Cum să funcționeze un program de lucru de 8 ore

În ultimii 10 ani, am văzut articole și experți care au vorbit despre modul în care programele de lucru independente sunt viitorul. Că munca pe care o facem se schimbă, și în special lucrătorii din cunoștințe, nu văd niciun beneficiu pentru o zi de lucru de 8 ore, care a fost inventată pentru muncitorii din fabrică. Cu toate acestea, există încă lucrători care nu pot adera la lăudate zile de lucru de 3 până la 4 ore. Structura care vine cu un 9-to-5 funcționează de fapt pentru un număr mare de oameni.

Astăzi, suntem aici pentru a arunca o lumină mai pozitivă asupra 9-la-5, de ce funcționează mai bine pentru unii (inclusiv pentru mine) și cum vă puteți face propriul program de lucru de 8 ore, care aduce la fel de mult echilibru și libertatea ca una flexibilă.

Ceea ce face ca programul de lucru flexibil să fie atât de popular

Deși există adepți atât în ​​tabăra de la 9 la 5, cât și în cea flexibilă, cea din urmă pare de obicei mai atractivă. Și pe bună dreptate:

• Puteți să vă faceți propriul program;
• Nu trebuie să forțați productivitatea timp de 8 ore consecutiv;
• Ziua de lucru pare mai scurtă;
• Simți că ești șeful timpului tău.

Și deși toate acestea sunt adevărate, asta nu înseamnă că orele tradiționale de lucru sunt o vechime care nu mai funcționează. Flexibilitatea orarului oferă mai multă libertate și libertate celor care știu să-și gestioneze timpul cu măiestrie. În timp ce un „9 la 5” îi găzduiește pe cei care au nevoie de limite clare între muncă și viață și nu se pot baza complet pe auto-motivare.

În apărarea „9-la-5”

Desigur, nu suntem aici pentru a ne juca avocatul diavolului. Pentru unii oameni, modelul de lucru tradițional pur și simplu nu funcționează și este perfect în regulă. Suntem aici pentru a prezenta un caz pentru oricine consideră că „9 la 5” funcționează mai bine pentru ei decât un program flexibil.

Iată principalele avantaje ale unui program clasic de lucru de 8 ore:

1. Focalizarea este mai ușor de menținut
2. Granițele tale sunt mai clare
3. Oamenii știu exact când să vă contacteze
4. Sunt mai puține ore suplimentare
5. Echilibrul dvs. dintre muncă și viață este mai bun

Acum. haideți să aruncăm puțin mai multe detalii pentru fiecare dintre acestea.

1. Concentrarea este mai ușor de menținut

Personal, mi se pare o luptă să lucrez 3 ore, apoi să fac o pauză de o oră sau două, să fac comisioane și apoi să merg direct înapoi într-un alt bloc de 3 ore de lucru la birou. Când am încercat să lucrez independent pe un program mai flexibil, am primit imediat flashback-uri de pe vremea când eram profesor.

Predarea mea zilnică ar consta în 5 ore de predare efectivă, intercalate cu „pauze” necesare în timp ce studenții aveau alte ore. În acele cazuri, mi-am ocupat timpul notând teste, ajutând cu munca administrativă sau redactând planuri de lecție.

Ceea ce s-ar întâmpla de obicei este că aș obține 25% teste de notare când trebuia să intru în clasă și să „trec” în modul de predare. Însemna să mă concentrez pe un tip extrem de diferit de sarcină și să mă asigur că nu mă zgâiesc în timp ce încercam să intru în zonă. Și după acele 45 de minute, mă întorceam în salonul profesorilor, cu capul bâzâit de întrebările copiilor, exemplele de manuale și impresiile, încercând să mă concentrez din nou pe notarea lucrărilor. M-ar încetini foarte mult și aș ajunge să-mi aduc munca acasă.

Pe scurt – schimbam contextul imediat ce intram în zonă. Și cu fiecare sarcină nouă, aveam nevoie de ceva timp să mă concentrez, pentru că erau atât de diferite ca natură.

Pentru mine, ar fi fost mult mai bine dacă aș fi putut să am toate cursurile, spate la spate, cu o pauză de masă și apoi să pot face alte treburi sau să mă duc acasă.

Cum ajută o zi de lucru de 8 ore la schimbarea contextului

Cu un „bloc” de timp atât de mare, ca să-l numești, știi că ai tot timpul ăsta pentru a termina sarcinile zilei. Nu anticipați momentul în care va trebui să încetați să lucrați pentru a merge la bancă, a face cumpărături sau a face prânzul. Și după ce ați terminat comisioanele, revenirea la „modul birou” va necesita o reorientare, ceea ce vă va costa în esență timp.

Notă: Trecerea contextelor de la un tip de muncă la altul este uneori inevitabilă, cum ar fi să vă plătiți facturile în timpul orelor de lucru din cauza programului de lucru al băncii. Cu toate acestea, un program flexibil implică faptul că mediul tău de lucru se va schimba cu fiecare sarcină nouă pe parcursul zilei. Și a intra în zonă pentru fiecare sarcină diferită înseamnă că la începutul fiecărei sarcini noi, petreci ceva timp încercând să te concentrezi pe un context complet nou.

2. Granițele tale sunt mai clare

Când lucrăm la programul obișnuit, într-un cadru de birou, avem tendința de a ne simți mai relaxați și dornici ca ceasul să bată sfârșitul zilei de lucru. Și dacă ești genul de persoană căreia îi este greu să plece de la serviciu la timp, atunci un program de lucru mai rigid este cel mai mic dintre cele două rele.

Știm că timpul de lucru s-a terminat și creierul nostru începe să treacă în modul „viață personală”. Dacă nu este nevoie de ore suplimentare, restul zilei este liber pentru alte activități.

Cu un program de lucru flexibil, nu ai niciodată „timp liber”. De obicei, o persoană și-ar presăra sarcinile pe parcursul majorității zilei, pentru a se potrivi cu nivelurile de energie. Ceea ce, în sine, este grozav pentru productivitate, dar chiar estompează limita dintre timpul de lucru și timpul liber. Nu te poți relaxa niciodată complet.

3. Oamenii știu exact când să vă contacteze

Dacă orele tale de lucru sunt dispersate pe parcursul zilei și programul tău se schimbă zilnic, atunci disponibilitatea ta pentru alte persoane se va schimba și ea. Acest lucru poate deveni o problemă cu informarea prietenilor și familiei când nu vă pot contacta, astfel încât să puteți beneficia de timp de lucru neîntrerupt.

Poate vei fi liber 2 ore dimineata luni, apoi marti, o ora dimineata, si 2 dupa-amiaza, apoi inca o ora seara, de exemplu. Ai nevoie de o modalitate de a informa clienții, prietenii și familia săptămânal, ceea ce necesită mai mult efort și planificare.

Deci, dacă distragerile din exterior reprezintă o problemă deosebit de mare pentru dvs., atunci o zi de lucru de 8 ore va funcționa mai bine. Puteți pur și simplu să vă setați starea la „Deplasat”, să dezactivați notificările de pe telefon, să puneți un semn pe ușă sau altele, până când ați terminat cu munca. Disponibilitatea va fi clară pentru toți cei din jurul tău.

4. Sunt mai puține ore suplimentare

Acum, am menționat cum schimbarea contextului duce la o oarecare pierdere de timp. De obicei, ne ia 20 de minute pentru a intra în zonă cu o anumită sarcină. Și cu cât schimbăm de mai multe ori, cu atât este nevoie de mai mult timp pentru a ne reorienta.

Tot acest timp pierdut se adună la sfârșitul zilei, făcându-vă potențial să rămâneți în urmă cu munca. Sau, un program lax face ca orele suplimentare să pară mai puțin solicitante. Destul de curând, te trezești lucrând până la primele ore ale nopții.

5. Echilibrul dvs. de muncă-viață este mai bun

Acum, echilibrul global între muncă și viață este un set de numeroși factori diferiți. Dar aici vom aborda ora limită de lucru. Desigur, atunci când sunt mai puține ore suplimentare, iar limitele tale sunt mai clare, echilibrul dintre muncă și viață este mai ușor de menținut.

• Cu o zi de lucru de 8 ore, aveți un timp limită clar;
• Nu este nevoie să fii atent pe tot parcursul zilei, așteptând următorul bloc de timp de lucru;
• Mai puține șanse ca alte activități să „sângereze” în timpul tău de lucru (de exemplu, o rulare a unui magazin alimentar durează mai mult decât ai planificat și îți schimbă întregul program);

Cu orele de lucru marcate pe tot parcursul zilei, nu există limite reale. Îți poți face sarcinile după cină, sau te relaxezi cu familia sau după sală. Activități rezervate de obicei pentru timpul liber. Despărțind timpul de lucru, îți spargi și timpul de odihnă, iar cei doi se împletesc, oricât ai încerca să le echilibrezi.

Personal, îmi este greu să-mi petrec diminețile încet și constant, făcând cafea și micul dejun și spun, scriind într-un jurnal, când mă trezesc. Îmi place să încep munca în 15 minute după ce mă trezesc (din moment ce lucrez de la distanță), astfel încât să pot termina totul până la ora 15:00.

Senzația de a bate ceasul la 3:01, iar eu știu că ziua de lucru s-a terminat... nu este nimic mai bun.

Așadar, haideți să discutăm despre cum puteți face o zi de lucru de 8 ore cu productivitate, și nu un lucru de făcut.

Cum să faci un program funcțional de 8 ore

În această secțiune, vom detalia pașii pe care îi puteți urma pentru a crea un program productiv pe 8 ore de lucru consecutive.

Găsiți orele optime de lucru

Dacă puteți, alegeți când va avea loc timpul de lucru de 8 ore - fie dimineața, fie după-amiaza.

Lucrăm cu diferite niveluri de energie. Prefer să încep munca la 7 dimineața și să termin la 15:00, deoarece concentrarea mea scade semnificativ după-amiaza târziu. În același timp, am colegi care lucrează mai bine la orele târzii, deoarece au timp să se odihnească în timpul zilei și să încheie alte activități.

Identificați-vă pierderile de timp și abordați-le

Gestionarea oricăror și toate distragerile care îți apar în cale va fi mai ușoară când știi ce te deranjează cel mai mult.

Primiți adesea apeluri telefonice, mesaje de chat sau alte notificări pentru telefon sau aplicație? Ești vinovat că amânați prin YouTube sau Instagram? Sunt distragerile legate de muncă sau personale?

Modul în care gestionați întreruperea va depinde de:

• Tipul acestuia (de serviciu sau personal);
• Cât timp vă distrage atenția;
• Cât timp vă ia să vă recăpătați concentrarea după aceea;
• Dacă este ceva ce poate fi gestionat cu o aplicație (de exemplu, aplicația de blocare a telefonului pentru focalizare).

În oricare dintre aceste cazuri, mai întâi trebuie să petreci o zi lucrând în mod regulat, să faci o notă ori de câte ori ești distras și să-ți analizezi constatările la sfârșit. Aceasta este una dintre cele mai bune modalități de a vă identifica corect pierderile de timp.

Păstrați o fișă de pontaj sau o fișă de pontaj

O mare parte a menținerii unui 9 la 5 sănătoși este responsabilitatea. În acest caz, vrei să fii responsabil față de tine în primul rând.

Pentru a beneficia de toate beneficiile unei zile de lucru de 8 ore, trebuie să știți când începe și când se termină ziua. Este singura modalitate de a menține un echilibru sănătos între muncă și viață privată. Acest lucru se poate face în două moduri: păstrarea unei fișe de pontaj sau păstrarea unei foi de pontaj.

Păstrarea unei fișe de pontaj

Cardurile de pontaj sunt o modalitate mai generală de a vă urmări timpul. Pur și simplu vă conectați când începe orele de lucru și vă conectați din nou când se termină. Simplu ca asta.

Detaliile restului programului dvs. pot fi gestionate într-o aplicație de calendar, o listă de activități, o platformă de management de proiect etc. O fișă de pontaj poate arăta astfel:

Cardul de pontaj este menit să ia notă de începutul și sfârșitul zilei de lucru de 8 ore și de câte ore suplimentare aveți. Toate sunt folosite pentru a calcula cât câștigi pe săptămână. Clockify are, de asemenea, un calculator încorporat în versiunea sa de browser, ceea ce face ca acest proces să fie și mai puțin complicat. Nu este necesară descărcarea separată de software.

Păstrarea unei foi de pontaj

Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de o înțelegere mai fermă a programului dvs., atunci nu vă pot recomanda o foaie de pontaj detaliată suficient. Cea mai utilă opțiune ar fi să păstrați o foaie de pontaj digitală, deoarece este ușurința în utilizare, opțiunea de a completa automat, de a crea șabloane și, în general, de a economisi timp.

De exemplu, Clockify vă permite să faceți un program de lucru de 8 ore în mai multe moduri.

• Dacă o faci direct din aplicația în sine, poți face o foaie de pontaj bazată pe cât de mult lucrezi la fiecare proiect în fiecare zi. Acest lucru este grozav dacă proiectele dvs. durează mai mult de o săptămână și nu aveți nevoie de un program orar strict.

• Dacă doriți un cadru mai detaliat, puteți alege integrarea Google Calendar de la Clockify (sau utilizați vizualizarea de calendar încorporată a aplicației). Notarea sarcinilor în Google Calendar face programul dvs. precis, iar blocurile colorate vă oferă o idee imediată despre cum decurge ziua - ce sarcini se repetă sau când țineți pauze, de exemplu.

În imaginea de mai sus, puteți vedea cum, deși este un program de 8 ore, sarcinile sunt suficient de variate pentru a garanta o zi productivă, cu schimbare rezonabilă de context.

Ca bonus, cu temporizatorul Clockify din calendar, puteți cronometra cu precizie fiecare sarcină din calendar.

Cardurile de pontaj și foile de pontaj sunt, prin urmare, o necesitate absolută pentru auto-responsabilitate și pentru a rămâne productiv. Când știi cum îți petrec orele, faci deciziile viitoare de programare mai ușoare.

Această integrare Clockify pentru Google Calendar funcționează cel mai bine pentru cei lipiți de suitele lor de aplicații Google. Utilizează Zapier și funcționează perfect, indiferent dacă vă bazați pe dispozitivul mobil, desktop sau browser.

• Nu în ultimul rând, unora dintre noi le place să se întoarcă la „vechile moduri” ale pixului și hârtiei. Așa că, desigur, puteți sări peste toate bâzlaiele și pur și simplu să completați un calendar fizic stând la birou sau să faceți singur un calendar de jurnal.

Cea mai ușoară modalitate de a sări în urmărirea timpului cu un program fizic este să găsești șabloane prefabricate (cu excepția cazului în care să faci propriile tale este ceva care îți aduce plăcere și ție!). Există numeroase surse excelente din care să alegeți și chiar am mers atât de departe pentru a crea unele dintre propriile șabloane de foaie de pontaj, în funcție de tipul de program de care aveți nevoie:

• Lunar;
• bisăptămânal;
• Săptămânal;
• Zilnic;
• Orar.

Toate foile de pontaj pot fi descărcate și imprimate în format Word, Excel, Google Docs, Sheets și .pdf.

Fă-ți un obicei din a-ți urmări timpul

Pentru ca o zi de lucru de 8 ore să funcționeze și să fie atât de echilibrată pe cât aveți nevoie, trebuie să vă luați în serios urmărirea timpului.

Luând notițe când și cum vă distras atenția (despre care am discutat), când sunt orele de vârf și când utilizați pauze, acumulați datele necesare pentru optimizarea fluxului de lucru.

Când te uiți la numere în mod obiectiv și, mai ales, le tratezi ca pe un analist (nu te simți vinovat sau nu te reproșezi pentru greșeli), poți desena modele, cauze și efecte pentru un anumit comportament. Dintr-o dată, vei fi mai bine să evaluezi la ce oră este cea mai bună pentru a lua pauzele de masă, la ce oră îți dorești rețelele sociale și multe altele. Este ca și cum un om de știință deblochează întregul potențial al superbei lor AI... cu excepția cazului acesta, sunteți amândoi.

Tratează-te ca un om de știință și o piesă de mașină de ultimă generație, reglată fin, care are nevoie de echilibrare. Urmărirea timpului este la baza descoperirii secretelor sale.

Bucurați-vă de pauze fără scuze

Doar pentru că ești încadrat de un program de 8 ore, nu înseamnă că nu te poți bucura de mai multe pauze. Cu toate acestea, merită remarcat că nu vă puteți petrece pauza de prânz urmărind un film întreg. Atunci acesta ar deveni un program flexibil.

Cu o zi de lucru de 8 ore (sau orice bloc mai lung de lucru), se recomandă să faceți o pauză de 5 minute la fiecare 25 de minute de lucru sau una de 10 minute la fiecare 50 de minute (așa-numita metodă Pomodoro).

Desigur, aceasta nu este o abordare universală. La fel ca în acest program, ideea este să găsești ceva care ți se potrivește. Încearcă mai multe metode diferite de lucru/pauză și vezi care te menține productiv, dar lasă și loc pentru relaxare și resetare. Iată câteva dintre aceste opțiuni (cu ghiduri!):

• Mănâncă broasca aia!
• Începeți cu tehnica Pomodoro
• Matricea Eisenhower
• Cele mai eficiente 18 tehnici de gestionare a timpului

Odată ce găsiți tehnica perfectă de gestionare a timpului, puteți aborda programul cu mai multă încredere.

Nu vă împingeți să umpleți fiecare moment din acele 8 ore

Sărbătorește zilele în care termini volumul de muncă în mai puțin de 8 ore. Și încearcă să nu cedezi tentației de a începe o nouă sarcină sau de a-ți modifica programul pentru a-ți înghesui încă o activitate legată de muncă. Este vital să știi când să nu mai lucrezi, iar programul de 8 ore este un loc grozav pentru a practica asta.

Pentru că un program flexibil estompează limita dintre muncă și timpul liber, cel tradițional te împinge să termini tot ce poți devreme. În acest fel, aștepți cu nerăbdare să ai mai mult timp pentru tine. După cum a spus profesorul canadian de psihologie Jordan Peterson, într-un interviu despre productivitatea toxică,

„Sunteți în căutarea unei îmbunătățiri, dar căutați o îmbunătățire durabilă. Și așadar, dacă te împingi prea tare, distrugi sustenabilitatea în timp.”

Așadar, prin încorporarea unui 9-to-5, vrei fiabilitatea și sustenabilitatea pe care le poate aduce – există suficient timp pentru a face totul, atâta timp cât planificați bine. Pentru a vă îmbunătăți productivitatea în acest cadru, trebuie să îmbrățișați structura, dar și să vă bucurați de timpul liber când terminați mai devreme.

Concluzie

Doar pentru că ne îndreptăm către ore de lucru mai puțin rigide, nu înseamnă că va demoda complet. Un 9 la 5 poate aduce structură, fiabilitate, așteptare și disciplină de care unii oameni au mare nevoie și caută în viața lor. Nu toată lumea este potrivită să lucreze sporadic pe tot parcursul zilei și asta este perfect. Trebuie să normalizăm alegerea de a avea o zi de lucru de 8 ore, pentru că aduce anumite beneficii. La fel ca în cazul multor lucruri referitoare la productivitatea muncii, este vorba de preferințele personale.