От хаоса к контролю: освоение управления проектами в условиях агентства

Независимо от того, назначаете ли вы команду для запуска нового продукта агентства или проводите маркетинговые кампании для своих клиентов, большую часть того, что делают команды агентств, можно рассматривать через призму управления проектами. Надежные методы управления проектами помогут вам определить и реализовать усилия, обеспечить соблюдение сроков и бюджета и постоянно улучшать свои предложения.

Откройте для себя 18 практических советов по предложению клиентам решений «white label». Получите БЕСПЛАТНО сегодня руководство «Как использовать White Label»!

Если вы хотите расширить свои возможности по перепродаже активов цифрового маркетинга или создавать и управлять новыми маркетинговыми кампаниями для клиентов, рассмотрите возможность внедрения управления проектами для агентств. Ниже вы найдете несколько советов и ресурсов для этого.

Почему управление проектами важно для агентств?

Маркетинговые кампании можно рассматривать как проекты. Каждый из них имеет свой собственный бюджет, цели, проблемы и ограничения. Совместить все эти компоненты (часто для многочисленных кампаний и клиентов) может быть сложно, если вы не отточили навыки управления ими.

Эффективное управление проектами может помочь вам преодолеть эти проблемы и даже способствовать положительным результатам, таким как увеличение доходов агентства, поскольку вы можете оптимизировать процессы, делать больше с меньшими затратами и постоянно улучшать результаты.

Некоторые общие преимущества управления проектами, которые могут помочь вашему агентству защититься от рецессии, включают:

• Повышенная эффективность. Методологии управления проектами ориентированы на эффективное использование ресурсов, чтобы команды могли завершить работу в установленные сроки, даже если сроки ограничены.
• Повышенная удовлетворенность клиентов. Клиенты, как правило, становятся счастливее, когда вы внедряете эффективные методы управления проектами, поскольку они улучшают коммуникацию и гарантируют, что результаты будут высококачественными, своевременными и в рамках бюджета.
• Повышенная рентабельность. Управление проектами часто связано с экономией средств, что может привести к увеличению прибыли.

Стили и методы управления проектами

Управление проектами агентства может опираться на один или несколько существующих методов управления проектами. Протестируйте различные подходы, чтобы найти то, что подойдет вашим командам и клиентам, начиная с нескольких наиболее популярных, описанных ниже.

Водопад

При каскадном подходе команды делят проекты на этапы и завершают их линейно. Работа над каждым этапом начинается только после завершения предыдущего этапа, создавая каскадный каскад работ на временной шкале проекта.

«Водопад» — хороший подход, если вы хотите создать повторяемые процессы, которые можно использовать в крупных маркетинговых проектах. Учитывайте это, когда вы создаете и запускаете новые сайты или управляете созданием и публикацией контента.

Гибкий

Гибкое управление проектами использует итеративный подход, который разбивает каждый проект на небольшие этапы, которые можно быстро завершить. Он также создает петли обратной связи и гибкость, поддерживая изменения в процессе по мере развития проекта.

Рассмотрите гибкие методы управления проектами, если вы создаете агентство, работаете над увеличением доходов начинающего агентства или тесно сотрудничаете с постоянным клиентом над маркетинговой деятельностью, которая является новой для вас обоих.

Скрам

Scrum — это особая гибкая структура, которая помогает вам более структурированно применять философию управления проектами. Эта структура включает в себя ценности и принципы, которые согласовывают усилия по управлению проектами, и включает в себя Scrum-команды, включая владельцев продуктов и Scrum-мастеров.

Рассмотрите возможность внедрения Scrum для сложных маркетинговых проектов, требующих быстро развивающихся, но тщательно управляемых команд квалифицированных специалистов, таких как разработка веб-сайтов.

Инструменты управления проектами для агентств

Как бы вы ни решили внедрить управление проектами для агентств, технические инструменты могут помочь вам поддерживать общение между командой и клиентами, управлять усилиями и увеличивать положительные результаты при продаже услуг через Интернет.

Более половины специалистов по управлению проектами говорят, что сталкиваются с трудностями при эффективном сотрудничестве с другими (взрывоопасные темы). Важны инструменты управления проектами и ресурсы «white label», которые могут улучшить сотрудничество.

Функциональность и простота использования инструмента управления проектами являются главными критериями для большинства пользователей (Techopedia). Выбирая инструменты для своих команд, обратите внимание, есть ли у них функции, способствующие успеху проектов. Вы можете начать свое исследование с некоторых из приведенных ниже вариантов.

Трелло

Источник изображения: Трелло.

Trello — популярный инструмент управления проектами в стиле Канбан, который позволяет создать визуальный подход к управлению проектами. Создавайте и назначайте доски проектов, карточки и задачи, а также управляйте списками дел и документами в одном представлении.

Trello может хорошо работать для небольших и средних команд со специфическими рабочими процессами. Это имеет тенденцию становиться немного запутанным для команд, которые выходят за рамки этого.

Асана

Asana — это комплексный инструмент управления проектами и задачами с множеством настроек. Вы можете построить автоматизированные рабочие процессы, которые обеспечат беспрепятственный переход задач проекта на следующий этап и ответственную сторону, а встроенные возможности электронной почты и уведомлений будут держать всех в курсе.

Однако заставить Asana работать на вас может занять время и потребовать создания пользовательских рабочих процессов. Это лучший вариант для агентств, которые могут выделять ресурсы на управление Asana, а Asana помогает им управлять проектами.

Базовый лагерь

Источник изображения: Basecamp

Basecamp — это инструмент для совместной работы, который помогает разбивать проекты на различные списки дел, которые затем можно просматривать в зависимости от типа проекта или задачи, сроков выполнения или того, кому они назначены.

Basecamp — это простой, но мощный инструмент, который поможет вам управлять разрозненными командами, особенно если ваши маркетинговые проекты полагаются на внешние ресурсы, например, на фрилансеров.

Другие инструменты управления проектами

Некоторые другие инструменты, которые вы можете использовать для включения управления проектами и задачами в вашу стратегию цифрового маркетинга, включают:

• список дел
• Нажмите вверх
• Джира
• Райк
• Смартлист
• Мокси
• Подио

Источник изображения: Подио

Процессы управления проектами для различных типов агентств

Управление проектами для маркетинговых агентств по-разному выглядит во всех отношениях, и важно адаптировать эти методологии и инструменты для соответствия вашей уникальной стратегии агентства. Например, потребности команды, работающей над развитием присутствия в качестве реселлера Google Workplace, в управлении проектами отличаются от потребностей команды, создающей видеоконтент для клиентов.

Вот несколько советов по разработке правильного процесса управления проектами для различных типов агентств:

• Маркетинговые агентства. Подумайте о масштабах ваших потребностей в контенте и о том, нужен ли вам проектный подход, поддерживающий редакционные задачи. «Водопад» здесь работает хорошо, и вы можете настроить подход с помощью цифровых инструментов для автоматизации частей процесса.
• Цифровые рекламные агентства. Поскольку управление рекламой может быть постоянной задачей, рассмотрите возможность разработки рабочего процесса управления проектами для создания новых кампаний, прежде чем передавать их в обычные рабочие процессы бизнес-процессов.
• Дизайнерские агентства. Выбирайте инструменты управления проектами, которые визуально поддерживают вашу команду, например диаграммы Ганта и карты канбан.
• Агентства по разработке программного обеспечения. Поскольку методы Agile и Scrum создаются с учетом групп технических разработчиков, начните с существующего подхода и на его основе встройте настройки для своей команды.

Советы по управлению проектами для агентств

Какой бы подход вы ни выбрали к управлению проектами в своем агентстве, рассмотрите возможность внедрения некоторых из приведенных ниже лучших практик, чтобы получить максимальную отдачу от своих инвестиций:

• Общайтесь четко. Избегайте использования терминов управления проектами, которые клиенты не поймут, и будьте прозрачны в отношении того, как вы выполняете для них работу. Хотя вам не нужно вдаваться в подробности о «белой этикетке» и «частной торговой марке» для клиентов, может быть полезно провести их через ваши процессы, чтобы они поняли, как вы управляете проектами и какова их роль.
• Ставьте реалистичные цели. Просмотрите данные и результаты предыдущих проектов, чтобы сделать точные прогнозы относительно бюджетов, сроков завершения и того, что вы можете предоставить.
• Управляйте ожиданиями клиентов. Недостаточно обещаний (в пределах разумного) и перевыполнение. Будьте откровенны с клиентами о том, где могут возникнуть проблемы, и предлагайте упреждающие планы их решения.
• Используйте хорошие инструменты для совместной работы. Используйте инструменты управления проектами, задачами и коммуникации — Slack, Microsoft Teams и даже собственный набор инструментов Vendasta помогут вам более эффективно сотрудничать с сотрудниками агентства, партнерами, фрилансерами и клиентами.
• Распределяйте ресурсы разумно. Используйте ресурсы наиболее разумным образом. Не поручайте своей внутренней команде бороться с бременем разработки ресурсов, если, например, имеет смысл сотрудничать со сторонними поставщиками. Ознакомьтесь с нашим руководством по белой маркировке , чтобы получить помощь в добавлении ресурсов без увеличения штата сотрудников.