11 наиболее важных пунктов, которые необходимо учитывать при составлении агентского контракта

Являются ли ваши агентские контракты пуленепробиваемыми? Вы вообще пользуетесь контрактами?

Если ваше агентство использует контракты, которые не охватывают всего, что им нужно, или, что еще хуже, вы вообще не используете контракты, вы подвергаете риску все свое агентство.

Контракт с маркетинговым агентством — это больше, чем документ, который вы отправляете клиенту, а затем храните. Каждый раздел имеет решающее значение для освещения вашего бизнеса на случай, если что-то пойдет не так. А плохо составленный контракт может подвергнуть вас чему угодно, от дополнительной работы до судебного процесса.

Давайте углубимся в то, почему вы должны использовать контракты, и в детали отличного клиентского контракта.

Почему агентствам всегда нужен договор с клиентами

Независимо от того, насколько хорошо вы представили нового клиента и насколько он заинтересован, вы должны договориться о контракте, который будет справедливым для обеих сторон, до начала работы.

Отсутствие герметичного контракта, в котором нет места для дополнительной работы, имеет решающее значение для вашего агентства. Если в вашем контракте есть лазейки и в нем явно не указаны предоставляемые услуги, клиент может на законных основаниях потребовать работы, выходящей за рамки вашей компетенции.

Конечно, это может привести к потере дохода для вашего агентства. Чем больше времени вы потратите на работу над проектом, тем меньше будет ваш ROI.

Худший сценарий — если вы заключили невыгодный контракт и в конечном итоге оказались в судебном иске с клиентами. Они могут тянуться месяцами и годами, и никто не хочет, чтобы над вашей компанией нависла такая черная туча.

Лучший совет при подготовке к работе с новым клиентом? Готовьтесь к худшему, надейтесь на лучшее. Самый простой способ всегда быть готовым, не тратя много времени на составление контрактов, — это иметь редактируемый шаблон. Хотя схема шаблона будет такой же, вы можете настроить ее для отдельных клиентов:

Изменение шаблона означает, что вы можете настроить условия объема и продолжительности работы, и при этом ваше агентство по-прежнему будет защищено.

Когда вы передаете контракт своему клиенту, вы будете знать, что при его подписании все ожидания, затраты, объемы и сроки были четко прописаны. Никаких неожиданностей или упущенной выгоды и соглашение, которое устраивает обе стороны.

11 пунктов, которые необходимо включить в договор

Большая часть вашего маркетингового соглашения с клиентом будет сосредоточена на юридических обязательствах и том, что входит в вашу сферу деятельности. Хотя большинство шаблонов прекрасно подходят для использования, вам всегда следует проконсультироваться со своим юридическим отделом, если вы хотите перепроверить пункт или формулировку контракта.

Вот 11 обязательных пунктов для любого клиентского контракта.

1. Названия и адреса агентства и клиента

Это первая часть вашего контракта, и она должна быть вверху, так как она ясно показывает, кто будет заключать соглашение:

В нем должны быть указаны как ваше торговое имя, так и официальное торговое имя вашего клиента (никаких псевдонимов). Под торговыми названиями вам необходимо указать адрес, по которому каждое предприятие юридически зарегистрировано. Это важно, потому что, если отношения идут наперекосяк, с ними легче связаться, если вам нужно подать в суд. Дважды проверьте эти детали с вашим клиентом, прежде чем кто-либо подпишет пунктирную линию.

2. Укажите срок действия контракта

Когда ваш клиент хочет, чтобы вы начали работу, и когда работа закончится?

Важно не только иметь даты начала и окончания, но и то, как выглядит завершение работы. Вы должны четко определить, что контракт закончится, когда вы закончите работу. Не позднее. После того, как работа будет завершена, вы должны сдать всю работу в обмен на окончательную оплату.

Впишите в свой контракт, что окончательные работы будут выпущены после получения окончательного платежа. Таким образом, не будет путаницы ни с одной из сторон.

3. Сделайте свой объем работы пуленепробиваемым

Ваша сфера деятельности — это единственное место, где вы можете попасть во всевозможные неприятности, если не будете осторожны.

Если вы не укажете, сколько правок клиенту разрешено в проекте, или вы не сможете точно указать, что вы подразумеваете под управлением веб-сайтом (например), не удивляйтесь, если ваше агентство в конечном итоге сделает кучу дополнительной работы. для клиента… бесплатно.

Объем должен быть выделен на самой первой странице и должен быть более подробным, чем это:

Наоборот, это должно быть как отдельное приложение к договору. Основная цель состоит в том, чтобы очень точно указать, какие услуги включены в цену, которую платит ваш клиент.

Как минимум, вы хотите определить:

• О чем вы и ваш клиент договорились
• Услуги, которые вы будете предоставлять
• Каковы материальные результаты для услуг
• Что вам нужно от клиента
• Сколько правок вы позволите

Например, если вы разрабатываете веб-сайт клиента и не ограничиваете количество редакций, вы можете месяцами менять цветовые палитры и текстовые поля.

Не будь этим агентством. Сделайте свой объем настолько подробным, насколько это возможно, и возьмите столько страниц, сколько вам нужно. Посмотрите, насколько детализирован этот шаблон:

Объем работы с открытыми результатами может стать вашим врагом, как только вы начнете работать. Враг, которого ваше агентство не может себе позволить.

4. Установите четкий график платежей

Никому не нравится бить клиента за просроченный платеж или просроченный счет. Это расстраивает и может повлиять на ваши отношения с клиентами.

Лучший способ избежать этого — иметь четкий график платежей с момента начала работы с клиентами. В этой части вашего контракта должна быть указана общая сумма, которую вам заплатят, как они будут производить платеж и подлежит ли платеж возврату:

Если вы выставляете счет клиенту на основе авансового платежа, вы можете установить ежемесячные условия оплаты. Но если вы работаете над проектом, вы можете выбрать план оплаты 50/50, при котором вам платят половину от общей суммы проекта авансом (думайте об этом как о залоге) и получаете вторую половину после завершения всей работы. .

Или вы можете выставлять счет своему клиенту по этапам. Если вы создаете веб-сайт, вы можете выбрать выставление счета клиенту по завершении определенного этапа (домашняя страница, интернет-магазин, блог и т. д.). Это отличный способ сохранить поток денег, если проект займет пару месяцев.

5. Не будьте пустяком с просроченными платежами

Неловко, когда люди должны тебе деньги. Но в конце концов, бизнес есть бизнес.

Дайте понять с момента заключения договора с клиентом, что если он оплатит ваши счета с опозданием, будет штраф. Если вы отправили счет клиенту, у которого есть ежемесячный аванс, и он оплатил его на десять дней позже, это повлияет на денежный поток вашего агентства. Не думайте дважды о включении платы за просрочку платежа в ваш контракт.

Плата за просрочку платежа может быть либо установленной цифрой в долларах, либо процентом от суммы счета:

Это мягкий способ побудить клиентов платить вовремя, и если они однажды опоздают, вы можете использовать его по своему усмотрению и махнуть комиссией, если хотите. Но если это становится регулярным явлением, вы должны взимать плату.

6. Если клиент хочет добавить по работе, напишите свои условия

Обычно известное как «расширение масштаба», это происходит, когда клиент просит вас немного поработать здесь и немного подправить там. Когда это происходит впервые, кажется, что это не так уж много, но прежде чем вы это узнаете, клиент заставляет вас выполнять работу, выходящую за рамки вашей компетенции, бесплатно.

Избегайте этого любой ценой. Будьте честны, когда клиент приходит к вам с просьбой о дополнительной работе. Вы можете согласиться взяться за работу, но в то же время вы должны предоставить им новое предложение.

Упоминание дополнительных запросов на работу в вашем контракте является обязательным. Поместите его чуть ниже вашей области и напишите, что все дополнительные рабочие запросы, выходящие за рамки, будут указаны по отдельной ставке и соглашению.

7. Когда вы хотите расстаться со своим клиентом

Прежде чем отправить электронное письмо о расставании или сделать неприятный телефонный звонок, ознакомьтесь с положениями и условиями вашего контракта, чтобы узнать, сколько еще вам нужно продолжать работать вместе. Или, если вы юридически можете разорвать соглашение вообще.

Впишите в контракт пункт о расторжении, который будет работать для обеих сторон, так как условия расторжения соглашения будут одинаковыми для вас обоих:

Обязательно включите:

• За сколько вы или ваш клиент должны уведомить
• Должно ли уведомление быть предоставлено в письменной форме, например, по электронной почте?
• Как вы будете справляться с невыполненной работой с вашим клиентом?

8. Опишите, что произойдет в случае нарушения контракта

Если вы или ваш клиент не выполнили свою часть сделки, вы нарушаете договор.

В этом разделе вашего агентского контракта вы должны быть тверды и заявить, что нарушение контракта может привести к немедленному разрыву отношений без возмещения средств вашему клиенту.

Это может показаться суровым, но если вы заключили соглашение с клиентом, а он за вашей спиной подыскивает другое агентство, это может быть серьезным нарушением контракта. Вам нужно быстро расстаться и немедленно разорвать отношения.

Чтобы этого не произошло, включите в свое соглашение пункт о нарушении контракта, в котором говорится, что ваш клиент не может работать с другим агентством, которое выполняет ту же работу, что и ваша, пока действует ваш контракт. Или, если они это сделают, они должны сначала расторгнуть ваш контракт. Таким образом, ваше агентство не останется в стороне.

9. Кому что будет принадлежать? Уточни.

Вы создаете работу. Ваш клиент платит за это. Но кому он принадлежит?

Авторские права — это важный пункт, который необходимо включить в ваши маркетинговые контракты, чтобы не было путаницы в отношении того, кому что принадлежит.

Но авторские права могут означать гораздо больше. Даже если вы передаете окончательную работу своему клиенту, ваше агентство может использовать определенные процессы для создания работы (интеллектуальной собственности), и вы можете решить, хотите ли вы оставить их или передать в цене контракта.

Многие агентства «сдают» свою работу в аренду своим клиентам, и если клиент не читает их контракт тщательно, они могут никогда не узнать об этом. Этот раздел может потребовать некоторых переговоров с вашим клиентом, но в конечном итоге вы будете рады, что обсудили его тщательно.

10. Имейте пункт о конфиденциальности для защиты вашего агентства

Этот пункт защищает не только ваше агентство, но и вашего клиента. В нем должно быть четко указано все, что вы не хотите обсуждать публично без вашего письменного согласия.

Общие пункты, которые включаются в положение о конфиденциальности:

• Тарифы вашего агентства
• Процессы, которые вы используете для создания продуктов
• Любой обмен электронной почтой между вашим агентством и вашим клиентом

Вот пример:

С другой стороны, вы не сможете по закону обсуждать операции вашего клиента, а также новости об их компании или электронные письма, которые еще не опубликованы. Этот пункт является способом для обеих сторон показать, что вы поддерживаете друг друга.

11. Включите пункт о возмещении убытков

Вот сценарий. Ваш клиент получает финансовый удар, который является прямым результатом работы, проделанной вашим агентством. Это не здорово, но это происходит. Но если вы не включили пункт о возмещении убытков в свой контракт, у вашего агентства могут быть большие проблемы.

Это разница между тем, чтобы вы заплатили своему клиенту компенсацию, или сорваться с крючка:

Поэтому неудивительно, что пункт о возмещении убытков сложен и должен быть рассмотрен командой юристов, чтобы убедиться, что ваше агентство полностью покрыто.

Как донести агентский контракт до клиента

Со списком выше, следующим шагом будет подготовка контракта.

Во-первых, контракт должен выглядеть законным. Ни один клиент не передаст рекламному агентству 20 000 долларов, если вы потратили пять минут на его набор. Он также должен иметь логотип вашего агентства, быть правильно отформатированным и без опечаток, если вы хотите заключать сделки.

PandaDoc — это простой бесплатный инструмент, с помощью которого вы можете загрузить выдающуюся обложку для вашего контракта с маркетинговым агентством:

Но помимо того, что ваш контракт будет выглядеть блестящим и новым, подумайте также о своем клиенте при написании проекта.

Если вас наняли за 100-долларовую работу по дизайну флаера, скорее всего, нет необходимости отправлять 100-страничный документ, который нельзя было бы опровергнуть ни в одном зале суда. Это может не только отпугнуть клиента, но и задержать процесс запуска проекта, поскольку ему нужно будет полностью просмотреть все 100 страниц.

С другой стороны, если вас наняли для выполнения крупного проекта (например, редизайн веб-сайта), вы захотите включить в контракт все, что мы упомянули выше, и сделать контракт максимально герметичным.

Помогите составить договор

Как уже упоминалось, вам всегда следует прогонять шаблон договора у юриста, прежде чем вы начнете использовать его для подписания клиентов. Но если у вас нет бюджета для создания контракта с нуля, вы можете вместо этого использовать онлайн-шаблон.

Такие инструменты, как Docracy, могут предоставить вам простые шаблоны, в которых вы просто заполняете пробелы:

PandaDoc также предоставляет маркетинговым агентствам бесплатные шаблоны. Плюс шаблоны завалены советами от PandaDoc, которые помогут правильно заполнить договор, если вы застряли:

Всегда обращайтесь за юридической помощью, прежде чем использовать контракт

Агентские контракты могут быть сложными. Есть много пунктов, которые можно добавить, чтобы прикрыть ваше агентство на случай, если сделка пойдет не так, или чтобы помешать вам выполнять дополнительную работу из-за лазейки.

Тем не менее, всегда консультируйтесь с юристом, прежде чем использовать его в коммерческой сделке. Таким образом, они могут указать, есть ли важная деталь, которую вы упустили из виду, и если пункт не был написан должным образом.

Дополнительные деньги, потраченные на юридические услуги, могут окупиться в долгосрочной перспективе.

Хотя контракты являются важной частью любого успешного агентства, они являются лишь частью головоломки, когда речь идет о привлечении новых клиентов. Подпишитесь на демонстрацию Instapage Enterprise сегодня.