Cum să faci o defalcare a zilei de lucru (cu șabloane)

Procesul de creare a unui program de lucru este îmbunătățit în fiecare zi. Pentru că o bună desfășurare a zilei de lucru te mută înainte și chiar mai bine – îți lasă sentimentul unei zile împlinite. Acest ghid scurt, dar dulce, este aici pentru a vă prezenta un mod diferit de a vă împărți ziua, sarcinile și prioritățile și arată cum concentrarea asupra altor lucruri decât termenele limită oferă rezultate mai bune.

Decideți asupra priorităților zilnice

Nu orice sarcină este cea mai importantă.

Înainte de începerea fiecărei zile, reduceți acea listă de activități și găsiți-le pe cele mai importante. De obicei, sunt 1 până la 3 sarcini și le puteți identifica cu ușurință:

• Alți oameni depind de tine să faci partea ta, astfel încât să o poată face pe a lor;
• Sunt urgente sau au un termen limită care se apropie rapid;
• Îți afectează cariera pe termen lung.

Pentru a ilustra acest lucru – și toate aspectele următoare ale defalcării zilei tale de lucru – vom arunca o privire asupra programului meu pentru un moment și a modului în care încerc să învăț despre obiceiurile mele de lucru și să mă îmbunătățesc puțin câte puțin în fiecare zi.

Iată un exemplu despre cum ar putea arăta lista mea de priorități pentru miercuri:

Vine un nou angajat, iar eu îi îndrum. Este bine atât pentru a mea, cât și pentru cariera lor, așa că cea mai mare parte a energiei mele ar trebui să meargă la această sarcină. Mai sunt și niște lucrări pe care nu am reușit să le termin cu o zi înainte și, deși termenul limită nu este până luni, pot încerca să o termin azi. În cele din urmă, există o prezentare cu care vreau foarte mult să impresionez. Restul este o muncă obișnuită pe care o pot lua în pas.

De ce am nevoie de o listă de priorități?

Din exemplu, putem vedea cum identificarea sarcinilor care contează cel mai mult pentru tine elimină „zgomotul alb” al altor lucrări.

Știți exact unde să cheltuiți cea mai mare energie, ceea ce, la rândul său, vă ajută să evitați să pierdeți timpul și să vă stresați din cauza altor lucruri. Această listă este cu ușurință primul pas esențial al fiecărei defalcări bune în ziua de lucru.

Desenați o secțiune înainte de lucru

Ca pas următor, definiți ce lucruri legate de muncă faceți pentru a vă pregăti pentru ziua respectivă.

Scrieți o listă de lucruri de făcut?

Îți revizuiești obiectivele pentru săptămână?

Sau vă contactați colegii?

Poate îți faci cafea și verifici e-mailul.

Cu toții avem ritualuri diferite care sporesc productivitatea și pot varia chiar de la o zi la alta. Și dacă nu aveți un ritual, acesta este un moment minunat pentru a găsi unul. Iată o altă privire asupra programului meu zilnic:

Sursa: șablon de defalcare a zilei de lucru Clockify

După cum puteți vedea din tabelul de mai sus, fiecare zi poate începe cu activități diferite. Și pentru miercuri, mă pregătesc pentru a doua sarcină prioritară – munca rămasă – trecând peste ceea ce am ratat și cum să o termin.

De ce am nevoie de o secțiune „înainte de muncă”?

Un ritual ușor de lucru de dimineață este o modalitate excelentă de a vă prezenta ziua. În loc să începi mai întâi cu cele mai solicitante sarcini, economisești energia cu ceva ușor și te pregătești mental pentru sarcinile care urmează.

Desenați o secțiune în timpul lucrului

Următoarea bucată mare din defalcarea dvs. este munca efectivă în sine. Sarcinile mai grele sau, carnea și cartofii, dacă vreți.

Există o mulțime de resurse pentru împărțirea sarcinilor mari în bucăți mai mici și programarea lor, așa că nu vom intra în detalii aici. Cu toate acestea, este important să le menționăm.

Poti:

1. Utilizați timeboxing pentru a crea un ghid oră cu oră pentru ziua dvs.;
2. Utilizați matricea Eisenhower pentru a vă sorta prioritățile;
3. Metoda Get Things Done te va împiedica să te simți copleșit.

Pe ce m-aș concentra, totuși, este să împart această bucată de muncă în două segmente: înainte de pauza de masă și după ea.

Dacă ați citit unele dintre celelalte articole ale noastre despre productivitate, ați fi putut observa cum menționăm gestionarea nivelurilor de energie pe parcursul zilei. Și este important să recunoști cum variază energia ta după ce ai luat un prânz bun la serviciu. În special, întreabă-te:

• Cum te simți cu o jumătate de oră până la o oră înainte de prânz?
• Te simți plin de energie după prânz?
• Ai somn?
• Cât timp după prânz începi să simți că concentrarea scade (sau crește)?
• Începi să ai pofte de zahăr și cum te afectează acestea?

Mâncarea joacă un rol important în roller coaster-ul energetic al organismului și, de obicei, nu îi acordăm atenție. Mai mult, pentru că suntem acasă sau afară, sau nu avem nevoie de prea multă concentrare. Cu toate acestea, la locul de muncă, poate deveni un detriment.

De ce am nevoie de secțiunea „înainte și după masă”?

Împărțirea programului de lucru în înainte și după prânz poate ajuta cu mai multe lucruri.

În primul rând, poate dezvălui modul în care diferitele mese vă afectează concentrarea. Cele mai grele vă vor face somnoros, în timp ce cele mai ușoare vă ajută să rămâneți alert. Așa poți, de exemplu, să observi că ai o întâlnire mare joi la ora 15 și să decizi să mănânci pește și o salată în loc de friptură și cartofi, dacă acestea din urmă te fac de obicei poftă de un pui de somn după aceea.

În al doilea rând, vei începe să iei decizii mai bune de programare. Schimbarea sarcinilor în jurul nivelurilor de energie este o tactică mai puțin gândită, dar una s-a dovedit a fi foarte eficientă în practică.

În al treilea rând, te obligă să nu neglijezi mâncarea ca parte vitală a zilei tale. De obicei suntem atât de plini de muncă, încât ne schimbăm orele de masă până când este prea târziu sau le omitem complet. Acest lucru riscă să vă fie prea foame și să optați pentru o gustare rapidă, doar pentru a o opri. În plus, vei fi mai puțin răbdător și mai frustrat dacă nu faci o pauză adecvată la masă. Care, la rândul său, vă împiedică performanța în muncă.

Iată un exemplu din programul meu:

În această secțiune, am decis să-mi continui dimineața cu restul de muncă, cât este încă proaspătă în minte. A fost programată o întâlnire înainte de pauza de prânz, tocmai la timp pentru a se relaxa. În timpul prânzului, a apărut o problemă de urgență, dar am amânat-o până după prânz, pentru a mă asigura că vin împrospătat. Pregătirea noului angajat a venit după cafeaua mea, deoarece am observat că cofeina anulează somnolența de la prânz.

Acum, s-ar putea să vă întrebați dacă este posibil să obțineți acest tip de gândire de calcul. Răspunsul este da, dar cu multă muncă și încercări și erori. Să aruncăm o privire la cum.

Cum să fii atent la nivelurile de energie

Realizarea acestui tip de organizare... intuiția, ca să o numim, nu este imposibilă. Este important să rețineți că a învăța să vă ascultați corpul și să vă preluați comportamentul și obiceiurile este ceva ce trebuie să faceți în mod activ pe parcursul zilei.

În momentul în care observați o schimbare a focalizării sau a nivelurilor de energie, luați notă de aceasta, fie pe un post-it, fie printr-o aplicație de înregistrare vocală. Poate părea neprofesionist la început, că este ceva nepotrivit unui mediu de lucru, dar priviți-l ca pe o investiție. Cu cât obțineți mai multe informații, cu atât vă veți planifica mai bine sarcinile pentru ziua respectivă.

În plus, fă-ți timp pentru a cerceta rețete sănătoase care stimulează productivitatea creierului. Poate fi un experiment suplimentar grozav.

Observați distracția dvs

În aceeași ordine de idei, acordați atenție suplimentară celor mai (ne)obișnuite distrageri ale tale.

Acestea vă pot deraia întreaga după-amiază și pot duce la amânarea anumitor sarcini sau la uitarea completă de ele. Dacă întâmpinați probleme speciale cu identificarea care sunt pierderile de timp, atunci puteți utiliza aceeași tactică ca și în cazul nivelurilor de energie.

Când faceți o defalcare a zilei de lucru, încercați să vă surprindeți în momentul în care începeți să navigați pe rețelele de socializare mai mult de 5 minute, de fiecare dată când acceptați să ajutați un coleg fără să vă gândiți la propriul volum de muncă sau la fiecare întâlnire improvizată convocată de dvs. administrator.

Mai sus este un exemplu de două distrageri pe parcursul a două zile separate. Rezumarea și analizarea lor ca în tabelul nostru vă va oferi detaliile necesare despre unde vă pierdeți cea mai mare parte a timpului. Așadar, puteți începe să lucrați la soluții sau modalități de a evita aceste distrageri.

De multe ori nu ne gândim de ce ne distram sau când. Dar folosirea unei astfel de metode poate îmbunătăți considerabil modul în care abordați distracția și vă crește succesul în eliminarea acestora.

Uneori, simpla instalare a unui blocator de site-uri web nu este suficientă.

Includeți o reducere a zilei de lucru

O reducere a zilei de lucru este tranziția între muncă și timpul liber. Include sarcini pe care ne place să le numim „ritual de sfârșit de zi de lucru”. Așa cum aveți ritualuri de dimineață pentru a crește pregătirea pentru zi, la fel ar trebui să aveți unele pentru a vă relaxa până la sfârșitul ei.

De obicei, terminăm ultima sarcină a zilei, închidem computerul și începem să ne întrebăm ce să facem în continuare (dacă nu avem treburi precum vase, mâncare, luarea copiilor, întâlniri etc.). Și chiar și cu acesta din urmă, tranziția este atât de bruscă, încât creierului nostru ia destul de mult timp pentru a opri „modul de lucru”.

De ce am nevoie de o reducere a zilei de lucru?

Un prieten apropiat de-al meu a spus odată că obișnuia să meargă acasă timp de 40 de minute în loc să meargă cu bicicleta, pentru că trebuia să scape de frustrarea zilei. Pentru că, dacă ar fi venit acasă mai devreme, l-ar aduce în viața personală și i-ar „păta” restul timpului liber.

În mod similar, aveți nevoie de câteva sarcini minute la sfârșitul zilei pentru a semnala creierului dvs. să înceapă să se relaxeze. Să aruncăm o privire la cele de mai jos:

Imaginile de mai sus sunt părți din programul meu care arată sarcinile de la sfârșitul zilei de lucru – scrierea rezumatului zilei (în dreapta) și realizarea unei liste de sarcini pentru ziua următoare. Acestea sunt atât de dureros de simple, dar foarte eficiente în a vă oferi un sentiment de închidere. Ziua de lucru este în urmă, iar acum este timpul să vă odihniți.

Șablonul de defalcare a zilei de lucru Clockify

Fragmentele din programul pe care l-am folosit aici provin dintr-un șablon pe care îl puteți găsi pe blogul nostru.

Nu este doar o foaie de pontaj, ci un program care se concentrează pe împărțirea zilei pentru a vă oferi cea mai utilă perspectivă asupra fluxului dvs. de lucru.

Dacă doriți să încercați singuri, puteți descărca șabloanele PDF de la următoarele link-uri:

Descărcați șablonul de defalcare Workday aici.

Descărcați șablonul de listă de priorități aici.

Descărcați șablonul de defalcare pentru distragerile zilei de lucru aici.