Путеводитель по Даннингу

Даннинг помогает предприятиям инициировать сборы и возмещать упущенную выгоду.

То, как обрабатываются напоминания, может повлиять на то, насколько гладко будут продолжаться операции и взаимоотношения.

Лучше понимая напоминания, вы можете применять методы и стратегии, которые должны привести к наиболее положительным долгосрочным результатам для вашего бизнеса.

Что такое даннинг?

Напоминание — это процесс связи и взаимодействия, используемый для отслеживания неоплаченной дебиторской задолженности (т. е. неоплаченных счетов-фактур).

Вначале это обычно включает в себя вежливые напоминания по электронной почте или по телефону. На более поздних стадиях могут потребоваться прямые требования лицом к лицу или судебные иски.

Порядок и детали каждого шага могут различаться в зависимости от специфики дела, включая, например, сумму задолженности и характер взаимодействия с клиентом.

Напоминание может потребоваться по разным причинам. Клиент может быть не в состоянии заплатить в это время, могла произойти ошибка транзакции или он, возможно, просто забыл.

Почему это называется «даннинг»?

Слово « дун » происходит из Англии 17 века, где оно означало « требовать погашения долга ».

Возможно, апокрифическая история предполагает, что это могло произойти от имени восторженного судебного пристава по имени Джо Дан .

Merriam-Webster также перечисляет его как глагол, означающий «мучить, приставать». Сильный намек на негативные ассоциации его происхождения…

Как работает процесс напоминания

Процесс напоминания относится к конкретным шагам и их последовательности, предпринятым для связи с клиентом, у которого есть задолженность.

Это может быть сделано собственными силами соответствующего отдела (например, группы по работе с дебиторской задолженностью) или специализированного стороннего агентства .

Поскольку каждая отрасль, клиент и ситуация различны, процесс напоминания вряд ли будет одинаковым для каждого бизнеса.

Точные предпринятые шаги также могут различаться в зависимости от страны. Например, посещение предприятия может юридически квалифицироваться как домогательство в одной стране, но не в другой.

Тем не менее, один общий принцип, вероятно, будет универсальным: каждый этап процесса напоминания, скорее всего, будет выражать эскалацию срочности необходимости погашения.

Примеры напоминаний

Давайте представим это на практике.

Клиент А и клиент Б имеют неоплаченные и просроченные счета. Клиент А не отвечает на первоначальный запрос по электронной почте на оплату. Клиент B , однако, вскоре извиняется после сообщения и просит больше времени.

В каждом сценарии последующие действия после первоначального электронного письма с напоминанием, вероятно, будут заметно отличаться. Эта разница может быть как в тоне, так и, возможно, в среднем. Клиенту А могут позвонить, чтобы установить, получил ли он электронное письмо; Клиенту B может потребоваться только подтверждающее электронное письмо.

Что такое напоминание по электронной почте?

Электронное письмо с напоминанием — это просто электронное письмо, отправленное в рамках процесса напоминания. Электронная почта является наиболее распространенным способом напоминания, используемым в начале процесса.

Это потому, что это самый простой и легкий способ четко передать записанную информацию о соответствующей коллекции.

Что означает уровень напоминания?

«Уровень напоминания» — это фраза, используемая некоторыми программными решениями CRM для описания обмена сообщениями, используемого в автоматизированной рассылке напоминаний.

Чем выше уровень напоминания, тем серьезнее ситуация. Это отражается в тоне переписки.

Определение и уточнение этих уровней зависит от источника данных, доступных для бизнеса. Вначале интуиция может привести к решениям. Позже должны стать ясны типы информационно-пропагандистской деятельности, которые лучше всего приносят оплату.

Что такое плата за напоминание?

Плата за напоминание (или плата за напоминание) — это плата или штраф, которые компания может применить к учетной записи клиента на определенных этапах эскалации напоминания.

Это должно быть четко оговорено в условиях оплаты – и, в идеале, в других коммуникациях – на раннем этапе деловых отношений.

Стратегия напоминаний

Хорошая стратегия напоминаний требует баланса между достаточной вежливостью, чтобы поддерживать хорошие отношения с клиентами , и достаточной твердостью и настойчивостью, чтобы подтолкнуть их к более ранней оплате .

Субъективное суждение может играть роль на многих этапах процесса и в отдельных случаях. Крупные предприятия часто используют автоматизированные процессы напоминаний. Это требует правильного обмена сообщениями с самого начала.

Использование сомнений должно быть стандартной практикой напоминаний, особенно на ранних этапах.

Если первоначальные сообщения не привели к оплате или даже ответу, следующим шагом может стать обращение к внешнему агентству по сбору платежей для эскалации процесса.

Это само по себе обоюдоострое стратегическое решение — оно может увеличить вероятность возврата долга, но также и разорвать отношения с клиентами.

Что делать, если напоминание не работает?

Даннинг часто терпит неудачу. Когда это произойдет, что делать дальше? Ниже представлены три возможных варианта.

1. Сокращение потерь

Вы можете аннулировать платежи, а не распространять напоминания за пределы ранних стадий.

Это может быть связано с тем, что ваша отрасль или ниша имеет относительно небольшой целевой рынок, на котором вы не хотите рисковать потенциальным ущербом для репутации (из варианта 3). Или просто потому, что причитающиеся платежи не стоят ресурсов, необходимых для их осуществления.

2. Обсудите новые условия оплаты

Клиенты могут не отвечать на ваши напоминания из-за неуверенности в том, как они вернут вам деньги.

Возможно, у них проблемы с денежными потоками, и они уже рассматривают такие решения, как финансирование под дебиторскую задолженность и факторинг счетов.

Что касается текущих просроченных платежей, предложение обсудить новые условия оплаты может дать вашему клиенту передышку. Это может быть вашим лучшим вариантом вернуть причитающиеся деньги и увеличить шансы на возобновление ваших рабочих отношений.

Чтобы гарантировать, что финансовые проблемы, подобные этим, не возникнут у ваших клиентов в будущем, вы можете рассмотреть возможность предоставления им торгового кредита. Это поможет им управлять своим денежным потоком. В долгосрочной перспективе это может увеличить объем ваших продаж с ними и создать беспроигрышную ситуацию для обеих сторон.

3. Юридический иск

Судебный иск — это крайняя мера, которая в конечном итоге может вернуть ваши деньги. Стоит ли это делать, зависит от двух факторов: судебных издержек (с точки зрения денег и ресурсов, включая время) и репутационного риска.

Вывод

Даннинг - это инициация и процессы, связанные с коллекциями. Наилучший возможный результат — это возмещение упущенной выгоды при сохранении хороших отношений с клиентами.

Он охватывает ряд подходов к клиентам, по крайней мере некоторые из которых могут затруднить общение. Правильное напоминание и стратегия помогут вам максимизировать свой успех в этой области.

Четко определите условия оплаты и включите любые сборы за напоминания, которые вы можете применить. Автоматизированные процессы напоминаний могут быть очень полезными, но иногда следует использовать человеческую интуицию для решения проблем с просроченными платежами в каждом конкретном случае.

Если напоминание не помогло, сокращение убытков, пересмотр условий оплаты или даже судебный иск — это последние оставшиеся практические варианты. Но при правильных условиях первоначального платежа и стратегии напоминаний вероятность возникновения такой ситуации будет значительно меньше.