Как улучшить деловые коммуникации с помощью аудиосообщений

Голосовые сообщения часто упускают из виду как метод делового общения, даже если он имеет множество преимуществ: вы можете общаться в своем собственном темпе, в экспрессивной манере, не находясь в офисе.

Предприятия могут быстро создавать звуковые сообщения и отправлять их группам клиентов или сотрудников. Это полезный способ оставаться на связи с вашей командой и общаться с вашими клиентами.

Вот как работает обмен текстовыми аудиосообщениями и как вы можете отправить сообщение, которое сразу же вовлечет вашу аудиторию.

Как работает обмен текстовыми аудиосообщениями

Аудиотекстовое сообщение (также называемое голосовым текстом) — это короткое записанное голосовое сообщение, которое можно отправить одному или нескольким получателям.

С помощью обмена текстовыми аудиосообщениями вы можете отправлять записанные голосовые сообщения и другие аудиозаписи на телефоны получателей. Сообщения отправляются как телефонные звонки и остаются в виде автоматических голосовых сообщений, если на звонок не ответили.

Как отправить голосовое сообщение

Чтобы отправить голосовую запись в текстовом сообщении с помощью телефона под управлением Android , выполните следующую процедуру:

• Перейдите в «Сообщения» и выберите получателя.
• Нажмите и удерживайте значок «Запись» (в правом нижнем углу экрана) во время записи сообщения.
• Щелкните значок стрелки (также внизу справа), чтобы отправить аудиофайл.

Если вы используете телефон под управлением IOS , выполните следующие действия:

• Нажмите и удерживайте кнопку «Запись аудио», чтобы записать звуковое сообщение.
• Нажмите кнопку «Воспроизвести сообщение», чтобы прослушать сообщение перед отправкой.
• Нажмите кнопку «Отправить аудио», чтобы отправить сообщение, или кнопку «Удалить аудиозапись», чтобы удалить ее.

Голосовые сообщения исчезают до прочтения?

iPhone автоматически удаляет звуковые сообщения через две минуты после того, как вы их прослушали, если вы не нажмете «Сохранить». Чтобы этого не произошло, перейдите в «Настройки» > «Сообщения» > «Срок действия» (в разделе «Аудиосообщения»), затем нажмите «Никогда». Сохраненные аудиосообщения хранятся в приложении «Сообщения» для iOS 12 и в приложении «Голосовые заметки» для предыдущих версий.

Советы по отправке текстовых аудиосообщений

Создать текстовое аудиосообщение, которое вовлекает людей и генерировать ответы, не так сложно, как вы думаете. Все, что вам нужно сделать, это следовать этим четырем простым правилам:

1. Избегайте жаргона

Жаргон и технические термины, которые ваш получатель может не понять, только создадут путаницу. Получатели должны быстро понять, о чем ваше сообщение, чтобы они могли немедленно ответить.

2. Будьте проще

Ваши сообщения должны быть короткими и по существу. В результате они будут более четкими и легкими для запоминания. Это также поможет вам не говорить слишком быстро.

3. Практика делает совершенным

В отличие от голосовой почты, вы можете записывать текстовое аудиосообщение столько раз, сколько вам нужно, поэтому не торопитесь, чтобы сделать это правильно. Вы можете нанять актера озвучивания для записи ваших голосовых сообщений, если, например, вы хотите отправлять деловые сообщения на языках, с которыми вы не знакомы.

4. Предоставьте четкие следующие шаги

К концу вашего сообщения получатели должны точно знать, что вы хотите, чтобы они сделали дальше. Четкий призыв к действию вызывает отклик у вашей аудитории, поэтому обязательно включайте его в каждое сообщение.

Как отправить голосовое сообщение с помощью TextMagic

Использование TextMagic для отправки текстовых аудиосообщений очень просто и выполняется в несколько шагов.

Еще одним преимуществом обмена текстовыми аудиосообщениями является то, что их можно планировать. Вы можете связаться с несколькими людьми в любое время по вашему выбору.

Текст в речь

В сообщениях преобразования текста в речь вы отправляете текст, который будет обработан программой преобразования текста в речь и преобразован в аудиофайл. Таким образом, вы можете отправлять срочные аудиосообщения даже в то время, когда вы не можете сделать запись.

• Выберите «Создать» в главном меню.
• Выберите «Текст в речь».

• Введите получателей в текстовое поле или перейдите к контактам/спискам, после чего откроется всплывающее окно.
• Проверьте номера или списки, на которые вы хотите отправить аудио, и подтвердите, нажав «Добавить x контактов/списков». Это также вернет вас на главный экран.
• Выберите номер, с которого хотите отправить сообщение.
• Введите текст в поле сообщения. Кроме того, вы можете персонализировать сообщения, используя настраиваемые поля.
• Нажмите «Предварительный просмотр», чтобы прослушать ваше сообщение.

• Нажмите «Отправить», чтобы отправить сообщение немедленно, или «Запланировать сообщение», чтобы отправить его позже, в выбранное вами время.
• TextMagic предоставляет бесплатный инструмент для преобразования текста в речь: вы можете отправлять тексты для преобразования в аудиофайлы. Если вы хотите аудиоответить более чем на одно сообщение одновременно, это инструмент, который вам следует использовать.

Голосовое вещание

Голосовое вещание позволяет загрузить аудиофайл продолжительностью до 90 секунд. Затем вы можете отправить его получателям в виде голосового сообщения.

• Выберите «Создать» в главном меню.
• Выберите «Голосовая трансляция».

• Введите получателей в текстовое поле или перейдите к контактам/спискам, после чего откроется всплывающее окно.
• Проверьте номера или списки, на которые вы хотите отправить аудио, и подтвердите, нажав «Добавить x контактов/списков». Это также вернет вас на главный экран.
• Выберите номер телефона, с которого хотите отправить сообщение.
• Нажмите «Выбрать аудио», и появится новое всплывающее окно, в котором вы можете выбрать «Загрузить новое аудио», чтобы получить файл с вашего компьютера, или, если у вас уже есть аудиофайлы в вашей учетной записи TextMagic, они появятся ниже, и вы можете просто проверьте те, которые вы хотите отправить.

• Когда закончите, нажмите «Использовать запись», чтобы вернуться в главное окно.
• Нажмите «Отправить» или «Запланировать сообщение».

Обмен текстовыми аудиосообщениями приносит пользу бизнесу

Обмен текстовыми аудиосообщениями предлагает компаниям ряд преимуществ. Его можно использовать для улучшения коммуникации с персоналом и клиентами, а также в качестве маркетингового инструмента.

Поговорите со своей командой

У занятых членов команды в пути может не быть времени, чтобы остановиться и набрать текст. Возможность быстро записать и отправить сообщение вместо того, чтобы звонить по телефону, экономит время как для сотрудников на местах, так и в офисе. Точно так же члены команды, у которых нет времени на чтение текста или электронной почты, могут прослушать сообщение. Нет необходимости смотреть на экран их телефона.

Поскольку аудиотекстовые сообщения доставляются в виде телефонного звонка, они полезны, когда вам нужно, чтобы сотрудники сразу услышали сообщение.

Например, розничный торговец одеждой Bob's Stores решил закрыть свои 35 магазинов во время урагана «Сэнди», и ему нужно было отправить предупреждение. Используя голосовую трансляцию, они смогли предупредить более 200 сотрудников за считанные минуты.

Голосовые сообщения также позволяют более лично общаться с членами команды в других часовых поясах.

Для удаленных команд общение только с помощью текстовых сообщений и мгновенных сообщений может быть обезличенным. Обмен текстовыми аудиосообщениями может добавить больше человечности, когда вы не можете быть в сети одновременно.

Общайтесь с клиентами

Обмен текстовыми аудиосообщениями может улучшить ваше общение с клиентами; например, вы можете отправлять голосовые сообщения с информацией о ходе проекта, напоминаниями о встречах или подтверждениями бронирования.

Отправка голосового сообщения или сообщения преобразования текста в речь увеличивает вероятность того, что ваши клиенты получат оповещения и напоминания. Следовательно, это может упростить использование вашего сервиса для клиентов.

Помимо того, что это помогает вашим клиентам помнить о своих встречах, это также предотвращает потерю прибыли из-за пропущенных бронирований.

Например, дантисты теряют в среднем 31 500 долларов в год из-за пропущенных приемов. Из-за этого RevenueWell использует голосовое вещание для отправки 80 000 персонализированных напоминаний о встречах в месяц.

Аудиотекстовое сообщение может придать обычному взаимодействию с клиентом более индивидуальный характер, чем электронное письмо или текст. Это также показывает клиентам, что вы обеспечиваете дополнительный уровень заботы.

Конвертируйте больше лидов

Обмен текстовыми аудиосообщениями — это наиболее привлекательный способ отправки маркетинговых сообщений вашим лидам и контактам. Вы можете связаться с ними в любом часовом поясе с запланированными сообщениями.

Создавая и персонализируя аудиофайлы на каждом этапе взаимодействия с лидом, текстовое аудиосообщение обеспечивает более последовательные последующие контакты.

Если вы можете ответить лиду в течение одной минуты после получения его запроса на информацию, у вас гораздо больше шансов получить продажу. Несмотря на это, только 7% предприятий отвечают в течение пяти минут. Автоматизированные текстовые аудиосообщения позволяют почти мгновенно реагировать на потенциальных клиентов. Благодаря этому ваша команда по продажам может получить больше конверсий от существующих лидов.

Помимо более быстрого ответа, обмен текстовыми аудиосообщениями также гарантирует, что ваши живые агенты могут тратить больше времени на общение с квалифицированными потенциальными клиентами и меньше времени на ожидание потенциальных клиентов, чтобы поднять трубку.

Готовы начать работу с голосовыми сообщениями?

Аудиотекстовые сообщения работают намного быстрее, чем набор текста, и более практичны для любого бизнеса, особенно для международного бизнеса, где сотрудники общаются более чем на одном языке. Нет опечаток, это экономит время, а сообщение можно открыть в то время, которое наиболее удобно для получателя.