8 стратегий тайм-менеджмента для более продуктивной работы

Эта статья является гостевым постом Фрейи Ласковски , эксперта по личным финансам и основателя CollectingCents .

Если вы поищите в Google «известных прокрастинаторов», вы обнаружите, что Леонардо да Винчи явно обладал талантом не только к искусству: он легко отвлекался и оставлял проекты незавершенными.

Просто спросите Мону Лизу, сколько времени ему потребовалось, чтобы закончить ее. (Подсказка: ответ: 16 лет!)

Если один из самых уважаемых людей в мире был еще и мастером откладывания дел на потом, вы далеко не безнадежны.

Итак, независимо от того, изо всех сил пытаетесь ли вы постирать белье или ваш самый большой рабочий проект должен быть сдан через неделю, вот восемь стратегий тайм-менеджмента, которые обязательно заставят ваши колеса крутиться.

Оглавление

1. Расставьте приоритеты для срочных и ценных задач
2. Установите мини-дедлайны
3. Отслеживайте время, которое вы тратите на работу над задачами
4. Внедрить методы повышения продуктивности
5. Работайте в самое продуктивное время
6. Ограничьте отвлекающие факторы
7. Делегируйте и передайте на аутсорсинг как можно больше
8. Выделите время для разных видов работы

1. Расставьте приоритеты срочных и ценных задач.

Иногда мы обманываем себя, думая, что мы продуктивны, из-за большого количества дел, которые мы вычеркнули из своих списков дел. Но на самом деле количество выполненных задач ничего не значит — это качество, на котором мы должны сосредоточиться.

Качество ваших задач можно определить двумя способами: насколько они срочны и насколько они ценны.

Если вы хотите быть продуктивным и научиться хорошо управлять своим временем, всегда расставляйте приоритеты для задач, которые необходимо выполнить как можно скорее (срочные) или тех, которые позволят вам добиться наибольшего прогресса (высокая ценность).

Например, подготовка к встрече на следующий день должна начинаться до проверки электронной почты. Если вы владеете малым бизнесом, сосредоточение внимания на уже имеющихся клиентах должно быть важнее усилий по привлечению потенциальных клиентов.

Еще один хороший пример: если вы консультант, подготовка к предстоящей консультации и исследование компании, с которой вы консультируетесь, важнее, чем обеспечение видимости вашей фирмы.

Еще одним преимуществом решения задач с самым высоким приоритетом в первую очередь является то, что вы снимаете стресс в процессе. Задумайтесь: какие задачи вызывают у вас больше всего беспокойства и какие труднее всего выполнить? Обычно ответом является один (или несколько) проектов такого типа.

Разобравшись с ними в первую очередь, вы сможете проводить свой день со спокойствием, которое приходит от осознания того, что вы уже сделали самые сложные дела.

Но на самом деле срочные или важные задачи не обязательно должны быть такими сложными, как мы обычно их представляем. Тайм-менеджмент – это не только расстановка приоритетов в списке дел, но и выяснение того, как сделать его менее утомительным.

2. Установите мини-сроки

У большинства (если не у всех) ваших задач есть срок выполнения. И если это не официальный срок, его вы установили сами.

Например, вы можете захотеть подготовить 100 новых потенциальных клиентов к пятнице, очистить свой почтовый ящик к 16:00 и завершить пять звонков по продажам в течение дня.

Чтобы гарантировать, что вы выполните эти задачи к установленному сроку, вы выполняете их постепенно, в течение недель и месяцев.

В примере с привлечением потенциальных клиентов вы можете добавлять 20 потенциальных клиентов каждый день в течение всей недели, чтобы достичь целевой цели к пятнице. Чтобы очистить свой почтовый ящик к 16:00, вы можете проверять электронную почту в течение 10 минут каждые 3–4 часа. Для звонков по продажам вы можете захотеть запланировать каждый звонок в определенный временной интервал в своем календаре . Все эти небольшие сроки в конечном итоге помогут вам достичь цели.

Это примеры мини-сроков, которые можно устанавливать на длительный период или даже несколько раз в течение одного дня.

Это экономит ваше время и энергию при решении трудоемких задач. И что еще лучше: сделав мини-сроки выполнением задач привычкой, вы также избавитесь от привычки откладывать дела на потом.

3. Отслеживайте время, которое вы тратите на работу над задачами

Знать, сколько времени вы тратите на выполнение задач, полезно по многим причинам, в том числе:

• Иметь лучшее представление о том, сколько работы вы можете выполнить в час (и сколько брать за свои услуги)
• Найдите новые способы уменьшить отвлекающие факторы и стать быстрее
• Планируйте свой день, имея реалистичное представление о том, что вы можете сделать.
• Знание того, сколько времени вам понадобится потратить на конкретные задачи

У всех нас бывали дни, когда наш список дел выглядел реалистичным и даже легко достижимым. Но в середине дня мы понимаем, что сильно недооценили время, которое потребуется, чтобы выполнить все запланированное.

К счастью, этого можно легко избежать, отслеживая время, которое вы тратите на выполнение задач.

Что-то, что, как вы думали, не займет у вас много времени, но оказалось довольно трудоемким? Для меня это было написание и исследование сообщений в блоге.

Раньше я делал наброски и начинал писать в один и тот же день. Но поняв, сколько времени у меня уходит на подготовку постов, я начал отделять план и исследовательскую задачу от фактического написания. Разделение этих задач помогло мне сэкономить около часа на каждый пост в дни написания.

Или, скажем, вы обнаружите, что тратите больше времени, чем вам хотелось бы , отвечая на электронные письма . После этого открытия вы могли бы инвестировать в бесплатный автоответчик по электронной почте — чего бы вы не сделали, если бы не отслеживали время.

Этот совет, возможно, самый простой из всех, и его легко начать применять.

Существует множество бесплатных инструментов для отслеживания времени , таких как Toggl и Clockify , которые позволяют создавать отдельные «задачи» и регистрировать время в них индивидуально. Это очень полезно для того, чтобы увидеть, как вы распределяете свое время в течение дня.

4. Внедряйте методы повышения продуктивности

Благодаря науке и множеству исследований нам доступен целый океан методов повышения продуктивности. И я уверен, что вы слышали хотя бы о некоторых из них.

Вот пять, которые вы можете начать использовать прямо сейчас:

Техника Помидора

Пожалуй, самая известная в этом списке техника «Помидора» предполагает установку таймера — обычно на 25 минут — а затем его сброс на пять, как только он прозвенит.

В течение первых 25 минут вы работаете над одной задачей, стараясь добиться как можно большего прогресса. Затем, как только прозвенит таймер, у вас будет перерыв на пять-десять минут перед началом следующего 25-минутного сеанса.

Повторяйте процедуру до тех пор, пока задача не будет выполнена. Однако, если ваше задание требует нескольких сеансов Помидора, рекомендуется начинать делать 15-20-минутные перерывы после четвертого.

Глубокая работа

«Углубленная работа» — это скорее психическое состояние, чем способ повысить продуктивность. Когда вы находитесь в состоянии глубокой работы, вы сосредотачиваете 100% своей энергии на одной задаче в течение длительного периода (скажем, от одного до трех часов), устраняя при этом все отвлекающие факторы.

Лично мне больше всего нравится глубокая работа, потому что она позволяет мне добиться значительного прогресса за час (но на самом деле это в два-три раза дольше).

Впервые этот термин ввёл профессор информатики Джорджтаунского университета Кэл Ньюпорт. Он даже написал об этом целую книгу.

Чтобы получить максимальную пользу от сеансов глубокой работы, вот несколько вещей, которые вы можете сделать:

• Очистите свое окружение от беспорядка
• Выберите задачу, прежде чем устанавливать таймер
• Устраните все возможные отвлекающие факторы (например, мобильный телефон).

Наконец, чтобы войти в состояние глубокой работы, которое также называют «состоянием потока», рассмотрите возможность выполнения следующих действий:

• Выпейте чашку кофе (или кофеина)
• Посмотрите что-нибудь мотивирующее или вдохновляющее
• Слушайте музыку, которая поднимает вам настроение
• Медитировать
• Принять холодный душ

Принцип Парето

Принцип Парето, созданный итальянским экономистом Вильфредо Парето, представляет собой концепцию, согласно которой 20% действий отвечают за 80% результата. Эта идея применялась в самых разных областях: от продаж до изучения языков.

Но когда дело доходит до продуктивности и управления временем, принцип Парето обеспечивает основу для определения задач, наиболее заслуживающих вашего немедленного внимания.

Есть шесть основных шагов к использованию этой идеи для тайм-менеджмента:

• Перечислите проблемы, с которыми вы столкнулись, или задачи, которые вам необходимо выполнить.
• Выясните причину проблемы (почему это занимает так много времени? Почему вам нужно это сделать?)
• Дайте каждой проблеме оценку от 1 до 10 (10 — важно, 1 — наименее важно).
• Объедините задачи/проблемы с одинаковыми причинами в группы.
• Сложите баллы каждой группы
• Начать работу над группой с наибольшим количеством баллов

Приложения для повышения производительности

Хотя это не обязательно метод, бесчисленные высококачественные приложения для повышения производительности используют вышеупомянутые (и другие научно обоснованные) методы.

Если вы поклонник техники Pomodoro, вы можете использовать Pomo Done . Он даже подключается к другим инструментам управления проектами, таким как Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack и многим другим.

Или, если вы ищете цифровой список дел, Smart Tasks имеет удобный, визуально привлекательный интерфейс, который позволяет вам создавать, кодировать цветом и выполнять задачи.

5. Работайте в наиболее продуктивное время

Если вы уже знаете, в какое время дня вы наиболее продуктивны, имеет смысл выполнять самые сложные задачи именно в это время.

Но что делать, если вы еще не знаете тех времен?

Что ж, если вы отслеживаете время, как мы говорили в совете №3, это не должно стать проблемой надолго.

Отмечайте моменты, когда вы чувствуете, что время летит незаметно — это поможет вам обнаружить наиболее продуктивные периоды и идеальные возможности для глубокой работы.

Еще вы можете сравнить, насколько быстро вы выполняете одну и ту же задачу в разное время дня. Например, если вы обычно работаете над задачами SEO во второй половине дня, попробуйте делать это по утрам в течение следующих нескольких дней. Есть ли разница?

6. Ограничьте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы, вероятно, являются самым большим препятствием для продуктивности. Скорее всего, вы достаете телефон, меняете вкладки, проверяете электронную почту и смотрите на часы больше раз, чем думаете.

На самом деле отвлекающие факторы неизбежны и всегда вокруг нас. И нужно время, чтобы избавиться от привычки им поддаваться. Однако, если вы настроены на успех, можно исключить их только для срочных и ценных задач.

Вот несколько советов по созданию идеальной рабочей среды, свободной от отвлекающих факторов:

• Поставьте телефон в режим «Не беспокоить» и поместите его в недоступное для вас место.
• Поверните или снимите часы
• Установите блокировщики всплывающих окон или полезные расширения Chrome на свой ноутбук.
• Сообщите другим людям в вашем доме или тем, кто может попытаться связаться с вами, что вы будете недоступны в течение определенного периода времени.
  

7. Делегируйте и передайте на аутсорсинг как можно больше

Независимо от того, работаете ли вы удаленно или работаете в офисе с девяти до пяти, у вас, скорее всего, непривлекательное количество административных задач, таких как проверка электронной почты, планирование встреч и ответы на телефонные звонки.

Эти задачи занимают больше времени, чем мы думаем, и поверьте мне, когда я говорю, что вы будете благодарить себя за делегирование или передачу на аутсорсинг тех, которые вы можете.

Переданные на аутсорсинг задачи не обязательно должны выполняться только в целях администрирования — они могут быть чем угодно, не связанным с вашей основной должностью.

Например, инвестируя в Grammarly , вы сможете тратить меньше времени на корректуру и редактирование, а также будете выглядеть более профессионально при общении в Интернете.

Вы можете планировать встречи заранее, используя такое программное обеспечение, как CalendarHero . CalendarHero позволяет сотрудникам автоматизировать планирование, блокировать время в своем календаре, устанавливать напоминания о встречах и сокращать координацию работы по электронной почте. Это экономит ваше время, помогая найти время для того, что важно.

Возможности безграничны, и вы можете найти их бесплатно или по высокой цене. Но какими бы ни были вложения, они обязательно окупятся.