5 лучших программных инструментов для предотвращения беспорядка в документации по строительному проекту

Управление документами строительного проекта может стать административной нагрузкой, если вы не используете правильные инструменты.

Предупреждение для подрядчиков и строительных компаний: если вы думаете, что получение лицензий и утверждение контрактов и проектов — это конец ваших обязанностей, когда дело доходит до документации, подумайте еще раз.

Беспорядок в проектных документах незаметно подрывает вашу операционную эффективность. А это плохо для вашего бизнеса.

Согласно отчету PlanGrid и консалтинговой группы FMI, в 2018 году прогнозируется, что строительная отрасль потеряет около 177 миллиардов долларов на оплату труда из-за времени, потраченного на такие действия, как поиск данных проекта (исправленные чертежи, листы материалов и другая информация). .

Для средней строительной компании среднего размера убытки оцениваются более чем в 2 миллиарда долларов в год.

К счастью, существуют программные решения для управления строительством, которые предлагают специализированные функции, которые помогут вашему бизнесу улучшить процессы управления документами. Мы составили этот отчет о пяти инструментах управления строительством, которые высоко оценены пользователями Capterra.

Вот основные преимущества использования программного обеспечения для управления документацией вашего строительного проекта:

• Улучшите отслеживаемость: систематизируйте соответствующие документы в центральном месте, чтобы их можно было легко найти.
• Повышение точности документации: минимизация ошибок, возникающих в результате ручного ввода данных.
• Избегайте проблем с соблюдением требований: поддерживайте обновленный и доступный для поиска репозиторий контрактных соглашений, лицензий и сертификатов.
• Улучшите совместную работу в команде: позвольте командам быстрее документировать и обмениваться информацией, связанной с проектом.

Чтобы быть выбранными для этого отчета, инструменты должны были иметь общий рейтинг выше среднего (не менее 4,5 из 5) и предлагать соответствующие функции управления документами.

Подробнее о нашей методике отбора читайте здесь.

5 лучших программных инструментов для управления проектной документацией по строительству (представлены в алфавитном порядке)

1. Правопреемник

Рейтинг удобства использования: 5,0/5 Рейтинг обслуживания клиентов: 5,0/5 Общий рейтинг: 5,0/5

Assignar предлагает функции управления документами, которые помогают предприятиям хранить и отслеживать информацию, связанную с соблюдением нормативных требований, например сертификаты и лицензии, в одном месте. Инструмент отправляет автоматические оповещения о сертификатах соответствия, срок действия которых истекает или истек.

Когда вам это может понадобиться: стоимость несоблюдения стандартов OSHA может обойтись вам как минимум в 5000 долларов за нарушение, и OSHA — не единственный регулирующий орган, которому должны соответствовать строительные предприятия. В отрасли с частыми изменениями в законодательстве ключевой задачей является соблюдение постоянно меняющихся требований соответствия.

Assignar может помочь вам поддерживать централизованное хранилище информации, такой как лицензии сотрудников/субподрядчиков, опыт и сертификаты. Инструмент также предупреждает вас об истечении срока действия сертификата, чтобы убедиться, что ваша рабочая сила соблюдает трудовое законодательство и стандарты безопасности.

Отслеживание соответствия в Assignar ( Источник )

2. Соконструкт

Рейтинг удобства использования: 4,5/5 Рейтинг обслуживания клиентов: 5,0/5 Общий рейтинг: 4,5/5

CoConstruct разработан, чтобы помочь вам создавать, отслеживать и систематизировать документы, необходимые для управления финансами проекта. К ним относятся не только очевидные финансовые документы, такие как бюджет проекта и счета-фактуры, но и табели учета рабочего времени, которые широко используются в финансовых процессах.

Когда вам это может понадобиться: по мере роста вашего строительного бизнеса вам в конечном итоге понадобится отраслевой инструмент учета для централизации и оптимизации финансовых процессов и документов вашего проекта. Однако на этом этапе учетные потребности вашего бизнеса могут быть достаточно простыми, чтобы их можно было удовлетворить с помощью инструмента, предлагающего шаблоны для быстрого создания, управления и отслеживания финансовых документов, такого как CoConstruct.

Шаблон отслеживания бюджета инструмента помогает пользователям отслеживать и сравнивать первоначальные оценки с фактическими затратами по проекту. Аналогичным образом, его шаблон расписания позволяет пользователям записывать время, которое сотрудники тратят на выполнение задач, что в конечном итоге помогает им создавать отчеты об оплачиваемых часах для отправки клиентам.

Отслеживание времени, затраченного на проекты в CoConstruct ( Источник )

3. Дашпивот

Рейтинг удобства использования: 5,0/5 Рейтинг обслуживания клиентов: 4,5/5 Общий рейтинг: 5,0/5

Dashpivot — это инструмент управления строительными проектами, который предлагает функции для сбора и организации данных о строительной площадке. Его цифровые формы поддерживают загрузку фото- и видеофайлов, поэтому бригады на местах могут собирать, загружать и хранить данные, связанные с проектом, в центральном месте.

Когда это может понадобиться: обработка данных на строительной площадке вручную не только отнимает много времени, но и делает вас более восприимчивыми к ошибкам при сборе данных.

Например, оперативники на местах, документирующие заказы на изменения, могут не указать точный или полный набор изменений, запрошенных клиентами. Согласно опросу, проведенному TrackVia, в котором приняли участие более 500 специалистов в области строительства и инженерии, 65% менеджеров считают, что ручные процессы приводят к тому, что изменения и заказы на работу пропускаются хотя бы в некоторых случаях.

Для более точного сбора данных о строительных площадках вы можете использовать такой инструмент, как Dashpivot, который позволяет создавать цифровые формы/опросы, которые служат стандартизированными шаблонами для вашей рабочей силы. Например, вы можете создать шаблон «заявки на изменение», чтобы гарантировать, что ваши выездные бригады не упустят никакой необходимой информации при записи заказов на изменение.

Создание цифровой формы с помощью Dashpivot ( Источник )

4. Оцените ракету

Рейтинг удобства использования: 4,5/5 Рейтинг обслуживания клиентов: 5,0/5 Общий рейтинг: 5,0/5

Estimate Rocket помогает подрядчикам создавать документы, важные для управления проектами, такие как оценки стоимости проекта и тендерные предложения. Инструмент предлагает встроенные шаблоны, которые помогают подрядчикам разрабатывать профессионально выглядящие документы и уменьшают количество ошибок при расчете затрат.

Когда это может понадобиться: независимо от того, к какому типу подрядчиков вы относитесь, вам неизбежно потребуется создавать такие документы, как тендерные предложения и строительные сметы, и управлять ими. Наспех созданный отчет об оценке стоимости может содержать ошибки в расчетах, дублирование или пропуск данных и другие грубые ошибки в оценке, из-за которых вы можете потерять контракт.

Estimate Rocket предлагает шаблоны, которые помогут вам рассчитать смету расходов, избегая при этом ошибок при вводе данных. Вы можете добавить необходимое количество материала и размеры, и затраты на рабочую силу и материалы будут рассчитаны автоматически.

Создание отчета об оценке стоимости с помощью Estimate Rocket ( Source )

5. РаботаНимбус

Рейтинг удобства использования: 4,5/5 Рейтинг обслуживания клиентов: 4,5/5 Общий рейтинг: 4,5/5

JobNimbus — это решение для управления строительством, которое позволяет подрядчикам создавать централизованную библиотеку всех документов, связанных с проектом (включая юридические контракты и облигации). Дополнительные функции управления документами включают совместное использование файлов и электронную подпись.

Когда вам это может понадобиться: создание и поддержание в актуальном состоянии записей договорных соглашений является важной задачей для каждого строительного предприятия.

Здесь может помочь такой инструмент, как JobNimbus. С помощью этого инструмента вы можете создать центральный репозиторий для отслеживания всех документов, совместно используемых и полученных от конкретного клиента, субподрядчика или поставщика.

Вы также можете получать электронные подписи от заинтересованных сторон для утверждения контрактов, что делает процесс управления контрактами более быстрым и надежным.

Отслеживание статуса договорных документов в JobNimbus ( Источник )

Заключение и следующие шаги

Хотя пять инструментов, упомянутых выше, высоко оценены пользователями Capterra, они не обязательно удовлетворят все потребности вашего бизнеса.

Чтобы ознакомиться с другими решениями, посетите нашу страницу категорий программного обеспечения для управления строительством. Там вы можете применить настраиваемые фильтры, чтобы составить список продуктов на основе таких параметров, как количество поддерживаемых пользователей, модели ценообразования и варианты развертывания.

Методология

Чтобы попасть в шорт-лист, продукты должны были соответствовать следующим критериям:

• Продукты должны были предлагать следующие возможности управления документами:
  • Облачное хранилище документов и архивирование в центральном месте
  • Захват документов с возможностью сканирования и загрузки документов
  • Полнотекстовый поиск, чтобы пользователи могли искать и извлекать документы
• Для продуктов необходимо минимум 20 отзывов пользователей на Capterra (опубликованных за последние два года).
• Продукты должны были иметь высокий рейтинг «вероятности рекомендации» (средний рекомендуемый рейтинг не менее 9 из 10 на Capterra).