7 шаблонов бюджета мероприятия для планирования финансов

Я уже говорил это раньше и скажу снова: я ненавижу электронные таблицы и ненавижу составление бюджета. Как мы все знаем, это неизбежное зло, поэтому, когда мне приходит время планировать бюджет, я полагаюсь на шаблоны и приложения, такие как Wally, которые помогают планировать мои расходы.

Если вы планируете мероприятия и хотите упростить процесс составления бюджета, вам нужен шаблон бюджета мероприятия. Шаблоны — отличный вариант для организаторов мероприятий, которые не могут позволить себе сложное программное обеспечение для составления бюджета и нуждаются в другом решении.

Я составил список из семи шаблонов бюджета мероприятия (сочетание электронных таблиц Excel и вариантов для печати), которые помогут вам спланировать свои расходы для большинства, если не для всех, ваших мероприятий.

Если ни один из этих шаблонов не является именно тем, что вы ищете, не бойтесь: я завершаю обзор кратким руководством по созданию собственного шаблона бюджета мероприятия.

Шаблоны перечислены в алфавитном порядке.

Шаблоны Excel

Эти шаблоны лучше всего подходят для организаторов мероприятий, которые хотят не только планировать расходы на мероприятия, но и визуализировать эти расходы с помощью инструментов электронных таблиц Excel. Шаблоны Excel предоставляют пользователям гораздо больше гибкости, чем распечатываемые бюджеты, что делает их идеальными для сложных мероприятий с несколькими движущимися частями.

• Официальный шаблон Microsoft Office 1
• Официальный шаблон Microsoft Office 2
• Рабочая тетрадь Smartsheet для бюджета мероприятия и рабочая таблица для планирования конференции
• Бюджет события Tidyform и шаблон диаграммы

Шаблоны для печати

Для планировщиков, предпочитающих работать на бумаге, эти шаблоны как раз то, что вам нужно. Они лучше всего подходят для небольших мероприятий без слишком большого количества движущихся частей и покрывают основные расходы, такие как место проведения, декорации и персонал.

• Таблица бюджета мероприятия FreebieFindingMom
• Руководство по планированию бюджета мероприятий
• Template.net Печатные шаблоны бюджета мероприятия

Создайте свой собственный шаблон бюджета мероприятия

Хотя эти семь шаблонов охватывают большинство основ, они не охватывают все основы. Если в этих перечисленных шаблонах нет всего, что вам нужно, вы можете создать свой собственный шаблон бюджета мероприятия с нуля в любом формате, который вы предпочитаете.

У Eventbrite есть подробное руководство, которое проведет вас через каждый этап разработки собственного бюджета мероприятия. Ниже я обобщил их шаги и раскрыл процесс, включив дополнительные указатели на то, на что следует обращать внимание при составлении бюджета мероприятия.

Шаг 1: Определите, на что вы рассчитываете в бюджете

В то время как большинство мероприятий имеют схожие расходы, такие как стоимость места проведения или системы регистрации гостей, другие, такие как безопасность дронов и другие модные функции, уникальны для каждого мероприятия. Преимущество составления собственного бюджета заключается в возможности организовать свои уникальные расходы любым удобным для вас способом.

Какие расходы следует учитывать при создании шаблона бюджета мероприятия?

• Место проведения и декорации
• Кейтеринг
• Кадровое обеспечение
• Маркетинг событий
• Командировочные расходы
• Аудио/видео оборудование
• Развлечения
• Разные сборы

Шаг 2. Определите свои фактические расходы

В вашем бюджете должен быть базовый уровень необходимых расходов, таких как место проведения, которые предшествуют добавлению каких-либо дополнительных удобств. Базовый план состоит из широких категорий, каждая из которых дополнена отдельными затратами.

Вот несколько примеров:

Место проведения:

• Аренда комнаты
• Страховой депозит
• Стоянка

СРЕДНИЙ:

• Проекторы
• Интернет/Wi-Fi
• Компьютерные колонки
• микрофоны
• Камеры

Кейтеринг:

• Бармены
• Серверы
• Еда
• Напитки

Маркетинг:

• Программное обеспечение для маркетинга в социальных сетях
• Печатные материалы и дизайнерские работы
• Программное обеспечение для управления регистрацией

Развлечения:

• Музыканты/диджей
• Гонорары спикеров
• Сопутствующие расходы на жилье и транспорт

Разнообразный:

• Декор места
• Места для сидения
• Дополнительный персонал мероприятия
• Налоги и сборы

Eventbrite рекомендует выделять расходы цветом, расходы на места проведения — красным, расходы на маркетинг — синим, транспортные расходы — зеленым и т. д. Это поможет вам держать свои финансы в порядке и легко найти то, что вам нужно.

Шаг 3. Спланируйте прогнозируемый доход

После того, как вы подсчитали свои расходы, пришло время спрогнозировать ваши доходы.

Большинство программ для управления мероприятиями могут отслеживать продажи билетов, в то время как другие отслеживают дополнительные источники дохода, такие как поставщики, спонсоры и доход от пожертвований. Если это не первое ваше мероприятие такого рода, вернитесь назад и сверьтесь с предыдущими общими доходами и электронными таблицами, чтобы составить свою оценку.

Планируя свой доход, обратите внимание на:

• Стоимость на одного посетителя по сравнению с заработанными долларами за регистрацию
• Тенденции в стоимости участия и стоимости регистрации по отношению друг к другу (они выросли или уменьшились?)
• Возможности проведения мероприятий, в том числе новые технологии, которые создают новые затраты, а также приносят новые доходы (пример: технология RFID)
• Подобные мероприятия и их доходность

Шаг 4: Планируйте неизвестные переменные

В любом бюджете вы хотите создать буфер для непредвиденных расходов, возникающих при планировании вашего мероприятия. Лучше перерасходовать бюджет и остаться с излишком средств, чем застрять в минусе до того, как вы получите какой-либо доход.

Советы по удержанию расходов в рамках установленного бюджета для создания этого буфера можно найти в этом видео от Event Planning Blueprint TV:

Шаг 5: Собираем все вместе

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация, пришло время составить бюджет вашего мероприятия.

Для пользователей Excel, вот краткое руководство о том, как создать простую таблицу бюджета, в которую вы можете включить все свои данные:

Для тех из вас, кто предпочитает ручку и бумагу, используйте один из приведенных выше шаблонов в качестве вдохновения и добавьте свои уникальные, необходимые переменные и разделы, чтобы создать всеобъемлющий, полностью индивидуальный бюджет.

Другие ресурсы по управлению событиями

Вместо того, чтобы удовлетворить ваши потребности, возможно, эти шаблоны заставили вас понять, что вам нужна система программного обеспечения для составления бюджета, которая поможет планировать ваши расходы. Ознакомьтесь с каталогом программного обеспечения Capterra для составления бюджета и обязательно используйте мощный инструмент фильтрации, который поможет вам найти именно то, что вам нужно.

Блог Capterra по организации мероприятий полон ресурсов и руководств, которые помогут вам провести идеальное мероприятие. Вот несколько для начала:

• 3 урока организации мероприятий от «художника катастроф»
• 5 метрик, которые определят рентабельность вашего мероприятия
• Бесплатные или доступные шаблоны программ мероприятий для мероприятий с ограниченным бюджетом
• 4 мобильных приложения для мероприятий, повышающих вовлеченность посетителей