3 простых способа автоматизации SMS-напоминаний в календаре Google с TextMagic и Zapier

Управление расписаниями стало легким благодаря цифровым календарям. На самом деле, 70% взрослых полагаются на цифровой календарь для организации своей личной и профессиональной жизни. Любой, у кого есть учетная запись Gmail, может настроить свой Календарь Google за считанные минуты.

Сейчас все больше компаний используют Google Workspace для организации удаленных совещаний. Сегодня мы рассмотрим несколько простых способов автоматизации Zapier, которые позволят вам отправлять текстовые уведомления и напоминания Календаря Google прямо на ваш телефон.

Эти простые автоматизированные SMS-сообщения Календаря Google помогут вам автоматически:

• Отправляйте SMS-напоминания Календаря Google прямо на свой номер для новых встреч;
• Получать текстовые оповещения при изменении или отмене события;
• Получайте SMS-уведомления всякий раз, когда кто-то бронирует ваши открытые слоты Календаря Google;

Начало работы: подключите Календарь Google и TextMagic через Zapier

Чтобы отправлять автоматические SMS-уведомления Календаря Google, вам необходимо войти в свою учетную запись TextMagic и зарегистрировать бесплатную учетную запись Zapier.

Подключите Календарь Google к Zapier. Перейдите на панель управления Zapier -> Мои приложения, нажмите Добавить подключение и выберите Календарь Google. Следуйте шагам аутентификации Google, чтобы завершить процесс.

Подключите свою учетную запись TextMagic к Zapier . На панели инструментов «Мои приложения» создайте новое подключение и выберите TextMagic из списка. Для аутентификации TextMagic вам просто нужно указать свое имя пользователя и ключ API.

Ключ TextMagic API можно найти в вашей учетной записи TextMagic в разделе «Сервисы» -> «API». Вы можете создать несколько ключей API в одной учетной записи.

Теперь ваши учетные записи настроены, поэтому вы готовы создать автоматизацию SMS-сообщений Google Календаря по принципу «установил и забыл».

1. Отправляйте автоматические SMS-напоминания Google Календаря о предстоящих встречах.

Начнем с простого правила автоматизации. Этот zap идеально подходит, если вы хотите отправлять SMS-напоминания Календаря Google вместо напоминаний по электронной почте об однократных или повторяющихся событиях.

• На панели инструментов нажмите «Создать Zap ». Назовите свой зап.
• Поскольку вы хотите получать ответы на основе того, что происходит в вашем календаре, выберите Календарь Google в качестве триггера:





• Чтобы отправлять SMS-уведомления на телефон перед каждой встречей, установите триггер « Начало события » .
• Выберите, за какое время до события вы хотите активировать напоминание о назначенной встрече по SMS.

• Существует также возможность инициировать событие на основе условий поиска. Это отлично подходит для контроля затрат. Если вы хотите отправлять SMS-напоминания Календаря Google только о важных встречах, вы можете установить критерий поиска ВАЖНО.
• Далее вы настроите действие . Вы хотите, чтобы Zapier автоматически отправлял текстовое уведомление через TextMagic. Выберите TextMagic из списка приложений и установите событие действия как «Отправить сообщение ».



• Подтвердите учетную запись, из которой вы хотите отправить текстовое напоминание Календаря Google. Настройте свой шаблон SMS, используя настраиваемые поля Календаря Google, и добавьте свой номер телефона в поле « Телефоны ».



• Здесь доступно несколько других настроек, в том числе выбор настроек отправителя, максимальное количество частей SMS и кому вы хотите отправить текст. Вы можете ограничить свое SMS максимум 1 частью, чтобы сократить расходы.



• Готово! Нажмите «Тестовый триггер» , чтобы убедиться, что ваша конфигурация верна, и включите ZAP.

Отныне вы будете получать текстовые напоминания Календаря Google перед каждой встречей. Вот как они будут выглядеть:

Совет для профессионалов : с премиальной учетной записью Zapier вы можете добавить дополнительный шаг к своей автоматизации и сократить ссылки на встречи в Календаре Google.

2. Получайте SMS-уведомления, когда в ваш календарь добавляются новые события.

Будьте в курсе своего календаря, даже когда вы в пути! Эта простая автоматизация будет отправлять автоматические текстовые уведомления о каждом новом событии, добавленном в ваш Календарь Google.

• Создайте новый Zap в своей учетной записи и назовите его. Вы должны установить Календарь Google в качестве триггера. Триггерным событием будет New Event .



• Подключите свой основной календарь и протестируйте триггер, прежде чем переходить к следующему шагу.
• Теперь вы настроите действие . Выберите TextMagic в качестве приложения и Отправить сообщение в качестве события действия .



• Настройте свое SMS, используя настраиваемые поля Календаря Google, и выберите номер телефона, на который вы хотите получать уведомления.



Примечание. Я добавил в Zap дополнительный шаг для сокращения URL-адресов перед отправкой текста.

• Заполните все остальные настройки, которые вы хотите, и протестируйте свою автоматизацию. Вот как работает автоматизация тестирования:

Совет для профессионалов : вы можете использовать ту же логику для отправки текстовых уведомлений, когда кто-то отменяет событие Календаря Google или удаляет повторяющееся событие .

3. Поделитесь своим календарем встреч и получайте SMS-уведомления о каждом бронировании.

Эта автоматизация SMS может пригодиться, если вы консультант, спикер или преподаватель. Это позволяет бронировать ваши места для встреч прямо из Календаря Google, без установки какого-либо стороннего программного обеспечения.

• Сначала перейдите в свой Календарь Google и создайте слот для встреч. Функция « Слоты для встреч в Календаре Google» создает дополнительное представление для вашего Календаря Google, в котором отображаются только доступные для бронирования интервалы для встреч.





• Поделитесь своим календарем бронирования, нажав на ячейку встречи, чтобы просмотреть более подробную информацию, и нажмите «перейти на страницу встречи для этого календаря».
• Скопируйте ссылку на календарь встреч. Эту ссылку можно рекламировать с помощью текстового сообщения, добавить в подпись электронной почты или добавить на ваш веб-сайт.
• Перейдите в свою учетную запись Zapier. Создайте правило автоматизации, чтобы получать SMS-напоминания Google Календаря, когда кто-то бронирует вас.
• Выберите Календарь Google в качестве триггера и Новое или обновленное событие в качестве триггерного действия. Выполните все шаги и протестируйте свое мероприятие.



• Затем вы должны подключить TextMagic к действию и установить Send Message в качестве события действия. Настройте свое сообщение, выберите номер телефона, на который вы хотите отправить текст, проверьте любые другие дополнительные настройки и протестируйте поток.

Каждый раз, когда кто-то бронирует ваше время для встречи, вы будете получать следующее SMS-напоминание календаря Google:

Вывод

Как видите, все, что вам нужно для автоматизации SMS-напоминаний Google Календаря, находится в паре кликов. Подпишитесь на наш блог, чтобы узнать больше руководств, которые научат вас автоматизировать бизнес-процессы с помощью ваших любимых приложений. Если вы новичок в TextMagic, зарегистрируйте бесплатную пробную учетную запись, чтобы протестировать все наши функции текстовых сообщений для бизнеса!