Ce face o stivă de tehnologie financiară câștigătoare?

Ceea ce puneți în stiva dvs. de tehnologie financiară va permite echipei dvs. Setul de instrumente potrivit poate fi diferența dintre succes și eșec – doriți informații corecte rapid și nu doriți ca tehnologia dvs. să fie o barieră pentru a duce la bun sfârșit treaba. Am vorbit cu Johan Strid, Director FP&GA la Juni, pentru a afla ce alcătuiește stiva tehnologică a echipei de Finanțe și ce ar trebui să includeți atunci când o creați pe a dumneavoastră.

‍

Cum să construiți stiva de tehnologie potrivită pentru afacerea dvs

Cartografierea nevoilor dvs. de afaceri este cheia pentru a construi o stivă de tehnologie financiară de succes. Ce tip de afacere cu care lucrați și complexitatea acesteia vor influența direct în ce software ar trebui să investiți.

Conduceți o organizație simplă dacă aveți nevoi simple de contabilitate și o structură de entitate juridică, cum ar fi o entitate juridică care vinde unul sau două produse. Ar trebui să alegeți o soluție care să răspundă acestui lucru, să fie ușor de configurat și mai eficientă din punct de vedere al costurilor pentru afacerea dvs. Pe măsură ce creșteți, va trebui să faceți față mai multor procese și să aveți nevoie de mai multe funcții.

În comparație, vă uitați la o stivă tehnologică complet diferită dacă aveți mai multe entități, multe produse diferite, mai multe fluxuri de venituri sau mai multe valute. Veți avea nevoie de o soluție mai avansată, care va dura mai mult timp pentru implementare și va fi mai complex de executat, dar în cele din urmă vă va oferi o gamă mai cuprinzătoare de caracteristici pentru a vă facilita nevoile.

Pe scurt, ceea ce va face ca stiva ta de tehnologie câștigătoare să fie individuală pentru afacerea ta. Iată opinia noastră despre ce să includem într-o stivă tehnologică în diferite etape ale unei afaceri – și ce avem în a noastră.

‍

Gestionați procesele de zi cu zi cu ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) este un software care gestionează procesele de zi cu zi prin colectarea și organizarea informațiilor cheie de afaceri pentru a satisface nevoile contabile. ERP este esențial pentru o afacere în creștere, deoarece reunește informații financiare din întreaga companie într-un singur loc. Înțelegerea modului în care funcționează afacerea în diferite departamente este esențială pentru planificarea financiară de succes, iar ERP-ul dumneavoastră vă poate ajuta în acest sens.

Folosim Oracle NetSuite pentru că se potrivește cel mai bine nevoilor noastre ca extindere complexă. Puteți beneficia de un ERP precum Quickbooks, Xero în Marea Britanie sau Fortnox în Suedia dacă aveți nevoi de afaceri mai simple.

ERP-ul dvs. este inima stivei dvs. de tehnologie financiară, indiferent de dimensiunea afacerii dvs. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, luați în considerare obținerea unui ERP care să se integreze cu alte componente ale stivei dvs. de tehnologie, cum ar fi conturile de plătit și software-ul FP&A, pentru a face partajarea și centralizarea datelor dvs. mai ușor de gestionat. Un ERP poate sprijini gestionarea stocurilor, gestionarea comenzilor și facturarea clienților, fie în ERP-ul propriu-zis, fie prin integrarea cu alte instrumente.

Rețineți că software-ul ERP de obicei nu este creat pentru vizualizare și analiză. Poate doriți să aduceți un al doilea software, cum ar fi o soluție FP&A, dacă aceasta este o nevoie semnificativă.

‍

Privește spre viitor cu FP&A

Planificarea și analiza financiară (FP&A) este esențială atunci când gestionați finanțele unei companii, cu atât mai mult în climatul economic actual.

Ca o simplă afacere, ar putea fi suficient să vă descărcați datele, să le îmbinați în Excel și să construiți pe ele. Dar, dacă doriți să beneficiați de automatizare, capacități sporite de prognoză și vizualizare mai mare, poate doriți să investiți în software-ul FP&A.

Tehnologia potrivită vă poate ajuta să vă gestionați datele și să le utilizați pentru a modela scenarii viitoare pentru afacerea dvs. Ca și în cazul majorității automatizării financiare, software-ul FP&A potrivit vă poate ajuta să eliberați timp de la manipularea manuală a datelor și, în schimb, vă poate permite să vă concentrați pe analiză.

Am ales Pigment, care oferă raportare, vizualizare și modelare fără întreruperi, împreună cu capabilități de colaborare. De asemenea, ne ajută să combinăm datele din ERP-ul nostru cu valorile din alte surse. Când selectați un software FP&A, căutați unul care să se integreze cu celelalte platforme pentru a vă oferi un flux de lucru fără întreruperi de date pentru a analiza și a lucra.

Principala atracție a unui instrument excelent FP&A este modelarea. Vrei să-ți vezi istoricul financiar, cum arată în prezent și cum ar putea arăta în viitor, pe baza diferitelor scenarii.

Un caz tipic de utilizare care beneficiază de FP&A este munca bugetară. Cu instrumentul potrivit, puteți vizualiza date istorice împreună cu vizualizări prospective din modelul dvs. În plus, puteți invita colegi din diferite echipe să contribuie la punctele de vedere la formarea bugetului. Aspectul colaborativ și sursa unică de adevăr limitează erorile și face procesul mai eficient.

Un instrument FP&A poate ajuta și la vizualizarea finanțelor cu tabele sau vizualizări specifice, ceea ce este util pentru echipele cu nevoi personalizate care doresc să-și vadă datele într-un anumit fel.

‍

Gestionați conturile de plătit la scară

Conturile de plătit (AP) este de obicei ceva pe care îl gestionați în ERP. Dar există integrări sau caracteristici pe care le puteți căuta și care vor face procesul mai ușor.

Urmărirea conturilor de plătit la scară poate necesita timp și efort, care crește pe măsură ce o afacere crește sau pe măsură ce ofertele de produse se diversifică. Pe măsură ce volumul facturilor furnizorilor crește, crește și volumul de muncă. Software-ul pentru conturi de plată care poate automatiza procesul este un instrument excelent de adăugat la teancul dvs. de tehnologie.

Folosim Fast Four, o integrare AP pentru NetSuite. Fast Four automatizează gestionarea facturilor furnizorilor prin scanarea detaliilor acestora folosind OCR, care convertește o imagine de text într-un alt format. Traducerea unei facturi într-un document pe care ERP-ul nostru poate înțelege reduce riscul de erori și economisește timp prețios care altfel ar fi cheltuit introducând manual informații. Fast Four oferă, de asemenea, un control mai bun, oferind o matrice de aprobare pentru aprobările facturilor furnizorilor. Fiecare factură este aprobată de unul sau mai mulți seniori în funcție de natură, departament sau sume.

Înainte de a alege cum să gestionați conturile de plătit, trebuie să vă alegeți ERP. Dacă sunteți o companie mai mică, care utilizați un ERP precum Xero sau Fortnox și aveți un volum mic de facturi, este relativ simplu să le gestionați acolo. Cu toate acestea, pentru companiile cu o soluție ERP mai complexă, utilizarea unui OCR pentru a vă traduce facturile vă va reduce volumul de lucru manual.

Cheia pentru utilizarea cu succes a unui instrument OCR pentru a gestiona conturile de plătit este să organizați corect datele de bază în ERP. Pentru a completa acest lucru, creați procese bune atunci când înregistrați un furnizor pentru a ajuta la obținerea informațiilor bancare și fiscale corecte pe factură, permițând un flux de lucru fluid.

‍

Înțelegeți performanța cu business intelligence

Business intelligence (BI) vă ajută să identificați tendințele în materie de date. Software-ul BI este un instrument valoros, dar dacă executați o operațiune mică, puteți începe prin a alege o soluție simplă.

O afacere poate avea date diferite care provin din mai multe surse. Un software care reunește toate acestea în informații utilizabile vă poate ajuta cu analiza datelor. Când este utilizat corect, software-ul BI este o modalitate excelentă de a înțelege în mod cuprinzător performanța, de la lanțul de aprovizionare la vânzări.

Folosim Metabase pentru a gestiona business intelligence, care ne ajută să vizualizăm datele și să creăm tablouri de bord ușor de înțeles care sunt partajate în întreaga afacere.

Juni Insights este o altă modalitate de a vă vedea datele de comerț electronic. De la fluxul de numerar și cheltuielile publicitare la analizele Amazon și Shopify, Juni poate acționa ca sursa unică de adevăr pentru toate finanțele tale de comerț electronic, pentru a te ajuta să iei decizii mai bune.

Deși puteți modela și construi vederi de perspectivă, majoritatea instrumentelor de business intelligence nu sunt de obicei concepute pentru asta. În schimb, un instrument bun de business intelligence vă va ajuta să priviți tendințele actuale de date și să urmăriți obiectivele. Dacă aveți nevoi complexe de modelare financiară, atunci ar trebui să luați în considerare un instrument FP&A.

‍

Completați golurile cu Excel

Excel nu trebuie subestimat. Este un element de bază pentru fiecare echipă financiară, indiferent de stadiul de creștere în care vă aflați.

Pentru echipele mai mici, Excel poate fi un instrument suficient pentru FP&A și un compliment excelent pentru ERP. Pentru echipele mai mari, este încă versatil și ideal pentru o scufundare profundă în numerele tale. De la FP&A până la gestionarea cheltuielilor, Excel își poate avea locul în stiva dumneavoastră de tehnologie.

‍

Raționalizați gestionarea contractelor

Contractele sunt esențiale pentru operațiunile de zi cu zi, dar gestionarea lor nu trebuie să fie complicată.

Puteți gestiona cu ușurință contractele manual dacă conduceți o afacere mai mică. Pe măsură ce o companie crește, crește și numărul de părți interesate care trebuie să urmeze procesele legale adecvate. Deținerea unui instrument care să ajute la eficientizarea fluxurilor de lucru și la coordonarea părților interesate poate economisi timp și poate facilita colaborarea.

PandaDoc facilitează crearea, gestionarea și semnarea contractelor pentru noi. Este ușor să partajați documente și să obțineți semnături digitale. Având o bibliotecă de șabloane de contract, colaborarea și conformitatea sunt simple.

‍

Îmbunătățiți gestionarea fluxului de numerar cu Juni

Juni este creat pentru a ajuta echipele financiare să sporească vizibilitatea și să îmbunătățească productivitatea cu mai mult control. Cardurile noastre virtuale, conturile multivalută și integrările de contabilitate și publicitate vă oferă o imagine unificată asupra finanțelor dvs. În plus, obțineți o vizibilitate sporită a fluxului de numerar și a tranzacțiilor dvs. cu informații și instrumente de analiză. Obțineți controlul asupra tranzacțiilor dvs. cu setări personalizate de notificări și recenzii ale tranzacțiilor prin atribuirea de carduri managerilor. Juni vă poate ajuta să vă creșteți fluxul de numerar cu cashback pentru toate cheltuielile eligibile și să accesați capital flexibil cu termene extinse*.

Indiferent de ceea ce alegeți pentru stiva dvs. de tehnologie, nevoile dvs. de afaceri sunt cel mai important lucru de luat în considerare. Pe măsură ce afacerea dvs. evoluează, este esențial să evaluați continuu dacă tehnologia dvs. încă funcționează pentru dvs. sau dacă trebuie să investiți în programe noi. La urma urmei, tehnologia este acolo pentru a vă facilita munca și pentru a vă ușura munca.

* Momentan disponibil numai pentru companiile înregistrate în Marea Britanie. Eligibilitatea, linia de credit și creșterea liniei de credit sunt supuse cererii, revizuirii și circumstanțelor financiare. Termenele de plată în 37 de zile garantate, cu până la 60 de zile disponibile. Se aplică termeni și condiții.