În cine veți avea încredere să vă alegeți următorul sistem de bază de date a bisericii?

Ești pregătit să alegi următorul tău sistem de baze de date a bisericii?

Ați putea folosi acest sistem în următorii șapte până la 10 ani. Sistemul dumneavoastră de baze de date este fundația electronică a întregii biserici, ținând evidența membrilor, voluntarilor, donațiilor și multe altele.

„Alegerea metodei de selecție potrivite pentru cultura dumneavoastră nu poate fi subliniată prea mult. O potrivire bună poate produce o experiență de tranziție interesantă și fructuoasă, cu rate ridicate de adoptare”, spune Tavie Allan, COO al Think Ministry.

Dar „o abordare întâmplătoare poate duce la (echipa ta) să se simtă resentimente și dezamăgită, apoi să devină utilizatori dezamăgiți. Merită să investești timpul pentru a alege procesul care îți aduce echipa împreună când se termină.”

În mod obișnuit, vedem biserici luând una dintre mai multe abordări pentru a-și alege următorul sistem de baze de date:

• O persoană zboară singur pe întregul proces de cercetare și selecție.
• Se formează o echipă internă pentru a aduce diverse perspective procesului de luare a deciziilor.
• Un consultant extern este adus pentru a ajuta la luarea unei decizii informate.

Deși fiecare dintre abordările de mai sus poate funcționa, ele au avantaje și dezavantaje certe, pe care le vom detalia mai jos.

Dar indiferent cine are sarcina de a alege următorul sistem de baze de date a bisericii, asigurați-vă că veniți cu criterii scrise care să acopere nevoile dumneavoastră critice, sistemele care trebuie înlocuite, sistemele existente pe care doriți să le integrați în noul dumneavoastră sistem și durerile actuale. puncte.

1. Abordarea unei singure persoane

Du-te, tu

A avea o persoană să aleagă sistemul de baze de date a bisericii este o abordare mai comună decât ați putea crede.

Când am preluat funcția de administrator al unei biserici cu 15 membri ai personalului și o prezență săptămânală de 1.500 de membri, am întreprins un proiect individual pentru a alege noul nostru ChMS. Am avut binecuvântarea pastorului și am ales dintre sistemele cu care aveam deja ceva experiență. Găsesc că majoritatea plantatorilor de biserici procedează astfel.

Pro

1. Viteză. O persoană poate parcurge opțiunile, întâlnirile și demonstrațiile software în timp util.
2. Simplitate. Când cântărim diferitele opțiuni ale bazei de date a bisericii unele față de altele, există o mulțime de detalii de absorbit. Menținerea unei echipe la curent cu toate aceste detalii poate deveni complicat.
3. Hotărâre. Dacă o singură persoană este responsabilă de decizie, există o singură opinie și o singură perspectivă de gestionat.

Contra

1. Responsabilitate. Dacă renunți la această decizie făcând o alegere neinformată, va trebui să accepți toate consecințele și să dai vina pentru greșeală.
2. Lipsa de perspectivă. Dacă luați această decizie pe cont propriu, este posibil să nu știți ce nevoi are fiecare departament specific.
3. Părtinire. Ca individ, există mai multe oportunități ca părtinirea personală să afecteze alegerea finală. De exemplu, este posibil să acordați o importanță disproporționată unor factori precum costul scăzut, recunoașterea mărcii sau funcții de nișă, cum ar fi asistența prin chat 24/7.

Recomandare: Luați abordarea individuală numai atunci când nu aveți altă opțiune din cauza constrângerilor de timp sau de personal. Elaborați un set de cerințe și parametri pentru luarea acestei decizii. Împărtășiți aceste criterii cu echipa dvs. înainte de începerea procesului de selecție și înainte de selectarea unui finalist. Permiteți părților interesate să analizeze candidatul principal înainte de a se face selecția finală.

Dacă biserica dumneavoastră are o participare săptămânală medie de peste 500 de persoane pe săptămână, evitați complet această abordare. La această dimensiune vor exista inevitabil oameni în biserica ta care sunt echipați să te ajute cu acest proiect de cercetare. Sunt șanse să aveți membri ai echipei care ar trebui să modeleze decizia și ar putea fi benefic pentru ei să aibă drept de veto pentru a evita o greșeală costisitoare.

2. Abordarea în echipă

Munca în echipă face ca visul să funcționeze

Am descoperit că adunarea unei echipe pentru a selecta următorul tău ChMS este cea mai comună abordare folosită de bisericile mai mari. Are sens din motive evidente: sistemul trebuie să abordeze nevoile personalului și voluntarilor într-o varietate de roluri, inclusiv echipa de contabilitate, echipa de tehnologie, echipa de facilități, ministerele de primă linie și ministerele cu preocupări speciale, cum ar fi copiii și membrii. grijă, ca să numim doar câteva.

Deci, nu are sens să avem mai multe dintre aceste echipe diferite reprezentate în timpul procesului de selecție?

Pro

1. Perspectivă mai mare. Cu cât mai multe perspective aplicate în timpul procesului de selecție poate duce la o decizie care se potrivește nevoilor unei game mai largi de personal.
2. Cumpara. Dacă părțile interesate simt că contribuția lor a fost apreciată și luată în considerare în timpul procesului de luare a deciziilor, este mai probabil să accepte odată ce selecția a fost făcută.
3. Implementare mai ușoară. După ce ați participat la cercetare, demonstrații și procesul de selecție, echipa dvs. de selecție ar trebui să aibă tot ce este necesar pentru a evolua în echipa de implementare odată ce selecția este făcută.

Contra

1. Atingerea unui consens. A conveni asupra criteriilor care sunt cele mai importante, ca să nu mai vorbim de a lua o decizie finală, va necesita mai mult efort și cooperare decât abordarea cu o singură persoană.
2. Prejudecăți departamentale. Trebuie avut grijă să vă asigurați că vocea unui departament (de exemplu, pastorii principali) nu devine disproporționat de influență asupra procesului de luare a deciziilor.
3. Dispersia personalului. Legarea mai multor persoane printr-o fază lungă de cercetare poate avea impact asupra altor priorități.

Recomandare: în cele mai multe cazuri, aceasta este abordarea pe care trebuie să o luați, dar păstrați-vă echipa de selecție cât mai mică posibil, reprezentând totuși o secțiune transversală a personalului. Asigurați-vă că păstrați restul personalului la curent pe parcurs. Nu neglijați vânzările interne necesare odată ce un candidat este identificat și înainte de semnarea unui contract.

Consultați acest infografic util care ilustrează modul în care o astfel de echipă ar putea lucra împreună.

Selectarea unui nou ChMS

3. Abordarea consultantului

„Dacă ai vrea, ne-ai prezenta o zi obișnuită pentru tine?”

Consultantul potrivit poate aduce experiență și structură acestei decizii importante. Nu vedem această abordare la fel de des, dar face întotdeauna o diferență pozitivă în ceea ce privește obiectivul procesului. Consultantul ar trebui să aducă un set bine definit de întrebări pentru echipa dumneavoastră pentru a determina criteriile cheie de care aveți nevoie pentru noul dumneavoastră sistem. .

Ele vă vor ajuta să vă prioritizați criteriile și să măsurați sistemele candidate. Vă puteți aștepta ca furnizorii care lucrează cu consultantul dvs. să-și aducă jocul A la prezentare - știind că lucrează cu un expert - și poate chiar să aibă inginerul lor de vânzări să conducă demonstrațiile software.

Pro

1. Un anumit termen limită. Un consultant bun ar trebui să vă poată oferi un calendar definitiv pentru a face selecția finală.
2. Profesionalism. Vă puteți aștepta ca un consultant bun să facă lucruri, cum ar fi să trimită o cerere profesională de propunere (RFP) către potențialii furnizori.
3. Încredere. În timp ce traseul consultantului poate costa mai mult decât luarea deciziei în interior, veți avea încredere că știți că ați apelat la un expert pentru a găsi sistemul de bază de date potrivit pentru biserica dvs.

Contra

1. Cost. Va trebui să plătiți un consultant pentru serviciile sale.
2. părtinire nevăzută. Consultantul poate aduce propriile părtiniri în procesul de selecție, de exemplu, relații de prietenie cu anumiți furnizori.
3. Domeniul de aplicare. Urmând calea consultanților, puteți exclude unii furnizori mai mici care nu au un departament de propuneri în vigoare pentru a răspunde la cererile de propuneri.

Recomandare: Dacă vă puteți permite să angajați un consultant cu experiență, această abordare este excelentă. Compania sau persoana pe care o păstrați ar trebui să aibă o înțelegere actualizată a pieței și a celor mai bune opțiuni disponibile. Cunoștințele lor despre diferiți furnizori și sisteme vă pot ajuta să evitați alegerea sistemelor bazate exclusiv pe modul în care a simțit echipa dvs. în legătură cu câteva interacțiuni cu un agent de vânzări.

Am văzut mai multe cereri de propuneri de la câteva grupuri bine stabilite care oferă acest serviciu, inclusiv Serviciile de afaceri ale Ministerului și Partenerii Ministerului Activați.

O alegere informată este o alegere bună

Indiferent dacă alegeți în cele din urmă să lăsați această decizie importantă unei singure persoane, unui comitet intern sau unui consultant terță parte, stabilirea așteptărilor în prealabil este cheia pentru selectarea unui sistem de baze de date a bisericii care să slujească bine biserica dumneavoastră în anii următori.

Pentru o privire și mai profundă asupra procesului implicat în selectarea unui sistem de management al bisericii, vezi A Process for Choosing a Web-based Church Management System: a Case Study by Wallis C. Metts, Jr. Ph.D.

Aceste articole se pot dovedi utile și în timpul procesului de luare a deciziilor:

• Ghid de prețuri pentru software-ul de management al bisericii
• Ghidul inteligent pentru achiziționarea software-ului de management al bisericii
• Întrebări de pus înainte de a cumpăra software de management al bisericii
• Când contează denominația? Alegerea soluției ChMS potrivite pentru biserica dvs
• Comparație dintre cei mai mari 5 furnizori de software de management al bisericii