Cum să scrieți o scrisoare de propunere pentru orice caz de utilizare [+ șabloane]
Publicat: 2023-03-09Ce este o scrisoare de propunere?
O scrisoare de propunere este concepută pentru a atrage destinatarul să vă citească propunerea în întregime. Poate fi formal sau informal și acoperă de obicei enunțul problemei, obiectivele, soluția propusă și pașii următori. Poate include și detalii despre bugetul sau calendarul proiectului.
Scrisorile de intenție sunt trimise împreună cu toate tipurile de propuneri, inclusiv:
Propuneri de vânzare
Planuri de afaceri
Acorduri de parteneriat comercial
Răspunsuri la RFP
Propuneri de reînnoire a proiectelor sau serviciilor
Colaborare internă și propuneri de proiecte
Propuneri de granturi
Propuneri de cercetare
Propuneri de sponsorizare
De ce aveți nevoie de o scrisoare de propunere
Iată motivele importante pentru care nu ar trebui să sari peste scrisoare:
Setați tonul - Scrisoarea dvs. de propunere va stabili stadiul propunerii. Poate sugera rezultatele pe care le va primi clientul potențial sau poate acoperi cerințele RFP care au fost îndeplinite.
Furnizați context - O scrisoare de propunere oferă context pentru care este trimisă propunerea. Acest lucru este util indiferent dacă propunerea a fost solicitată sau nesolicitată, deoarece oferiți cititorului un motiv pentru a fi în căsuța de e-mail.
Evidențiați zonele cheie ale propunerii - Puteți folosi scrisoarea pentru a evidenția orice detaliu doriți, fie că este vorba despre o mărturie, un rezultat mediu al clientului, o promovare la preț scăzut, o oportunitate de piață sau orice altceva vă va entuziasma cel mai mult cititorul.
Încurajați destinatarul să citească propunerea în întregime - La sfârșitul zilei, o scrisoare de propunere grozavă ar trebui să servească drept poartă de acces. Oferă suficiente informații pentru a convinge cititorul să vă acorde atenția nedivizată și să revizuiască întreaga propunere.
5 pași pentru scrierea unei scrisori de propunere
Utilizați acești 5 pași simpli pentru a crea scrisoarea de intenție a propunerii perfecte.
Pentru cele mai bune rezultate, ar trebui să vă scrieți propunerea înainte de a scrie scrisoarea. În acest fel, veți fi făcut deja cercetările asupra potențialului proiect, client sau idee de afaceri.
1. Cunoaște-ți obiectivele
Înainte de a începe să scrii, fă un pas înapoi și gândește-te cu adevărat la ceea ce încerci să obții. Încercați să atrageți atenția unui client potențial despre care știți că va fi o vânzare greu? Trebuie să arătați cititorului că ați respectat liniile directoare stricte care au fost subliniate într-o cerere de propuneri guvernamentală? Sau pur și simplu îi anunțați persoanei că propunerea este gata pentru examinare?
Cunoașterea obiectivelor dvs. vă va asigura că luați deciziile corecte în pașii 2, 3 și 4 de mai jos.
2. Determinați formatul și nivelul de formalitate
În continuare, este important să alegeți formatul și stilul potrivite pentru scrisoarea dvs.
În această lume digitală, scrisorile de propunere scrise sau tipărite sunt foarte demodate. Este mai bine să utilizați un software de propunere, care vă permite să stocați șabloane de e-mail, șabloane de propunere, să personalizați lucrurile după cum este necesar, să notificați automat și să reamintiți destinatarilor să vă semneze propunerea, să urmăriți vizualizările și multe altele.
În ceea ce privește stilul, asigurați-vă că scrieți cu vocea mărcii dvs. Formalitatea stilului dvs. de scris ar trebui să se potrivească, de asemenea, cu industria dvs. și cu așteptările destinatarului.
În majoritatea scenariilor de afaceri, cu cât propunerea dvs. este mai lungă, mai complexă și mai formală, cu atât scrisoarea de propunere va fi mai lungă și mai complexă și mai formală.
3. Începeți cu un șablon sau un exemplu
Următorul pas este să găsiți un șablon sau un exemplu de scrisoare care vă va ajuta să vă ghidați procesul de scriere. Acest lucru este util în special dacă trimiteți o scrisoare de propunere pentru prima dată și nu sunteți sigur de exact ce să includeți.
Sub acești pași, veți găsi 3 șabloane de scrisori de propunere pentru diferite cazuri de utilizare și un exemplu de scrisoare pentru fiecare.
Desigur, puteți, de asemenea, să vă adresați imaginilor Google și să căutați tipul exact de scrisoare de propunere pe care o scrieți pentru a găsi o mulțime de exemple.
4. Creați scrisoarea
Acum este timpul să scrieți!
Majoritatea scrisorilor de propunere ar trebui să atingă toate aceste puncte (în ordine):
Salut pentru destinatar
Declarație de recunoștință sau entuziasm pentru împărtășirea propunerii
Clientul sau problema și obiectivele proiectului
Soluția propusă și detaliile cheie
De ce compania dvs. este potrivită pentru a vă ajuta
Pasii urmatori
Semnatura ta
În timp ce scrieți, faceți tot posibilul pentru a se potrivi cu stilul și tonul pe care le-ați ales, dar puteți oricând să le modificați la perfecțiune pe măsură ce editați.
5. Verificați corect înainte de a trimite
Scrisoarea de propunere este prima ta impresie. Înțelegeți bine și există șanse mari ca destinatarul să vă citească propunerea. Găsiți greșit și s-ar putea să nu vă deschidă niciodată propunerea. Acesta este motivul pentru care nu ar trebui să te grăbești. Verificați scrisoarea de propunere de 2 - 3 ori și în zile diferite dacă termenul limită permite.
Acum este vorba despre șabloane și exemple de scrisori de propunere!
Șablon de scrisoare de propunere nr. 1 (propoziție de vânzare)
Deși există multe tipuri diferite de propuneri, argumentele de vânzare sunt probabil cel mai comun tip. Managerii de cont sau directorii trimit propuneri clienților potențiali și clienților pentru a prezenta servicii, software și alte soluții. Folosiți acest șablon pentru a vă ajuta să creați scrisoarea perfectă care să fie însoțită de propunerea dvs.
Șablonul #1
[Numele și prenumele dvs.]
[Numele companiei sau organizației]
[Data]
[Numele destinatarului]
[Compania destinatarului]
[Bună, dragă (numele destinatarului),]
[Folosiți prima propoziție pentru a vă împărtăși recunoștința și/sau entuziasmul pentru oportunitatea de a trimite o propunere.]
[Definește problema principală și obiectivele potențialului client într-una până la trei propoziții.]
[Descrieți soluția propusă și de ce ați ales această abordare într-una până la trei propoziții.]
[Folosiți o propoziție pentru a clarifica prețul soluției propuse sau, dacă preferați să păstrați prețul în afara scrisorii, enumerați anumite livrabile sau termene.]
[Într-una sau două propoziții, descrieți de ce compania dvs. este cea mai potrivită pentru implementarea soluției sau cum ați finalizat proiecte similare.]
[Spuneți clientului potențial următorii pași de urmat, cum ar fi citirea și semnarea propunerii.]
[Însemnarea și semnătura dvs.]
Exemplul #1
femeie necunoscută
Ace Software
Buna Alex,
Vă mulțumim pentru oportunitatea de a împărtăși această propunere cu dvs.
Mica, dar puternica echipă de marketing, se luptă să lanseze conținut rapid, având în vedere capacitatea lor limitată. Lucrurile rămân blocate în coloana de revizuire de prea mult timp, iar software-ul clasic de management al proiectelor înseamnă că echipa dvs. caută în mod constant active, copiază și inserează conținut și nu respectă termenele limită ale campaniei.
Ace Software vă poate ajuta să vă atingeți obiectivul de a atinge obiectivele campaniei și de a îmbunătăți drastic productivitatea echipei.
Recomand abonamentul nostru Premium și suplimentul nostru de implementare Platinum.
Cu o taxă unică de configurare de 5.000 USD și o taxă anuală de 4.000 USD, echipa dvs. va putea produce și lansa conținut mai rapid, ca și cum ați fi angajat doi asistenți de marketing.
Ace Software a supraalimentat 320 de echipe de conținut, oferind un ROI mediu de 600%.
Vă rugăm să citiți propunerea și să semnați când sunteți gata. Sau, anunțați-mă dacă aveți întrebări despre ceea ce este inclus.
Abia asteptam sa lucram cu dumneavoastra!
femeie necunoscută
Director de cont
Ace Software
Șablon de scrisoare de propunere #2 (Citat de proiect)
Când trimiteți o propunere sau o ofertă pentru un proiect mare, probabil că va trebui să adoptați o abordare mai formală cu scrisoarea de propunere. Acest șablon și exemplu sunt perfecte dacă răspundeți la o cerere de propuneri pentru o agenție guvernamentală sau altă organizație.
Șablonul #2
[Numele și prenumele dvs.]
[Numele companiei sau organizației]
[Data]
[Numele destinatarului]
[Compania destinatarului]
[Bună, dragă (numele și prenumele destinatarului,)]
[În primul paragraf, clarificați de ce trimiteți o propunere și cui. De obicei, veți menționa entitatea care a trimis un RFP și titlul, subiectul sau numărul cererii de propunere.]
[Descrieți conținutul de bază și cerințele cererii de propuneri în trei până la cinci propoziții.]
[Descrieți sfera serviciilor prezentate în propunerea dvs. în trei până la cinci propoziții.]
[Oferiți prețul și calendarul propus de proiect într-una sau două propoziții.]
[Clarificați pe cine trebuie să contacteze destinatarul pentru întrebări sau solicitări de revizuire a propunerilor.]
[Însemnarea și semnătura dvs.]
Exemplul #2
femeie necunoscută
Ace Construction
13 iulie 2023
Alex Ross, inginer superior civil
Oriunde, California
Stimate domnule Alex Ross,
Vă mulțumim pentru oportunitatea de a trimite această propunere. Ace Construction răspunde cererii de propuneri pentru construirea unui loc de joacă și a unui parc pentru Sunny Park, solicitată de City of Anywhere, California.
RFP Sunny Park solicită trimiteri de la antreprenori cu experiență în construcția de parcuri, proiectarea și construcția locurilor de joacă, amenajări dure și amenajări peisagistice. RFP necesită o licență CSLB activă și respectarea bugetului alocat.
Propunerea noastră este pe deplin conformă cu toate aspectele cererii de propuneri pentru Sunny Park. Propunem construirea a trei zone de picnic umbrite, două locuri de joacă pentru copii de diferite vârste (12 luni până la 4 ani și 5 până la 12 ani), un teren de joacă pentru o varietate de sporturi informale de familie, amenajare cu materiale din surse locale și amenajare peisagistică cu plante tolerante la secetă.
Prețul estimat al proiectului pentru toate proiectele și construcția prezentate în propunerea noastră este de 900.000 USD și ne așteptăm să livrăm proiectul finalizat în trei faze, astfel încât noile caracteristici ale parcului să fie disponibile pentru uz public cât mai curând posibil.
Dacă aveți întrebări despre conținutul acestei propuneri, vă rugăm să mă contactați direct.
Multumesc ca ai luat in considerare,
femeie necunoscută
Manager operațiuni comerciale, Ace Construction
(555) 555-1234
Șablon de scrisoare de propunere #3 (parteneriat comercial)
Când scrieți o scrisoare pentru a prezenta o propunere pentru un parteneriat de afaceri, nivelul de formalitate va depinde foarte mult de persoana sau entitatea căreia îi prezentați și de cât de bine le cunoașteți. Fie formal sau informal, următorul șablon vă va ajuta să vă acoperiți bazele.
Rețineți că acest șablon poate fi modificat cu ușurință pentru a se potrivi cu propunerile de proiecte interne și planurile de afaceri.
Șablonul #3
[Numele și prenumele dvs. complet]
[Numele companiei sau organizației]
[Data]
[Numele destinatarului]
[Compania destinatarului]
[Bună, dragă (numele și prenumele destinatarului,)]
[Începeți scrisoarea de propunere cu o descriere într-o singură propoziție a motivului pentru care sunteți încântat de potențialul de a lucra cu cealaltă persoană sau de ce credeți că aceasta va fi interesată de această oportunitate.]
[Descrieți oportunitatea pieței, publicul țintă și analiza decalajului competitiv în două până la patru propoziții.]
[Descrieți cum va concura compania dvs. pentru a câștiga în două până la patru propoziții.]
[Descrieți tipul de parteneriat pe care îl propuneți într-o singură propoziție (societate în nume colectiv, societate în comandită în comandită etc.)]
[Clarificați următorii pași pe care doriți să-i facă destinatarul, cum ar fi citirea și semnarea propunerii sau programarea unui apel cu dvs. pentru a rezolva orice întrebări.]
[Însemnarea și semnătura dvs.]
Exemplul #3
femeie necunoscută
Ace Startup
Buna Alex,
Sunt atât de încântat să vă trimit această propunere de parteneriat de afaceri, pentru că știu că această industrie este pe calea voastră. Cu experiența ta și cu publicul meu, cred că vom putea face lucruri grozave împreună.
Piața alimentelor congelate vegane direct către consumatori este plină de produse scumpe care costă între 8 și 11 USD per porție și sunt descrise în mod constant ca „nu umplut” în recenzii. Nu este de mirare: 400 de calorii nu sunt suficiente pentru cină.
Pe baza cercetărilor mele, cred că putem satisface nevoile (și stomacurile) veganilor ocupați, oferind produse de gătit rapid cu opțiuni de rețetă care pot fi ușor combinate cu ingrediente proaspete la îndemână. Acest lucru va reduce dimensiunile ambalajelor, costurile și costurile de transport, ușurând în același timp consumatorilor să ajusteze rețetele la propriile gusturi și dimensiunile tipice ale porțiilor.
Propun un parteneriat general, în care investim sume egale de timp și bani și împărțim în mod egal câștigurile sau pierderile potențiale.
Vă rugăm să examinați această propunere în întregime și să programăm o oră săptămâna viitoare pentru a trece peste toate detaliile.
Cel mai bun,
femeie necunoscută
Scrieți cu vocea dvs. unică a mărcii și cu formalitatea corespunzătoare. Încurajați destinatarul să citească propunerea și să clarifice următorii pași pe care doriți să îi facă. Remediați aceste lucruri și veți închide acea propunere în cel mai scurt timp.