10 шаблонов писем, которые помогут вам извиниться за поздний ответ

Не будьте слишком строги к себе, если вы иногда забываете сразу же отвечать на свои электронные письма.

Всем известно, что жизнь становится беспокойной, но когда дело доходит до профессиональных электронных писем, полученных от коллеги или клиента, в какой-то момент вам придется признать свое опоздание.

Не каждая компания может поддерживать асинхронную связь, особенно если вы работаете напрямую с клиентами или внешними поставщиками.

Так что, если вы привязаны к электронной почте, есть способ написать поздний ответ искренне и тактично. Если вы только что вспомнили электронное письмо, которое отложили на прошлой неделе (или в прошлом месяце!), постарайтесь не волноваться. Вот несколько шаблонов электронных писем, которые вы можете использовать, чтобы извиниться за поздний ответ.

1. Объясните, что вы заняты
2. Покажи свою заботу
3. Сообщение плохих новостей
4. Заранее извиниться
5. Не извиняйся

«Извинения за поздний ответ; Я был занят с Х»

Если вы получили электронное письмо от коллеги — даже вышестоящего — или важного клиента, нет необходимости увольняться с работы, чтобы избежать неловкости позднего ответа. Даже если вы забыли отправить срочный документ или предоставить столь необходимую информацию, лучше поздно, чем никогда. Если в проекте было несколько движущихся частей, и в процессе перетасовки электронное письмо слишком долго откладывалось или о нем забывали, признайтесь и попробуйте одно из следующих действий:

Мои извинения за поздний ответ. Я был занят поиском запрошенных вами [документов, данных, файлов и т. д.], и ваше сообщение затерялось в перетасовке. Наконец-то все подключено. Пожалуйста, дайте мне знать, если я что-то пропустил.

Извините за задержку ответа. Наш [вставьте должность коллеги или начальника] был в дороге на этой неделе, и я хотел бы еще раз взглянуть на запрошенные вами документы, чтобы убедиться, что качество на высшем уровне. Я свяжусь с вами, когда он вернется на следующей неделе. Извините, что так поздно к вам. Проект занял у меня немного больше времени, чем я ожидал, и я хотел убедиться, что отправляю вам его лучшую версию. Теперь он прикреплен. Обещаю, такого больше не повторится!

Чтобы ускорить процесс, ответьте напрямую в более синхронном инструменте, таком как общая платформа обмена сообщениями. Это гарантирует, что ответ попадет прямо в их руки и не останется незамеченным.

"Извините за мой поздний ответ; Как дела с Х?»

Если вы получили дружеское электронное письмо от коллеги или клиента, которого вы цените, и забыли ответить, рассмотрите возможность извиниться, показав ему, что вы заботитесь о нем, и продолжите отношения. Вместо того, чтобы просто извиняться и бессвязно рассказывать о том, почему вы не ответили раньше, подумайте о чем-то конкретном, что они вам сказали, или о чем-то, что они хотели бы показать, что вы заботитесь об их интересах. Попробуйте один из них:

Спасибо за вашу вдумчивую заметку несколько [дней, недель, месяцев] назад. С моей стороны дела были беспокойными, но я все равно хотел бы наверстать упущенное. Вы все еще [работаете над проектом Х/запускаете кампанию Х/отправляетесь в поездку в Х]? Не могу дождаться, чтобы услышать больше об этом, когда мы встретимся.

Извините за радиомолчание — в [компании] много чего происходит. Если у вас есть время на этой неделе, я хотел бы [выпить кофе, позвонить по телефону] и узнать о вашем [проекте, инициативе, рекламной акции, поездке]. Не могу дождаться, чтобы поговорить больше в ближайшее время!

Хотел бы я отправить это вам раньше, но поздравляю с [рекламой, успешной кампанией, запуском нового продукта и т. д.]! Я хотел бы пригласить вас на [кофе, обед, напитки], чтобы отпраздновать. Какое хорошее время на этой неделе?

«Я надеялся ответить раньше, но боюсь, что у меня плохие новости»

Возможно, ваша прокрастинация на самом деле была тайной надеждой на то, что ситуация растворится в эфире, и вам вообще никогда не придется отвечать. Иногда электронное письмо без ответа требует ответа, на который у вас не хватает смелости ответить. Либо вы должны сказать кому-то, что проект развалился, либо сообщить соискателю, что вакансия занята кем-то другим. В любом случае, плохие новости должны быть сообщены, и они должны быть сообщены вами. Если вы оставили кого-то в напряжении, а теперь должны его подвести, вот как это сделать вежливо:

Извините за задержку ответа. Я надеялся ответить раньше, но боюсь, у меня плохие новости. [Вы не получили работу/Мы решили не доводить проект X до конца]. Тем не менее, я возлагал большие надежды на то, чтобы [ввести вас в жизнь/увидеть, как этот проект воплощается в жизнь], и поэтому я обязательно буду иметь вас в виду, если что-то изменится в ближайшем будущем. Большое спасибо за ваше терпение, и я надеюсь, что наши пути снова пересекутся.

Извините за поздний ответ — с моей стороны наконец-то все утряслось. К сожалению, с тех пор, как мы в последний раз разговаривали, компания решила [выйти с другим агентством, приложить усилия внутри компании, отложить найм на эту роль]. Мы очень ценим возможность поговорить с вами и узнать, как вы можете помочь нам с проектом X. Я хотел бы поддерживать связь, если в будущем представится еще одна возможность.

Мои искренние извинения за медленный ответ. Надеюсь, с момента нашего последнего разговора у вас все было хорошо! Подумав, наша команда не думает, что это сработает для текущей [роль, проект] — мы ищем [кого-то, кто может прийти в офис, агентство, которое может разместить X]. Однако у нас есть [свобода для роли Х, потребность в услуге Х]. Это то, что вы готовы исследовать вместе с нами?

Заранее извиниться

Если вы получили электронное письмо, но знаете, что вам потребуется некоторое время, чтобы дать надлежащий ответ или предоставить некоторую запрошенную информацию, было бы разумно заранее извиниться. Попробуйте такой ответ:

Я просто хотел подтвердить получение вашего письма. [Правильный ответ/предоставление того, что вы просили], может занять некоторое время, и я приношу извинения за это. Пожалуйста, потерпите меня, и я свяжусь с вами, как только смогу.

Такая проактивная честность продвинет вас далеко вперед.

Может быть, вам не нужно говорить, что вам жаль

Конечно, не каждый поздний ответ на электронное письмо требует извинений. Если случайный знакомый обратился в сеть, но вы были слишком заняты более срочными делами, чтобы ответить, возможно, вам не нужно извиняться. Поблагодарить отправителя за то, что он связался и выразил заинтересованность в подключении, достаточно, если вы отвечаете через несколько дней или даже недель. Вам даже может сойти с рук признание прошедшего времени, что-то вроде:

Большое спасибо за обращение несколько недель назад! Если вы все еще заинтересованы в общении за чашечкой кофе, я доступен по вторникам и четвергам вечером. Кто-нибудь из них работает на вас? Не могу дождаться, чтобы услышать о вашем [текущем проекте/должности/компании], когда мы встретимся.

Попробуйте корпоративную электронную почту Titan!

Доверие – это все для малого бизнеса. Если вы обращаетесь к потенциальным клиентам и клиентам с бесплатным адресом электронной почты для вашего бизнеса, вы выглядите как любитель. Используйте эти шаблоны электронной почты и заставьте Titan работать на вас.