Возврат платежа: преимущества, недостатки и советы

Рассмотрим этот реальный сценарий: розничный магазин заказывает партию из 500 дизайнерских сумок у оптового поставщика и указывает, что сумки должны прибыть к определенной дате для запланированной акции.

Однако сумки прибывают на 3 дня позже согласованной даты доставки. В результате ритейлер пропускает рекламное окно, что приводит к потере продаж на сумму 1000 долларов США. Выражая разочарование по поводу задержки, розничный торговец просит оптовика компенсировать потерю дохода, выслав счет на сумму 1000 долларов США.

Другими словами, розничный торговец использует возвратные платежи как средство возмещения упущенной выгоды оптовика.

Итак, что же такое просроченные платежи и как они влияют на ваш бизнес?

В этом сообщении блога мы более подробно рассмотрим, что такое возвратные платежи и как они работают, с некоторыми реальными примерами. Мы также выделим их недостатки и преимущества, прежде чем перечислить 6 разумных стратегий, которые максимизируют ваши шансы на успех при возврате платежей.

Что такое возвратный платеж?

Возвратные расходы — это счета, которые одна сторона (например, розничный торговец или подрядчик) отправляет другой стороне (например, оптовому поставщику или субподрядчику), если она понесла убытки в результате действий или ошибок второй стороны.

Однако для возмещения расходов обе стороны должны иметь юридически обязывающий договор, в котором указано, в каких ситуациях возникают возвратные платежи.

В своей книге под названием «Справочник по учету строительства » авторы Луи П. Мирамонтес и Хьюг Л. Райс определяют просроченные платежи в контексте строительства как:

«Счета за выполненную работу или расходы, понесенные одной стороной, которые в соответствии с соглашением должны были быть выполнены или понесены стороной, которой выставлен счет. Владельцы выставляют счета генеральным подрядчикам, а генеральные подрядчики выставляют счета субподрядчикам».

Хотя возвратные платежи обычно наблюдаются в строительной отрасли, они также распространены в розничной торговле, производстве и финансовой отрасли.

Например, компания, которая нанимает разработчика программного обеспечения, может вернуть деньги, если разработчик задерживает проект или если в программном обеспечении есть дефекты.

Компания-эмитент кредитных карт может возместить клиенту расходы, если последний не уплатит свои взносы вовремя. В контексте кредитных карт вы также могли встретить термин «возвратные платежи».

Мы не виним вас, если вам интересно, являются ли возвратные платежи и возвратные платежи синонимами. Следующий раздел проливает свет на эту тему.

Возвратные и возвратные платежи: в чем разница?

В отличие от возвратных платежей, которые используются в нескольких отраслях, возвратные платежи обычно используются в индустрии кредитных карт. По данным Федеральной торговой комиссии, процесс возврата средств направлен на защиту потребителей от мошеннических, нежелательных или неправильных списаний с кредитных карт.

Чтобы узнать больше о разнице между невыплаченными и возвратными платежами, мы связались с Фрэнсисом Фабризи, AATQB (Квалифицированный бухгалтер Ассоциации специалистов по бухгалтерскому учету) в Keirstone Limited.

По словам Фабризи, различие между терминами связано с тем, кто выдвигает обвинения и кто их урегулирует. Возражает против возмещения расходов, если ответственная сторона (продавец, поставщик, клиент или субподрядчик) производит платеж непосредственно стороне, требующей возврата средств, возвратные платежи обычно урегулируются банками только после безуспешно разрешенного спора:

«Возвратные платежи обычно используются для разрешения споров между продавцами и покупателями, когда клиент уже пытался решить проблему напрямую с продавцом, но безуспешно».

Фабризи объясняет, как обычно работают возвратные платежи, на примере. Допустим, покупатель покупает товар в магазине с помощью своей кредитной карты и обнаруживает, что товар неисправен. Затем они просят магазин вернуть сумму, но продавец отказывается это сделать. Теперь клиент подает жалобу в свой банк, который отправляет клиенту возвратный платеж для возврата суммы.

Позже банк взыскивает сумму с продавца.

Аналогичным образом, клиент также может оспорить неправильные или нежелательные платежи, взимаемые эмитентом его кредитной карты. В этом случае банк-эмитент (банк, выпустивший кредитную карту) временно отменяет комиссию на время расследования дела.

Как работают возвратные платежи?

Давайте посмотрим, как на практике работают возвратные платежи, на примере строительной отрасли.

Строительный подрядчик (одна сторона) заключает договор с субподрядчиком (другая сторона) на выполнение электромонтажных работ в здании.

Если субподрядчик не может завершить работу в оговоренный срок, это приводит к задержке проекта, поскольку выполнение других задач зависит от завершения электромонтажных работ. Эти задержки могут привести к дополнительным расходам для подрядчика, которому, возможно, придется задержать рабочую силу на более длительный период времени, чем первоначально планировалось.

В этой ситуации подрядчик может выставить счет субподрядчику на эти дополнительные затраты на рабочую силу в качестве невыплаченных расходов.

В целом возвратные платежи помогают:

• Распределяйте затраты справедливо,
• Содействовать подотчетности,  
• Содействовать разрешению споров и
• Улучшите управление проектами.

Привлекая стороны к ответственности за свои действия, возвратные платежи способствуют прозрачности и финансовой справедливости.

Теперь вы можете задаться вопросом, являются ли возвратные платежи законным правом. В следующем разделе основное внимание уделяется правовым аспектам неустойки.

Являются ли возвратные платежи законным правом?

Поскольку не существует конкретных законов, регулирующих возвратные платежи, они обычно регулируются договором между двумя сторонами, например:

• Подрядчик и субподрядчик,
• Розничный и оптовый торговец,
• Компания-эмитент кредитной карты и потребители, или
• Производитель и дистрибьютор.

Правильно составленные договоры, которые взаимно согласованы, имеют юридическую силу. Это означает, что если одна сторона нарушает условия договора, другая сторона имеет законное право принять меры, например, потребовать возмещения расходов или инициировать судебное разбирательство.

Однако в строительной отрасли действуют некоторые законы, такие как Закон о срочной оплате, которые косвенно влияют на невыплаченные суммы. Закон о быстрой оплате гарантирует, что подрядчики и субподрядчики получают оплату вовремя.

Многие штаты (Колорадо, Техас, Нью-Йорк, Иллинойс, Мэриленд и Южная Каролина, и это лишь некоторые из них) приняли модель трастового фонда, при которой деньги, выплачиваемые владельцами подрядчику, передаются в доверительное управление. Подрядчик может использовать целевой фонд только для оплаты субподрядчикам выполненных работ.

Другими словами, подрядчик не может удерживать целевые фонды в качестве возмещения за любую некачественную работу, выполненную субподрядчиком по другому контракту.

Важно отметить, что законы большинства штатов США дают подрядчикам или субподрядчикам право отказать в оплате, если другая сторона не выполняет согласованные задачи. Например, если субподрядчик не может предоставить необходимые материалы, как было согласовано, что приводит к дефектам в здании, подрядчик может вернуть субподрядчику расходы.

Теперь вам может быть интересно, какую сумму сторона может потребовать в качестве неустойки.

Согласно обзору национального законодательства, сторона, требующая возмещения расходов (в приведенном выше примере — подрядчик), может выставить счет только на сумму , равную тому, что она потратила на исправление работы, которая была выполнена неправильно.

Каков пример обратного платежа?

К частым причинам возврата средств можно отнести:

• Задержки,
• Материальный ущерб,
• Дефектные материалы или качество изготовления, а также
• Несоблюдение правил техники безопасности и гигиены труда на рабочем месте.

Мы обсудим реальные примеры для каждого сценария, чтобы помочь вам лучше понять, как работают возвратные платежи.

Пример № 1: Возврат средств за задержку

В приведенном выше разделе вы увидели, как несвоевременное выполнение работы может привести к невыполнению счетов. Задолженность также может возникнуть, если поставщик доставляет товары с опозданием или клиент не производит своевременную оплату за приобретаемые услуги или товары.

Кроме того, компании-эмитенты кредитных карт могут также взимать комиссию за возврат средств, если владельцы карт не производят платежи по кредитным картам вовремя. Эти сборы представляют собой штраф за несоблюдение срока платежа, указанного в соглашении.

Оптовые и розничные продавцы также могут использовать возвратные платежи, когда другая сторона задерживает платежи. Например, XYZ — оптовый продавец приправ. Джон управляет розничным магазином и регулярно покупает приправы у XYZ, поэтому оптовый магазин ежемесячно отправляет Джону счета.

Однако в июле компания XYZ, как обычно, доставила Джону приправы, но не выставила счет за несколько позиций. В результате владелец XYZ добавил эти статьи в качестве просроченных платежей в счет, который они отправили Джону в августе.

Пример № 2: Возмещение расходов за материальный ущерб

Это расходы, понесенные одной стороной в результате причинения имущественного ущерба другой стороной. Счета обычно выставляются ответственной стороне и используются для возмещения затрат на устранение ущерба.

Например, если гость отеля наносит ущерб гостиничному номеру, например сломает мебель или испортит имущество, отель может потребовать возмещения расходов на ремонт или замену поврежденных предметов.

Пример №3: Возврат средств за ненадлежащее качество работы

Одной из частых причин неплатежей является плохое качество изготовления.

Shea Connelly Development (SCD) наняла Revive в качестве субподрядчика для двух строительных проектов: один в Парк-Плейс, а другой в Глендейле.

SCD заявила, что работа Revive в Park Place не соответствовала стандартам, поэтому они уволили Revive из этого проекта. В SCD заявили, что им пришлось нанять еще одного субподрядчика, чтобы исправить низкое качество работы Revive в проекте Park Place. В результате они вычтут сумму, потраченную на исправление работы Revive, из любого платежа, который они должны Revive.

Вот еще один сценарий из сферы недвижимости. Допустим, владелец недвижимости нанял управляющую компанию для обслуживания своего многоквартирного дома. Контракт между этими двумя сторонами определяет определенные обязанности и стандарты качества.

После планового осмотра многоквартирного дома владелец недвижимости обнаруживает такие проблемы, как неисправное оборудование безопасности и неустраненные повреждения фасада здания.

Владелец связывается с управляющей компанией, чтобы сообщить им о проблемах, и просит компанию устранить проблемы в течение определенной даты. Однако компания не делает этого, несмотря на напоминания.

Владелец недвижимости устраняет проблемы, нанимая другую компанию, и рассчитывает затраты на устранение проблем. Затем владелец выставляет счет на эти расходы управляющей компании в качестве просроченных платежей.

Пример № 4: Возврат платежей за проблемы безопасности

Допустим, поставщик продуктов питания заключает договор с пищевой перерабатывающей компанией на поставку определенных пищевых ингредиентов высочайшего качества.

Поставщик доставляет ингредиенты, и, поскольку это первая партия ингредиентов, пищевая компания проводит тщательную проверку качества. Компания обнаружила, что некоторые ингредиенты загрязнены, что может привести к опасности для здоровья.

Компания по переработке пищевых продуктов выставляет счета-фактуры для покрытия расходов на проведение проверок качества и утилизацию загрязненных продуктов.

Задолженность по вопросам безопасности также распространена в строительной отрасли.

Лондонская компания Multiplex Construction Europe Ltd, подрядчик, наняла Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, субподрядчика на бетонные работы для строительного проекта.

Multiplex также наняла другого субподрядчика, BRM Construction, для проектирования установки для скользящих опалубок (строительного оборудования, которое непрерывно заливает и формирует бетон), который использовался для бетонных работ, выполняемых Bathgate.

Позднее Multiplex расторгла контракт с обанкротившейся компанией Bathgate и наняла нового субподрядчика. После проверки проделанной работы новый субподрядчик заявил, что и буровая установка, и бетонные работы были неисправны и небезопасны.

Multiplex потребовала возмещения стоимости замены этого небезопасного оборудования и бетонных работ в размере более 12 миллионов фунтов стерлингов (около 14,6 миллионов долларов США) как от BRM, так и от Bathgate.

Преимущества возвратных платежей

Задолженность по оплате может иметь много преимуществ в определенных ситуациях, особенно в сфере строительства и договорных отношений, где проблемы необходимо решать оперативно. Вот некоторые из наиболее распространенных преимуществ использования возвратных платежей.

Преимущество № 1: возвратные платежи могут помочь в возмещении затрат.

По словам Тома Заули, старшего вице-президента и генерального менеджера SOFTRAX, главным преимуществом просроченных платежей является то, что они помогают компании восстановить доходы, которые в противном случае могли бы ускользнуть:

«Основное преимущество возмещения расходов заключается в том, что этот процесс позволяет компании получить доход, который в противном случае был бы потерян».

Возвратные платежи могут обеспечить уровень защиты в случае, если субподрядчик или поставщик не выполнит свои обязательства. Эти сборы являются способом окупить затраты, которые в случае сложных проектов могут исчисляться миллионами.

Чтобы увеличить свои шансы на возмещение задолженности, всегда выставляйте счета другим сторонам быстро и точно.

Преимущество № 2: Просроченные платежи повышают подотчетность и ответственность.

Возврат платежей может помочь повысить подотчетность, препятствуя нарушениям контрактов и предотвращая некачественную работу. Это побуждает все участвующие стороны — будь то поставщики, субподрядчики, эмитенты кредитных карт или клиенты — действовать ответственно, чтобы избежать невыполненных платежей.

Например, производитель продуктов питания заключает договор с ритейлером на поставку продуктов питания в срок. Благодаря включению пункта о возвратных платежах производитель знает, что если он не поставит продукцию надлежащего качества или не доставит ее вовремя, ему придется заплатить долг.

В результате производитель уделяет особое внимание тому, чтобы избежать задержек или проблем с качеством.

Точно так же розничный торговец понимает необходимость тщательного контроля качества продукции и отслеживания расходов, если таковые имеются, на устранение задержек или дефектной продукции. Такая бдительность гарантирует, что они могут по праву требовать возмещения расходов, если другая сторона не выполнит свои обязательства.

Преимущество № 3: Просроченные платежи могут привести к улучшению управления проектом.

Отслеживая и документируя просроченные платежи, владельцы проектов и бухгалтеры могут получить представление об общей дебиторской и кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность — это деньги, которые клиенты должны компании, а кредиторская задолженность — это деньги, которые компания должна своим поставщикам или кредиторам.

Владельцы проектов также могут заметить области, в которых затраты растут из-за ошибок или упущений со стороны поставщиков или субподрядчиков. Затем они смогут заняться этими областями для оптимизации управления затратами проекта.

Преимущество № 4. Возврат платежей может помочь предотвратить споры.

По мнению Тома Заули, возвратные платежи могут сыграть жизненно важную роль в предотвращении распространенных причин споров в деловом мире:

• Некачественная работа,
• Отказ от проекта,
• Мошеннические действия и
• Проблемы, связанные с оплатой.

Ссылаясь на пример строительной отрасли, Том объясняет, что просроченные платежи удерживают субподрядчиков от выполнения чего-либо, кроме как самого лучшего качества:

«В качестве сдерживающего фактора в контракт с субподрядчиком необходимо включить возвратные платежи, в идеале субподрядчик должен признать возможность возникновения невыплаченных платежей. Это может привести к тому, что пункт о невыплаченной сумме позволит субподрядчику вовремя уложиться в жесткие сроки, поскольку они понимают, что любая задержка с их стороны приведет к невыполненному платежу».

Том также подчеркивает важность «четкой и своевременной коммуникации» для решения вопроса, который потребовал возврата средств.

Помимо этого, мы должны подчеркнуть важность документации как инструмента разрешения споров — обе стороны должны четко составить условия контракта и тщательно документировать любые недостатки в работе.

Например, если одна сторона может тщательно задокументировать ненадлежащую работу ответственной стороны, она может обосновать основания для наложения таких обвинений.

Если возникает юридический спор, связанный с невыплаченными расходами, точная и исчерпывающая документация может помочь обеим сторонам обосновать свои претензии.

Преимущество №5: возвратные платежи помогают решить проблемы с качеством.

Как мы видели выше, возвратные платежи могут служить сдерживающим фактором для некачественной работы.

Эти сборы также обеспечивают механизм для решения и устранения проблем с качеством или недостатков:

• Качество изготовления,
• Материалы или
• Соответствие требованиям контракта.

Это может помочь гарантировать, что проект соответствует желаемому качеству и стандартам. Используя возвратные платежи в качестве инструмента предотвращения некачественной работы, менеджеры проектов могут минимизировать затраты на качество (общие затраты, которые компания несет для обеспечения качества своих продуктов или услуг).

Недостатки возвратных платежей

Возвратные расходы имеют ряд недостатков, которые могут повлиять на обе стороны, участвующие в договоре. Вот некоторые из наиболее распространенных недостатков возвратных платежей.

Недостаток № 1: Возврат платежей может привести к спорам.

Как вы, возможно, помните из предыдущего раздела о льготах, мы подчеркнули, как невыплаченные суммы могут помочь в разрешении споров. Упоминание о том, что они также могут быть источником споров, может показаться противоречивым.

Тем не менее, точность обоих утверждений зависит от:

• Ясность договорных условий в отношении невыплаченных сумм,
• Насколько тщательна документация в отношении невыплаченных сумм, и
• Способ реализации невыплаченных сумм.

В финансовой отрасли часто возникают споры, связанные с списанием средств с кредитных карт (или возвратными платежами), при этом ставка возвратного платежа составляет 0,60%. Это означает, что 6 из 1000 транзакций по кредитным картам оспариваются.

По словам Фабризи, учитывая, что возвратные платежи могут привести к юридическим спорам и повлиять на деловые отношения, их следует использовать только в качестве крайней меры после того, как будут испробованы другие способы разрешения или предотвращения споров:

«Важно отметить, что встречные обвинения могут создать негативные и враждебные отношения между сторонами, что приведет к недоверию и недовольству. Они также могут стать предметом юридических споров и проблем, особенно если они не подкреплены достаточными доказательствами или документацией или если они нарушают условия контракта или применимые законы и правила».

Как видите, тщательное документирование является ключом к предотвращению подобных споров.

Недостаток № 2: взыскание задолженности может быть затруднено.

Существует множество причин, по которым взыскание задолженности может быть затруднено, например:

• Задержка в выставлении счетов за невыплаченные платежи. Если невыплаченные платежи не отправляются в текущем платежном цикле, принимающая сторона может быть неприятно удивлена. Последний в этом случае может не помнить причин взыскания или не быть готовым оплатить эти сборы.
• Недостаточная документация . Отсутствие документации (или плохое ведение документов) может затруднить доказательство своих требований стороне, требующей возмещения задолженности. Это особенно важно, если получатель подает иск, оспаривающий невыплаченные суммы. Как правило, бремя доказывания того, что другая сторона должна возместить расходы, лежит на истце (тот, кто требует возмещения расходов от другой стороны).
• Отсутствие связи: если получатель просроченных платежей узнает о платежах только тогда, когда он получает счет, вероятность того, что он сможет оплатить сумму немедленно, низкая.

Кроме того, поскольку просроченные платежи часто оспариваются, взыскание долгов может оказаться сложным процессом и часто включать длительные судебные тяжбы.

Недостаток №3: Возвратные платежи могут быть использованы не по назначению.

Вероятность злоупотребления невыплаченными платежами высока, особенно если условия контракта расплывчаты или плохо сформулированы.

Сторона может злоупотреблять возвратными платежами, завышая затраты, заявляя о низком качестве работы без каких-либо доказательств или добавляя дополнительные платежи, которые не были частью первоначального соглашения.

Вот еще один способ злоупотребления невыплаченными платежами. Некоторые подрядчики нанимают одних и тех же субподрядчиков для заключения нескольких контрактов. Эти подрядчики добавляют в контракт незаконные положения о том, что если субподрядчик выполнит ненадлежащую работу по одному контракту, ко всем остальным контрактам будут применяться невыплаченные суммы.

Это означает, что если субподрядчик выполнит ненадлежащую работу по текущему проекту, подрядчик может взыскать плату за все другие проекты , которые субподрядчик выполняет для подрядчика.

В некоторых случаях возвратные обвинения используются как форма возмездия. Если одна сторона недовольна действиями или действиями другой стороны, она может прибегнуть к возврату обвинения в качестве меры наказания, даже если обвинения необоснованны.

Недостаток № 4: Неустойки могут нанести ущерб прибыли.

Если сторона, получающая возвратные платежи, отказывается произвести платеж, стороне, взимающей эти платежи, возможно, придется в конечном итоге покрыть эти расходы.

Например, если поставщик отказывается возмещать розничному продавцу расходы за задержку доставки товара, последний должен нести эти расходы.

Даже когда поставщики или субподрядчики соглашаются оплатить невыплаченные расходы, те, кто требует возмещения, теряют время и деньги в погоне за оплатой. Длительные процессы разрешения споров могут привести к финансовому напряжению для стороны, требующей возмещения расходов, что повлияет на сроки и бюджет проекта.

Мы можем взглянуть на данные исследования Arcadis, чтобы получить представление о затратах и ​​сроках.

Исследование показало, что, хотя стоимость споров в строительной отрасли в 2020 году достигла в среднем 54,26 миллиона долларов, на разрешение этих споров ушло 13,4 месяца.

Советы о том, как добиться успеха в возврате платежей

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, руководителем проекта или поставщиком, желающим вернуть деньги другой стороне, вы можете максимизировать шансы на возмещение, воспользовавшись этими советами.

Совет № 1: Составьте надежный контракт

Большинство споров по поводу невыплаченных сумм возникает из-за плохо составленных контрактов или непонимания того, что этот контракт влечет за собой.

Итак, первым шагом к взысканию задолженности является составление надежного контракта, в котором четко определяются:

• Объем работы,
• Ожидаемые стандарты качества,
• Сроки и
• Условия оплаты.

Самое главное, опишите условия, при которых могут быть применены возвратные платежи (например, некачественные материалы или неуборка рабочей площадки), процесс их выдачи и связанные с этим расходы.

Совет № 2: Обеспечьте постоянное общение

Поддерживая постоянный поток общения, вы сможете избежать недопонимания и улучшить отношения с вашими поставщиками/субподрядчиками. Постоянное общение также может повысить шансы на возмещение невыплаченных сумм, если таковые имеются.

Запланируйте регулярные встречи по проекту с поставщиками, субподрядчиками или другими третьими сторонами, в зависимости от обстоятельств, для анализа прогресса, решения проблем и обсуждения вопросов, которые потенциально могут привести к возврату платежей.

По словам Тома Заули, открытое общение также поможет предотвратить неприятные сюрпризы в случае отправки счета за просрочку платежа.

«Компания должна иметь открытую и активную связь с клиентом/затронутой стороной на всех этапах процесса возмещения расходов, включая причины, по которым взимаются платежи. Коммуникация поможет сформулировать ожидания, остановить эскалацию проблемы и сохранить отношения с клиентами».

Совет №3: Проводите регулярные проверки качества

Периодические проверки качества могут помочь гарантировать, что работа выполняется в соответствии с установленными стандартами.

Более того, если вы обнаружите какие-либо недостатки, вы можете создать официальные отчеты о недостатках и передать их ответственной стороне. Если ответственная сторона не устранит недостатки в течение указанного срока, вы можете использовать отчеты в качестве основания для претензий по возмещению ущерба.

Совет № 4: Документируйте все

Ведите тщательный учет всех действий, связанных с проектом, таких как ход работы, заказы на изменения и результаты проверки качества.

Делайте фотографии, чтобы документировать статус работы на различных этапах, особенно если есть сомнения по поводу качества работы или соблюдения требований.

Эта документация важна для подтверждения любых невыплаченных сумм.

Прежде всего, не забудьте задокументировать общение, которое вы имели с субподрядчиками или поставщиками, включая устные соглашения, которые позже могут быть неточны.

Совет № 5. Применяйте поэтапный подход к требованию возмещения расходов.

Хотя не существует конкретных законов, регулирующих возвратные платежи, важно знать, какие шаги следует предпринять при предъявлении требования о возвратных платежах. Это может повысить ваши шансы на восстановление в случае возникновения спора.

В строительной отрасли Обзор национального законодательства рекомендует тому, кто требует возмещения расходов, сначала предоставить письменное уведомление о некачественной работе продавцу или субподрядчику. В уведомлении должны быть подробно описаны все вопросы, связанные с услугами или материалами.

Этот процесс также может работать в других отраслях и контекстах.

Если в контракте определен срок, в течение которого ответственная сторона может исправить эти недостатки, убедитесь, что вы предоставляете ей возможность сделать это.

Если ответственная сторона не предпримет никаких действий, несмотря на ваше уведомление, обязательно сообщите ей в письменном виде о том, какие корректирующие меры вы предпримете для устранения недостатков в работе.

Предоставляя ответственной стороне возможность присутствовать при выполнении работ по исправлению, обязательно документируйте процесс исправления. Например, вы можете фотографировать или снимать на видео выполненные вами ремонтные работы.

После завершения исправления предоставьте все соответствующие счета, сметы и другие документы ответственной стороне.

Совет № 6: оперативно отслеживайте и выставляйте счета за возврат средств

Несвоевременное выставление счетов на возврат платежей может привести к тому, что ответственная сторона забудет о невыплаченных платежах. Том Заули подчеркивает важность быстрого и точного выставления счетов, чтобы максимизировать шансы на возмещение просроченных платежей:

«Я призываю все компании следить за тем, чтобы все выставление счетов осуществлялось правильно и своевременно, используя надлежащую автоматизацию и контроль процесса выставления счетов».

Один из способов обеспечить точность и оперативность выставления счетов — использовать инструменты отслеживания времени и выставления счетов, такие как Clockify.

Clockify позволяет создавать проекты для каждого контракта или субподряда, по которым может взиматься дополнительная плата. Это помогает точно отслеживать время и расходы.

Вы можете добавлять записи времени (как для оплачиваемой, так и для неоплачиваемой работы) всякий раз, когда вы выполняете работу, связанную с конкретным проектом или задачей, в Clockify. Записи времени могут включать часы, потраченные на устранение недостатков, доработку или любую другую деятельность, связанную с невыплаченными расходами.

Помимо отслеживания времени, с помощью Clockify вы также можете записывать расходы по каждому проекту, над которым вы работаете. Для каждого расхода вы можете включить подробные примечания с описанием выполненной работы, причины возврата средств и любую соответствующую подтверждающую информацию, например, квитанции. Расходы могут включать в себя материальные затраты, затраты на субподрядчиков или любые другие расходы, непосредственно связанные с вопросом просроченных платежей.

Эта документация имеет решающее значение для обоснования невыплаченных сумм.

Позже вы сможете представить все расходы в счете-фактуре.

Более того, вы можете создавать индивидуальные отчеты по каждому проекту или субподряду. Эти отчеты могут служить исчерпывающим отчетом о затраченном времени и расходах, что упрощает представление четкого обоснования невыплаченных расходов.

Вывод: документация и отслеживание затрат являются ключом к успеху в возмещении расходов.

Платежи за возврат средств могут стать для предприятий отличным способом отслеживать свои финансы и обеспечивать привлечение всех к ответственности. Вы можете использовать возвратные платежи, чтобы предотвратить или разрешить споры и улучшить управление проектом.

Однако с оговоркой: их следует использовать ответственно, учитывая договорные обязательства и действующее законодательство.

В конечном итоге эффективность возмещения расходов зависит от составления четких контрактов, тщательной документации и отслеживания затрат.

Следуя советам, которые мы перечислили выше, вы сможете улучшить свой успех в возмещении просроченных платежей.

Тем не менее, мы рекомендуем вам обратиться за юридической консультацией, прежде чем включать возвратные платежи в свою бизнес-стратегию.

️ Есть ли у вас какие-либо советы по повышению шансов на взыскание задолженности? Возможно, вы столкнулись с уникальными проблемами при выставлении счетов-фактур. Мы приглашаем вас поделиться с нами этими советами и опытом по адресу [email protected], и мы приложим все усилия, чтобы обратить на них внимание в нашей следующей статье. Если эта статья показалась вам поучительной, нажмите кнопку «Поделиться» и поделитесь знаниями с другими.