Cum să scrieți o propunere în 10 pași simpli [șabloane incluse]

Ce este o propunere?

O propunere este un document care conturează un proiect sau un serviciu pentru a clarifica detaliile și pentru a obține acordul tuturor părților implicate. Propunerile includ de obicei abordarea generală a serviciilor, termene importante și livrabile cheie.

Pentru cele mai bune rezultate, utilizați un software de propunere în loc de un PDF. În acest fel, veți obține funcții importante pentru vânzări, cum ar fi semnăturile electronice, controlul mărcii și conținutului și vizibilitate deplină asupra activității de vizionare a clientului.

Cele 9 părți importante ale unei propuneri

Există multe moduri diferite de a structura o propunere. Prin cercetarea noastră a propunerilor de succes, am descoperit că documentele câștigătoare includ de obicei aceste secțiuni cheie:

1. Coperta

2. Rezumat

3. Abordare

4. Despre noi

5. Produse livrate

6. Prețuri

7. Termeni si conditii

8. Studii de caz (sau dovezi sociale)

Fiecare propunere poate denumi aceste secțiuni cheie în mod diferit sau le poate pune într-o ordine diferită.

Indiferent de secțiunile pe care le alegeți, asigurați-vă că includeți un cuprins. Dacă utilizați Proposify, cuprinsul este afișat automat în partea stângă, astfel încât clienții să poată face clic cu ușurință pentru a revizui din nou diferite secțiuni. După cum vă puteți imagina, secțiunea de prețuri este adesea vizualizată de câteva ori înainte de a lua o decizie.

Propuneri vs rapoarte

În timp ce o propunere este folosită pentru a prezenta un nou proiect sau serviciu (fie către un client, fie intern către șeful dvs.), un raport este conceput pentru a împărtăși detalii despre un proiect care a avut deja loc. Utilizați rapoarte pentru a audita operațiunile de afaceri sau pentru a împărtăși succesul unei campanii de marketing.

Cum să scrii o propunere în 10 pași simpli

Urmați procesul nostru pas cu pas, pe măsură ce folosim șablonul de propunere publicitară . În timp ce conținutul exemplelor este specific publicității, acest șablon poate fi ajustat cu ușurință pentru a se potrivi cu orice industrie sau tip de proiect.

Pasul 1. Descoperiți nevoile și cerințele

Nu poți scrie o propunere grozavă fără un pitch grozav.

Fă-ți timp pentru a înțelege de ce are nevoie clientul tău, care sunt obiectivele lui, de ce îi preocupă și de ce rezultate îi pasă cel mai mult.

Dacă prezentați un proiect intern, asigurați-vă că discutați cu diferite părți interesate și membri ai echipei dvs.

Sfaturi pentru descoperire:

• În timpul sesiunilor de descoperire, adresați întrebările adecvate pentru a afla dacă clientul merită timpul dvs. Se potrivesc profilului tău ideal de client? Sunt gata să implementeze soluția dvs.? Stabiliți criterii pentru a determina dacă acest prospect este gata să primească chiar și o propunere pentru dvs. Și asigurați-vă că vă actualizați criteriile în timp pe măsură ce aflați mai multe despre clientul dvs. ideal.

• Descoperiți și gestionați în mod proactiv obiecțiile. Întrebați clientul despre orice îngrijorări, ezitări sau momente în care au mai fost arse de furnizorii de servicii. În acest fel, știți exact ce puncte să acoperiți în propunerea dvs.

• Obțineți acordul verbal de la client cu privire la prezentarea dvs. și abordați-l înainte de a o pune în scris cu o propunere.

Pasul 2. Creați pagina de copertă

Începeți redactarea propunerii dvs. cu o pagină de copertă convingătoare (cunoscută și sub denumirea de pagina de titlu). Imaginile și stilul sunt în centrul atenției aici – până la urmă este prima ta impresie. În ceea ce privește textul, aveți nevoie doar de un titlu al propunerii și de detalii cheie, cum ar fi numele companiei dvs., numele clientului, data și informațiile dvs. de contact.

Exemplul nostru de propunere prezintă un design luminos, îndrăzneț și toate detaliile de care aveți nevoie. Nu există „un singur mod” de a face acest lucru corect, atâta timp cât urmați regulile mărcii dvs.

Sfaturi pentru crearea paginilor de copertă:

• Oferă proiectului tău un titlu bazat pe rezultate, care va pune imediat în perspectivă întreaga prezentare și investiție.

• Asigurați-vă că alegeți un șablon de propunere care se potrivește cu stilul mărcii dvs., deoarece va fi ușor să schimbați culorile și textul mai târziu.

Pasul 3. Scrieți scrisoarea de intenție

Acum este timpul să vă scrieți scrisoarea de intenție. Aceasta este una dintre cele mai provocatoare secțiuni de propuneri de scris, deoarece stabilește cu adevărat tonul pentru restul pitch-ului tău.

Scrisoarea de intenție (cunoscută și sub numele de rezumatul executiv) ar trebui să facă mai mult decât să ofere o imagine de ansamblu. Această secțiune trebuie să fie suficient de convingătoare pentru a-ți convinge clientul să citească restul propunerii.

Apelați la dorințele lor, atingeți punctele lor cheie de durere și faceți-i entuziasmați de transformarea pe care o puteți oferi. Asigurați-vă că creați mesaje convingătoare și relevante, special pentru fiecare cumpărător individual.

Sfaturi pentru scrierea scrisorilor de intenție:

• Asigurați-vă că copia este pe marcă. Asta ar putea însemna amuzant și ireverent sau serios și formal.

• Pune accent pe rezultatul serviciului, fie că este vorba de achiziție de clienți, siguranță îmbunătățită a instalației sau un eveniment memorabil.

Pasul 4. Creați o biografie a companiei

Înainte de a trece la abordarea proiectului și stabilirea prețurilor, este inteligent să-i spuneți potențialului client câte ceva despre compania dvs.

Această secțiune poate include informații de bază, cum ar fi data înființării și nișa pe care vă concentrați, precum și drepturi de lăudare a întreprinderilor mici, cum ar fi premii, rezultate medii sau acoperire a publicului.

Dacă acesta este un pitch intern, puteți scrie despre echipa dvs. în loc de întreaga companie.

În exemplul nostru de propunere, există o pagină pentru biografia unei companii și o pagină pentru statisticile companiei care contează pentru potențialul client.

Sfaturi pentru scrierea biografiilor companiei:

• Chiar dacă această secțiune este despre tine, găsește modalități de a o face despre clientul tău potențial. Includeți detaliile companiei care arată că le puteți obține rezultatele pe care le caută.

• Fii creativ. În loc de doar un zid de text, poți folosi pictograme sau statistici pentru a arăta cine ești?

• Asigurați-vă că salvați această secțiune ca șablon pentru a o reutiliza pentru propuneri viitoare. Nu trebuie să modificați acest lucru pentru fiecare client, dar poate doriți să creați biografii de companie ușor diferite pentru servicii diferite (dacă oferiți servicii foarte diferite).

Pasul 5. Adăugați dovada socială

Vă recomandăm să includeți dovada socială imediat după secțiunea bio a companiei. În acest fel, folosești cuvintele clienților tăi anteriori pentru a susține lucrurile frumoase pe care tocmai le-ai spus despre tine.

Dovada socială poate fi mărturii, mini studii de caz, recenzii și medii de rating cu stele.

Dacă desfășurați lucrări creative sau de construcție, este posibil să doriți să includeți și câteva mostre de portofoliu.

Sfaturi pentru utilizarea dovezii sociale:

• Potriviți mărturia sau recenzia cu prezentarea. Aveți o bancă de mărturii din care să alegeți, astfel încât să le puteți alege întotdeauna pe cele mai relevante.

• Fii concis. Poate doriți să tăiați sau să editați mărturiile lungi, astfel încât fiecare să aibă mai puțin de 50 de cuvinte. În caz contrar, clienții potențiali s-ar putea să nu le citească.

• Continuați să colectați în mod proactiv dovezi sociale. Cereți clienților fericiți să scrie o mărturie sau să vă evalueze online

Pasul 6. Subliniați abordarea de bază

Acum este timpul să vă vindeți serviciile. Creați o secțiune de abordare pentru a prezenta ceea ce doriți să oferiți clientului.

Există atât de multe moduri diferite de a scrie această secțiune, deoarece depinde cu adevărat de ceea ce prezentați. Puteți împărți munca în categorii cu puncte sau descrieri pentru fiecare categorie. Sau, puteți scrie câteva paragrafe care descriu soluția propusă și de ce credeți că este cea mai potrivită pentru client.

Sfaturi pentru scrierea secțiunilor de abordare:

• Vă recomandăm să acordați acestei secțiuni un nume unic, cum ar fi Calea proiectului , Planul nostru sau Să trecem la muncă .

• Întărește-l cu detalii suplimentare. Puteți include o listă de rezultate, o defalcare mai detaliată a domeniului de aplicare a serviciilor sau o ilustrare a cronologiei cu repere importante.

  

• Dacă nu aveți opțiuni de pachet și există un singur preț listat, atunci această secțiune ar trebui să fie foarte detaliată. Dacă există opțiuni de preț și servicii, atunci această secțiune va fi mai simplă, iar următoarea secțiune va avea defalcările serviciului (opțiuni pe pachet).

Pasul 7. Creați un tabel de prețuri

Când scrieți propuneri, asigurați-vă că acordați mult timp și atenție secțiunii de prețuri. Toate detaliile și opțiunile pe care le oferiți îi vor ajuta pe clienți să înțeleagă mai bine ce primesc.

Vă recomandăm să numiți această secțiune „Investiția dvs.”, deoarece îi ajută să le reamintească potențialilor cumpărători investiția pe care o fac în afacerea lor.

În exemplul nostru de mai jos, veți vedea 3 opțiuni de pachet pe prima pagină a secțiunii de prețuri. Și apoi, clientul își poate selecta pachetul pe a doua pagină. Aceasta va actualiza automat prețul total al propunerii.

Sfaturi pentru prețul propunerii:

• Folosiți prețuri opționale atunci când este posibil, cum ar fi pachete, lungimi de proiecte sau suplimente, deoarece se știe că aceste metode afectează pozitiv ratele de închidere.

• Asigurați-vă că clarificați diferitele tipuri de costuri, cum ar fi costurile orare versus costurile fixe pentru o prezentare de gestionare a evenimentelor.

Pasul 8. Scrieți biografia pentru membrii echipei dvs

În pasul 4, ați creat o biografie pentru compania dvs. pentru a vinde expertiza companiei dvs. și pentru a demonstra că aveți ceea ce este necesar pentru a reuși la serviciul pe care îl oferiți.

Acum este timpul să arătați clientului dvs. oamenii adevărați cu care vor lucra dacă vor decide să lucreze cu dvs. Gândiți-vă la aceasta ca la secțiunea „ești pe mâini bune” .

Includeți fețele cu care va interacționa clientul, asigurându-vă că specificați talentele unice ale echipei dvs. și ce aduc acestea la masă.

Sfaturi pentru scrierea biografiilor echipei:

• Includeți doar biografii pentru până la 6 persoane. Puteți scrie biografii pentru întreaga companie (pentru o afacere foarte mică), pentru echipa executivă sau pentru persoanele care se vor ocupa de contul dacă propunerea este câștigată.

• Utilizați această secțiune pentru a vă prezenta nu numai acreditările, ci și personalitatea. Distrează-te cu el, dar, ca întotdeauna, rămâne pe brand. O propunere oficială ar putea sări peste glumele și să rămână doar la laude.

Pasul 9. Adăugați contractul dvs. de afaceri

Această secțiune a propunerii ar trebui să includă detaliile contractuale care vor oficializa acordul. Astfel, poți trimite propunerea de afaceri și nu trebuie să trimiți și un contract separat.

Este posibil să aveți mai multe pagini de clauze legale sau o simplă declarație de lucru.

Sfaturi pentru redactarea contractelor de propunere:

• Dacă declarația de lucru nu este deja clarificată în carnea propunerii, asigurați-vă că o includeți aici.

• Includeți o clauză privind rambursările, anulările și modificările proiectului.

• Asigurați-vă că echipa dvs. juridică vă ajută să elaborați secțiunea contractului, astfel încât să știți că satisface cerințele companiei dvs.

Pasul 10. Semnează și trimite-l pentru semnătură

Și, în sfârșit, trebuie să vă scrieți pagina de semnături electronice și să adăugați o semnătură electronică pentru dvs. și una pentru client.

Imediat ce un client și-a ales opțiunile de preț, acesta poate semna propunerea pentru a începe proiectul.

Sfaturi pentru adăugarea semnăturilor electronice ale propunerilor:

• Scrieți un mesaj deasupra semnăturii care ajută la încheierea înțelegerii. Vorbiți despre cât de entuziasmat sunteți să începeți și clarificați care vor fi următorii pași imediati după semnarea propunerii.

• Semnați-vă întotdeauna propunerile înainte de a le trimite! Cercetările noastre arată că o propunere este mai probabil să se închidă dacă ați semnat-o deja în momentul în care clientul o deschide.

• Examinați analiza propunerii dvs. pentru a ști cum să urmăriți clienții. De exemplu, dacă un client nu a deschis încă propunerea, reamintește-i să facă acest lucru. Dar dacă l-au deschis de mai multe ori, întrebați dacă au întrebări sau dacă ar dori să modifice proiectul.

Ghid de scriere a propunerilor specifice industriei

Fiecare industrie are propria sa propunere de scriere a celor mai bune practici. Iată câteva sfaturi de luat în considerare.

Software

Când scrieți o propunere de software, asigurați-vă că includeți informații ample despre cum îl veți ajuta pe client să implementeze și să utilizeze software-ul dvs. Acestea ar putea arăta ca sesiuni de formare a personalului, integrări personalizate, o lansare pilot etc.

Constructie

În industria construcțiilor, probabil că veți primi o cerere de propuneri (RFP) de la mari corporații și agenții guvernamentale. Prin urmare, asigurați-vă că verificați detaliile cererii de propunere, astfel încât propunerea solicitată să acopere toate informațiile necesare.

De obicei, trebuie să includeți o defalcare foarte detaliată a prețurilor și a cronologiei și ar putea fi necesar să vă prezentați respectarea cerințelor de stat și județene, fie pentru certificări, protecția mediului etc.

Marketing

Marketingul este totul despre rezultate. Ar trebui să includeți câteva formate diferite de dovezi sociale, cum ar fi statistici cu rezultatele clienților și mărturii. Marketingul necesită, de asemenea, multă creativitate, indiferent de canal, așa că asigurați-vă că prezentați partea creativă a companiei dvs. cu titluri și imagini unice ale propunerilor.

Evenimente

Când scrieți o propunere pentru managementul unui eveniment, catering sau un alt serviciu, trebuie să aveți în vedere câteva lucruri. În primul rând, asigură-te că obții mărturii de la participanții la eveniment, nu doar de la clienții tăi direcți. De asemenea, secțiunea dvs. de prețuri ar trebui să includă costurile fixe (cum ar fi un loc de desfășurare) și costurile variabile (cum ar fi orele echipei dvs. pentru decorarea evenimentului sau fila barului locației la sfârșitul nopții). Pentru orice costuri variabile, furnizați o estimare care este cu 10% mai mare decât ceea ce vă așteptați de fapt.

3 modele de propuneri

Proposify oferă zeci de șabloane de propuneri pentru a vă ghida scrisul și pentru a vă ajuta să câștigați oferte. Iată câteva dintre preferatele noastre.

1. Șablon de propunere de muncă în construcții

Pregătit pentru industria construcțiilor, acest șablon include proiecte anterioare care să servească drept piese de portofoliu, un rezumat detaliat al proiectului cu elementele pe care clientul este de așteptat să le furnizeze și un program al proiectului.

2. Model de propunere contabilă

Deși acest șablon a fost creat pentru serviciile de contabilitate, poate fi ușor modificat pentru a se potrivi cu diverse servicii de consultanță. Secțiunile de sus includ scrisoarea de prezentare, pagina despre noi, rezumatul proiectului cu obiectivele și defalcarea serviciilor și o estimare detaliată a prețurilor.

3. Model de propunere de catering

Cu acest șablon de propunere de catering pentru eveniment, veți obține o pagină de introducere scurtă și dulce, o biografie mai lungă a companiei, o vitrină de mâncare, detalii despre eveniment (foarte bune pentru a gestiona în mod proactiv orice confuzie sau confuzie), un moodboard tematic și un eșantion de meniu .

Această propunere ar putea fi adaptată pentru alte tipuri de lucrări creative, cum ar fi fotografie, decorarea magazinelor de vânzare cu amănuntul sau servicii de machiaj.

Următorii pași: scrieți propria propunere

Pentru a scrie o propunere eficientă, trebuie să începeți cu o înțelegere solidă a nevoilor clientului. În acest fel, puteți pune rezultatele dorite și transformarea lor în prim-plan. Scrieți o scrisoare de intenție, un rezumat al proiectului, biografia companiei și un tabel de prețuri pentru a clarifica ce va primi clientul, în timp ce vă vindeți compania ca cel mai bun furnizor de soluții.

Puteți scrie cu ușurință o propunere folosind șabloanele noastre detaliate, frumos proiectate.

Ești gata să închei oferte mai repede? Începeți încercarea gratuită a Proposify.