Руководство по эффективной очистке данных
Опубликовано: 2023-12-09Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) имеют решающее значение для поддержания и улучшения взаимодействия с клиентами. Однако на мощность вашей CRM-системы существенно влияет качество ваших данных. Именно здесь вступает в игру важность очистки данных не только для того, чтобы навести порядок в вашей базе данных CRM, но и для того, чтобы проложить путь к улучшению прогнозирования продаж, целевому маркетингу и оптимизации операций.
В этом блоге мы углубимся в некоторые основы очистки данных, в то, как HubSpot Operations Hub упрощает часто утомительный процесс очистки данных и почему эта практика актуальна для устранения потерь в ваших бизнес-операциях.
Зачем очищать данные?
Представьте, что вы запускаете всеобъемлющую маркетинговую кампанию, над которой вы работали неделями – создавали стратегию, составляли бюджет, получали одобрения, собирали все активы и т. д., и когда вы, наконец, собрали все это воедино, вы поняли, что ваши взаимоотношения с клиентами Система управления (CRM) загромождена устаревшими, дублирующими или отсутствующими данными.
Это возникающее препятствие можно было бы легко предотвратить, что привело бы к дополнительным задержкам в запуске кампании и создало бы административную задачу, которую никто не захотел бы взять на себя в этот решающий период.
Вот тут-то и вступает в игру очистка данных . Обеспечивая чистоту данных, вы не только наводите порядок в своей базе данных CRM, но и открываете путь для улучшения прогнозирования продаж, целевого маркетинга и оптимизации операций.
Очистка данных , также известная как очистка данных, — это жизненно важная стратегия, обеспечивающая гигиену ваших данных. Он включает в себя выявление и исправление неточностей, неточностей и ошибок в наборах данных. Этот процесс гарантирует, что ваша информация не только точна, но также непротиворечива и надежна.
Очистка данных фундаментально преобразует и наводит порядок в вашей CRM-системе, удаляя дубликаты, заполняя недостающие данные и исправляя ошибки. Тем самым повышается целостность ваших данных, что приводит к более точному анализу, более эффективному принятию решений и, в конечном итоге, к превосходным результатам для бизнеса.
Очистка данных стала эффективной
Процесс очистки данных часто может показаться специалистам по эксплуатации сложным из-за его технического характера и трудоемкости. Обычно это включает в себя работу над несколькими электронными таблицами и их организацию, а также создание тщательного кода, позволяющего определить области, в которых ваши записи неполны или неверны.
Однако с HubSpot Operations Hub этот процесс значительно упрощается. Этот инструмент позволяет вам контролировать свои данные, обеспечивая их чистоту, ясность и хорошую организацию.
С помощью Центра операций вы можете автоматизировать различные аспекты процесса очистки данных:
- Это может помочь вам дедупликации записей контактов и компаний.
- Исправьте проблемы с обращениями в ваших контактных записях.
- Автоматизация форматирования различных свойств HubSpot.
- Функция Центра управления качеством данных помогает поддерживать работоспособность базы данных.
Теперь мы рассмотрим каждый из этих аспектов один за другим:
Дедупликация записей контактов и компаний
Дублирование данных внутри CRM-системы может привести к значительным затратам как времени, так и ресурсов. Это не только снижает производительность, вынуждая членов команды анализировать избыточные или неверные данные, но также может негативно повлиять на качество обслуживания клиентов.
Представьте себе сценарий, в котором торговый представитель связывается с клиентом по поводу потенциальной покупки, не зная, что с тем же клиентом уже связался другой член команды по той же причине. Это может привести к недовольству клиентов и нанести вред репутации компании.
Пользователи HubSpot CRM получают значительное преимущество благодаря встроенному инструменту управления дубликатами . Этот инструмент упрощает процесс выявления и объединения повторяющихся записей контактов и компаний, гарантируя, что ваша база данных останется чистой и свободной от беспорядка.
Инструмент управления дубликатами в HubSpot, доступный для пользователей Professional и Enterprise, сравнивает записи на основе различных критериев, таких как имена, адреса электронной почты и т. д. Он использует машинное обучение для улучшения идентификации дубликатов с течением времени. Чтобы получить доступ к этому инструменту, перейдите в раздел «Контакты» или «Компании», нажмите «Действия» и выберите «Управление дубликатами». Инструмент отображает до 2000 вероятных дубликатов, пересчитываемых каждые несколько недель.
Чтобы настроить сравнения, перейдите в верхнюю часть таблицы, выберите свойства и просмотрите возможные дубликаты. Чтобы объединить, нажмите «Просмотр», сравните свойства, выберите запись для сохранения и нажмите «Объединить». Для пользователей Центра операций этот процесс автоматизирован и включает такие параметры, как объединение на основе даты взаимодействия или даты создания.
После слияния первичная запись сохраняет данные, а вторичная запись объединяется с ними. Объединенные записи невозможно разъединить. Регулярно проверяйте и удаляйте дубликаты для повышения эффективности базы данных. Первоначальный процесс может занять время, но регулярный аудит улучшает масштабируемость.
Исправьте проблемы с обращениями в ваших контактных записях
Для поддержания персонализированного, но масштабируемого маркетинга и продаж необходима очистка данных CRM. Решение проблем с обращениями упрощает вашей команде навигацию по CRM, гарантируя при этом, что при использовании токенов персонализации клиенты получают правильно написанные имена. В HubSpot пользователи с правами суперадминистратора могут решать проблемы с обращениями в записях контактов, чтобы улучшить возможности поиска и обеспечить согласованность токенов персонализации, используемых в электронных письмах или контенте.
Чтобы решить проблемы с форматированием в HubSpot:
- Перейдите к «Контакты» в раскрывающемся меню.
- Нажмите «Действия» и выберите «Исправить проблемы с форматированием».
- Просмотрите и примите/отклоните рекомендации по устранению проблем с форматированием в инструменте форматирования контактов.
А если у вас есть подписка Operations Hub Professional или Enterprise, вы можете пропустить утомительную задачу ручного выполнения каждой рекомендации, автоматизировав решение проблем с обращениями в записях контактов с помощью специальных правил форматирования.
Открыв раздел «Автоматизация» в правом верхнем углу, вы можете перейти на вкладку «Правила» на правой панели и выбрать определенные правила форматирования, такие как «Назвать имя с заглавной буквы», чтобы активировать автоматизацию. Это гарантирует, что записи с выявленной проблемой форматирования, например, с именем в нижнем регистре, будут автоматически исправлены при вводе в CRM.
Чтобы настроить параметры автоматизации, установите флажок, чтобы включать или отключать определенные правила в зависимости от их требований. Вкладка «Изменения в записях» позволяет пользователям просматривать и фильтровать все записи, обновленные с помощью автоматизированных правил, обеспечивая прозрачность и контроль над автоматизированными процессами. После настройки этих правил пользователи могут сохранить свои настройки для дальнейшей автоматизации.
Независимо от того, развертываете ли вы целевые маркетинговые электронные письма или последовательности продаж, эти токены облегчают индивидуальное взаимодействие, которое решает болевые точки, потребности и проблемы клиентов в масштабе, гарантируя, что каждое взаимодействие с лидом остается актуальным и персонализированным.
Автоматизация форматирования свойств HubSpot
Автоматизация качества данных в HubSpot обеспечивает легкую и автоматическую очистку грязных данных, позволяя операционной команде сосредоточиться на инициативах по развитию. Автоматизация включает в себя действия рабочего процесса, которые форматируют значения свойств, такие как использование заглавных букв, фиксирование свойств даты и обновление номеров телефонов.
Автоматизация качества данных в HubSpot упрощает исправление проблем форматирования в записях контактов посредством систематического процесса:
Оценка: Выявляю неточности форматирования контактных данных.
Правила стандартизации. Определите правила единообразного форматирования.
Автоматизация HubSpot: используйте рабочие процессы HubSpot или сторонние инструменты, интегрированные с HubSpot, для автоматизации.
Триггеры: устанавливайте триггеры на основе таких событий, как создание нового контакта или обновление полей.
Действия по очистке данных. Реализуйте действия по поиску и замене, форматированию даты и времени, а также регулярным выражениям для устранения проблем с форматированием.
Этапы проверки: включите этапы проверки для обеспечения соответствия правилам стандартизации.
Ведение журнала и отчетность. Внедряйте журналы для отслеживания изменений, внесенных в процессе автоматизации.
Тестирование: проведите тщательное тестирование на подмножестве данных перед масштабным развертыванием автоматизации.
Выполнение по расписанию: настройте выполнение по расписанию или в реальном времени для обеспечения единообразного форматирования данных.
Мониторинг и обслуживание: регулярно контролируйте и корректируйте процесс автоматизации, чтобы адаптироваться к меняющимся стандартам данных.
Следуя этому процессу, организации могут обеспечить единообразный формат записей контактов, что приведет к повышению качества данных и повышению эффективности операций маркетинга и продаж.
Эта функция демонстрирует непосредственное влияние автоматизации качества данных на поддержание чистоты базы данных, повышение эффективности и сокращение проблем, связанных с данными.
Центр управления качеством данных
Центр управления качеством данных HubSpot служит централизованным центром для упреждающего управления состоянием данных в вашей CRM. Этот командный центр, доступный только пользователям с правами суперадминистратора, расположенный в раскрывающемся меню «Отчеты» в разделе «Управление данными», предлагает универсальную панель мониторинга, предоставляющую аналитическую информацию и инструменты для решения проблем, связанных с данными.
Этот централизованный центр, расположенный в раскрывающемся меню «Отчеты» в разделе «Управление данными», доступен исключительно пользователям с правами суперадминистратора. Он служит комплексной информационной панелью, предлагающей широкий спектр аналитической информации и инструментов для эффективного решения любых проблем, связанных с данными, которые могут возникнуть. Ключевые особенности Центра управления качеством данных:
1. Недвижимость: предоставляет ценную информацию об общем количестве объектов недвижимости, связанных с контактами и компаниями, а также ежедневные отчеты о тенденциях, освещающие любые проблемы, связанные с недвижимостью. Он также определяет свойства, которые не имеют данных, не используются или имеют дубликаты, что позволяет пользователям легко исследовать и получать доступ к подробной информации, нажав «Просмотреть всю информацию о свойствах».
2. Записи: собирает исчерпывающую информацию об общем количестве записей о контактах и компаниях, сопровождаемую ежедневными отчетами о тенденциях, в которых отмечаются любые проблемы, связанные с записями. Он специально идентифицирует записи, имеющие проблемы с форматированием или дубликаты. Пользователи могут легко решить эти проблемы, щелкнув конкретную проблему, после чего они перейдут к соответствующим инструментам, таким как форматирование контактов или инструмент управления дубликатами.
3. Синхронизация данных: предоставляет подробную информацию об общем количестве подключенных приложений для синхронизации данных, а также ежедневные отчеты о тенденциях, в которых указываются любые проблемы с синхронизацией данных. Он также определяет приложения, у которых возникли сбои синхронизации или нет активной синхронизации. Пользователи могут просмотреть дополнительную информацию, нажав «Просмотреть все сведения о приложении Data Sync».
Центр управления качеством данных позволяет пользователям принимать упреждающие меры по управлению состоянием данных, выявляя и устраняя различные проблемы, включая неиспользуемые свойства, проблемы форматирования, дубликаты и ошибки синхронизации данных. Все это можно сделать через централизованный и удобный интерфейс, обеспечивающий эффективное управление данными.
Минимизация отходов
Очистка данных играет решающую роль в оптимизации бизнес-операций, минимизации потерь и повышении эффективности. Это гарантирует, что данные, хранящиеся в CRM, являются точными, актуальными и актуальными, что приводит к принятию обоснованных и стратегических решений. Чистый набор данных уменьшает количество ошибок, вызванных неточной информацией, тем самым сводя к минимуму потери в виде времени и ресурсов, затрачиваемых на исправление этих неточностей. Более того, это оптимизирует производительность труда, поскольку сотрудникам больше не нужно тратить лишнее время на сортировку беспорядочных и вводящих в заблуждение данных; вместо этого они могут сосредоточиться на выполнении задач, которые повышают ценность бизнеса.
Процессы оптимизируются, когда данные чисты и надежны. Решения можно принимать быстро и уверенно, сокращая задержки и узкие места. Автоматизация очистки данных также играет здесь свою роль, поскольку она позволяет непрерывно и упреждающе управлять состоянием данных, что еще больше снижает вероятность ошибок.
С технологической точки зрения очистка данных снижает нагрузку на CRM-системы. Устраняя дубликаты и ненужные данные, CRM работает более эффективно и обеспечивает лучшие результаты с точки зрения отчетности и аналитики. Это также повышает эффективность интеграции с другими системами, обеспечивая точную синхронизацию данных и устраняя риск системных ошибок или сбоев из-за данных низкого качества. В целом, поддерживая чистую и качественную базу данных, предприятия могут оптимизировать операции, минимизировать потери и максимизировать отдачу от своих инвестиций в CRM.
Тщательная очистка данных и наведение порядка в CRM-системах, чему способствуют функции автоматизации HubSpot, приводят к упорядоченной и эффективной среде взаимодействия с клиентами. Этот процесс устраняет потери за счет устранения избыточных данных и несоответствий форматирования, тем самым повышая эффективность существующих технологий и процессов. Оптимизация качества данных повышает эффективность бизнес-операций, поскольку гарантирует, что каждая используемая информация является точной, актуальной и полезной, что приводит к точному таргетированию, персонализированному взаимодействию с клиентами и, в конечном итоге, к повышению эффективности бизнеса.