Вот почему правило 80/20 меняет правила игры для продуктивности

В сутках так много часов. Как бы мы ни хотели, это все еще только 24. Итак, название игры максимально использует эти 24 часа.

Если вы ищете советы по продуктивности, вы попали по адресу. У нас их 36.

Но сегодня мы углубимся в принцип Парето, также известный как правило 80/20. Давайте посмотрим, как это работает и почему это кардинально меняет продуктивность.

Что такое принцип Парето?

Кто, черт возьми, такой Парето, и какое мне дело до его принципов? Давайте объясним.

Вильфредо Парето был итальянским экономистом, жившим на рубеже двадцатого века. Он отметил, что в его стране богатство распределяется неравномерно, и поэтому решил создать формулу для его описания.

Эта формула оказалась принципом Парето и описывала, что 80% богатств страны принадлежат 20% населения. Парето назвал их «немногими жизненно важными», а остальные 80 процентов — «тривиальным множеством».

Примеры принципа Парето

Сегодня принцип Парето, или правило 80/20, более широко применяется для описания того, как 80 % результатов возникают из 20 % причин.

Отбросив теорию, вот несколько реальных примеров применения принципа Парето:

• 80 процентов дохода компании приходится на 20 процентов ее клиентов.
• 80 процентов жалоб исходят от 20 процентов клиентов
• 80 процентов трафика веб-сайта приходится на 20 процентов его страниц.
• 80 процентов финансирования поступает от 20 процентов инвесторов
• 80 процентов продаж обеспечивают 20 процентов торговых представителей.
• 80 процентов потенциальных клиентов приходятся на 20 процентов маркетинговых кампаний.

С точки зрения производительности принцип Парето гласит, что 80 % ваших результатов зависят от 20 % ваших усилий.

Другими словами, вы тратите 80 процентов своего времени на вещи, которые не так много значат. Если вы хотите сделать больше, вам нужно убедиться, что вы расставляете приоритеты в первую очередь по самым важным вещам.

Самый простой способ понять силу правила 80/20 — составить список дел. Типичный список дел занимает намного больше времени, чем это возможно. Если у вас там много предметов, у вас может возникнуть соблазн сначала вычеркнуть более простые предметы. Что может быть более приятным, чем отмечать вещи?

Но если бы вместо этого вы сосредоточились на одном или двух наиболее важных элементах, ваша общая продуктивность была бы выше. Это принцип Парето в действии. Все дело в расстановке приоритетов для наиболее важных задач.

TL;DR: В некотором смысле принцип Парето помогает вам делать больше, а на самом деле делать меньше.

Если вы думаете: «Зарегистрируйте меня!», читайте дальше.

Применение принципа на практике

Самый простой способ мгновенно начать работать более продуктивно — применить принцип Парето к своему ежедневному списку дел. Каждое утро просматривайте свой список дел и определяйте от одной до трех задач, которые окажут наибольшее влияние. Сначала поработайте над ними. Как только это будет сделано, все остальное будет дополнительным кредитом!

Вот еще четыре способа, которыми правило 80/20 может сделать вас и ваших коллег более продуктивными.

1. Сосредоточьтесь на своих лучших клиентах

Если 20 % ваших клиентов приносят 80 % доходов вашей компании, на эту группу стоит обратить особое внимание. Сделайте все возможное, чтобы понять их.

Используйте опросы, чтобы определить их болевые точки, их мотивацию и то, что они любят или ненавидят в ваших продуктах или услугах. Сосредоточьтесь на устранении жалоб этих клиентов, а не на бегах, пытаясь решить проблемы беднейших 80 процентов.

2. Оптимизируйте свою рабочую нагрузку

Чтобы повысить свою продуктивность, обратите внимание на те задачи, которые отнимали 80 % вашего времени, но приносили только 20 % результатов. Можно ли что-то из этого передать на аутсорсинг? Если вы управляете командой, подумайте, какие задачи можно разгрузить с помощью программного обеспечения или автоматизации или передать другому отделу или ресурсу. Это высвобождает драгоценное время и энергию, которые можно реинвестировать в «несколько жизненно важных дел».

• Совет по продуктивности: блокируйте свое время. Скорее всего, вы не можете полностью игнорировать все в своем списке дел. Таким образом, выделите 80 процентов времени в своем календаре на 20 процентов самых важных задач и зарезервируйте 20 процентов своего времени для менее важных вещей.

3. Дарите больше любви вашим лучшим исполнителям

Определите 20 процентов ваших сотрудников, которые обеспечивают 80 процентов производительности вашего отдела. Как вы можете дать этим членам команды немного TLC, чтобы поддерживать их мотивацию и вносить свой вклад в эти 80 процентов лучших?

Найдите способы обеспечить дополнительное обучение или наставничество, провести конкурс продаж или предложить дополнительные льготы.

4. Решите проблемы с производительностью

Какие проблемы с производительностью беспокоят вашу команду? Создайте список. Затем классифицируйте каждую проблему и расставьте приоритеты с точки зрения наибольшего воздействия. Скорее всего, многие из этих проблем попадут в ту же категорию.

Найдите программное обеспечение для повышения производительности или новый метод работы, который поможет решить эти проблемы, тем самым решив 80 % ваших проблем, затрачивая 20 % усилий.

• Совет по продуктивности: отслеживайте свою работу. В конце рабочего дня или недели посмотрите, как окупился ваш принцип Парето. Вы успели сделать самое важное? Вы чувствуете себя более продуктивным? Надеюсь, ответ на оба вопроса - да!

Предупреждение о правиле 80/20

Как и в любом другом случае, в отношении принципа Парето необходимо учитывать некоторые оговорки. Тот факт, что 20 % лучших клиентов приносят вам 80 % дохода, не означает, что вы должны полностью игнорировать остальные 80 % клиентов.

То же самое касается пунктов вашего личного списка дел. Стирка может быть не так важна, как поиск новой няни, но в конечном итоге это то, что вам нужно будет сделать в первую очередь.

Итак, будьте осторожны с принципом Парето. Не относитесь к этому безрассудно.

При правильном использовании это мощный инструмент, который может сделать вас более продуктивным, менее подверженным стрессу и намного счастливее как в работе, так и в личной жизни. И хотя это применимо не ко всему, в тех местах, где оно применимо, оно может быть чрезвычайно эффективным.

Хотите сделать больше с меньшими затратами? Конечно же. Откройте для себя настоящую продуктивность с NextivaONE, интеллектуальным программным обеспечением для бизнеса, которое объединяет все ваши разговоры с клиентами и командой в одном удобном представлении. Закажите демонстрацию прямо сейчас.