6 советов по продуктивности и тайм-менеджменту для предпринимателей

Знаете ли вы главную черту успешных предпринимателей и владельцев бизнеса ?

Они безжалостно берегут свое время и сосредотачиваются на своих целях, одновременно выполняя несколько задач и добиваясь результатов .

Но ведение бизнеса означает, что вы не можете полностью избежать ежедневных административных и повторяющихся задач . Добавьте к этому постоянный поток телефонных звонков , обновлений в социальных сетях и уведомлений на смартфонах , и достижение максимальной производительности может показаться далекой мечтой.

Но это не невозможно.

В этой статье мы поделимся практическими и достижимыми методами управления временем для занятого предпринимателя , которые помогут вам сосредоточиться на наиболее приоритетных задачах, не теряя при этом контроля над повседневными операциями.

Важность навыков тайм-менеджмента для владельцев малого и среднего бизнеса

Как владелец малого и среднего бизнеса (SMB), вы носите множество обязанностей. Скорее всего, вы генеральный директор, директор по маркетингу, представитель службы поддержки клиентов — список можно продолжать.

Неудивительно, что средний владелец стартапа работает 50–70 часов в неделю .

Работа сверхурочно часто является частью раннего предпринимательства , но важно понимать, что у вас ограниченная физическая и умственная энергия. Ежедневное тушение пожара может показаться работой, но оно только истощает вашу энергию и отвлекает от наиболее важных стратегических задач.

Это неустойчиво, приводит к выгоранию и разрушает баланс между работой и личной жизнью .

Вот почему вы должны расставить приоритеты в своих требованиях, чтобы вы могли тратить свое время на работу «над» своим бизнесом, обеспечивая стратегическое направление, улучшая качество обслуживания клиентов и находя эффективные способы делегирования, автоматизации или устранения остальных задач для обеспечения безопасности вашего бизнеса. работает плавно.

Практические советы по тайм-менеджменту для занятых предпринимателей

Вы не можете улучшить то, что не измеряете. Прежде чем использовать какие-либо стратегии тайм-менеджмента , вы должны тщательно проанализировать свой распорядок дня и выяснить, на что вы тратите свое время.

Вы можете сделать это с помощью приложений для отслеживания времени или просто перечислить все, что вы делаете, в электронной таблице в конце дня . Данных за неделю должно быть достаточно, чтобы продемонстрировать ваши тенденции и помочь вам определить области для улучшения.

Получив это понимание, используйте следующие методы для оптимизации своей производительности.

1. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения приоритетности задач

Матрица Эйзенхауэра — один из самых популярных инструментов для расстановки приоритетов задач и эффективного управления временем.

Вот как это работает.

Возьмите все свои задачи и разбейте их на четыре квадранта.

Срочно и важно

Это наиболее важные бизнес-задачи, требующие вашего немедленного внимания: серьезная проблема с клиентом, ограниченная по времени коммерческая кампания или крайний срок проекта. Отдавайте им приоритет над всем остальным.

Важно, но не срочно

Это важные задачи, которые обычно способствуют долгосрочному состоянию вашего бизнеса: ежегодные встречи по планированию, приобретение новых навыков и инвестиции в лучшее программное обеспечение. Лучше всего запланировать их на подходящее время, а не откладывать на неопределенный срок.

Срочно, но не важно

Это оперативные и административные задачи, требующие низкой квалификации, которые имеют решающее значение для вашей повседневной деятельности, но могут быть легко делегированы .

Не срочно и не важно

Это отниматели времени, такие как прокрутка социальных сетей , бесполезные встречи или иерархические формальности, которые вам следует исключить из своей жизни.

В следующий раз, когда вы будете создавать список дел в начале рабочего дня , просмотрите его через эту матрицу, чтобы убедиться, что вы расставили приоритеты для наиболее важных задач , а остальные делегировали, запланировали или исключили.

2. Избавьтесь от отвлекающих факторов, используя технику «Помидора».

Мы не можем полностью отключиться от социальных сетей , электронной почты или взаимодействия на рабочем месте. Но мы можем организовать эти отвлекающие факторы так, чтобы они не влияли на нашу продуктивность.

Именно здесь так эффективна техника Помидора .

Техника Помидора — это стратегия управления временем , которая разбивает работу на целенаправленные интервалы, разделенные короткими перерывами.

Он состоит из следующего:

• Интервалы: каждый период работы называется Помидором и обычно длится 25 минут.
• Перерывы: Короткие перерывы (обычно 5 минут) следуют за каждым помидором.
• Сеты: после четырех Помидоров следует более длинный перерыв продолжительностью 20–30 минут.

Используйте перерывы, чтобы расслабиться, полистать страницы социальных сетей или заняться чем-нибудь, что обычно отвлекает вас от работы. Но оставайтесь полностью сосредоточенными во время рабочего периода.

Здесь нет жестких правил. Вы можете изменить продолжительность интервалов и перерывов в соответствии с тем, что лучше всего подходит для вас.

3. Освободите время с помощью автоматизации

Автоматизация бизнес-процессов и рабочих процессов — один из лучших способов освободить ваше время и повысить продуктивность. Именно здесь такой инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), как Act! может быть мощным программным обеспечением для управления временем для вашего бизнеса.

Вы можете использовать CRM для автоматизации рабочих процессов электронного маркетинга, привлечения потенциальных клиентов и управления клиентами . Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о клиентах в различные электронные таблицы и каждый день тратить часы на поиск нужных данных, используйте Act! организовать все на панели информации о клиентах.

Он предоставляет вам ценную информацию и позволяет вам тратить больше времени на принятие бизнес-решений на основе информации о клиентах, а не на управление электронными таблицами.

4. Сведите к минимуму встречи с асинхронным общением

Ежегодные собрания приводят к потерям производительности на сумму более 37 миллиардов долларов .

Что хуже? 55 процентов специалистов считают, что большинство встреч можно было бы провести по электронной почте.

Простое решение? Используйте инструменты асинхронной связи, такие как электронная почта, записи экрана, голосовые сообщения и инструменты управления проектами , чтобы более эффективно сотрудничать и экономить время . Назначайте встречи только тогда, когда нет лучшего варианта.

5. Создайте источник знаний для своей команды.

Вы владелец бизнеса , поэтому, естественно, вы лучше всех знаете о своем бизнесе и о том, как вы хотите, чтобы ваши сотрудники управляли им для вас.

Почему бы не превратить эту информацию в источник знаний с помощью видеозаписей, статей, руководств и стандартных рабочих процедур (СОП), которыми ваши сотрудники смогут пользоваться каждый раз, когда им понадобятся рекомендации? Это может со временем сэкономить вам тысячи часов и уменьшить зависимость вашей команды от вас.

6. Научитесь говорить «нет» (часто)

Сказать «нет» всему, что не соответствует вашим целям или видению, — это суперсила, которая нужна каждому владельцу бизнеса .

Стив Джобс прославился тем, что делал это в Apple. Но это также работает и для малого бизнеса, потому что ваша команда, инвесторы или деловые партнеры иногда могут попытаться втянуть вас в задачи, которые не стоят вашего времени.

Научитесь говорить «нет» чаще, чем «да», и вы будете гораздо более продуктивны, чем ваши конкуренты.

Создайте ежедневные привычки и распорядок дня, чтобы успевать больше

В конечном счете, ваша продуктивность как предпринимателя сводится к созданию продуктивного распорядка дня, который направляет ваш день.

Наличие рутины означает меньше неопределенности, отвлекающих факторов и сюрпризов. В результате вы можете сосредоточиться на долгосрочных целях и уделять больше времени работе «над» своим бизнесом.

Конечно, вам все равно придется время от времени погружаться в оперативные вопросы.

Но именно здесь расстановка приоритетов , делегирование и, самое главное, автоматизация задач помогут вам эффективно управлять временем .

Чтобы начать автоматизировать задачи и высвободить свое время, дайте Act! бесплатная 14-дневная пробная версия .