Как быть более эффективным с вашими задачами

Эффективность составляет 10% от производительности. Я наткнулся на это предложение, проводя исследование для этого сообщения в блоге. Давайте подробнее об этом. Эффективность означает быстрое выполнение задач и выполнение их хорошо. С другой стороны, чтобы быть продуктивным, вам нужно постоянно заниматься своими важными задачами. Таким образом, в некотором смысле эффективность является жизненно важной частью вашей продуктивности.

Теперь, когда кажется, что вы не можете выполнять свои ежедневные задачи в более быстром темпе (без ущерба для их качества), вы, вероятно, испытываете разочарование. Но хорошая новость заключается в том, что вы можете научиться более эффективно выполнять свои задачи.

В этой статье вы узнаете:

• что значит быть эффективным в работе,
• как сосредоточиться и выполнить работу,
• как стать эффективнее и эффективнее на работе.

Что значит быть эффективным в работе?

Знакомы ли вам сцены из фильмов, когда человек печатает очень быстро, с уверенной улыбкой на лице? Эти сцены обычно сопровождаются веселой фортепианной музыкой. Когда я думаю об эффективности, я вижу эту картину в своем уме.

Когда дело доходит до эффективности на рабочем месте, это больше, чем ранее упомянутая игровая обстановка. Эффективность на рабочем месте подразумевает, что сотрудники выполняют нужные задачи должным образом, не тратя слишком много времени и энергии. Таким образом, работники помогают своим клиентам/покупателям, предоставляя более качественные продукты/услуги. Таким образом, сотрудники помогают их бизнесу расти. Кроме того, эффективные сотрудники также продуктивны, потому что они знают, как управлять своими задачами и выполнять все задания правильно и вовремя.

Как вы можете сосредоточиться и выполнить работу?

Давайте посмотрим, что вы можете сделать, чтобы оставаться сосредоточенным и с легкостью выполнять работу, независимо от вашей должности.

Работа короткими сессиями с последующим коротким перерывом

Согласно исследованию Университета Иллинойса, «непродолжительное отвлечение от задачи может значительно улучшить способность человека сосредотачиваться на ней в течение длительного времени». Итак, приступая к работе над заданием, обязательно работайте короткими сессиями по 20–30 минут, а затем делайте небольшой 5-минутный перерыв.

Вы можете попробовать технику Pomodoro, которая состоит из 25-минутных рабочих сессий (Pomodoros). После каждого занятия делайте 5-минутный перерыв. После того, как вы закончите четыре рабочих сессии, у вас может быть более длительный перерыв, около 30 минут. Если вы считаете, что 25 минут слишком мало для ваших задач, вы можете организовать свою работу с помощью 90-минутных Помидоров.

Сосредоточение внимания на задаче во время этих Помидоров повысит вашу эффективность.

Следуйте своим циркадным ритмам

Циркадный ритм — это 24-часовой цикл, получивший свое название от латинской фразы «circa diem», что означает «около дня». Циркадные ритмы регулируют ваши умственные и физические системы. Кроме того, ваша способность концентрироваться зависит от вашего циркадного ритма. Некоторые люди умственно активны утром, в то время как другие процветают во второй половине дня или вечером.

Чтобы более эффективно выполнять ежедневные задания, вы должны организовать свой день в соответствии со своими циркадными ритмами. Если вы хотите узнать больше о своем циркадном ритме, обязательно отслеживайте уровень концентрации внимания в течение как минимум двух недель. Например, вы можете записывать уровень своей энергии по шкале от 1 до 10 в течение дня. Затем запланируйте свои самые важные задачи на периоды наивысшей бдительности. Оставьте эти менее важные задания на периоды, когда ваш уровень энергии ниже.

Примите блуждание ума и праздность

Может ли мечтать быть полезным и сделать вас более эффективным? Удивительно, да.

В своей книге « Скучно и гениально: как свободное пространство может раскрыть вашу самую продуктивную и творческую личность» Мануш Зомороди говорит о важности блуждания ума:

« Когда наш разум блуждает, мы активируем то, что называется «режимом по умолчанию», место в уме, где мы решаем проблемы и генерируем наши лучшие идеи, а также занимаемся так называемым «автобиографическим планированием», благодаря которому мы осмысляем наш мир и нашу жизнь и ставить будущие цели ».

Она также отмечает, что, когда мы выходим за пределы пространства, мы думаем оригинально.

Итак, позвольте себе помечтать 10 или 15 минут, выполняя повторяющиеся задачи или делая перерыв. Таким образом, вы будете думать о новых способах решения ваших проблем или сложных задач, которые повысят вашу эффективность. Кроме того, вы будете более сосредоточены на работе во время встречи или при решении сложной задачи.

Помимо блуждания ума, праздность также может быть полезной для вас. Вот как эссеист и карикатурист Тим ​​Крайдер объясняет преимущества праздности в книге Кэла Ньюпорта « Углубленная работа: правила целенаправленного успеха в рассеянном мире»:

Безделье — это не просто отдых, баловство или порок; он так же необходим для мозга, как витамин D для тела, и, лишенные его, мы страдаем психическим заболеванием, таким же обезображивающим, как рахит… как это ни парадоксально, он необходим для выполнения любой работы ».

Но что, если вы слишком заняты и не можете тратить время на безделье? Вот что предлагает Кэл Ньюпорт в этой книге.

« В конце рабочего дня отложите рассмотрение рабочих вопросов до следующего утра — никаких послеобеденных проверок электронной почты, никаких мысленных повторов разговоров и никаких планов о том, как вы справитесь с предстоящей задачей; полностью перестать думать о работе ».

Ньюпорт добавляет, что одно из преимуществ отключения заключается в том, что «время простоя помогает восстановить энергию, необходимую для глубокой работы». И, как определяет это Ньюпорт, глубокая работа — это «тип работы, который оптимизирует вашу производительность».

Как вы можете быть более эффективным и эффективным на работе?

Как уже упоминалось ранее, есть разница между эффективностью и результативностью. Когда вы эффективны, вы выполняете свои задачи быстро и организованно. С другой стороны, когда вы эффективны, вы получаете желаемые результаты. Как вы можете себе представить, когда дело доходит до ваших рабочих задач, вам нужно преуспеть в обеих областях. Давайте взглянем на самые практические советы для того, чтобы быть эффективным и результативным на работе.

Сначала направьте свое внимание на самые важные задачи

В начале каждого дня думайте о самых важных задачах на день. Кроме того, постарайтесь быть реалистом и запишите до трех заданий, которые вы должны выполнить к концу дня.

Наличие четкой цели в уме и перед вами поможет вам оставаться на правильном пути и повысить свою эффективность и производительность.

Попробуйте матричный метод Эйзенхауэра

Один из самых полезных способов научиться расставлять приоритеты — это попробовать метод матрицы Эйзенхауэра. Этот метод тайм-менеджмента поможет вам отделить важные задачи от неважных.

Метод матрицы Эйзенхауэра включает четыре временных квадранта:

1. важные и срочные дела,
2. важные, но не срочные дела,
3. не важные, а срочные дела,
4. не важные и не срочные задачи.

Итак, задачи из первого квадранта — ваши приоритеты. Как только вы закончите их, займитесь теми из второго квадранта. Говоря о третьем квадранте, вы должны делегировать эти задачи своим коллегам. Наконец, следует исключить задачи из четвертого квадранта.

Поскольку этот метод помогает вам получить более четкое представление о своем рабочем дне, метод матрицы Эйзенхауэра также может улучшить ваше управление временем. Таким образом, вы будете более эффективно и продуктивно выполнять свои задачи.

Посвятите некоторое время глубокой работе

Ранее упомянутая глубокая работа играет решающую роль, когда речь идет о сложных задачах или тех заданиях, которые необходимы для вашей должности. Когда вам нужно выполнить эти задачи, вам нужно сосредоточиться и любой ценой избегать отвлекающих факторов.

Например, поскольку я автор контента, моя глубокая работа состоит в написании блогов. Чтобы погрузиться в состояние глубокой работы, я предпочитаю слушать классическую музыку или саундтреки к фильмам. Эти музыкальные жанры помогают мне оставаться продуктивным и закончить написание блога.

Теперь, если вы изо всех сил пытаетесь удержать внимание и погрузиться в глубокую работу, Ньюпорт предлагает следующий ритуал глубокой работы:

• Выберите, где вы будете работать и как долго. Вам нужно будет найти спокойное место для периодов глубокой работы. Кроме того, если возможно, выделите определенную часть вашего (домашнего) офиса только для глубокой работы. Например, конференц-зал, тихая библиотека или удобное кресло, если вы работаете из дома. Прежде чем приступить к работе, подумайте, сколько времени вам нужно оставаться в зоне, чтобы иметь возможность выполнить задание.
• Решите, как вы будете работать. Установите конкретные цели на период глубокой работы. Например, если вы пишете статью, вы можете регулировать количество слов или количество подзаголовков, которые вы должны закончить в течение периода глубокой работы. Кроме того, вы также можете включить блокировку веб-сайтов, как только начнете работать, чтобы не отвлекать себя социальными сетями или новостями.
• Выберите, как вы будете поддерживать свою работу. Ваш глубокий рабочий ритуал должен также охватывать все необходимое во время работы. Например, чашка кофе или перекус на случай, если проголодаетесь. Кроме того, выберите правильное освещение и удобное кресло.

Это всего лишь несколько идей, как сделать ритуал глубокой работы более комфортным и эффективным. Вы всегда можете изменить ритуал, чтобы он больше подходил вам и вашим задачам.

Избегайте многозадачности

Когда вы выполняете две задачи одновременно, вы фактически переключаете внимание между этими задачами. Это называется переключением контекста, и поскольку вы быстро переходите от одной задачи к другой, создается впечатление, что вы выполняете две задачи одновременно.

Но многозадачность не так эффективна, как может показаться. Когда вы нацеливаете свое внимание на одно задание, а затем быстро переходите к другому, вашему мозгу требуется больше времени и энергии для загрузки и перезагрузки контекста.

Вот почему вам следует избегать многозадачности. Вместо этого сосредоточение внимания на одной задаче за раз сделает вас более эффективным.

Однако, когда вы завалены работой и у вас нет другого выбора, кроме многозадачности, следуйте нашим советам о том, как переключаться между проектами и задачами без потери производительности.

Разделяйте большие задачи на более мелкие

Посмотрим правде в глаза: зная, что вам предстоит выполнить сложную задачу, требующую много времени и энергии, у вас не будет мотивации начать над ней работать. Таким образом, вместо того, чтобы иметь большое задание на весь день, разбейте его на более мелкие задачи.

Например, вам нужно сделать иллюстрацию для поста в блоге. Разбив эту задачу на более мелкие части, вы получите такие задания, как:

1. сделать первый набросок,
2. связаться с автором контента, чтобы обсудить первый черновик,
3. внесите изменения, если это необходимо,
4. добавить логотип или любую подобную деталь, и
5. прикрепите иллюстрацию к инструменту управления проектами.

Как только вы закончите первое задание, вы почувствуете мотивацию продолжить. Таким образом, с выполнением одной более крупной задачи будет легче справиться.

Кроме того, вы можете использовать Clockify, чтобы разбить свой проект на более мелкие задачи. Этот тип работы с задачами удобен, потому что вы можете организовать свой проект как список дел. Затем отмечайте задачи как выполненные, как только вы их закончите. Кроме того, такой график может помочь вам отслеживать проекты и задачи для ваших клиентов.

Ограничьте время, которое вы тратите на электронные письма

Как указано в отчете Asana The Anatomy of Work Index, ответы на постоянные электронные письма и сообщения являются основной причиной того, что сотрудники работают допоздна. Вполне вероятно, что всякий раз, когда вы видите или слышите уведомление по электронной почте, вы почувствуете желание проверить его. Но восстановить концентрацию после этого не всегда будет легко.

Если ваша работа не требует, чтобы вы были активны и отвечали на сообщения как можно скорее, постарайтесь ограничить время, которое вы тратите на электронные письма. Например, вы можете проверять электронную почту в начале и в конце рабочего дня.

Помимо этого варианта, старайтесь быть более конкретными при написании электронных писем. Таким образом, общение с вашими коллегами или партнерами будет более точным, поэтому вы избежите переписки по электронной почте. Таким образом, вы будете меньше отвлекаться на электронные письма, что поможет вам работать более эффективно и продуктивно.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Повторяющиеся задачи — это задачи, которые выполняются регулярно, например, каждый день, раз в неделю или раз в месяц. Это могут быть такие действия, как ответы на электронные письма и посещение собраний.

Чтобы сэкономить время, которое вы тратите на повторяющиеся задачи, вам следует отслеживать их с помощью приложения для отслеживания задач. Тогда вы будете точно знать, сколько часов в день вы посвящаете повторяющимся заданиям. Таким образом, вы сможете автоматизировать некоторые из этих задач.

Например, вы можете использовать Clockify для создания шаблонов для ваших проектов. Это весьма практично, если вы и ваша команда обычно имеете дело с проектами, требующими одного и того же набора задач. Создав шаблон, вы сможете использовать его для любого подобного проекта в будущем.

Говоря об управлении электронной почтой, вы должны начать классифицировать свои сообщения с помощью ярлыков. Ярлыки — это своего рода папки в папке «Входящие». Например, вы можете добавить метку «Важно», чтобы вы могли легко получить доступ к этой папке в любое время, игнорируя другие сообщения. Как только вы позаботитесь о своем почтовом ящике, вы сможете сосредоточиться только на работе и повысить свою эффективность и производительность.

Подумайте о своем здоровье и необходимости перезарядки

Когда вы голодны или хотите спать, вы не сможете ясно мыслить и продуктивно работать. Поэтому никогда не недооценивайте важность хорошего ночного сна или завтрака.

На самом деле, есть определенные виды пищи, которые чрезвычайно полезны для вашего мозга, а значит, и для вашей продуктивности. Это супер-еда, и у нас уже есть блог, посвященный супер-еде, которая может повысить продуктивность.

Помимо еды и сна, не забывайте регулярно заниматься спортом. Даже если вы не любитель этого, вы можете хотя бы поговорить прогуляться каждый день после работы. Вскоре вы поймете, как эта рутина помогает вам восстановить силы и расслабиться после работы.

Вывод

Быть эффективным с задачами означает выполнять их правильно и быстро. Для этого вам нужно направлять свое внимание только на свои задания и избегать любых отвлекающих факторов.

Как ты это делаешь? Работая короткими сессиями или следуя своим циркадным ритмам. Убедитесь, что ваш мозг тоже нуждается в отдыхе, так что не стесняйтесь блуждать. Это занятие, несомненно, повысит вашу эффективность.

Кроме того, если вы хотите работать над своими навыками эффективности и производительности, в этой статье вы найдете несколько полезных советов, которые вы можете попробовать.