Ce este planificarea scenariilor? De ce ar trebui să îți pese și ce trebuie să știi

Conform Hype Cycle al lui Gartner, planificarea scenariilor este la mai puțin de doi ani până la atingerea unui nivel stabil și consistent de utilizare pentru instituțiile de învățământ superior (conținut complet disponibil pentru clienții Gartner). Dacă afacerea dvs. mică nu a implementat încă această metodologie de management, veți dori să vă implicați în curând.

Dacă sunteți nou în planificarea scenariilor, acest ghid vă va acoperi. Și pentru a vă oferi un ajutor suplimentar, am creat un șablon pentru a vă ajuta cu planificarea scenariilor.

Planificarea scenariilor este o metodologie de management care ajută organizațiile să obțină o previziune strategică prin vizualizarea și analizarea rezultatelor posibile. În scopul acestui ghid, un scenariu este o narațiune despre cum ar putea arăta viitorul, creat printr-un proces menit să încurajeze gândirea strategică.

Planificarea scenariilor este importantă deoarece oferă organizațiilor oportunitatea de a idea și de a „testa în viitor” o varietate de strategii de afaceri, de a cântări riscurile și de a se pregăti pentru a lua decizii cheie în anticipare și/sau în perioadele de incertitudine.

Un concept similar cu planificarea scenariilor este planificarea de urgență, pe care organizațiile o pot folosi pentru a le ajuta să pivoteze în cazul unei schimbări bruște. Planificarea scenariilor ajută companiile să prezică schimbări mai treptate, cum ar fi o pierdere de venituri sau efectele extinse ale pandemiei de COVID-19.

Dacă ultimii ani i-au învățat pe liderii de afaceri mici ceva, este că nu putem prezice viitorul. Nimeni nu a anticipat că în 2020, economia se va opri, restaurantele și vitrinele din cărămidă și mortar vor fi forțate să se închidă, iar angajații vor începe să lucreze de acasă în masă.

Avanză rapid până în 2022, iar incertitudinea a devenit noua normalitate, odată cu apariția de noi variante COVID, tulburări politice și lanțul global de aprovizionare în criză. Acum că liderii de afaceri mici știu să se aștepte la neașteptat, beneficiile planificării scenariilor sunt mai clare ca niciodată.

Planificarea scenariilor oferă liderilor micilor afaceri oportunitatea de a analiza posibile scenarii cu angajații și părțile interesate și să transforme acele perspective și recomandări într-o resursă la care compania se poate referi în viitor. Completarea unui șablon de planificare a scenariului, cum ar fi cel de mai jos, este o modalitate prin care IMM-urile pot concepe scenarii și pot calcula răspunsuri eficiente și acționabile:

Descărcați acum: șablon de planificare a scenariului [descărcare gratuită]

Planificarea scenariilor este cea mai eficientă atunci când este colaborativă, așa că luați în considerare organizarea unui atelier de planificare a scenariilor în care angajații lucrează în echipă pentru a imagina scenarii și pentru a completa șablonul în consecință. De asemenea, puteți lua în considerare invitarea părților interesate să participe sau solicitarea contribuției acestora printr-un interviu, care este o sugestie din Manualul de planificare a scenariilor Gartner (conținut complet disponibil pentru clienții Gartner).

Planificarea scenariilor aduce beneficii oricărei organizații care este vulnerabilă la schimbare. Deși pandemia de COVID-19 nu este singurul motiv pentru care companiile iau în considerare planificarea scenariilor, este un eveniment catalizator care a relevat necesitatea de a fi pregătiți pentru orice situație.

Învățământul superior, resursele umane și planificarea comunității/dezvoltarea imobiliară sunt trei astfel de exemple de domenii care ar beneficia de planificarea scenariilor în general, dar în special în lumina crizei globale de sănătate și a provocărilor pe care le-a prezentat.

Educatie inalta

Nu se poate nega că pandemia de COVID-19 a remodelat peisajul învățământului superior. Numai în Statele Unite, înscrierile au scăzut cu 5,1%, în timp ce 84% dintre studenți și-au mutat cursurile online.

Învățământul superior este un domeniu în care administratorii nu numai că au trebuit să acționeze rapid pentru a atenua efectele pe termen scurt ale pandemiei, ci și să construiască strategii care să abordeze impactul acesteia pe termen lung. Spre sfârșitul semestrului de primăvară 2020, liderii de la Universitatea Purdue Fort Wayne (PFW) s-au angajat într-un proces de planificare a scenariilor de trei săptămâni pentru a determina dacă ar putea redeschide campusul în siguranță și să mențină un mediu cu risc scăzut pentru instruirea personală în timpul anului 2020. -Anul școlar 2021. Ei au adunat 22 de grupuri operative compuse din 140 de profesori și personal pentru a cântări avantajele și dezavantajele a opt scenarii diferite. Datorită eforturilor lor de colaborare, campusul PFW a rămas deschis pe tot parcursul anului școlar 2020-2021.

Dr. Jeffrey Malanson, director de planificare strategică și implementare la PFW, creditează planificarea scenariilor pentru faptul că a oferit profesorilor și personalului oportunități de a oferi contribuții și, de asemenea, pentru modul în care a permis conducerii să acționeze în funcție de această contribuție pentru a crea schimbări sociale semnificative. Un astfel de rezultat al inițiativei de planificare strategică a PFW este PFW Prepared, un site web care oferă studenților, cadrelor didactice și personalului date actualizate regulat despre cazuri, carantină și vaccinare.

PFW este un prim exemplu de modalități în care instituțiile de învățământ superior pot implementa planificarea scenariilor. Pe măsură ce colegiile și universitățile continuă să navigheze în învățarea la distanță și întreruperile vieții campusului, planificarea scenariilor ar trebui implementată ca o inițiativă continuă.

Resurse umane

Potrivit Institutului de Certificare a Resurselor Umane (HRCI), planificarea eficientă a scenariilor depinde de o forță de muncă viitoare pregătită. Și cine este mai echipat să preia conducerea în dezvoltarea strategiilor proactive pentru forța de muncă decât profesioniștii în HR?

Carla Patton, Director de Oameni la RAPP, spune: „Este important ca HR să gândească din nou, să studieze tendințele și să analizeze ce se întâmplă în lume care ar putea afecta locul de muncă și angajații săi.” Printre aceste tendințe se numără o penurie larg răspândită de talente care a afectat eforturile de recrutare în întreaga țară. Când am cerut 300 de recrutori să evalueze dificultatea de a găsi, a atrage și a recruta solicitanți de locuri de muncă pe o scară de la unu (deloc dificil) la șapte (extrem de dificil) ca parte a Sondajului nostru privind strategia de recrutare din 2021, majoritatea (65%) a ales un cinci sau mai mult.

Planificarea scenariilor poate fi utilizată ca parte a procesului de planificare strategică a resurselor umane, pe care Gartner îl definește drept modul în care liderii de resurse umane planifică riscurile și oportunitățile de afaceri prin prioritizarea și alocarea resurselor inițiativelor de resurse umane. Planificarea scenariilor poate ajuta profesioniștii în HR să determine nevoile actuale și viitoare de personal prin dezvoltarea mai multor scenarii.

Potrivit Oficiului de Management al Personalului din SUA, aspectul de povestire al planificării scenariilor oferă companiilor o modalitate mai calitativă de a lua în considerare rezultatele viitoare pentru forța de muncă decât simpla analiză a tendințelor bazate pe date cantitative.

Planificarea scenariilor poate ajuta profesioniștii în HR, permițându-le să ia în considerare modul în care condițiile viitoare le vor afecta organizația, să evalueze ramificațiile pentru forța de muncă și cerințele de competență și să dezvolte strategii de închidere a decalajelor de competențe, printre altele.

Planificarea comunității și dezvoltarea imobiliară

Potrivit unui raport din 2021 Wantman Group (WGI), procesele tradiționale de planificare comunitară nu au fost concepute pentru a gestiona incertitudinile critice. Chiar și înainte de pandemie, comunitățile din întreaga lume au văzut „schimbări extraordinare pe mai multe fronturi, de la torentul de tehnologii perturbatoare până la evenimente record legate de climă”.

Cum au lipsit procesele tradiționale de planificare? Transportul convențional și planificarea utilizării terenurilor s-au uitat la tendințele din trecut pentru a prezice viitorul. Planificatorii regionali au măsurat traficul și cererea de locuințe folosind date din modelele trecute de creștere și migrație. Dar aceste procese au luat în considerare doar date cantitative care nu reflectă schimbările culturale semnificative care au avut loc în ultimii doi ani.

Similar cu planificarea strategică a resurselor umane, planificarea scenariilor adaugă un element calitativ foarte necesar la metodele de planificare mai tradiționale utilizate de dezvoltatorii imobiliari în planurile și proiectele lor. Ajută părțile interesate și participanții la procesul de planificare comunitară să se concentreze asupra probabilității anumitor tendințe, precum și asupra nivelului de risc al anumitor zone geografice sau populații pentru un eveniment precum inundații sau alte condiții meteorologice extreme.

Imaginea de mai sus este de pe Highwoods Preserve Parkway din Tampa, Florida: „The Future-Proof Roundabout”. Aceasta a făcut parte dintr-un efort de reproiectare a intersecției în care WGI a venit cu mai multe scenarii de volum de trafic pentru a determina proiectarea optimă, precum și cât de multă creștere viitoare ar putea găzdui sensul giratoriu.

Planificarea scenariilor poate ajuta planificatorii comunității și dezvoltatorii imobiliari, având ca rezultat un plan concret, o politică sau un design de produs susținut atât de cercetări cantitative, cât și calitative. De asemenea, poate ajuta echipele să testeze proiectele existente, imaginând mai multe scenarii și viitoare alternative.

După ultimii doi ani, beneficiile planificării scenariilor au devenit mai evidente nu numai pentru IMM-uri, ci și pentru furnizorii de software. Iată câteva sisteme care acceptă această metodologie:

Software CRM

Software-ul de management al relațiilor cu clienții (CRM) permite interacțiunea cu clienții, asistența și gestionarea relațiilor. Deși planificarea scenariilor nu este o caracteristică tipică a platformelor CRM, unii furnizori oferă o funcție de modelare a scenariilor care permite utilizatorilor să proiecteze și să exploreze scenarii bazate pe tendințele economice și societale. Întrebați un reprezentant dacă acesta este ceva oferit de platforma lor înainte de a cumpăra software CRM sau răsfoiți baza noastră de date pentru a afla mai multe.

Software de management financiar

Software-ul de management financiar este utilizat pentru urmărirea și analizarea stabilității financiare a organizațiilor, precum și pentru a face predicții cu privire la performanța lor financiară viitoare. Caracteristicile includ planificarea financiară, prognoza, bugetarea, planificarea scenariilor, consolidarea și instrumentele de colaborare.

Software de management al riscului

Software-ul de management al riscului ajută organizațiile să măsoare nivelurile de risc în proiecte și procese în derulare și să genereze perspective semnificative și planuri de acțiune pentru atenuarea riscului. Software-ul oferă instrumente pentru a documenta sarcinile de guvernanță corporativă, de risc și de conformitate, precum și pentru a se asigura că aceste elemente se aliniază cu obiectivele de afaceri.

Planificarea scenariilor necesită un angajament semnificativ de timp și efort. Există, de asemenea, realitatea că, în timp ce planificăm scenarii pentru a aborda incertitudinile, factorii care influențează planurile se pot schimba de la o zi la alta. Aceasta înseamnă că planificarea scenariilor ar trebui să fie o inițiativă continuă și nu doar o activitate unică de brainstorming.

Dacă afacerea dvs. nu este încă capabilă să se angajeze în planificarea scenariilor, iată câteva alternative:

Țineți întâlniri regulate ale echipei: chiar dacă nu veniți cu posibile scenarii, este totuși o idee bună să vă întâlniți în mod regulat cu angajații și părțile interesate pentru a discuta despre starea afacerii dvs. Aceste întâlniri vor fi, de asemenea, o oportunitate bună de a discuta despre orice preocupări care apar în curs de dezvoltare, fie că este vorba de obținerea de provizii pentru un proiect viitor sau de a discuta despre modul în care afacerea dvs. dorește să se ocupe de aplicarea regulilor de sănătate publică în zona dvs.

Discutați cu colegii din industria dvs.: atunci când dezvoltați relații cu proprietarii de afaceri mici similare, puteți transmite idei unul de celălalt și puteți afla cum răspund aceștia la dificultăți.

Economisiți pentru o zi ploioasă: deși planificarea scenariilor vă poate ajuta să stabiliți specificul unui eveniment care are ca rezultat pierderea de venituri, este o idee bună să investiți într-un fond de urgență, dacă puteți, astfel încât afacerea dvs. să aibă ceva de făcut. recurgeți înapoi dacă este afectat financiar.

Doriți ajutor cu planificarea scenariilor?

Dacă afacerea dvs. este pregătită să încerce planificarea scenariilor, descărcați șablonul nostru gratuit.

Metodologia sondajului

Sondaj Capterra 2021 privind strategia de recrutare

Sondajul Capterra privind strategia de recrutare a fost realizat în iulie 2021. Am colectat 300 de răspunsuri de la lucrătorii cu responsabilități de recrutare la angajatorii din SUA. Scopul acestui sondaj a fost de a afla cât de mult se luptă companiile cu recrutarea și angajarea și ce soluții au luat în considerare pentru a îmbunătăți rezultatele recrutării și angajării.