3 ключевых рекомендации по сбору коллекций B2B

Коллекции для бизнеса (B2B) могут быть сложными.

При правильном управлении коллекции не только улучшат ваш денежный поток , но и помогут сохранить отношения с клиентами .

Это также может способствовать созданию вашей репутации поддерживающего и профессионального поставщика на вашем рынке.

Ниже приведен краткий обзор лучших практик для коллекций B2B, основанный на нашем опыте и знаниях.

Лучшая практика 1: помните о B2B

Клиентам B2B часто требуются гибкие и индивидуальные варианты оплаты для удовлетворения их сложных бизнес-потребностей. И в отличие от их коллег из бизнеса для потребителя (B2C ), может потребоваться гораздо больше времени и усилий, чтобы привлечь и подключить новых клиентов B2B.

Следование передовым методам работы с дебиторской задолженностью поможет вам сохранить хорошую репутацию и сохранить отношения в сфере B2B.

Что такое дебиторская задолженность (AR)?

Дебиторская задолженность (AR) — это деньги, причитающиеся бизнесу или физическому лицу за уже поставленные услуги или продукты.

Теоретически это может включать счет, который не оплачивается немедленно. На практике это обычно применяется только к просроченным платежам, просроченным платежам или кредитам, предоставленным в рамках более сложных или долгосрочных планов платежей.

Что такое управление дебиторской задолженностью?

Управление дебиторской задолженностью — это процесс управления платежами, причитающимися бизнесу.

Это включает в себя то, как счета-фактуры и другие просроченные счета регистрируются, выдаются, обрабатываются, отслеживаются и отслеживаются.

Это также включает в себя другие проблемы с платежами, такие как просроченные платежи или непредвиденные расходы, связанные с вашими услугами, а также общение с клиентами и сбор платежей.

Предприятия все чаще предпочитают отдавать управление A/R на аутсорсинг из-за громоздких ручных задач, которые утомляют команды и отвлекают внимание от инноваций.

Отличается ли управление счетами B2B от управления дебиторской задолженностью B2C?

Характер бизнеса B2B означает, что оборотный капитал и условия оплаты часто требуют тщательного планирования, более длительных бизнес-циклов и специально структурированных кредитных систем.

Из-за этих условий пожизненная ценность клиента B2B, вероятно, будет намного выше, чем у потребителя массового рынка. Это означает, что вы должны с уважением относиться к различным потребностям клиентов B2B.

Организация продажи — это одно, но развитие и поддержание этих отношений с клиентами требует сосредоточения внимания на клиентском опыте от «кнопки покупки» до выставления счета и за его пределами.

Мир B2B невелик, и компании часто разговаривают. Если лишь несколько лиц, принимающих решения, негативно воспримут вашу политику сбора платежей или процесс сбора платежей, вы можете обнаружить, что ваш бизнес приобретает репутацию компании, с которой трудно вести дела.

Лучшая практика 2. Общайтесь четко

Четкое информирование о вашей учетной записи и процессе оплаты должно быть главным приоритетом управления учетными записями B2B.

Будьте точны, но откровенны в своих сообщениях. Если важная информация о сроках оплаты, штрафах за просрочку платежа и процессе взыскания указана на юридическом жаргоне в ваших контрактах мелким шрифтом, она, скорее всего, будет упущена.

Все условия платежа, крайние сроки и последующие шаги по просроченному платежу должны быть четко перечислены и доступны для вашего клиента.

Обязательно упомяните эти детали устно или в других сообщениях в начале отношений и укажите, где их можно найти. Это может даже быть встроено в процесс автоматического напоминания.

Рекомендация 3. Следуйте последовательным шагам по сбору данных

Однако, если ваш клиент своевременно не заплатил или не ответил по обычным каналам связи, необходимо предпринять следующие шаги.

6 шагов для лучшей практики взыскания дебиторской задолженности

1. Основные первые вопросы, которые должен задать себе ваш бизнес

В начале процесса принятия решения рассмотрите следующий контрольный список:

• Был ли счет отправлен правильному лицу и правильному лицу?
• Вы пытались связаться с владельцем бизнеса напрямую?
• Был ли получен первоначальный ответ?
• Есть ли закономерность в их просроченных счетах?

• Является ли это особенно напряженным периодом для отрасли или компании клиента?
• Есть ли альтернативный план оплаты, который вы можете им предложить?

2. Другие каналы связи

Во многих странах B2B и коммерческие коммуникации регулируются иначе, чем B2C.

Например, в США Закон о справедливой практике взыскания долга (FDCPA) ограничивает методы взыскания долга потребителями, такие как повторные звонки, звонки на работу или раскрытие информации о долге третьим лицам.

Однако в коммерческом мире предприятия могут связываться с несколькими людьми в одной компании с частыми звонками и использовать пропущенные трассировщики.

Что такое пропуск трассировки?

Пропускное отслеживание (также известное как отслеживание должников ) — это отслеживание информации о должниках, которые «пропустили город».

Использование службы отслеживания пропусков помогает усилиям по сбору платежей, выполняя трудоемкую работу по исследованию и сбору информации, необходимой до контакта с определенными клиентами.

3. Письмо-требование

Если ваши стандартные запросы игнорируются в течение длительного периода времени, рассмотрите возможность отправки письма с требованием.

Что такое претензионное письмо?

Письма-требования — это документы, обычно написанные юристами от имени организации. Они направлены на разрешение платежа или другого рода споров между предприятиями (нарушение контракта, нарушение условий и т. д.).

Письма-требования являются одновременно и первым шагом к судебному иску, и попыткой предотвратить его.

Они детализируют спор и создают документальный след, который можно использовать в качестве доказательства позже, если это необходимо.

Через какое время вы должны отправить письмо-требование?

Это зависит от бизнеса и конкретных отношений с клиентом. Если вы отправите письмо слишком рано, это может повлиять на ваши будущие отношения с клиентом.

В качестве общей передовой практики мы предлагаем подождать в течение четко определенного периода времени, т. е. 30, 60 или 90 дней, прежде чем отправлять письмо-требование.

4. Взыскание задолженности

Если ваши усилия по сбору платежей по-прежнему терпят неудачу, найм специализированного агентства по сбору платежей B2B является логичным следующим шагом для многих предприятий.

Многие предпочитают их опыт, поскольку они с большей вероятностью лучше понимают характер аккаунта и вовлеченных клиентов, чем те, кто ориентирован на потребительские аккаунты.

В случае успеха этот маршрут может решить спор и сэкономить вам и вашему клиенту время в суде.

5. Судебные разбирательства

Подумайте о том, чтобы обратиться в суд только после того, как все другие попытки потерпели неудачу, и вы уверены в положительном исходе дела.

Проигрыш дела может не только дорого обойтись, но и повлиять на вероятность того, что другие потенциальные клиенты будут пользоваться вашими продуктами или услугами.

6. Сократите свои потери?

Наем юридической фирмы может быть дорогим и отнимать драгоценное время. Избежать заблуждения о невозвратных затратах непросто.

Если взыскание долга кажется маловероятным, внутренние усилия потребляют слишком много ресурсов компании или урегулирование будет меньше, чем ваши судебные издержки, возможно, настало время для бизнеса списать долг.

Отказаться — сложное решение, но это означает, что вы можете потратить больше ресурсов на клиентов, которые имеют значение.

Вывод

Управление процессом сбора — это нежелательные накладные расходы, которые истощают ресурсы компании.

Следование нашим рекомендациям по подбору коллекций B2B может помочь свести эти усилия к минимуму.

Четкое информирование о ваших условиях и согласование с процессами ваших клиентов имеет важное значение. Дневники и документированные последующие действия помогут вам сохранить профессиональный подход, хорошие отношения и денежный поток.

Это очень важно, потому что коллекции B2B отличаются от потребительских коллекций. Существует относительно небольшой пул клиентов B2B, и у них есть уникальные методы выставления счетов и кредитования.

Эти пункты не только помогут вам эффективно справляться с делами о взыскании долгов, но и снизят вероятность их возникновения.

Установление четких параметров и процессов, вероятно, приведет к долгосрочным отношениям с вашими клиентами.