7 причин отказаться от электронных таблиц Excel для управления информацией о продуктах

С момента своего выпуска в 1985 году Microsoft Excel стал незаменимым помощником для предприятий по управлению электронными таблицами продуктов и их организации. Но только потому, что что-то делается определенным образом так долго, не означает, что это должно продолжаться. Некоторые традиции могут быть вредными.

Данные о продукте сложные и длинные с множеством функций. Он включает не только атрибуты продукта, но и многие другие цифровые активы, такие как изображения и видео. Хранение их в электронной таблице может привести к ошибочным форматам. Есть некоторые цифровые активы, которые нельзя хранить в электронной таблице. Но это еще не все. Электронные таблицы вам не подходят, когда дело доходит до управления вашими магазинами электронной коммерции и информацией о продуктах по различным другим причинам.

Я здесь, чтобы осветить различные проблемы, возникающие при использовании электронных таблиц Excel, и почему пришло время перейти к более эффективным решениям; а именно: ПИМ.

1. Электронные таблицы подвержены человеческим ошибкам

Данные — один из самых сильных активов бизнеса, который зависит от принятия качественных решений и разработки рекомендаций. Но что тогда делать, если данные не полны и не точны? Вы уже догадались: паршивые решения, которые поведут бизнес в неправильном направлении.

Сообщается, что 88% электронных таблиц содержат ошибки. Когда каждый человек в организации вносит изменения в файл, вероятность заражения возрастает. Небольшие незначительные ошибки в этом процессе приводят к тому, что электронная таблица содержит неточные и противоречивые данные. Эти ошибки попадают в электронные таблицы, потому что Excel не может уведомить пользователей, когда они вводят атрибут продукта, который может быть неточным, или если они по ошибке пропускают ячейку, как это возможно в решениях для управления информацией о продукте. Кроме того, поскольку отслеживать данные очень сложно, сотрудники могут облениться и вводить атрибуты продукта, не проверяя дважды предыдущие записи, чтобы убедиться, что они не повторяются.

Если вы достаточно давно работаете в индустрии электронной коммерции, вы понимаете, какое влияние несогласованные данные могут оказать на удовлетворенность клиентов. Это просто отталкивает их от вашего бренда. Так какой смысл тратить часы на тяжелую работу по обслуживанию электронных таблиц, когда они дают нежелательные результаты и снижают продажи?

Поэтому по мере роста вашего бизнеса важно переходить от электронных таблиц продуктов к системам управления данными, которые позволяют вам отслеживать всю информацию, связанную с продуктом, без ошибок. Такие системы немедленно уведомляют пользователей о любых отсутствующих атрибутах продукта и дублирующихся записях и обеспечивают согласованность между всеми каналами.

2. Не допускайте сотрудничества между членами команды

Основная причина, по которой электронные таблицы так подвержены ошибкам, заключается в том, что они не позволяют сотрудничать между членами команды. Поскольку при синхронизации электронных таблиц изменения, внесенные в них более чем одним сотрудником одновременно, не могут быть одновременно включены в файл, они становятся разрозненными.

Каждый файл Excel предназначен для обновления одним экземпляром Excel за раз. Их архитектура отличается от корпоративных баз данных или систем управления информацией о продуктах, предназначенных для поддержки нескольких пользователей.

Несмотря на существование решений для облачных вычислений, по-прежнему сложно обмениваться электронными таблицами между членами команды и другими отделами внутри организации. Google Таблицы — одно из возможных облачных решений, которое позволяет обмениваться данными в режиме реального времени, но оно может нарушить политику безопасности компании и привести к утечке или потере данных.

Это отличается от того, как работают решения по управлению информацией о продуктах, такие как Apmio. Несколько сотрудников могут обновлять такие решения в режиме реального времени, не беспокоясь о несохраненных изменениях из разных источников. Программное обеспечение PIM обеспечивает совместную работу, что приводит к беспрепятственному обмену информацией между всеми отделами и каналами. Это также экономит много времени. Это отличается от электронных таблиц, где вам нужно подождать, пока один сотрудник закончит вносить свои изменения в таблицу, чтобы передать их следующему сотруднику. И этот неэффективный цикл продолжается бесконечно.

3. Отсутствие ответственности, поскольку изменения невозможно отследить

Теперь любой, у кого есть доступ к электронной таблице продуктов, может вносить в нее изменения. Если вы предоставляете доступ к электронным таблицам 5 разным сотрудникам, невозможно отследить, кто и какие изменения вносил в эти файлы. Если когда-либо произойдет потеря или изменение важной информации, вы потратите значительное количество времени, пытаясь выяснить, кто несет за это ответственность. Тогда вы как-нибудь потратите дополнительное время на восстановление этой информации.

Это отличается от автоматизированных решений, таких как PIM, которые регистрируют все изменения, внесенные в систему. Вы можете настроить его для отслеживания изменений элементов, продуктов и других объектов. С помощью этой информации можно реконструировать все действия, которые произошли с сконфигурированными объектами. Это чрезвычайно важно, поскольку помогает упростить процесс восстановления системы/данных в случае потери или некоторых злонамеренных действий, происходящих в системе PIM.

4. Отсутствие безопасности

Как правило, электронные таблицы не так безопасны и поэтому подвержены большему риску повреждения данных или неправильного управления информацией. Файлы, содержащие конфиденциальную финансовую информацию, могут быть небезопасны для хакеров. Вы можете защитить паролем файл электронной таблицы продукта, однако этого может быть недостаточно для использования предприятиями. Когда кто-то получает доступ к данным электронной таблицы, невозможно ограничить их действия с ними.

Поэтому другие типы программного обеспечения для сбора данных могут быть более жизнеспособным вариантом. Например, Apimio имеет встроенные средства защиты целостности данных. Только производитель имеет право самостоятельно вносить изменения в данные о продукте. Вы можете назначать разные задачи разным сотрудникам на портале, ограничивая доступ. В электронной таблице это невозможно, поскольку вы не можете ограничить доступ к определенным ячейкам.

Точно так же пользователь может сортировать столбец информации и может по незнанию вызвать рассинхронизацию связанной информации, такой как имя и фамилия. Напротив, в базе данных все части записи будут унифицированы, что обеспечит лучшую целостность данных.

PIM-системы оптимальны для омниканальных продаж. Таким образом, в процессе распространения данных по нескольким каналам продаж целостность данных сохраняется без повреждения или потери информации.

5. Не поддерживайте принятие решений в режиме реального времени

Электронные таблицы не способны поддерживать принятие решений в режиме реального времени из-за устаревших и неточных данных. Сбор самой свежей информации от нескольких пользователей и ее обобщение занимает много времени.

Электронные таблицы предоставляют необработанные данные сразу. Таким образом, трудно интерпретировать, какие данные важны, а какие нет. Возможно, единственный вариант в электронной таблице — нажать кнопку «сортировать», которая не всегда помогает найти то, что вы ищете. В других существующих системах возможна приоритизация данных с помощью инструментов визуализации. Эти инструменты могут выделить важные аспекты набора данных или результатов, в отличие от электронных таблиц.

Таблицы продуктов не предназначены для хранения исторических данных. Часто во время действия по уменьшению их размера, чтобы сделать их более управляемыми, кто-то может по ошибке удалить исторические данные. Даже если вы сохраняете разные версии, лицам, принимающим решения, очень сложно сравнивать файлы и выявлять тенденции в своих данных.

Системы управления информацией о продуктах созданы для анализа данных. Благодаря тому, что вся информация хранится в одном месте, организации могут отслеживать потребительские тенденции и принимать качественные бизнес-решения. Правильное программное обеспечение для панели мониторинга предоставит вам структуру диаграммы для построения, а также предоставит вам множество возможностей для настройки.

Электронные таблицы также обычно не имеют контекста. В Excel сложно сопоставить разные наборы данных, чтобы увидеть, как они взаимосвязаны. Панели мониторинга, с другой стороны, могут иметь разные уровни информации и беспрепятственно сочетать несколько источников. Вы начинаете с высокоуровневого представления ваших показателей и добавляете детализацию, чтобы одним щелчком мыши показать данные, определяющие эти цифры.

6. Не подходит для управления цифровыми активами (DAM)

Вы когда-нибудь пытались сохранить изображение в электронной таблице? Это заставляет вас сжимать кулаки от разочарования, потому что это почти невозможно. PDF-файлы, видео, изображения и другой цифровой контент необходимы для предприятий электронной коммерции, поскольку они оживляют ваши продукты. Основные атрибуты продукта не будут привлекать покупателей.

Цифровые активы часто публикуются в разных отделах с разными сотрудниками. Наличие центрального местоположения, в котором хранятся все эти данные вместе с остальной информацией о вашем продукте, гарантирует, что они легко доступны и доступны любому члену организации, чтобы они могли в любое время передать их по всем каналам продаж.

PIM имеет неограниченные возможности DAM для обеспечения безопасности и актуальности всех файлов и мультимедийного контента. Вы можете управлять изображениями, видео, графикой и файлами в одном месте, напрямую связанными с вашими продуктами. Наличие как информации о вашем продукте, так и цифровых активов в центральном репозитории позволяет маркетинговым командам легко размещать контент, связанный с их продуктами, по мере необходимости. Это также позволяет создавать более подходящий контент, поскольку файлы не теряются. Командам не нужно тратить дополнительное время на их поиск.

С такими инструментами управления информацией о продуктах, как Apimio, публикация ваших цифровых активов в нужном канале, в нужное время и в нужном формате происходит автоматически. Вам не нужно беспокоиться об их оптимизации для пользователей, так как система сделает это за вас.

Другое чтение: поймите фундаментальную разницу между системами DAM и PIM.

7. Нет автоматического резервного копирования данных

В Excel нет функции автоматического резервного копирования данных. Поэтому, как только вы начнете помещать данные о продукте в свои листы Excel, вам лучше подготовиться к тому, чтобы вручную подготовить резервную копию для него. Кроме того, если когда-нибудь случится случай, когда вы забыли сделать резервную копию, это означает, что данные ушли в окно, и их нигде нельзя найти. Потеря данных — огромный риск для любого бизнеса. Это приводит к неполным данным о продукте в открытом доступе и неточному анализу данных в будущем. Это связано с тем, что огромные куски данных не отражаются на листах.

Однако каждый PIM имеет функцию автоматического резервного копирования данных, которая часто автоматически создает резервные копии базы данных и сохраняет их в разных виртуальных расположениях. Пользователям не нужно беспокоиться о потере данных, так как все будет в безопасности. Вы можете получить к нему доступ в любое время, в любом удобном для них месте. Подумайте о времени и усилиях, которые сэкономит ваша команда, если вы будете автоматически создавать резервные копии данных. Нет необходимости в ручной работе. Мы любим это слышать!

В заключение

Имея надежные системы PIM, компании должны перестать полагаться на устаревшие электронные таблицы Excel, которые создают неточные и противоречивые данные о продуктах. Такие инструменты, как Apimio , уже доступны на рынке, чтобы помочь компаниям электронной коммерции оптимизировать свои операции, получить доступ к данным о продуктах высочайшего качества с гарантированной безопасностью и целостностью данных.