Cum să scrieți un comunicat de presă: 11 sfaturi pentru o copie nouă

Deși comunicatele de presă sunt o parte esențială a marketingului online și a comunicării digitale, ele sunt greu de scris și puțini oameni le înțeleg structura. Din acest motiv, multe companii și marketeri angajează scriitori experți sau jurnalişti pentru a le scrie comunicate de presă. Cu toate acestea, este important să înțelegeți formatul și cum să scrieți un comunicat de presă, astfel încât să puteți recunoaște un comunicat de presă bun atunci când îl vedeți.

Apoi, puteți oricând să evaluați conținutul comunicatului de presă și să aveți mai mult succes atunci când vă promovați imaginea mărcii și noile produse.

În timp ce comunicatele de presă se pot simți străine, toate conțin elemente specifice care ar trebui să fie prezente în fiecare comunicat de presă pe care îl emiteți.

În cuvintele lui Robert Wyne, un important colaborator Forbes, comunicatele de presă „sunt formulate, prin natura lor, dar la fel sunt poezia, tweet-urile, rubricile și alte comunicări scrise. Toată lumea are constrângeri. Bucătarii lucrează într-o tigaie de 8 inchi pentru a crea o omletă, iar cei grozavi știu să aleagă cele mai bune ingrediente și să le amestece pentru a crea o senzație savuroasă. Scriitorii își pot condimenta propozițiile în limitele unei eliberări.”

Când știți ce să includeți în comunicatul dvs. de presă și cum să îl structurați, materialul dvs. de PR va fi mai oficial, mai credibil și mai util pentru cititori. Acest lucru este adevărat, indiferent dacă intenționați să vă scrieți singur comunicatele de presă sau să angajați pe altcineva să o facă pentru dvs.

Urmăriți în timp ce vă împărtășim cei 11 pași necesari pentru a crea un comunicat de presă realizat cu experiență.

Ce este un comunicat de presă?

Un comunicat de presă este o declarație oficială a unei companii sau organizații care împărtășește știri instituțiilor media și publicului. Este un document formal folosit pentru a distribui informații relevante într-un format simplu, de o pagină. Scopul unui comunicat de presă este de a atrage atenția din partea presei și a publicului.

Când ar trebui să folosiți un comunicat de presă?

Ca document media oficial, comunicatele de presă ar trebui să fie rezervate evenimentelor demne de știri. Dacă este folosit prea des pentru actualizări nesemnificative, versiunile dvs. ar putea fi ignorate.

Comunicatele de presă sunt utilizate în mod obișnuit pentru următoarele tipuri de anunțuri sau evenimente:

• Lansări de produse
• Schimbări semnificative ale serviciului
• Angajarea sau plecarea directorilor companiei
• Anunturi de finantare
• Știri de ultimă oră
• Evenimente publice și private
• Marele deschideri și revoluții

Comunicate de presă vs. Anunțuri ale companiei

Pentru un cititor neinstruit, un comunicat de presă ar putea părea doar un termen fantezist pentru un anunț de companie. În timp ce un comunicat de presă este din punct de vedere tehnic un anunț, din perspectivă jurnalistică, este privit ca o sursă primară care poate fi citată.

Comunicatele de presă sunt sursa de informații oficiale. Dacă o companie împărtășește aceleași știri într-un alt mod, cum ar fi un tweet sau un blog, probabil va trimite înapoi la comunicatul de presă oficial.

Deoarece sunt structurate mai formal, comunicatele de presă diferă și de alte tipuri de anunțuri, deoarece sunt menite să fie distribuite de instituțiile media.

11 pași pentru scrierea unui comunicat de presă

Indiferent de ce tip de afacere conduceți, comunicatele de presă sunt esențiale. Sunt un mediu ideal pentru a spune mass-media, Google și cititorilor dvs. atunci când ceva nou și interesant s-a întâmplat în cadrul companiei dvs. Folosiți comunicatele de presă pentru a anunța parteneriate, lansări de produse, angajări noi și multe altele.

Dacă afacerea dvs. nu a scris niciodată un comunicat de presă înainte, nu vă faceți griji. Cele 11 sfaturi de bază vă vor ghida prin proces.

1. Utilizați limba de lansare corectă

Atunci când trimiteți un comunicat de presă la un organ de știri, trebuie să le spuneți când doriți să fie publicat. Dacă sunteți gata ca comunicatul dvs. de presă să apară publicului chiar acum, utilizați cuvintele „PENTRU LANSAREA IMMEDIATĂ” din partea de sus.

Cu toate acestea, dacă trebuie să păstrați lansarea până la o anumită dată (acest lucru este obișnuit cu lansările de produse), puneți „HOLD RELEASE UNTIL” împreună cu data specificată.

Aceasta este o parte importantă a articolului din comunicatul dvs. de presă, deoarece le spune cititorilor și jurnaliștilor când doriți să vă vedeți articolul pe web sau în tipărire. De asemenea, vă oferă control asupra momentului în care comunicatul de presă ajunge în mass-media, ceea ce poate avea un impact masiv asupra succesului eforturilor dvs. de comunicat de presă.

2. Utilizați sigla și culorile companiei dvs

Branding-ul într-un comunicat de presă este esențial dacă vrei ca cititorii tăi să știe ce reprezintă brandul tău. Pentru a face comunicatele dvs. de presă mai de impact și mai recunoscute, utilizați siglele și culorile companiei dvs. în secțiunea titlu.

Vezi cum compania de conducere autonomă Motional și-a adăugat sigla în partea de sus a unui comunicat de presă recent:

3. Includeți cuvinte cheie în titlurile comunicatelor dvs. de presă

La fel ca în alte tipuri de conținut online, ar trebui să includeți cuvinte cheie SEO în titlurile comunicatelor de presă. Acest lucru facilitează ca motoarele de căutare să găsească și să clasifice comunicatul dvs. de presă, asigurându-vă în același timp că mass-media și cititorii dvs. înțeleg despre ce este vorba.

Amintiți-vă: nu doriți să exagerați cu cuvintele cheie - includeți-le în mod natural pe tot parcursul, așa cum faceți cu alt conținut.

Vedeți cum face Apple acest lucru într-un comunicat de presă publicat pe 6 decembrie 2022. În acest caz, puteți presupune cu siguranță că cuvintele cheie vizate de Apple includ „Prețuri App Store:”

Un alt aspect este scrierea cu majuscule a titlurilor dvs. Dacă urmați scrierea oficială a stilului AP cu majuscule, toate cuvintele din titlu ar trebui să fie scrise cu majuscule, cu excepția prepozițiilor și a cuvintelor mai scurte de patru litere.

După cum puteți vedea în exemplul de mai sus, Apple a scris doar substantivele proprii cu majuscule. Cu toate acestea, ei au publicat comunicatul de presă pe site-ul lor. Dacă ar fi publicat comunicatul de presă pe un site oficial de știri, alegerea majusculei titlului ar fi cea mai bună opțiune.

Pentru cele mai bune rezultate, păstrați titlurile sub 160 de caractere. Mai mult decât atât, cititorii își pot pierde interesul și riscați ca titlul dvs. să fie trunchiat de Google.

Titlul dvs. trebuie să stârnească interesul unui grup demografic foarte limitat - jurnaliştii. Deși poate doriți să scrieți pentru clienții dvs., un comunicat de presă este pentru presă. Asigurați-vă că titlul dvs. este real, informativ și atrage atenția.

Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să scrieți titluri de comunicate de presă mai eficiente:

• Utilizați numere : numerele sunt mai ușor de înțeles decât descrierile vagi. De exemplu, ați citi mai degrabă: „Creșterea vânzărilor în trimestrul IV” sau „Creșterea vânzărilor cu 40% în trimestrul IV”?
• Gândiți-vă la un comunicat de presă ca la un articol de ziar: dacă citiți o listă de titluri de articole de ziar și titluri de comunicate de presă, probabil că nu le-ați putea deosebi. Când scrieți titlul comunicatului de presă, gândiți-vă ca un jurnalist și obțineți cel mai mare impact posibil, cu spațiu limitat.
• Utilizați timpul prezent: chiar dacă ceva s-a întâmplat deja, un comunicat de presă ar trebui să vorbească despre asta la timpul prezent, în special în titlu. În loc de „Company X Hired New CEO”, schimbați-l în „Company X Hires New CEO”.
• Evitați limbajul de vânzare: poate fi tentant să încurajați oamenii să cumpere ceva din afacerea dvs. într-un comunicat de presă. Cu toate acestea, comunicatele de presă sunt pentru schimbul de informații, nu pentru promovarea produselor. Dacă împărtășiți informații despre lansarea unui nou produs, titlul dvs. ar trebui să vorbească despre motivul pentru care produsul este important, nu despre ce ar trebui să-l cumpere cineva.

4. Scrieți un Paragraf Rezumat

Fiecare comunicat de presă include un paragraf rezumat poziționat după titlu. Acesta rezumă pe scurt anunțul dvs. În plus, majoritatea acestor paragrafe rezumative se lipesc între una și cinci propoziții. Unele sunt chiar formatate ca marcatori.

Acest mic paragraf este esențial, deoarece îi ajută pe cititori să înțeleagă imediat dacă să interacționeze cu comunicatul de presă sau să treacă mai departe pentru a găsi ceva care se potrivește mai bine nevoilor lor. De asemenea, îi poate ajuta pe jurnaliștii ocupați să înțeleagă de ce este important comunicatul dvs. de presă și să decidă dacă doresc să îl acopere.

Iată un exemplu despre cum arată un paragraf rezumativ bun, dintr-un comunicat de presă Ford recent:

Veți observa că Ford include un rezumat cu o singură propoziție în cursive pentru a-l ajuta să iasă în evidență.

Luați în considerare să scrieți ultimul paragraf pentru a vă asigura că rămâne un rezumat. În acest fel, nu includeți nicio informație nouă.

Adăugarea unui cuvânt cheie sau două în acest paragraf ar putea fi, de asemenea, utilă, în funcție de lungimea rezumatului dvs. Este ușor să uiți numele companiei dvs. într-un titlu, așa că asigurați-vă că este în rezumat dacă îl omiteți.

În cele din urmă, cu o cantitate limitată de informații de inclus, asigurați-vă că fiecare propoziție este cât mai clară și concisă posibil. Ai doar câteva propoziții pentru a-ți convinge cititorii că comunicatul tău de presă merită timpul lor.

5. Includeți orașul, statul, luna, ziua și anul

În timp ce comunicatele de presă sunt destinate unui public larg, este, de asemenea, important să le legați de locația dvs. geografică. Aceasta înseamnă includerea informațiilor despre locație. Pe măsură ce scrieți comunicatul de presă, adăugați orașul, statul, luna, ziua și anul publicării.

Iată un exemplu din același comunicat de presă Ford:

Aceste informații adaugă context comunicatului dvs. de presă și vă vor ajuta la orientarea cititorului despre momentul în care a apărut informația. În plus, orașul actual și data publicării îi ajută pe cititori să recunoască comunicatul de presă ca recent și relevant.

6. Creați primul paragraf

Primul paragraf, cunoscut și sub denumirea de „lead” al comunicatului de presă, ar trebui să conțină scopul principal al comunicatului dvs. de presă.

Există șase elemente pe care trebuie să le includeți aici:

• Cine: Despre cine este comunicatul de presă? Cine este compania sau principalii jucători implicați în acest document?
• Ce: Care este subiectul comunicatului de presă? De ce ar trebui să le pese cititorilor?
• De ce: De ce trimiteți comunicatul de presă? Cum vă afectează clienții sau cititorii?
• Când: Când are loc subiectul comunicatului de presă?
• Unde: Unde se află compania dumneavoastră? Dacă există un eveniment despre care oamenii trebuie să știe, unde are loc?
• Cum: Cum oferă subiectul comunicatului dvs. de presă valoare? Cum vă ajută cititorii?

Includerea acestor informații îl va orienta mai bine pe cititor și îl va ajuta să înțeleagă scopul comunicatului dvs. de presă.

Vezi cum NASA include toate aceste elemente într-un comunicat de presă emis pe 11 decembrie 2022:

NASA răspunde la fiecare întrebare:

• OMS? Nava spațială Orion a NASA
• Ce? Stropirea navei spațiale Orion
• De ce? Afișează progresul misiunii de întoarcere pe Lună
• Când? 11 decembrie 2022, la 9:40 PST
• Unde? Oceanul Pacific, la vest de Baja California
• Cum? Anunță o misiune spațială record

7. Dezvoltați corpul comunicatului de presă

Corpul comunicatului dvs. de presă ar trebui să extindă conținutul primului paragraf. Fiecare paragraf nu trebuie să aibă mai mult de trei sau patru propoziții. Împărțiți corpul în consecință, dar asigurați-vă că fiecare paragraf este coeziv și curge bine din paragraful precedent.

În aceste paragrafe, veți împărtăși fapte despre subiectul comunicat de presă. De exemplu, dacă anunțați un produs nou, veți împărtăși detalii despre caracteristicile acestuia. Cu toate acestea, dacă angajați un nou CEO, veți împărtăși câteva informații de fundal despre noua persoană.

Corpul unui comunicat de presă ar trebui să includă un citat, dacă este posibil. Dacă există cineva semnificativ care poate oferi un comentariu relevant și valoros, ar trebui să îl adăugați. Acest lucru va oferi cititorilor dvs. o viziune obiectivă asupra comunicatului dvs. de presă și, dacă citați experți, va face comunicatul dvs. de presă să iasă în evidență ca fiind credibil.

Luați în considerare acest exemplu dintr-un comunicat de presă American Airlines. Compania aeriană s-a mutat într-un nou terminal de pe aeroportul JFK și a primit o ofertă de la guvernatorul New York-ului:

De asemenea, puteți lua în considerare adăugarea de conținut media suplimentar, cum ar fi fotografii sau videoclipuri. Cu toate acestea, ar trebui să limitați acest lucru la două părți de conținut. În unele cazuri, cum ar fi dacă trimiteți prin e-mail comunicatul de presă, ar fi mai bine să includeți un link către sursă în loc să îl introduceți în comunicatul de presă. De exemplu, includeți un link către un videoclip pe care cititorul îl poate găsi pe YouTube în loc să măriți dimensiunea comunicatului dvs. de presă.

8. Încheiați-l cu un ultim paragraf convingător

Considerați ultimul paragraf ca un spațiu pentru observațiile de încheiere. Dacă lansați un produs nou, plasați produsele disponibile aici. De asemenea, puteți pune marca comercială a produsului și orice informații relevante pe care le aveți și care nu se potrivesc în corp.

Acest paragraf ar trebui să ofere cititorului dumneavoastră toate informațiile de care are nevoie pentru a înțelege „pașii următori”. Chiar dacă aceste detalii sunt unde să găsești evenimentul tău viitor sau cum să contactezi noul tău manager de resurse umane.

9. Despre companie (Informații standard)

După paragrafele corpului dvs., ar trebui să adăugați informații despre companie, numite boilerplate. Aici puteți împărtăși unele dintre meritele și realizările companiei dvs., dar nu faceți prea mult timp, deoarece acest lucru vă va expune riscului să suneți ca și cum vă vindeți cu greu compania.

Informațiile standard sunt concepute pentru a oferi jurnaliștilor informații generale pe care le pot include în scrierile lor despre compania dumneavoastră. Acest lucru va oferi cititorilor lor mai mult context și va ajuta compania dvs. să fie mai profesionistă și mai recunoscută. Informațiile standard se schimbă rar, așa că puteți folosi același text din nou și din nou. Doar verificați de două ori acuratețea de fiecare dată în cazul în care ceva s-a schimbat.

Iată un exemplu din același comunicat de presă al American Airlines:

Observați cum include informații despre companie atât pentru American Airlines, cât și pentru British Airways. Acest lucru se datorează faptului că comunicatul de presă este despre ambele companii. Dacă scrieți un comunicat de presă despre un parteneriat de afaceri, ar trebui să includeți informații generale pentru toate companiile implicate.

10. Adăugați informațiile dvs. curente de contact

După ce vă citesc comunicatul de presă, jurnaliștii sau potențialii clienți ar putea dori să știe cum să vă contacteze. De aceea, este esențial să includeți informațiile dvs. curente de contact în comunicatul de presă.

Pentru cele mai bune rezultate, includeți adresa dvs. de e-mail, numărul de telefon și un link către site-ul web și profilurile sociale ale companiei dvs. Asigurați-vă că informațiile pe care le includeți sunt actuale, astfel încât oamenii să nu aibă probleme să intre în contact cu dvs.

11. Leagă-l cu un arc

La sfârșitul comunicatului de presă, ar trebui să includeți cuvântul Sfârșit sau semne cu trei lire (###). Acest lucru le va spune cititorilor tăi că au ajuns la final și că nu urmează nimic altceva.

Sfaturi rapide pentru comunicate de presă mai bune

Cu o înțelegere a structurii generale a comunicatului de presă, veți fi mai bine echipat să recunoașteți un comunicat de presă bun atunci când vedeți unul. Pentru a vă îmbunătăți și mai bine comunicatele de presă, iată câteva sfaturi suplimentare:

1. Scrierea

• Scrieți la persoana a treia: cu excepția cazului în care utilizați un citat direct, cuvintele „eu”, „noi” și „tu” nu au loc în comunicatele de presă. O voce profesionistă este esențială și va face comunicatul de presă să se simtă mai autoritar.
• Scrieți cititorilor dvs.: Comunicatele de presă sunt destinate cititorilor. Pune-te în pielea lor pentru a le înțelege mai bine perspectiva și preocupările.
• Păstrați-l pe scurt: comunicatele de presă ar trebui să aibă o pagină sau între 400-500 de cuvinte.
• Don't Beat Around the Bush: Un comunicat de presă nu este locul pentru o comunicare ineficientă. Ești clar punctul tău de vedere și elimina orice cuvinte, fraze sau abordări care nu clarifică imediat punctul tău.
• Păstrați adjectivele la minimum: Adjectivele distrag atenția și sunt greu de citit. Limitați-le pentru comunicate de presă mai clare și mai eficiente.
• Păstrați-l obiectiv: Cititorii răspund mai bine la un comunicat de presă care oferă detaliile necesare despre un produs/eveniment fără a-l exagera. Cu cât comunicatul de presă poate fi mai obiectiv și mai neutru, cu atât mai bine.
• Scăpați de jargon: jargonul face comunicatul dvs. de presă dificil de înțeles și inaccesibil pentru mulți cititori. Tăiați-o ori de câte ori este posibil.
• Verificați și editați cu atenție: citiți cu atenție comunicatul de presă pentru a evita greșelile costisitoare. Erorile de ortografie, gramaticale sau faptice pot face ca comunicatul de presă să pară neprofesional. Înainte de publicare, citiți cu voce tare comunicatul de presă pentru a vă asigura că sună corect.

2. Distributie

• Nu sindicalizați: Odinioară metoda preferată de distribuire a comunicatelor de presă, sindicalizarea este acum moartă. În timp ce unele mărci obișnuiesc să cheltuiască mii de dolari în fiecare lună pentru a-și distribui comunicatele de presă, experți precum Time Grice au ajuns să spună că „nu există nicio valoare în sindicarea comunicatelor de presă în scopuri SEO”. În loc să pariați această abordare, împărtășiți comunicatul dvs. de presă instituțiilor media locale. Vă veți bucura de o rentabilitate mai bună a investiției, iar comunicatele dvs. de presă vor avea mai multă acțiune.
• Urmărire prin telefon sau e-mail: după ce ați trimis comunicatele de presă către instituțiile media locale, continuați printr-un apel telefonic sau prin e-mail. Această atingere personală vă poate ajuta să vă cimenteze comunicatul de presă pe radarul unui jurnalist și să-i fie mai ușor de amintit.
• Postați pe site-ul dvs.: Deși partajarea cu instituțiile media publice este scopul comunicatelor de presă, ar trebui să le publicați și pe propriul site. Multe companii creează o pagină de „știri” dedicată pentru toate informațiile lor demne de știri sau își adaptează comunicatele de presă pentru a le publica pe blogul lor.

3. Optimizare

• Includeți cuvinte cheie relevante: aceste cuvinte cheie ar trebui să poată fi căutate și relevante pentru comunicatul dvs. de presă.
• Nu exagerați: exagerarea cuvintelor cheie va oferi comunicatului dvs. de presă un sentiment de spam, pe care nu îl doriți. Nu exagerați sau riscați să vă opriți cititorii.
• Utilizați multimedia: elementele multimedia, cum ar fi videoclipurile sau imaginile, pot fi fantastice pentru a vă îmbunătăți comunicatul de presă. Folosiți-le cu moderație, totuși, pentru a nu copleși textul.

Comunicate de presă mai bune Încep aici

A ști ce este nevoie pentru a scrie un comunicat de presă grozav vă poate oferi un control mai bun asupra imaginii mărcii dvs. Indiferent dacă le scrieți în interior sau angajați altceva pentru a face acest lucru, înțelegerea a ceea ce căutați poate duce la mai mult succes.

Ai nevoie de un comunicat de presă grozav? Aveți încredere în experții noștri în copywriting și PR de la Express Writers pentru a crea PR de înaltă calitate pentru dvs. Explorați magazinul nostru de conținut pentru a vedea ce vă putem oferi.