De ce aveți nevoie de un proces de flux de lucru creativ

Am fost cu toții acolo. Terminăm piesa noastră dintr-un proiect și o trimitem în lanț pentru ca următorii în rând să o revizuiască. Ei, împreună cu superiorii lor, găsesc mai multe lucruri greșite decât corecte și revine cu o serie de solicitări de schimbare.

Această poveste de groază este destul de complicată așa cum este. Indiferent cât de profesioniști și de experimentați am fi, este totuși greu să ne facem în bucăți munca. Este și mai greu când această buclă de feedback nu se termină niciodată – când nimic nu este niciodată suficient de bun, nimeni nu dă niciodată aprobarea finală și este un ciclu nesfârșit de revizuiri.

Poate și mai înfricoșător este un scenariu similar: tu, șeful tău și echipa sunteți încântați de direcția unui proiect și sunteți gata să-l lansați în lume - dar la al unsprezecelea ceas învățați că cineva dintr-o altă persoană, dar totuși importantă. departamentul trebuie să îl aprobe. Și bineînțeles că vor să schimbe totul. Ești orbit.

Ți s-a întâmplat vreodată vreuna din aceste situații? Chiar sper că nu. Dar realitatea este că probabil că le vei experimenta la un moment dat într-o carieră creativă sau de marketing. În aceste zile sunt mulți bucătari proverbiali în bucătăriile noastre. Toată lumea are o opinie și dorește să o împărtășească și nu este întotdeauna organizată despre când și unde oferă feedback.

Aici poate fi utilă stabilirea unui proces de flux de lucru creativ.

Reguli de bază

Înainte de a intra în detalii, permiteți-mi să expun câteva gânduri:

În primul rând, aici nu există un remediu universal. Fiecare organizație și echipă este diferită.

În al doilea rând, în ciuda eforturilor tale de a stabili un proces și de a obține cumpărături de la toți cei implicați, lucrurile (și oamenii) vor deveni necinstite. Vor uzurpa procesul, vor sari în lanț sau vor cântări târziu cu feedback.

Nu vă puteți aștepta ca un proces de flux de lucru creativ să fie perfect și să fie folosit perfect. Dar a avea un cadru de bază este cel puțin un punct de plecare.

Ce este un flux de lucru creativ?

Cel mai elementar, un flux de lucru creativ este procesul prin care organizația sau echipa ta generează, aprobă și semnează lucrurile. Aceasta implică identificarea cine este responsabil de ce – și când – în cadrul organizației dumneavoastră. Este un document care arată ierarhia și/sau fluxul de mișcare, de la concept la revizuiri până la finalizare. „Procesul fluxului de lucru creativ” poate fi numit și „operații creative” sau „gestionarea fluxului de lucru”. Se poate aplica în mediile digitale sau tipărite și în artă sau cuvinte.

De ce aveți nevoie de un proces de flux de lucru creativ?

Răspunsul scurt este să economisești timp, bani – și dureri de cap.

Acele scenarii ipotetice pe care le-am descris la început aduc frustrare și multă muncă în plus. În cel mai bun caz, ajungi cu un scenariu ca cel descris de mine – introducere excesivă și editări pe care să le parcurgi pentru a-ți da seama ale cui comentarii le depășesc pe restul. În cel mai rău caz, vă poate paraliza pe dumneavoastră și proiectul și vă poate împiedica să puteți expedia.

Vin dintr-un mediu de jurnalism scris. În acea arena, există consecințe reale pentru a nu face ca lucrurile să fie presate la timp. Lupta mea constantă a fost să aduc revista noastră la tipografie până la data limită. Ne-am convenit asupra unei date de sosire pentru dosarele noastre – oră programată în presă care era rezervată doar nouă. Materialele noastre trebuiau să fie acolo la timp. Dacă am ratat întâlnirea noastră, altcineva a sărit înainte și a intrat în presă înaintea noastră. Sigur, exista o opțiune de a plăti imprimantei o taxă urgentă, ceea ce faceam uneori – dar bugetul nu permitea asta în fiecare lună. Și pe lângă ratarea termenelor limită pentru imprimantă, au existat și alte consecințe, cum ar fi cititorii supărați care se plâng că au primit o revistă din iunie în august sau agenții de publicitate renunțați ale căror reclame sensibile la timp au apărut atât de târziu încât au fost dezactivate.

Este adevărat că, în lumea web digitală de astăzi, este mai ușor să ratezi termenele limită și să fii totuși OK. Tehnologia cloud ne permite să ne actualizăm site-urile web și anunțurile în orice moment și din orice loc. Dar există încă consecințe – cum ar fi ca cineva să lucreze până târziu și să facă acele actualizări. Este înnebunitor al naibii să cercetezi runde aparent nesfârșite de editări, încercând să reconciliezi care aparțin cui și care sunt cele mai importante din grup. Este genul de lucruri care fac departamentul de creație să vrea să-și smulgă părul – sau să renunțe.

Nu spun că un proces de gestionare a fluxului de lucru va rezolva toate aceste probleme, dar cu siguranță vă poate ajuta la eficientizarea operațiunilor și la stabilirea așteptărilor pentru toți cei implicați. Și acesta este un început important.

Când aveți nevoie de un proces de flux de lucru creativ?

Cel puțin, vă recomand să stabiliți un sistem de flux de lucru pentru proiecte mari, cum ar fi reproiectarea site-ului web, lansarea de noi produse și evenimente. Dar mai multă putere pentru tine dacă poți crea și un mini-proces pentru rezultate mai mici, cum ar fi e-mailurile către clienți și postările pe rețelele sociale.

La fel ca planificarea unui calendar editorial, un proces clar de flux de lucru vă ajută să vă aliniați și să atingeți termenele limită. Acest plan vă poate ajuta să rămâneți în sarcină și să reduceți riscul ca oamenii să se împiedice unul de celălalt pentru a face același lucru. Dacă este făcut bine, ar trebui să vă ajute, de asemenea, să păstrați controlul asupra diferitelor versiuni ale unui conținut. Toate aceste eficiențe vă pot ajuta echipa să economisească timp – și poate chiar bani.

Cum să configurați un proces de flux de lucru creativ pentru organizația dvs

Sunt un fan al învățării practice, așa că acum să parcurgem un exercițiu. Luați un bloc și un stilou și să trecem la lucru la conturarea pieselor unui flux de lucru creativ pentru organizația dvs.

• Pasul unu: schițați-vă ierarhia echipei
  Cine din echipa ta trebuie să analizeze? Cine are aprobarea finală-finală? Există alte echipe sau membri ai echipei care trebuie să intervină? Toate acestea sunt detalii importante de identificat. Notați numele persoanelor și echipelor cheie care ar trebui să cântărească. Pune o stea lângă recenzentul final. Și rețineți că aceasta trebuie să fie o singură persoană. Nu este permisă aprobarea comisiei. Îți va provoca doar mai multe dureri de cap.
• Pasul doi: Evaluează cu acuratețe personalitatea organizației tale
  Acest lucru este puțin mai subiectiv. Dar cum funcționează echipa ta? Ca, într-adevăr?

De fapt, fiecare persoană – și echipă – funcționează diferit. Pentru a configura un flux de lucru care va funcționa cu adevărat, trebuie să aruncați o privire atentă asupra modului în care echipa dvs. funcționează în mod natural și apoi să urmați acel model. Doriți să construiți o gaură rotundă pentru un cuier rotund, mai degrabă decât să introduceți altă geometrie care pur și simplu nu va funcționa. Doriți să vă asigurați că acest nou strat pentru operațiuni va curge și se va potrivi bine – și, prin urmare, va fi folosit.

Deci, gândește-te la echipa ta. Sunteți alcătuit dintr-o mulțime de colaboratori individuali și introvertiți? Sau este echipa ta colaborativă și o mare fană a interacțiunilor față-n timp? Fă acele note.

• Pasul trei: Stabiliți unde vor avea loc recenziile - și cum și când
  Fă un pas înapoi și uită-te la ce ai descoperit. Crezi că echipa ta se va descurca mai bine cu întâlniri în persoană sau cu sarcini individuale? Fii sincer – nu este vorba despre ceea ce vrei, ci despre ce este mai bine pentru echipă. De exemplu, dacă sunteți cu toții introvertiți, probabil că nu doriți să planificați o analiză personală a echipei, astfel încât oamenii să-și poată împărtăși opiniile - ca să nu ajungeți într-o cameră de oameni tăcuți și cu fața de piatră, care vă e-mail mai târziu cu gândurile lor. … La fel, dacă echipa ta este mult mai activă și mai colaborativă – de genul care nu va face nimic decât dacă se află într-o cameră cu cineva care le cere feedback chiar ACUM – atunci este mai bine să nu trimiți un e-mail în care să îi ceri ei să efectueze o revizuire la timpul lor. Pentru că, să fim realiști: pur și simplu nu se va întâmpla. Notați cea mai bună modalitate de a colecta feedback, cum ar fi prin e-mail sau într-o întâlnire cu toate mâinile.

De asemenea, determinați ce instrumente veți folosi. De exemplu, preferați să capturați notele digital, cum ar fi printr-un fișier partajat într-un serviciu precum Dropbox sau SharePoint? Sau evaluatorii tăi își vor trimite feedbackul prin e-mail? Ar trebui să-l imprime și să-ți „linieze roșu” lucrarea și apoi să pună fișierele pe birou? Dacă vă întâlniți în persoană, cine este persoana care ia notițelor responsabilă de captarea tuturor feedback-ului pe o tablă albă sau un bloc de note?

De asemenea, confirmați la ce oră și data trebuie să fie evaluate. Clarificați ce înțelegeți prin „închiderea activității” sau „sfârșitul zilei”; este 18:00, de exemplu, sau miezul nopții?

O altă decizie cheie: vor exista limite cu privire la câte comentarii poate oferi fiecare persoană?

Nu pot să răspund la toate aceste întrebări pentru tine. Dar, vreau să le ridic astfel încât să puteți evalua ceea ce trebuie să definiți. Este important să fii detaliat și specific în așteptările tale.

Împreună: creează-ți procesul de flux de lucru

Odată ce aveți toate aceste piese, este timpul să vă puneți cap la cap fluxul de lucru.

Începeți cu creionul sau tabla albă, deoarece este foarte probabil că lucrurile se vor schimba. Începeți să identificați diferitele piese: cine creează conținutul, cine este responsabil pentru revizuirea inițială și la ce dată, cine face revizuirile și până când, cine face parte din echipa de a doua evaluare, cine face modificările finale și cine este finalul dvs. - persoana de aprobare finală.

După ce ați creat o schiță care vă place, introduceți-o într-o diagramă. Puteți utiliza un instrument de vizualizare precum Visio sau PowerPoint pentru a ilustra fluxul și ierarhia sau chiar puteți face o listă rudimentară în Word.

Obțineți cumpărarea echipei

Felicitări! Ești bine pe drum. Dar mai este un pas înainte de a putea implementa acest lucru și a începe să îl utilizați: trebuie să împărtășiți fluxul de lucru cu echipa dvs. pentru a vă asigura că înțeleg și acceptă termenii și procesul. Solicitați feedback-ul lor (ironic, nu?) și faceți ajustări după cum este necesar. Puteți sări peste acest pas, dar, dacă o faceți, este foarte probabil ca munca voastră grea să rămână nefolosită și ignorată. Oamenilor le place să cântărească, așa cum am observat.

Sfaturi bonus

• Limitați numărul de evaluări, astfel încât să nu revizuiți și să revizuiți la nesfârșit. Nimănui nu-i place să se simtă ca un hamster pe roată! Încercați să limitați la două runde de revizuiri – poate cel mult trei.
• Stabiliți o convenție de denumire pentru fișierele revizuite, pentru a evita confuzia și suprascrierea lucrărilor. De exemplu, adăugați fișiere cu nume simple precum „v1” sau data, precum și inițialele recenzentului.
• Dacă chiar vrei să devii elegant, poți transforma procesul de flux de lucru în elemente de calendar și mementouri.

Nu vă pot promite că un proces de flux de lucru creativ va rezolva editările din a unsprezecea oră și va reduce toată stresul de revizuire, dar ar trebui cel puțin să stabilească o anumită ordine și limite în jurul procesului.

Mi-ar plăcea să aud de la tine: cum te descurci cu mai multe runde de revizuiri?