6 ключей к эффективному общению с советом директоров

Эффективная коммуникация с советом директоров внутри организации может означать разницу между превышением ожиданий акционеров и неспособностью достичь поставленных целей. К сожалению, большинство советов директоров и управленческих команд компаний не могут положительно повлиять на результаты бизнеса.

Исследование, проведенное международной консалтинговой фирмой McKinsey & Company, недавно показало, что 64 процента советов директоров оказали низкое или ниже среднего влияние на создание долгосрочной стоимости компании.

Что именно вызывает неэффективность совета директоров или управленческой команды? Двумя основными причинами являются ошибочные стратегии и назначение не тех людей на руководящие должности. Отсутствие четкой и своевременной коммуникации с советом директоров является еще одним ведущим фактором неэффективности совета.

Об огромной силе эффективного общения в совете директоров свидетельствует недавний пример из Facebook. По словам главного операционного директора Facebook Шерил Сандберг, генеральный директор Марк Цукерберг недавно повысил эффективность встреч в Facebook, внедрив две основные коммуникационные стратегии:

1) заблаговременная рассылка материалов участникам встречи и 2) постановка целей в начале каждой встречи.

Каковы другие предложения по улучшению связи с правлением? Ознакомьтесь с этими шестью предложениями:

1. Разработайте и доведите до сведения членов совета директоров определенную стратегию коммуникации

Лучший способ обеспечить долгосрочный успех совета директоров компании — начать с разработки сильной стратегии, а затем сообщить об этой стратегии всем членам совета директоров.

С самого начала разработайте определенную стратегию, чтобы дать совету директоров дорожную карту, которой нужно следовать. Для успеха крайне важно убедиться, что все члены правления находятся на одной волне.

При создании доски важно сообщать о целях, но не менее важно четко сообщать о текущих препятствиях и прошлых попытках решить эти проблемы. Это позволяет совету директоров избегать использования устаревших, неудачных стратегий.

Эффективные советы часто придумывают новые стратегии для решения любых проблем, с которыми они сталкиваются, а затем следят за тем, чтобы все участники понимали стратегию и то, что от них ожидается.

2. Определите и сообщите роли

Определение и информирование о ролях каждого члена правления представляет собой жизненно важную часть разработки стратегии правления для продвижения вперед. Эффективному совету директоров нужен сильный лидер, обычно генеральный директор или главный операционный директор, чтобы гарантировать, что совет обладает всем необходимым для достижения наилучших шансов на успех.

Совет также включает в себя другие роли, включая финансового директора (CFO), секретаря и любых других подчиненных, которые могут подпадать под руководство вышеупомянутых должностей.

Расскажите о роли каждого члена правления. Например, финансовый директор занимается большинством финансовых вопросов компании и обладает исключительными знаниями о финансовой осуществимости конкретной стратегии.

Однако окончательное решение о продолжении проекта или отказе от него принимает генеральный директор. Секретарь ведет все протоколы собраний и поддерживает документы и записи корпорации, следя за тем, чтобы совет директоров имел доступ к информации, необходимой ему при разработке новых стратегий или принятии важных решений.

Таким образом, убедившись, что все члены правления понимают, что от них ожидается, можно предотвратить неправильное понимание того, кто несет ответственность за конкретные задачи.

3. Создайте команду профессионалов, обладающих исключительными навыками общения

Создание совета директоров или управленческой команды не заканчивается назначением генеральным директором или главным операционным директором наиболее квалифицированных специалистов на каждую должность. Они также должны убедиться, что каждый человек может эффективно работать с другими членами правления и общаться четко и кратко.

Наиболее эффективные советы работают в атмосфере уважения и открытого общения между членами совета. Это означает, что члены совета директоров уважают мнение своих коллег по совету и принимают окончательное решение, принятое генеральным директором или главным операционным директором.

CEO и COO также должны искать людей, чьи стили работы, в том числе их стили общения, дополняют друг друга.

Способность хорошо работать вместе может иметь большое значение для общей сплоченности совета и даже способствовать большему успеху, поскольку объединенный совет часто достигает гораздо большего, чем совет, полный распрей, нерешительности и отсутствия четкого общения.

4. Выберите правильные средства связи с доской

В конечном счете, сами каналы связи создают или разрушают эффективность правления или управленческой команды, особенно для советов, члены команды которых часто находятся вдали от зала заседаний.

Без надежных методов коммуникации стратегия компании часто превращается в череду упущенных возможностей и ошибок.

Использование онлайн-инструментов для совместной работы, таких как TextMagic, представляет собой один из способов предотвращения этого типа коммуникативного барьера. Согласно тематическому исследованию Loomion AG, решение для обмена текстовыми сообщениями обеспечило лучшую коммуникацию между членами совета директоров, что позволило лучше управлять стратегией совета в целом.

5. Задавайте вопросы, а не предполагайте

Лучшие руководители и члены совета директоров задают вопросы друг другу, особенно если во время обсуждения возникает путаница. Однако иногда генеральный директор или другие члены совета директоров не решаются задать важные вопросы, которые могли бы внести ясность в ситуацию, что может привести к коммуникативному кризису.

Генеральные директора и руководители управленческих групп, которые задают вопросы, кажутся смелыми и профессиональными, что, в свою очередь, побуждает других делать то же самое. В дополнение к более быстрому вводу всех в курс дела, задавание вопросов также помогает выявить любые недостатки в плане или стратегии до того, как они станут слишком большими.

6. Документируйте любые изменения и сообщайте об изменениях всем участникам

Когда совет собирается, любые изменения, внесенные советом в текущую стратегию, требуют надлежащего документирования и распространения. Невыполнение этого требования часто приводит к путанице, поскольку все пытаются найти одну и ту же страницу.

Такие инструменты, как матрицы ответственности и журналы изменений, могут помочь отслеживать любые изменения, обсуждаемые во время совещаний или посредством других сообщений, таких как текст.

Кроме того, надлежащее документирование изменений в стратегии облегчает информирование об этих изменениях сотрудников компании. Чаще всего сотрудники компании не имеют ни малейшего представления о каких-либо дискуссиях, которые ведутся за дверью зала заседаний.

Отслеживание обсуждаемых изменений и информирование об этих изменениях сотрудников позволяет компании работать как более сплоченное целое.

Советы директоров часто считают важным иметь жизнеспособное решение для обеспечения беспрепятственного общения членов совета директоров между различными членами команды. Гибкий и надежный способ информирования членов совета директоров о любых изменениях, будь то в офисе или за его пределами, помогает обеспечить больший успех, поскольку совет придерживается своей стратегии.

Учитывая изменчивый характер современных рынков, эффективные советы обладают способностью быстро адаптироваться и оставаться в курсе последних событий, используя эффективные стратегии и методы коммуникации.