Ce este o „factură deschisă”?

Facturile „ facturi deschise ” și „ facturi închise ” sunt termeni folosiți adesea în afaceri și contabilitate.

Dar ce sunt ele mai exact? De ce sunt ele importante? Și ce tipuri de facturi deschise există?

Există mulți factori care influențează starea facturilor. Permiteți-ne să explicăm punctele de diferență și cum le puteți influența.

Deschideți definiția facturii

O factură deschisă (cunoscută și sub numele de factură restante ) este pur și simplu o factură care a fost emisă de vânzător/vânzător, dar care nu a fost încă plătită (sau plătită integral) de către cumpărător/client.

O factură este considerată o factură închisă odată ce a fost complet procesată și plătită.

Plata facturilor poate rămâne deschisă din mai multe motive, unele bune și altele rele. Vom discuta unele dintre acestea mai jos.

Dar mai întâi, să ne uităm puțin mai atent la facturi.

Ce sunt facturile?

La nivelul său cel mai de bază, o factură (cunoscută uneori ca factură sau filă ) este un document care detaliază costurile și condițiile de plată ale serviciilor sau produselor vândute.

Acesta este trimis de vânzător /serviciu/furnizor cumpărător /utilizator de servicii și listează informațiile ambelor părți. De asemenea, prevede când și unde este datorată plata. Acestea sunt condițiile de plată.

Cuvântul „factură” în sine provine inițial de la mijlocul secolului al XVI-lea. „ Invoy ”, care provine din cuvântul francez „ envoyer ”, care a fost folosit pentru a însemna „ a trimite ”.

În engleza modernă, o factură este, din punct de vedere tehnic, o „ factură de vânzare ” către vânzător și o „ factură a cumpărătorului ” către cumpărător.

De ce contează facturile

Facturile nu numai că detaliază achizițiile și fac tranzacțiile să se desfășoare fără probleme, ci oferă și detalii utilizate pentru plata taxelor sau soluționarea litigiilor comerciale.

Monitorizarea facturilor este o mare parte a activității tale (sau a departamentului de contabilitate) de creanțe .

Un proces de facturare prost organizat vă va afecta negativ fluxul de numerar și vă va lăsa predispus să pierdeți facturile restante.

Modul în care emiteți facturile este, de asemenea, important.

De exemplu, trimiterea facturilor consolidate te poate ajuta să faci viața mai ușoară departamentului de contabilitate al clienților tăi. În cele din urmă, acest lucru poate stimula loialitatea clienților și plățile punctuale.

Îmbunătățiți procesul de procesare a facturilor cu automatizare

Procesarea facturilor implică mai mulți pași, inclusiv procese de aprobare, plăți, solicitări (trimiterea de mementouri pe facturile deschise) și facturi cu note de credit (note care semnifică modificările aduse valorilor facturii).

Vă puteți economisi pe dvs. (sau departamentul dvs. de plăți) multă muncă prin automatizarea mulți dintre acești pași.

5 motive pentru o factură deschisă

Există multe motive pentru care companiile pot avea facturi deschise. Mai jos sunt cinci dintre cele mai comune.

1. Plata parțială

Plățile parțiale ale facturilor pot avea loc prin proiect sau accidental.

De exemplu, multe companii lucrează la proiecte în care nu solicită o singură plată pentru un serviciu sau o comandă.

În schimb, ei solicită o parte din plată în avans, iar restul la finalizarea proiectului.

Acest tip de tranzacție poate avea loc din mai multe motive. Este deosebit de valoros atunci când serviciile unei companii au loc pe o perioadă lungă de timp – ambele companii vor fi conștiente de faptul că stimulentul este eliminat dacă toată plata precede finalizarea lucrării.

Ar putea fi, de asemenea, pentru că valoarea totală finală a proiectului ar putea fi dificil de estimat în stadiul incipient al cooperării, sau serviciile precise care vor fi furnizate ulterior depind de performanța timpurie.

2. Eroare pe factura

Ar putea exista o problemă cu unele informații de pe factură, cum ar fi numărul facturii, elementele rând, detaliile bancare, chiar și data afișată etc.

În cele mai multe cazuri, departamentul de conturi al clientului dvs. vă va anunța pur și simplu despre eroare, pe care apoi o puteți corecta și returna.

În multe cazuri, acest lucru va cauza o întârziere în trimiterea plăților.

3. Acord contestat

În alte situații, poate apărea o factură deschisă pentru că clientul este nemulțumit de serviciile prestate sau chiar contestă că acordul de afaceri a fost păstrat.

În acest scenariu, este posibil ca un departament de contabilitate să fi fost instruit doar să plătească suma totală. Sau poate că a existat o comunicare greșită între companii și o reducere la soldul final a fost promisă de un agent de vânzări.

În unele situații, furnizorul poate deja să se aștepte și să fie de acord cu ceea ce se datorează pe factură. În altele, este posibil să fie nevoie să ia măsuri în vederea unei dispute.

4. Timpul de procesare al departamentului de contabilitate

Fiecare companie este diferită. Departamentul de conturi al companiei cu care lucrați poate dura mai mult pentru procesarea și transferul de fonduri decât alții.

Acest lucru vă poate lăsa cu o factură deschisă mai mult decât vă așteptați. În calitate de furnizor, singura modalitate reală de a rezolva acest lucru este să vă contactați clientul și să vă urmăriți factura.

Dunning, sau auto-dunning, este o metodă de urmărire a conturilor de plătit. De asemenea, puteți solicita clientului să vă anunțe atunci când factura deschisă devine o factură închisă.

5. Timp de procesare a plăților

Spre deosebire de plata directă cu numerar, livrarea plăților pentru achiziții în mod electronic necesită timp.

Cât timp durează fiecare plată depinde de furnizorul de procesare a plăților și de suma care este plătită.

În majoritatea cazurilor, transferurile bancare sunt instantanee.

Cu toate acestea, băncile pot întârzia unele tranzacții, mai ales dacă sunt pentru o sumă semnificativă sau relativ neobișnuită pentru compania respectivă. Aceasta este pur și simplu o parte din due diligence a băncilor și nu este motiv de alarmă.

Timpul necesar procesării unei plăți va crește, de asemenea, dacă este o plată internațională.

Concluzie

Facturile deschise sunt mai frecvente decât credeți.

Facturile în sine sunt, din punct de vedere tehnic, fie facturi deschise, fie facturi închise. Puteți chiar să atribuiți în mod intenționat o factură deschisă contului unui client pentru a oferi flexibilitate în plăți și pentru a obține un avantaj față de concurența dvs.

Cu toate acestea, în termeni practici, facturile deschise sunt de obicei rezultatul unei probleme cu procesul de plată sau al unui acord de plată parțial.

Acestea pot apărea dintr-o varietate de motive, inclusiv erori, dispute sau probleme de procesare a plăților.

Îmbunătățirea celor mai bune practici de procesare a facturilor este o modalitate de a reduce probabilitatea unor facturi deschise nedorite, la fel și automatizarea.

Prin controlul asupra facturilor deschise, puteți îmbunătăți fluxul de numerar al afacerii dvs. Pe termen lung, acest lucru susține succesul și creșterea afacerii dvs.