3 тренда в организации мероприятий в 2018 году, о которых вам нужно знать

2017 год принес нам много нового. Твиттер увеличил количество символов до 280, осталось всего десять лет, чтобы обратить вспять паралич, а теория относительности Эйнштейна оказалась верной.

Хорошо быть в курсе текущих событий, но еще лучше подготовиться к тому, как они повлияют на вас в будущем. Удача сопутствует подготовленным, особенно подготовленным организаторам мероприятий, которые знают, что происходит в их отрасли.

Я выделил три основные тенденции, влияющие на индустрию организации мероприятий, включая новые технологии и изменения на рынке. Эти тенденции повлияют на то, как вы проводите свои мероприятия, как вы тратите свои деньги (будь то на программное обеспечение для управления мероприятиями или какие-то другие новые технологии) и сколько мероприятий вы проведете.

Вот три ключевые тенденции управления событиями, о которых вам нужно помнить в 2018 году.

1. Использование дронов для съемок и безопасности

Видео теперь оживляет события, как никогда раньше, благодаря новым технологиям и возможностям, таким как 360-градусное видео и прямая трансляция через основные сайты социальных сетей. Дроны дают организаторам мероприятий и посетителям возможность записывать и транслировать действие с новых высот и точек зрения.

Дрон летает на мероприятиях

Дроны не только идеально подходят для трансляции вашего мероприятия, но и дают вам возможность обеспечить дополнительную безопасность:

Дроны стали активом общественной безопасности , особенно с помощью технологий оперативной разведки (OI), таких как Mission Insight, для повышения ситуационной осведомленности в общем воздушном пространстве. Они регулярно используются для проведения поисково-спасательных операций, осмотра места преступления, наблюдения и управления особыми событиями. Крупные мероприятия, такие как недавняя инаугурация президента или предстоящий Суперкубок, требуют интенсивных мер безопасности, которые обеспечивают беспилотники.

Конечно, если в 2018 году вы присоединитесь к моде дронов, вам нужно знать законы, регулирующие их использование. Законы варьируются от штата к штату, однако есть несколько универсальных правил, которые вы должны помнить, если хотите использовать дроны на своих мероприятиях, согласно «Узнай перед полетом»:

Требования к удаленному пилоту:

• Должно быть не менее 16 лет
• Должен иметь сертификат пилота-внешнего пилота с небольшим рейтингом UAS или находиться под непосредственным наблюдением лица, имеющего сертификат пилота-внешнего пилота.
• Должен пройти соответствующую проверку Управления транспортной безопасности (TSA).

Требования УАС:

• Должен весить менее 55 фунтов.
• Должен пройти предполетную проверку командиром дистанционного пилота (он же вы или лицо, руководящее операцией)

После того, как вы соблюдаете правила, регулирующие коммерческое использование дронов, наслаждайтесь использованием этой новой технологии для съемки вашего мероприятия и обеспечения его безопасности, как никогда раньше.

2. Проведение мероприятий в режиме реального времени

Maximillion назвал краудшейпинг одной из главных тенденций в области организации мероприятий, которая изменит индустрию на долгие годы.

Представьте, что у вас есть возможность изменять такие переменные, как жанр музыки, температуру в помещении и громкость музыки, на месте, в зависимости от настроения ваших гостей. Crowdshaping дает организаторам мероприятий эту возможность за счет использования смартфонов и носимых устройств, которые собирают эти данные в режиме реального времени.

Использование приложений для регистрации, которые позволяют пользователям входить в систему через свои учетные записи в социальных сетях, дает вам представление о предпочтениях ваших гостей, а также дополнительные запросы с помощью мобильных опросов в реальном времени и GPS-локации. Используя эту информацию, вы можете организовать мероприятие для своей аудитории в режиме реального времени. В помещении слишком жарко? Вы можете спросить и узнать в любой момент. Музыка слишком громкая или не нравится вашим гостям? Технология Crowdshaping дает вам знать.

Эта технология имела доказанный успех в 2014 году, когда она дебютировала на SXSW с «Биореактивным концертом» Pepsi.

Биореактивный концерт через Pepsi

На этом концерте использовался интерактивный браслет для измерения движения толпы, чтобы узнать, какая музыка заставляет их двигаться, температуру гостей, чтобы определить, должен ли термостат отключаться, и не слишком ли громко для гостей был уровень громкости.

Три года спустя эта технология предназначена не только для крупных игроков, таких как Pepsi, и организаторам мероприятий, стремящимся привлечь внимание публики, не всегда нужно раздавать браслеты. Гости приносят свои смартфоны и смарт-часы, предоставляя все технологии, необходимые для сбора информации о вашем мероприятии.

3. Расходы на поездки растут

Расходы на поездки растут, согласно отчету о будущих тенденциях проведения встреч и мероприятий за 2018 год, подготовленному подразделением Carlson Wagonlit Travel Meetings and Events:

Затраты растут на ключевых рынках M&E во всем мире. Ожидается, что в наступающем году рост числа отелей составит 3,7%, а стоимость авиабилетов — 3,5%, и эта тенденция, вероятно, сохранится. — Синди Фишер, старший вице-президент и глобальный руководитель CWT M&E

Это повышение цен усложняет организаторам мероприятий привлечение гостей на мероприятия, особенно если эти мероприятия требуют длительных поездок.

Чтобы бороться с этим увеличением, существуют советы и приемы, которые помогут вам и вашим гостям не переплачивать за авиабилеты и проживание в отелях. Некоторые приемы включают в себя выбор нетрадиционных мест для проведения мероприятий, постоянную проверку стоимости авиабилетов с помощью браузеров в режиме инкогнито, чтобы авиакомпании не отслеживали ваши поиски с помощью файлов cookie (и установку тарифов на основе этих поисков), а также использование приложений для поиска рейсов, таких как Skiplagged, и сайтов поиска отелей, таких как Каяк.

Не забудьте сообщить своим гостям об этих лайфхаках и хитростях при планировании мероприятий, чтобы не потерять участников из-за затрат.

Другие полезные руководства для организаторов мероприятий

Мы стремимся, чтобы блог Capterra по управлению событиями был в курсе всего, что вам нужно знать об отрасли, особенно практических руководств по управлению событиями для новых практик и технологий.

Если вам понравилась эта статья о тенденциях, обязательно ознакомьтесь с другими нашими практическими руководствами, чтобы узнать, как применять ранее рассмотренные тенденции в области управления мероприятиями:

• Как использовать Snapchat для событийного маркетинга
• Полное руководство по развитию отношений на ваших сетевых мероприятиях
• Как райдшеринг сэкономит вам тысячи на следующем мероприятии
• 4 способа использования технологии iBeacon на вашем мероприятии