Как разработать идеальную политику посещаемости сотрудников

С самого детства нас учили никогда не опаздывать и всегда быть готовыми. Некоторые даже до сих пор слышат в своих ушах родительское эхо: «Ты готов к школе?!

Тем не менее, существует множество факторов, определяющих причину опоздания или неявки, особенно в рабочей среде. Болезни, поездки на работу или личные проблемы являются одними из ведущих факторов опозданий, с которыми мы все время от времени сталкиваемся.

Сегодня многие работодатели к определенному моменту относятся вполне терпимо, но где они проводят черту? Что ж, ответ кроется в политике посещаемости сотрудников.

В следующих параграфах мы:

• Ознакомьтесь с основными пунктами всех политик посещаемости сотрудников,
• Предлагайте бесплатные шаблоны политик,
• Приведите примеры их заполнения,
• Давать вам советы от профессионалов относительно правил посещаемости и
• Ответьте на некоторые из наиболее частых вопросов о политике посещаемости сотрудников.

Что такое политика посещения?

Если вы раньше не слышали о политике посещаемости или ваша компания просто не использует ее, вот простая разбивка.

Политика посещаемости представляет собой документ или набор документов, которые устанавливают четкие правила посещаемости сотрудников для конкретного бизнеса. Такие документы гарантируют, что все сотрудники знают правила и рекомендации по таким вопросам, как:

• Смены,
• Обеденные перерывы,
• Опоздание,
• Процедуры (ВОМ, отпуска и т. д.) и
• Любые дисциплинарные меры, возникающие в результате несоблюдения правил.

Не все политики одинаковы, и работодатель должен адаптировать их к своим потребностям.

При этом количество условий и точная информация, содержащаяся в таких полисах, остается на усмотрение работодателя.

Что такое хорошая политика посещаемости?

Универсально «хорошую» политику посещаемости невозможно разработать, поскольку не существует универсального фундамента, на котором можно было бы определить правила.

Проще говоря, предприятия различаются, как и их требования. Таким образом, хорошая политика посещаемости – это та, которая лучше всего подходит бизнесу.

Вот разбивка всего, в чем вам может помочь ваша политика посещаемости, если вы хотите разработать наилучшую политику для вашего бизнеса.

Хорошая политика посещаемости помогает сбалансировать ваши потребности и потребности сотрудников.

Смена с 9 до 5 уже давно стала стандартом в деловой сфере, и многие не могут представить себе работу в другие смены и реструктуризацию своего графика.

Однако в зависимости от типа бизнеса и работы, которую выполняет каждый сотрудник, изменения могут нарушить естественный баланс между работой и личной жизнью.

Например, работа в ночную смену влияет на личное времяпровождение сотрудника с семьей и нарушает график его сна. Следовательно, хорошая политика могла бы включать в себя пункт, гласящий, что каждый сотрудник должен работать не более X ночных смен в месяц/неделю, чтобы удовлетворить потребности каждого.

Отличная политика посещаемости поможет вам отслеживать рабочее время.

Устаревшие системы учета рабочего времени всегда имели недостатки в своей работе — листы посещаемости терялись или кто-то забывал отметить приход/уход.

Сегодня каждый пользуется таймером, и нет необходимости нанимать дополнительную рабочую силу для контроля посещаемости. Таким образом, установка политики использования таймера будет полезна как для сотрудников, так и для бизнеса, поскольку сведет к минимуму ошибки и позволит каждому сосредоточиться на своих рабочих заданиях.

Системы учета времени, такие как Clockify, автоматизируют процесс до такой степени, что учет прихода/ухода осуществляется с помощью простого входа в систему и двух щелчков мышью — начало смены и завершение рабочего дня.

Хорошая политика посещаемости разъясняет правила, поддерживающие права сотрудников.

Установление четких правил поможет каждому следовать правилам и не напутать в процессе. Однако важно знать, где провести черту. Другими словами, сделайте свои политические взгляды разумными .

Например, если рабочее время варьируется от 9:00 до 18:00, дайте вашим сотрудникам разумное время для перерывов на обед в подходящее время, например — 12:00 и 15:00.

Кроме того, если физическое присутствие необходимо, гибкий график работы для ваших сотрудников наверняка принесет пользу всем, поскольку он даст им достаточно времени, чтобы добраться до работы, не жертвуя слишком много своего личного времени до или после смены.

Что включить в правила посещения?

Теперь, когда вы познакомились с общим понятием политики посещаемости и ее целью, мы перечислим и объясним некоторые общие наборы политик и пунктов, которые каждая компания должна включить в свою индивидуальную политику посещаемости.

Общая политика

Как упоминалось ранее, существуют некоторые общие правила, которые почти каждая компания включает в свои правила посещаемости, и вам тоже следует это сделать.

Такая политика обычно относится к:

• Рабочее время (ежедневно и еженедельно) и
• Приезд/уход с работы (офисной или удаленной).

Некоторые предприятия включают общую политику запроса отпуска или имеют специальную политику, в которой подробно рассматриваются условия и способы использования накопленного отпуска.

Опоздание

Почти каждое предприятие четко указывает конкретные правила в отношении опозданий в своих таблицах посещаемости.

В общем, опоздание определяется как опоздание на работу, независимо от точных минут или секунд. Тем не менее, вполне естественно, что люди опаздывают из-за ряда факторов, поэтому компании часто предлагают льготный период — обычно допускается 15-20-минутное окно.

Опять же, льготный период зависит от типа работы, которую выполняют ваши сотрудники. Если рассматриваемая задача требует деликатного отношения ко времени, опоздания могут быть недопустимы. Вот почему большинство работодателей устанавливают рекомендации, в которых четко указано:

• Льготный период,
• Сроки уведомления вашего руководителя и
• Дисциплинарные взыскания за опоздание.

Оплачиваемый отпуск (PTO) и отсутствие на работе по уважительной причине

Сотрудники должны иметь право на отпуск отгула (оплачиваемый или неоплачиваемый в зависимости от того, где они живут), и количество используемых дней обычно зависит от соглашения, которое они заключили с работодателем, но вы, вероятно, обнаружите, что существует минимум штата/страны для этого. количество дней, которое вы можете использовать.

Однако существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать, чтобы обеспечить бесперебойную работу бизнеса, пока вы находитесь в отпуске.

Кроме того, такие положения политики должны включать в себя то, что сотрудники должны:

• Предварительно уведомить своего руководителя и
• Убедитесь, что большинство их коллег не запланировали отпуск на одно и то же время.

Кроме того, каждому работодателю приходится учитывать непредвиденные обстоятельства, такие как:

• Болезни,
• Роды,
• Несчастные случаи и
• Различные аварийные ситуации.

В таких случаях в политике наверняка будет указано, что вы должны уведомить своего начальника в кратчайшие сроки и предоставить необходимую информацию и документацию для подтверждения причины прогула.

Отсутствие по неуважительной причине

Естественно, работодатель должен защитить себя в случае неуважительного опоздания или прогула.

Мы можем различать два типа отсутствия на работе без уважительной причины:

• Ни звонка, ни витрин, и
• Отказ от работы.

Нет звонка, нет показа

«Без звонка-неявки» практически говорит сам за себя — сотрудник не является на место работы или не приходит на прием, если работа выполняется удаленно без предварительного уведомления. Работодатель должен установить политику в таких случаях: можно ли терпеть отсутствие явки, сколько раз это может происходить, а также критерии определения того, является ли нарушение случаем неявки и неявки.

В некоторых чрезвычайных случаях вполне возможно, что сотрудник не смог уведомить своего руководителя и, следовательно, мог понести дисциплинарные взыскания, даже если рассматриваемая проблема могла бы его оправдать. Поэтому важно четко определить параметры того, что такое «неявка-неявка», и перечислить потенциальные случаи, которые могут подпадать под эту категорию.

Отказ от работы

Более серьёзным правонарушением является отказ от работы — неявка на место работы или приезд удаленно в течение нескольких дней без предварительного уведомления. Опять же, работодатель должен определить, сколько дней отсутствия считается отказом от работы.

Дисциплинарные взыскания

В случае нарушения или ненадлежащего соблюдения какой-либо из вышеуказанных политик работодатель имеет право применять любые дисциплинарные меры, соответствующие критериям. Тяжесть нарушения обычно определяет тип дисциплинарного взыскания, например:

• При первом нарушении предупреждение от непосредственного руководителя,
• Письменное предупреждение от руководителя,
• Последнее предупреждение — встреча с отделом кадров и
• Прекращение действия.

Однако все дисциплинарные меры должны быть четко указаны в правилах посещения, чтобы они были действительными.

Исключения

Работодатель и команда юристов должны разработать соответствующие исключения из дисциплинарных мер в соответствии с законом. Во многих случаях сотрудник может отсутствовать на работе и быть освобожден от уплаты налогов по юридическим или государственным требованиям, например:

• Присяжный долг,
• Воинская обязанность,
• Закон о семейных и медицинских отпусках — отпуск FMLA,
• Голосование в отпуске,
• Отпуск по реагированию на чрезвычайные ситуации и т.д.

Шаблон политики посещаемости сотрудников

Ниже приведен пример политики посещаемости сотрудников, которую вы можете скачать и использовать для разработки собственных правил.

Чтобы загрузить копию Политики посещаемости сотрудников (БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН), щелкните ссылку, ведущую к этому формату, и вы увидите новую вкладку, содержащую следующий вопрос:

Хотите сделать копию шаблона политики посещаемости сотрудников?

Нажмите кнопку «Создать копию», и это позволит вам скопировать и отредактировать шаблон. Как только копия будет сохранена на вашем Диске, вы сможете редактировать и настраивать ее в соответствии со своими потребностями.

️ Политика посещаемости сотрудников (БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН)

Как заполнить шаблон политики посещаемости?

Далее мы заполним шаблон, чтобы вы имели лучшее представление о том, как должен выглядеть конечный продукт. Имейте в виду, что информация в примере является вымышленной и не отражает реальную политику посещаемости компании.

Пример вводной части Политики посещаемости сотрудников (шаблон)

Вводная часть политики посещаемости важна для того, чтобы задать тон документа и убедиться, что ваши сотрудники знают, чего ожидать. Вот пример, который вы можете использовать:

Компромисс и поиск золотой середины в WHMOF — ключ к обеспечению абсолютного профессионализма и достижению наших целей. Таким образом, следующие политики отражают наши ожидания от каждого сотрудника. Важно отметить, что соглашаясь и подписывая данный документ, вы придерживаетесь всех предусмотренных условий и обязаны их соблюдать во избежание дисциплинарных взысканий.

Пример политики рабочего времени

Вот пример политики рабочего времени, которую вы можете использовать для своего бизнеса:

Пример политики опозданий

Политика опозданий — наиболее важный сегмент, который следует включить в вашу политику посещаемости сотрудников. Вот как вы можете создать свой собственный:

Пример политики оплачиваемого отпуска (PTO) и отсутствия на работе по уважительной причине

Если ваша компания предлагает PTO, вот пример политики, которую вы можете использовать для своего бизнеса:

Пример политики отсутствия на работе без уважительной причины

Ниже приведен пример политики, которую можно установить для отсутствий без уважительной причины:

Пример политики дисциплинарных взысканий

Естественно, несоблюдение правил влечет за собой дисциплинарные взыскания. Вот некоторые санкции, которые ваш бизнес может использовать или настраивать:

Пример исключений

Исключения из правил довольно часто встречаются в любых юридических документах. Некоторые из наиболее распространенных исключений в США перечислены ниже:

Настоящим я принимаю условия Политики присутствия сотрудников и подтверждаю, что я прочитал и понял дисциплинарные меры, которые могут последовать в случае несоблюдения указанных Политик.

Как улучшить политику посещаемости?

Шаблон и примеры, которые мы предоставили, ни в коем случае не являются окончательным ответом на идеальную политику посещаемости, но они должны дать вам общее представление о том, как разработать свою собственную.

Опять же, сама политика всегда зависит от потребностей бизнеса, поэтому универсальной политики посещаемости никогда не будет.

Однако есть несколько вещей, на которые следует обратить внимание при создании собственного документа.

Совет № 1: Всегда будьте конкретны

Убедитесь, что у сотрудников нет места для маневра. Например, если в политике указано, что опоздание на срок до 15 минут всегда допускается, сотрудники обратят на это внимание и всегда начнут свою смену в 9:15 утра (если их смена начинается в 9 утра).

Поэтому укажите, сколько раз сотрудник может опаздывать в течение недели/месяца.

Совет №2: Будьте справедливы и справедливы

Никто не хочет терпеть тяжелые условия труда. Тем не менее, это понятно, если у вас строгая политика, тесно связанная с процветанием бизнеса. Поэтому идите на компромиссы и следите за тем, чтобы все были довольны.

Например, если крайне важно, чтобы все сотрудники были на объекте не позднее 9 часов утра и опоздания недопустимы, компенсируйте это, предоставив им длительный перерыв на обед или дополнительные дни отпуска.

Совет 3. Убедитесь, что правила понятны всем.

Не смешно утверждать, что большинство из нас, включая сотрудников и работодателей, не читают документы и просто подписывают их. Кроме того, юридический жаргон может показаться кому-то сложным и потребовать дополнительных пояснений.

Поэтому убедитесь, что вы или ваш отдел кадров обсуждаете правила посещаемости со всеми сотрудниками, чтобы каждый мог быть в курсе событий и сосредоточиться на своих задачах.

Совет № 4: Вознаграждайте за соблюдение требований

Наверняка найдутся сотрудники, которые соблюдают все политики, рекомендации и правила, изложенные в книге. Поэтому было бы несправедливо не вознаградить их за упорный труд и самоотверженность.

Кроме того, вознаграждение за отличную посещаемость может послужить мотивацией для других сотрудников и помочь повысить их производительность.

Часто задаваемые вопросы о политике посещаемости сотрудников

Если некоторые из ранее упомянутых терминов были немного запутанными, раздел часто задаваемых вопросов должен все прояснить.

Что такое стандартная политика посещения?

Говоря простым языком, стандартная политика посещаемости представляет собой набор документов, которые регулируют поведение сотрудников при явке на работу. Политика, как описано выше, обычно включает в себя подробную информацию относительно:

• Рабочие смены,
• Опоздание,
• ВОМ и
• Прочие вопросы, связанные с посещаемостью.

Что такое разумная политика посещаемости?

Разумная политика посещаемости – это та, которая устраивает и работников, и работодателя. Другими словами, у сотрудников есть достаточно свободы действий, чтобы сбалансировать свою личную и профессиональную жизнь, а работодатели могут видеть идеальную посещаемость и результаты.

Какова политика скользящего шестимесячного посещения?

Скользящий 6-месячный период обычно определяется как период из предыдущих 6 месяцев, которые используются в качестве основы для расчета определенного события — в данном случае посещаемости.

Как правило, компании и предприятия, работающие по такому принципу, также используют систему баллов за посещаемость, чтобы поощрять хорошую посещаемость и «наказывать» за опоздания. Однако через 6 месяцев все баллы посещаемости и данные удаляются, и сотрудники могут начать все заново.

Что такое политика посещения без вины?

Система посещаемости без вины – это то, с чем мы все знакомы еще со школьной скамьи. Балльная система начисляет баллы за опоздания и прогулы, и если вы наберете их достаточное количество, наступит дисциплинарное взыскание.

Что такое рекорд посещаемости?

Запись о посещаемости используется для сбора и сохранения информации о посещаемости каждого сотрудника для составления полной картины эффективности работы указанного сотрудника.

К таким документам обычно относятся:

• Записи входа/выхода часов,
• Общее количество часов, отработанных за месяц/год,
• Перерывы в месяц/год,
• Больничные дни, пройденные в месяц/год, и
• Оставьте использованным через месяц/год.

Вывод: правильная политика посещаемости помогает достичь профессиональных целей.

Как следует из названия, улучшение вашей общей системы посещаемости и обновление ваших политик будут иметь большое значение.

Это не только повлияет на эффективность и обеспечит присутствие всех сотрудников на протяжении всей смены, но также повысит производительность за счет поощрения идеальной посещаемости.

В целом, точность и четкие рекомендации помогут всем прийти к единому мнению.

️Использует ли ваша компания политику посещаемости? Дайте нам знать по адресу [email protected], и мы, возможно, включим ваши мысли в эту или одну из наших будущих статей. Кроме того, поделитесь этим постом с кем-то, кому нужен трекер времени, чтобы улучшить систему посещаемости своих сотрудников.