8. Что можно и чего нельзя делать в системе выставления счетов агентствам

Знаете ли вы, что почти половина всех счетов оплачивается с опозданием? Лидеры бизнеса также сообщают, что практика оплаты клиентов за последний год ухудшилась (Atradius). Многие надеются, что ситуация скоро изменится. Пока этого не произойдет, такие руководители агентств, как вы, думают о том, как обеспечить вам оплату. В конце концов, получать зарплату вовремя очень важно, особенно если вы хотите развивать свой бизнес. Наличие хорошей системы выставления счетов на вашей стороне является ключом к достижению этой цели.

Как автоматизация может сделать ваше агентство более эффективным и продуктивным? Скачайте «Агентский маркетинг через автоматизацию», чтобы узнать.

Эти восемь правил, которые можно и чего нельзя делать, помогут вам оптимизировать вашу систему выставления счетов и еще больше облегчить вашим клиентам своевременную оплату.

№1. Что нужно делать: установить четкие ожидания в отношении оплаты.

Независимо от того, какую платформу выставления счетов вы используете, у вас всегда должна быть четкая политика оплаты. Прежде чем приступить к работе, обязательно обсудите ожидания клиентов в отношении выставления счетов. Если прошло много времени с тех пор, как вы установили свою политику платежей, не помешает вернуться к ней и внести изменения по мере необходимости теперь, когда ваше агентство, клиентская база и ежемесячный регулярный доход выросли.

Некоторым клиентам может потребоваться ежемесячная оплата. Другие могут предпочесть, чтобы вы выставляли счет за большую работу, которую вы выполняете, после того, как все завершили. Если вы выполняете большую работу для клиента, вам понадобится четкая политика выставления им счетов. Получают ли они один счет или счет за каждую услугу, продукт или проект, над которым вы работаете? По мере того, как вы привлекаете больше клиентов, вы можете осознать, что вам необходимо создать несколько политик выставления счетов для разных типов учетных записей и проектов.

Рассмотрите возможность просмотра условий оплаты и политики просрочки платежа, чтобы определить, можете ли вы внести какие-либо изменения, которые помогут вам получать оплату вовремя. Если ваши клиенты постоянно платят с опозданием, можете ли вы предложить им возможность разделить платежи? Что происходит, когда клиент опаздывает? Наличие четких политик и доведение их до клиентов может помочь упростить процесс выставления счетов.

№2. Что нужно делать: использовать систему выставления счетов для автоматизации выставления счетов.

Теперь у вас есть четко сформулированная политика выставления счетов. Пришло время заставить их работать с выбранной вами системой выставления счетов.

Система должна помочь вам автоматизировать некоторые из наиболее утомительных этапов выставления счетов. Это может включать в себя создание и отправку счетов на регулярные платежи.

Система выставления счетов, которая интегрируется с другим используемым вами программным обеспечением, может упростить этот процесс. Программное обеспечение для выставления счетов также может получать данные из маркетинга или продаж для создания счетов.

Более того, правильная платежная платформа должна облегчить вашим клиентам своевременную оплату. Они могут видеть свои счета, а затем оплачивать их так, как хотят, с той же панели управления.

№3. Не следует: иметь отдельные системы выставления счетов для разных услуг.

Консолидация — это главное, что касается вашей системы выставления счетов. Правильная платежная платформа может облегчить вашей бухгалтерской команде оплату собственных счетов вашего агентства. Платформа также может сократить количество поставщиков, которым вы платите. Это означает, что один законопроект в одном месте, а не десятки законопроектов на нескольких платформах.

Это также работает для вас и ваших клиентов, когда приходит время выставлять им счета. Централизованное хранение всех счетов позволяет вашим клиентам легко их находить и оплачивать. Система выставления счетов и интегрированная платежная платформа еще больше упрощают своевременную оплату.

Наличие отдельных счетов за каждую услугу или выставление собственных счетов разными отделами означает больше работы для вашей команды. Это также может создать путаницу со стороны клиента. Они могут подумать, что уже оплатили один счет, но потом поймут, что это был счет за другой проект или услугу.

Упростите задачу для всех, собрав все под одним баннером.

№4. Что нужно: отправлять автоматические напоминания и квитанции.

Ваша система выставления счетов также должна иметь возможность отправлять автоматические напоминания и квитанции. Квитанции помогают вашей команде и клиенту отслеживать то, что они уже заплатили. Их автоматизация доставляет квитанцию ​​клиенту быстрее и освобождает время вашей команды.

Автоматические напоминания важны в мире, где почти половина всех счетов оплачивается с опозданием. Иногда все, что нужно клиенту, — это подтолкнуть: 21 процент клиентов оплачивают просроченный счет после первого напоминания (Moula). Тем не менее, если почти половина ваших клиентов опаздывают с оплатой, рассылка этих напоминаний приводит к значительной потере времени вашей бухгалтерской команды.

Автоматизация системы выставления счетов гарантирует, что ваши счета и напоминания будут отправляться вовремя, поэтому вы сможете получить оплату раньше. У вашей команды будет больше времени, если им не придется рассылать уведомления о задержке половине ваших клиентов.

№5. Не следует: забывать детали

Дьявол часто кроется в деталях. Возможно, вы не забудьте добавить в счет платежную информацию клиента, но не забудьте добавить и свои собственные данные. Ваша система выставления счетов должна сделать это простым и легким.

Правильная платформа может помочь, предлагая шаблоны. Оно может даже быть связано с другим программным обеспечением, которое вы уже используете в своем агентстве. Примером может служить ваша CRM для продаж, которую биллинговая платформа может использовать, чтобы убедиться в правильности данных клиента.

Правильная детализация также важна, когда дело доходит до составления счета. Платформа, которая подключается к вашему маркетинговому программному обеспечению и другим частям вашего конвейера, может добавлять нужные данные для покупок клиентов.

№6. Что нужно: Упростите оплату

Консолидация — это один из способов облегчить вашим клиентам оплату своих счетов. Еще одним аспектом является обеспечение подключения вашей системы выставления счетов к вашей платежной платформе.

Таким образом, клиентам нужно всего лишь войти в одну панель управления, чтобы увидеть и оплатить свои счета. Если они смогут оплатить предпочтительным способом всего за пару кликов, они с большей вероятностью заплатят раньше. Вы можете даже предложить частичную оплату или скидки при досрочных платежах (FitSmallBusiness).

Это означает меньше просроченных платежей. В качестве дополнительного бонуса ваша команда тратит меньше времени на отслеживание неоплаченных счетов.

№7. Не следует: недооценивать силу дизайна

Профессионально разработанный счет-фактура может произвести впечатление на ваших клиентов. Он также может выделить важные детали, такие как сумма к оплате и срок платежа. Когда эти детали выделяются, ваши клиенты с большей вероятностью заплатят раньше.

Дизайн также важен, потому что он представляет ваш бренд. Распространенный бренд важен даже в отделе выставления счетов. Это заставляет вас выглядеть профессионально, а также помогает клиентам запомнить вас. Если вы также облегчаете им оплату счетов, они, скорее всего, задумаются о том, насколько легко с вами работать.

№8. Что нужно делать: используйте систему выставления счетов, которая позволит вам продавать больше.

Еще одно преимущество использования системы выставления счетов, которая связана с маркетингом, продажами и другими частями вашего конвейера, заключается в том, что она может помочь вам продавать больше. Это позволяет вашим клиентам быстро и легко добавлять больше товаров в свои корзины.

Ваша система выставления счетов может даже помочь вам дать рекомендации клиенту. Используя данные о том, что купили другие клиенты, платформа может предложить решения. В свою очередь, это упрощает перекрестные и дополнительные продажи для отдела продаж вашего агентства. Когда они заключают сделку, вашему отделу выставления счетов также легко добавить новые позиции в повторяющиеся счета.

Обновите способ получения оплаты

Проверьте, что можно и чего нельзя делать в своей системе выставления счетов, и тратьте меньше времени на поиск клиентов по поводу неоплаченных счетов.

Что, если используемая вами платформа выставления счетов не предлагает вам необходимых инструментов, таких как консолидированное выставление счетов или автоматизация? Возможно, пришло время переключиться.

Правильная платежная платформа поможет вам получать оплату вовремя. В свою очередь, вы высвободите больше своих самых ценных ресурсов и сможете сосредоточиться на масштабировании своего бизнеса.