный финансовый технарь, который едва поддерживает баланс между работой и личной жизнью. На самом деле, у него стабильные отношения со своей будущей женой, на которой он женится через несколько месяцев.

Что не менее важно, в отличие от его предыдущих мест работы, теперь он сам решает, какие ценности он хочет внедрить в свою рабочую среду. По словам Бена, наиболее важными ценностями компании являются:

• Качество,
• Прозрачность и
• Эффективность.

Но в любом случае вы можете задаться вопросом, почему еще он решил бросить работу в крупной компании, стать сам себе начальником и основать собственный бизнес.

Давай выясним!

Почему Бен стал самозанятым

В отличие от некоторых своих сверстников, Бен думал, что сможет расти намного быстрее в одиночку, а не в известной компании. И именно эта вера заставила его пойти по другому пути.

«Что главным образом привело меня к прыжку, так это среда, в которой я находился. Со всеми сделками корпоративного типа есть все сдержки и противовесы; вам нужно дождаться своей очереди, чтобы получить повышение или прибавку, которую вы хотите».

Напротив, компания Бена использует модель прямого вознаграждения. Проще говоря, эта модель означает, что работникам платят в зависимости от того, что они производят, т. е. они получают свое вознаграждение в зависимости от того, что они приносят фирме. Но, что еще более важно, Бен уверен, что такой подход помогает развивать команду, чтобы полностью раскрыть свой потенциал и развить прочные навыки — навыки, которые обеспечат каждому перспективу работы в будущем:

«Если все пойдет не так и [бизнес компании] не сработает, у меня все еще есть навыки и технические знания, чтобы пойти работать в любую компанию, в которой я работал раньше».

Как Бен справляется со своей повседневной рабочей нагрузкой

У большинства успешных людей есть система, которая делает их успешными.

Точно так же Бен — занятой финансовый профессионал, и ему нужно совмещать несколько задач и проектов каждый день. Но двух одинаковых дней не бывает.

«Честно говоря, каждый день немного отличается. Этим утром я проснулся, быстро потренировался, чтобы разогнать кровь; и у нас был внутренний звонок, чтобы обсудить некоторые элементы разработки для наших приложений».

Но что произойдет после того, как он уберет все эти утренние итоги и зарядку энергией?

«Сегодня днем ​​мне поступило несколько звонков от клиентов, и на этой неделе стартовал еще один проект. Я думаю, что самое главное — это идти в ногу с изменениями и быть гибким, чтобы иметь дело с наиболее приоритетными элементами».

Учитывая, что у него так много дел, нам не терпелось узнать о наиболее заметных камнях преткновения Бена в его рабочем дне.

«Я думаю, что самое большое препятствие — это неожиданность. Итак, прямо сейчас у меня сегодня еще 6 или 7 встреч. Но никогда не знаешь, когда кто-нибудь позвонит и что-нибудь понадобится».

Помимо бесконечного потока входящих запросов, Бену по-прежнему приходится обходиться ограниченным ресурсом, который мы называем временем. Таким образом, он считает необходимым отделить важное от всего остального.

«Время всегда является вашим самым большим активом. Вы не получаете больше; и действительно иметь возможность расставлять приоритеты для этих пунктов и смотреть на то, что вам нужно сделать прямо сейчас, а не на то, что может подождать, и действительно стараться не сойти с рельсов».

Это готовит почву для следующего вопроса, который мы отправили Бену. Вы уже догадались: приоритеты!

Мысли Бена о расстановке приоритетов

Чтобы он начал заниматься, возможно, самым важным делом в своей отрасли — да и в любой другой отрасли, — мы говорили о том, как отличать приоритеты от неприоритетов.

«Я человек с большим списком дел. А иногда даже списки дел могут выйти из-под контроля. В моем списке дел обычно 20 или 30 дел».

Но у Бена есть решение постоянно растущей потребности в его времени.

«Я всегда стараюсь использовать [концепцию] под названием «3 лучших на сегодня». Я буквально записываю 3 дела, которые я хочу сделать сегодня. В конце дня я смотрю [и спрашиваю себя]: удался ли мой день? Это успешно, если я сделал эти 3 вещи. Я не знаю, что будет дальше, [но я всегда] уделяю особое внимание этим трем игрокам».

Бен говорит, что он счастлив, когда выполняет самые важные задачи, создавая петлю обратной связи. Интересно, однако, что он предпочитает записывать свои важные вопросы на физической заметке.

«Я большой сторонник записи на листе бумаги, потому что это действительно заставляет вас это делать — будь то ваши лучшие 3 или ваши лучшие 5. Я думаю, что это похоже на постановку целей. Если вы ставите перед собой такие большие цели, что знаете, что никогда не сможете их достичь, это не совсем цели, верно?»

Он считает, что профессионалы должны реалистично относиться к своим целям, потому что делать что-то, ничего не получая… Какой в ​​этом смысл?

В нашей последней главе истории Бена мы расскажем о нескольких проверенных временем методах повышения производительности и о том, как Clockify вписывается в них.

Отслеживание времени: переломный момент в трудовой жизни Бена

Жизнь финансового эксперта и президента растущей компании может быть утомительной. Иди разберись!

А если серьезно, Бен должен планировать время на то, что необходимо, и заниматься мелкими, менее важными делами. Целый день, каждый день. Чтобы оставаться продуктивным на протяжении всего времени, Бену нужно подходить к своей работе эффективно и действенно. И он не утверждает, что жонглирование своими личными и профессиональными амбициями — это прогулка в парке. Это совсем наоборот.

«Я бы сказал, что самое главное, что совпадает как в моей личной, так и в профессиональной жизни , это то, что я очень занят. Будь то попытка создать новые продукты или привлечь новых клиентов, или просто попытка не отставать от моей личной жизни, поскольку у меня есть невеста, и у нас есть кошка и собака; [и] я люблю играть в гольф и кататься на лыжах».

Лекарство от такого количества стресса и беспорядка? Наряду с другими платформами Бен обнаружил, что Clockify является практичным инструментом, который помогает ему до конца своих дней чувствовать, что он многого добился.

В любом случае, вот предварительный просмотр сообщения LinkedIn, которое вызвало у нас интерес взять интервью у Бена.

Неудивительно, что нам было любопытно узнать, как Бен столкнулся с Clockify и какие преимущества его команда получила от использования нашего приложения для блокировки времени в течение последних 2 лет.

Как Бен познакомился с Clockify

Бен процветает в финансовом секторе уже почти десять лет, используя множество мощных инструментов для улучшения рабочих процессов. Но он говорит, что стесняется упоминать свою платформу для отслеживания времени, прежде чем остановиться на Clockify. Спойлер — это был Excel.

«Мы начали использовать Clockify примерно через 3 месяца после того, как я начал свой бизнес. И один из моих коллег познакомил меня с инструментом. У него был прототип интеграции Clockify с Business Central».

Прежде всего, полезная интеграция (между Clockify и Business Central) привела Бена к осознанию того, что Clockify может изменить правила игры в его работе.

Почему Бен считает, что Clockify значительно экономит время

Бен чувствует, что быстро принял Clockify, потому что в то время он был командой из одного человека. Но он считает, что любому крупному коллективу легко освоить этот инструмент, если вы начнете процесс адаптации раньше, чем позже.

«Моя главная цель — внедрить инструменты до того, как они вам потребуются, потому что так намного проще подключить других. Если у вас есть 10 сотрудников, работающих в Excel, а затем вы пытаетесь заставить их перейти на Clockify — это все еще возможно и, вероятно, не слишком сложно — но гораздо проще [сделать это заранее]».

Имея более 80 интеграций, Clockify без проблем работает с разнообразным набором приложений. Бен говорит, что он очень доволен тем, как интеграция с Business Central экономит ему часы каждую неделю.

«Это работает без проблем и теперь, вероятно, экономит мне 4 часа в неделю. [С нынешним размером нашей команды] мне, вероятно, потребовался бы целый день [чтобы сделать это вручную]. Я знаю, что это займет 4 часа, потому что раньше мне требовалось 2, когда я делал это только в Excel. И с тех пор у нас 10 Xed».

Помимо экономии времени Бена, Clockify позволяет ему легко создавать счета внутри платформы и отправлять их клиентам.

«Я не мог представить нашу организацию без Clockify, так как он берет все записи о времени и помещает их непосредственно в счет в моей финансовой системе. Затем я просто нажимаю кнопку, и он отправляет все мои счета по электронной почте моим клиентам».

Функции Clockify, которые больше всего нравятся Бену

Благодаря десяткам удобных функций для частных лиц и компаний Clockify может легко улучшить рабочие процессы. От отслеживания времени до отчетности и экспорта данных, Clockify позволяет вам более эффективно управлять своим временем.

Итак, давайте посмотрим, какие функции Бен считает наиболее полезными, когда дело доходит до работы с клиентами и членами команды.

Функция № 1: блокировка времени + интеграция с календарем

Бен говорит, что блокировка календаря — приятное дополнение к его напряженному графику.

«У меня есть эта встреча, которую я могу пометить как административную, а следующая встреча, которую я могу провести, — это оплачиваемая встреча с клиентом. Итак, [полезно иметь возможность] использовать это, а в конце дня — зайти в Clockify и буквально просто щелкнуть каждое событие календаря».

Более того, функция просмотра календаря позволяет команде Бена работать прозрачно и получать кристально четкое представление о своих задачах, действиях и событиях. Кроме того, Clockify позволяет его компании получать оплату быстрее и проще — никаких трений.

«По сути, превратите его в оплачиваемую запись времени клиента или административную запись — и Clockify отслеживает, сколько времени все работают. Так что календарь — вещь №1, которую я использую».

Тем не менее, визуально привлекательное расположение действий — не единственное, что Бен любит в Clockify. Он также использует календарь в качестве планировщика времени и источника производительности.

Интересно, что Бен быстро запоминает предстоящие события или задачи, создавая 30-минутные блоки в своем календаре. Он использует простые описания, такие как клиент X, Y, Z. И это творит с ним чудеса!

Более того, Бен использует представление календаря в качестве второго мозга, так как это позволяет ему и его команде отслеживать столько разных вещей, сколько им нужно.

«В сумасшедший день будет трудно вспомнить 15 разных встреч, которые у вас были. Скорее, они уже в моем календаре. Я просто нажимаю на них».

В целом, Бен доволен Clockify, потому что это экономит ему и его бизнесу десятки часов каждый месяц.

Функция № 2: Синхронизация входа/выхода

Clockify позволяет команде Бена избежать одной из самых утомительных вещей — подсчета времени. Итак, мы попросили его дать нам свои пять копеек по этому поводу в реальном сценарии.

«Для любого, кто работает в сфере профессиональных услуг, самое нелюбимое занятие — проводить время в любое время. Последнее, что вы хотите сделать, это потратить 15 минут, вводя все свое время вручную. Таким образом, Clockify позволяет упростить это как с моей стороны, так и со стороны пользователя».

С помощью этой функции Бен может легко отслеживать посещаемость сотрудников и получать отчеты о приходе и уходе. Но самое главное, его команда может удобно отслеживать свое время на любом устройстве, как в сети, так и в автономном режиме.

Функция № 3: автоматические напоминания

Вместо того, чтобы преследовать членов своей команды, чтобы записать время, Бен может заняться другими, более важными делами. Как? Что ж, Clockify делает всю работу за него и рассылает автоматические напоминания членам команды.

«Clockify имеет отличные функции, чтобы напоминать людям о том, что нужно отправить свое время. Так что мне не нужно ни за кем следить. Clockify делает это для меня, и я видел действительно хорошую отдачу с точки зрения того, как быстро люди тратят свое время ».

Чтобы установить напоминания, как это делает Бен каждый день, все, что вам нужно сделать, это выбрать:

• Рабочее время и рабочие дни, а также
• Время, после которого вы хотите, чтобы Clockify отправил вам напоминание.

Вот и все!

Функция № 4: отчеты

Еще одна полезная функция, о которой с радостью рассказывает Бен, — это отчеты Clockify. Это дополнение помогает его команде управлять проектами и узнавать, чем все занимались в последнее время.

Уникальная функция отчетов Clockify позволяет Бену не только не тратить время впустую, но и видеть, где и как его команда тратит время, получая полную сводку отслеженных и даже оплачиваемых часов в аккуратно оформленных отчетах. Все, что нужно вашей команде, — это записывать время с помощью трекера реального времени или вручную засчитывать часы в табеле учета рабочего времени.

Бен объясняет, как отчеты позволяют ему оставаться на вершине огромной рабочей нагрузки своей компании.

«Если у кого-то нет часов в понедельник, я это вижу; с точки зрения управления проектами мне помогает сказать: «Вы больше не так сильно загружены».

Во вторник утром Бен может просмотреть отчет за понедельник, чтобы проверить, кто над чем работал и как долго. Если он замечает, что некоторые сотрудники плохо справляются с некоторыми задачами, он может переключиться и назначить другие задачи.

Подведение итогов: используйте инструменты, чтобы сфокусироваться на самых важных задачах.

Было здорово взять интервью у Бена! И если вы присмотритесь, вы увидите несколько тем и небольших уроков, которыми он поделился из своего богатого опыта.

Итак, вот несколько выводов, которые вы, вероятно, можете использовать в своей жизни и работе:

• Уходи из компании, если считаешь, что это мешает твоему росту,
• Совершенствуйте свои навыки на лету, чтобы гарантировать перспективу трудоустройства в будущем,
• Установите ценности для управления поведением и производительностью сотрудников,
• Отслеживайте время, которое сотрудники тратят на задачи для наибольшей выгоды,
• Полагайтесь на инструменты, а не на людей, чтобы помнить вещи, и
• Автоматизируйте рабочие процессы для долгосрочного успеха.

В любом случае, мы рады, что Clockify помогла Бену и его команде резко повысить свою продуктивность.

️ У вас есть история успеха в области отслеживания времени, которой вы хотели бы поделиться? Напишите нам по адресу [email protected], и вы получите шанс быть представленным в одной из наших будущих статей. И, если вам понравился этот пост и вы сочли его полезным, поделитесь им с кем-то, кто, по вашему мнению, получит от него пользу.