De ce ai nevoie de un ghid de stil (și cum să faci unul)

Stil – îl ai? Nu mă refer la modă, deși mă interesează și asta. Dar mai exact, organizația dvs. are un ghid de stil? Și îl folosești?

Cu o mulțime de ani în urmă, când lucram în editarea de reviste, una dintre primele mele sarcini a fost să creez un ghid de stil pentru publicație. Acesta nu a fost ceva aruncat asupra mea ca un nou angajat; mai degrabă, a fost un proiect auto-inițiat. Am intrat în birou și mi-am dat seama rapid că nu era nimic de consultat când mă confrunt cu o întrebare despre scrierea cu silabe, alegerea cuvintelor sau scrierea cu majuscule. Mi-am propus să repar asta rapid.

De ce să-mi fac asta? Pentru că fără ea nu am arăta profesioniști. Imaginați-vă că citiți o revistă (pe hârtie sau online) și jumătate din titlurile articolelor sunt scrise cu majuscule așa , iar cealaltă jumătate sunt scrise cu majuscule așa. Intelegi ce vreau sa spun? Te-ai întreba dacă a existat vreo rimă sau un motiv pentru diferență sau dacă editorul a fost pur și simplu neprofesionist.

Ce este un ghid de stil?

Un ghid de stil este un document care definește, face referire și ghidează stilul companiei dvs. Gândiți-vă că este marca scrisă. Este posibil să aveți deja o carte de stil care prezintă culorile companiei dvs., siglele și modul în care sunt utilizate diferitele mărci și imagini – dimensiuni minime, degajări, etc. Ghidul de stil – pentru scriitorii dumneavoastră – este completarea acestuia.

Ghidurile de stil vor fi consultate în cea mai mare parte de oameni cu rol de marketing și comunicare. Dar oricine trimite orice comunicare – inclusiv vânzătorii care trimit e-mailuri – ar trebui să o consulte.

Ce se întâmplă într-un ghid de stil?

Ghidul de stil este foaia de parcurs către stilul tău de comunicare. În mod obișnuit, un ghid de stil include totul, de la modul în care scrieți cu majuscule numele companiei și ale produselor la terminologia utilizată în industrie și până la poziția dvs. cu privire la utilizarea unei virgule Oxford. Alte considerații: dacă scrieți numere sau folosiți cifre, dacă să includeți puncte după fiecare literă într-un acronim și dacă este ok să folosiți contracții. Poate doriți ca scriitorii dvs. să folosească ok, sau OK, sau ok; ghidul de stil le va informa pe care să o folosească.

Poate include, de asemenea, o notă despre vocea, tonul și personalitatea companiei dvs., astfel încât scriitorii dvs. să știe dacă este bine să faceți jocuri de cuvinte sau dacă trebuie să fie serioși și sinceri. Spune-i dacă este în regulă să folosești argou și dacă există cuvinte sau nume de marcă interzise.

Ghidul nu trebuie să fie un volum. Sigur, poate fi lung și exhaustiv - acoperind toate scenariile. Dar poate fi și o singură pagină care conturează punctele cheie.

Atâta timp cât ai un fel de documentație, ești pe drumul tău bun.

De ce ai nevoie

Am menționat acest lucru puțin la început, dar există câteva motive pentru care aveți nevoie de un ghid.

Consecvența este principala. Vrei ca toate exemplarele care ies din biroul tau sa iti consolideze marca intr-un mod specific, bine gandit. Inconsecvențele distrag atenția cititorului și fac compania ta să pară puțin neglijentă.

De asemenea, un ghid de stil te ajută să fii profesionist – pentru a te asigura că fiecare cuvânt pe care îl folosești este atent, luat în considerare și punctat corespunzător. Și le face viața mai ușoară scriitorilor tăi.

Cine are nevoie de un ghid de stil?

Crearea unui ghid de stil nu este doar un lux al afacerilor corporative gigantice. Nici nu este o cerință de a forma doar start-up-uri. Este ceva la care afacerile de toate dimensiunile ar trebui să își ia timp să se gândească și să creeze. Ghidul va fi folosit intern și ar trebui să fie distribuit și colaboratorilor independenți (redactorii dvs. vă vor mulțumi).

Crearea unui ghid de stil

Dacă nu ai un ghid de stil, e grozav. De aceea vorbim despre asta. Poți începe acum.

Și ca să nu crezi că asta îți va lua veacuri, nu trebuie. Nu trebuie să materializați acest lucru din aer. Vă puteți baza pe niște resurse încercate și adevărate.

Mai întâi, numiți o persoană sau o echipă care să dețină ghidul. Acesta este probabil cineva din echipa de marketing sau comunicare.

Apoi, ia în considerare care este stilul tău. Ești ocazional sau corporativ? Colocvial sau cu nasturi? Aici poți să te simți puțin poetic – revenind la personalitatea companiei tale, declarația de misiune și rădăcini. De asemenea, doriți să luați în considerare clientela dvs. și modul în care îi place să fie vorbit.

Acum, începeți să deveniți granulare. Luați în considerare dacă gravitați către o școală de gândire – de exemplu, ce părere aveți despre punct și virgulă? Propoziții care încep cu „și”? Fragmente?

Puteți să vă uitați la experți – cum ar fi manualul Associated Press (AP) pe care se bazează ziarele sau Chicago Manual of Style (CMOS) – pentru a vă ajuta să vă configurați cadrul. De fapt, într-o situație dificilă, puteți să vă îndreptați personalul către unul dintre acele site-uri web și să-l numiți bun. (Totuși, alegeți unul sau altul. AP și Chicago sunt diferite.)

Următorul pas este crearea unei liste scurte de cuvinte specifice industriei și companiei. Lucruri care apar mult în comunicațiile tale. Acestea pot include jargon, abrevieri și fraze specifice industriei pe care trebuie să le utilizați și să le punctați corespunzător.

De acolo, completați elemente suplimentare care se simt potrivite pentru compania dvs. De exemplu, puteți include un glosar al oricărui termen eventual citat în comunicările dumneavoastră. Puteți adăuga reguli privind citările, etica în raportare și alte bune practici. Sau, puteți să rămâneți la elementele de bază și să le păstrați simplu și scurt.

Cum să vă impuneți stilul

Cineva trebuie să fie ofițerul de poliție pentru a verifica dacă echipa dvs. respectă acest ghid de stil. nu voi minti; aceasta nu este cea mai distractivă parte a muncii. Dar dacă scopul tău este coerența în comunicări, este necesar. Este important ca fiecare membru al echipei tale – oricine va scrie sau va comunica – să cunoască vocea mărcii tale și să se țină de ea.

Când lansați pentru prima dată noul ghid (sau o actualizare), găzduiți un antrenament intern pentru a vă asigura că toată lumea este conștientă de regulile de stil. Toți angajații noi ar trebui să citească ghidul. Pentru anumiți membri ai echipei care vor folosi acest lucru mult (de multe ori cei în roluri de comunicare) poate doriți să rulați un test pop.

Editorii dvs. ar trebui să păstreze o copie a ghidului în apropiere și deschisă - și să verifice tot conținutul cu ea.

În cele din urmă, verificați periodic (verificarea, verificarea... vedeți câte alegeri sunt de făcut?) Copierea periodică și împingeți-i pe cei recidiți. Da, asta poate însemna o conversație incomodă cu CEO-ul tău sau cu noul stagiar. Am descoperit că nerespectarea ghidului de stil nu face discriminări între clasamente.

O notă despre design

Nu toate ghidurile de stil includ note despre design. Multe sunt grele de text, pline de gramatică și ortografii. Dar dacă doriți să creați un ghid cuprinzător - ceva pe care scriitorii și ilustratorii dvs. se pot baza deopotrivă - luați în considerare extinderea ghidului pentru a include note despre design, culorile companiei, familiile de fonturi și utilizarea logo-ului.

Unde să-ți păstrezi ghidul de stil

La începutul carierei mele, imprimarea era încă un lucru – de fapt, lucrul . Asta însemna că vom crea aceste ghiduri de stil, vom tipări și lega câteva copii și le vom ascunde pe un raft comun de resurse pentru ca membrii personalului să le consulte după cum este necesar. Însemna că au stat o vreme și au depășit (mai multe despre asta într-o secundă).

Astăzi, puteți crea aceste documente și le puteți stoca pe site-uri partajate, cum ar fi intranetul companiei dvs. sau pagina wiki. Și actualizați-le ușor, în mod regulat. (Dată-ți actualizările.)

Cât de des ar trebui să actualizați ghidul de stil?

Un ghid de stil este un document viu care poate și ar trebui actualizat. Cât de des? O parte din mine vrea să vă spună să îl actualizați și să îl revizuiți în mod constant. Dar asta te va înnebuni pe tine și pe personalul tău.

Pentru a menține sănătatea, luați în considerare o curățare profundă anual, cu actualizări periodice la fiecare șase luni. Controlul anual poate fi sau nu o revizie majoră; uneori doar reconfirmi alegerile anterioare. Acest lucru permite un pic de spațiu pentru a permite oamenilor să proceseze orice modificări și să se obișnuiască cu ele fără a revizui la nesfârșit regulile.

Exemple de ghid de stil

Învăț multe prin exemplu, așa că voi încheia împărtășind unele dintre cele mai bune. Aceste exemple vă pot inspira pentru ceea ce să includeți (sau nu) în propriul ghid:

• The Economist – îmi place în special textul introductiv de aici. Stabilește scena a ceea ce urmează – subliniind principiile generale de stil la care aderă publicația. Urmează un glosar alfabetic de termeni.
• Elementele stilului – Mi-a luat până aproape de sfârșitul acestei postări să menționez acest clasic Strunk and White, dar nu am uitat. William Strunk a scris-o în 1918, iar EB White a revizuit-o și a actualizat-o în 1959. Această carte, folosită de legiuni de jurnalism și de specialități engleze, autori de cărți, scriitori de reviste și redactori web, este probabil bunicul ghidurilor de stil.
• New York Times are propriul set de reguli, cum ar fi practica de a asocia titlurile de curtoazie cu nume de familie (de exemplu: Mr. O'Neal). Uneori, poate părea învechit, dar este cu siguranță stilul lor. Știi un articol din Times când citești unul.

Rețineți că nu toate ghidurile de stil sunt, ei bine, elegante. Este mai important să dictați regulile și să le păstrați într-un fișier text decât să faceți ghidul frumos. Dar, dacă aveți timp și resurse, puteți face ghidul dvs. de stil ceva pe care oamenii chiar doresc să studieze. Iată câteva exemple de ghiduri frumoase care îmbină cuvintele și designul.