Ce este telefonia cloud și cum funcționează? (+ 7 beneficii pentru afacerea dvs.)

Doriți ca sistemul dvs. de telefonie să coste mai puțin și să faceți mai mult? Probabil că ați întâlnit telefonia în cloud și doriți să știți dacă vă poate ajuta cazul specific de utilizare.

Dacă dezbateți trecerea de la serviciul de telefonie existent pentru afaceri la telefonia în cloud, sunteți în locul potrivit. În acest ghid, acoperăm tot ce trebuie să știți, inclusiv elementele esențiale ale telefoniei în cloud, cum funcționează, cum vă avantajează afacerea și cum să vă alegeți furnizorul de telefonie în cloud.

Să sărim direct înăuntru.

Ce este telefonia în cloud?

Telefonia în cloud este un sistem telefonic care rulează prin conexiunea dvs. la internet. Este cunoscută și ca soluție PBX găzduită bazată pe VoIP. Vă ajută să mutați serviciul telefonic de afaceri în cloud.

Telefonia în cloud vă eficientizează comunicațiile de afaceri și crește odată cu afacerea dvs. Indiferent dacă deschideți noi birouri, angajați lucrători la distanță sau vă extindeți echipele interne, telefonia în cloud va face extinderea fără efort și rentabilă.

Telefonia în cloud este un tip de Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS este un model de comunicații unificate, ceea ce înseamnă că reunește diverse sisteme de comunicare și instrumente de colaborare. Cu telefonia în cloud, nu vă veți muta doar apelurile telefonice în cloud, ci și le veți conecta la întâlnirile dvs. video, mesageria instantanee, CRM și procesele de afaceri în general.

Ca parte a platformei dumneavoastră UCaaS, telefonia în cloud vă va conecta mai bine echipele și îi va face pe angajați mai concentrați, implicați și mulțumiți în rolurile lor. De fapt, un studiu realizat de CMBR pentru Cisco a concluzionat că aproape 8 din 10 angajați se confruntă cu niveluri de productivitate îmbunătățite datorită capabilităților de lucru la distanță, cum ar fi chat-ul în echipă și conferința video.

Cum funcționează telefonia în cloud?

Telefonia în cloud funcționează printr-un furnizor de servicii VoIP. Când formați numărul de telefon pe care doriți să-l apelați, furnizorul de servicii se ocupă de rutare. Acesta convertește semnalele vocale analogice în pachete de date și le transmite prin conexiunea dvs. la internet. Așa vă conectează telefonul la persoana pe care o suni.

La rândul tău, ai înlocui extensiile de telefon individuale cu un telefon de birou VoIP . În loc să vă conectați la o linie fixă, vă conectați telefoanele la rețeaua existentă. De asemenea, puteți utiliza un softphone sau o aplicație instalată pe computer, tabletă sau smartphone. În ambele cazuri, apelați dintr-o interfață modernă, ușor de utilizat și stabiliți un apel într-o fracțiune de secundă.

Deoarece telefonia în cloud rulează în cloud, vă puteți gestiona sistemul telefonic de afaceri printr-un tablou de bord online pentru control deplin asupra numerelor de telefon, redirecționarea apelurilor, adăugarea de noi utilizatori și multe altele.

Înrudit: Integrarea telefoniei computerizate: ce este, beneficii și cum funcționează

Telefonie în cloud vs. PBX tradițional: Care este diferența?

Pentru angajații dvs., utilizatorii finali ai sistemului dvs. telefonic, este posibil ca lucrurile să nu arate mult diferit între telefonul în cloud și PBX tradițional. Când ne uităm sub capotă, vom găsi o poveste cu totul diferită.

După cum veți vedea în secțiunea următoare, telefonia în cloud elimină nevoia de echipament fizic. Personalul dvs. poate comunica între ei și cu clienții dvs. folosind orice dispozitiv conectat la internet. O pot face oriunde pot folosi Wi-Fi sau o conexiune la internet 4G.

Din perspectiva companiei dvs., începerea utilizării telefoniei în cloud este simplă. În loc de un proces complex și costisitor de conectare la rețeaua telefonică publică comutată (PSTN) , tot ce aveți nevoie este un furnizor de servicii VoIP și o conexiune de bandă largă de încredere.

PBX-ul tradițional prezintă o provocare mult mai abruptă, atât în ​​ceea ce privește pornirea, cât și întreținerea serviciului dvs. telefonic. Iata de ce:

În primul rând, există costul și efortul de instalare. Un furnizor de telefonie trebuie să vă viziteze locația și să instaleze echipamente staționare și veți ajunge să plătiți atât pentru muncă, cât și pentru echipament.

De asemenea, trebuie să mențineți configurația tehnică a echipamentului Private Branch Exchange (PBX) la locația dvs. Dacă ceva se supraîncălzește, se rupe sau devine învechit, trebuie să îl reparați sau să îl înlocuiți. Nu numai că este costisitor, dar îți fură echipa de productivitatea și concentrarea.

Un PBX tradițional face apelurile dvs. telefonice, în special cele pe distanțe lungi, mai scumpe. Oferă funcții de bază de apelare, care pot fi o bătaie de cap dacă doriți să utilizați funcții avansate, cum ar fi audio HD, mesagerie vocală către e-mail sau analiza apelurilor.

Dacă compania dvs. este în creștere, veți dori să deschideți noi locații, să adăugați mai multe linii telefonice sau să introduceți opțiuni de lucru la distanță. Sistemele PBX tradiționale nu se scalează ușor, deoarece adaugă mai multe echipamente, întreținere și costuri. De asemenea, nu sunt o opțiune convenabilă pentru angajații care călătoresc pentru serviciu și doresc să rămână productivi, deoarece numărul lor de telefon este legat de un telefon fizic de birou.

Un sistem PBX tradițional poate fi o opțiune bună pentru companiile mici ale căror nevoi de afaceri se schimbă rar și care nu intenționează să se extindă. Dar dacă doriți să creșteți și să vă asigurați că configurarea telefonului dvs. nu vă încetinește, vă va plăcea flexibilitatea pe care o oferă VoIP.

Beneficiile telefoniei în cloud

Ce înseamnă o problemă cu sistemul dvs. de telefonie pentru compania dvs.? Puteți pierde un client, puteți pierde un termen limită important sau puteți desființa un angajat din cauza unei probleme de comunicare.

Nu e nicio surpriză. Modul în care lucrăm a devenit dinamic și divers și avem nevoie de tehnologie pentru a ține pasul.

Dacă doriți să vă asigurați că nu vă pierdeți niciodată un client, un angajat sau liniștea sufletească din cauza problemelor de comunicare, iată beneficiile telefoniei în cloud pe care veți dori să le cunoașteți.

1) Implementare rapidă și ușoară

Implementarea telefoniei în cloud nu necesită infrastructură la fața locului. Acest avantaj înseamnă că vă puteți pune în funcțiune în câteva zile, eventual chiar într-o zi.

Nu trebuie să așteptați un tehnician, nicio instalare de linii telefonice, nicio întârziere și nici un proces îndelungat de angajare a unui angajat cu normă întreagă pentru a vă configura noul sistem de telefonie. Furnizorul dumneavoastră de telefonie în cloud se ocupă de tot. Veți obține instantaneu numere de telefon virtuale și acces la un tablou de bord care vă permite să gestionați întregul serviciu telefonic.

2) Costuri mai mici de funcționare a sistemului dvs. telefonic de afaceri

Există multe moduri în care serviciile de telefonie în cloud vă vor economisi bani. Puteți economisi până la 65% din factura de telefon tradițională. Telefonia în cloud vă salvează afacerea de contractele de întreținere, minutele limitate de apelare, numerele de telefon locale și fără taxe restrictive și plata pentru servicii separate de SMS de afaceri.

Cu telefonia în cloud, nu există costuri de întreținere sau facturi neașteptate. Și dacă nu aveți un bootstrap și doriți să începeți la un cost cât mai mic posibil, puteți sări peste cumpărarea de telefoane VoIP și să utilizați laptopuri cu căști printr-o aplicație softphone.

3) Funcții de apelare robuste și puternice

Nu vorbim doar despre caracteristici care arată bine pe hârtie. Funcțiile avansate de apelare care vin cu telefonia în cloud vă permit să lucrați inteligent, să fiți eficient și să vă concentrați pe sarcinile potrivite la momentul potrivit. Puteți evita sarcinile manuale repetitive și puteți intensifica colaborarea în echipă și asistența pentru clienți.

Iată câteva dintre cele mai valoroase funcții de gestionare a apelurilor ale telefoniei în cloud:

• Asistent automat , care permite apelantului să ajungă la echipa potrivită.
• Redirecționarea apelurilor , care direcționează apelurile primite pe baza unor criterii predefinite.
• Advanced Interactive Voice Response (IVR) , o abordare mai conversațională a serviciului automatizat pentru clienți.
• Redirecționarea apelurilor , astfel încât să puteți redirecționa apelurile către orice telefon de birou sau telefon mobil.
• Conferințe video și partajarea ecranului pentru întâlniri productive la distanță.
• Numere gratuite , care le permit clienților să vă contacteze de la liniile fixe fără taxe suplimentare.
• Numere locale , astfel încât să puteți stabili o prezență locală oriunde doriți.
• Înregistrarea apelurilor în mod sigur și fiabil, astfel încât să puteți menține un serviciu de calitate.
• Centrul de contact , care permite echipei dvs. de asistență pentru clienți să rezolve întrebările mai rapid.

Și mai bine, veți obține aceste funcții împreună cu calitatea apelurilor audio și video HD. Acesta este un beneficiu masiv pentru echipele aflate la distanță. Nu există nimic mai rău în viață decât o conferință telefonică care sună slab.

Înrudit: Ce este un centru de contact? Definiție, caracteristici și utilizări

4) Flexibilitatea și scalabilitatea sistemului dvs. telefonic

Telefonia în cloud va face creșterea fără probleme. Mai precis, o soluție VoIP vă va permite să adăugați mai mulți utilizatori în doar câteva clicuri.

Cu PBX tradițional, va trebui să plătiți suplimentar de fiecare dată când angajați un nou angajat și doriți să îi atribuiți o linie telefonică. Telefonul lor de birou are nevoie de cablare, care poate dura ceva timp pentru a configura. Creșterea dvs. va aduce întotdeauna întârzieri și costuri suplimentare dacă vă bazați pe un sistem telefonic la fața locului.

Un PBX bazat pe cloud nu este doar scalabil, ci este ușor de gestionat. Nu trebuie să fii expert IT. De exemplu, dacă volumul apelurilor crește rapid în perioadele mai aglomerate ale anului, puteți adăuga și elimina cu ușurință linii. Acest lucru vă va ajuta să vă mențineți experiența clienților datorită unui sistem flexibil pe care îl puteți personaliza cu ușurință pe măsură ce nevoile afacerii dvs. se schimbă.

5) Mobilitate crescută

Companiile trec din ce în ce mai mult la opțiunile de lucru de la distanță pe termen lung. Sistemele telefonice găzduite sunt răspunsul perfect la această tendință.

Angajații dvs. pot accesa liniile telefonice ale companiei oriunde s-ar afla, atâta timp cât au o conexiune la internet. Nu este vorba doar de a răspunde la apeluri telefonice; își pot accesa mesageria vocală și pot configura sau modifica rutarea apelurilor din mers.

Telefonia în cloud este soluția ideală pentru companiile care adoptă munca de la distanță, au birouri satelit sau au mai multe locații de birou.

6) Simplificați lucrul cu comunicații integrate

Comunicațiile în cloud vă ajută să stocați și să accesați fiecare informație pe o singură platformă.

Când utilizați sisteme separate pentru apelurile și întâlnirile dvs., aveți note și detalii importante în prea multe locuri. Note de computer, foi de calcul, note Post-It, caiete și lista continuă. Găsirea interacțiunilor din trecut poate dura veacuri și poate scoate pe toată lumea din fluxul lor.

Telefonia în cloud consolidează totul într-o singură interfață de utilizator. Îl puteți folosi pentru a colabora cu colegii, pentru a gestiona clienții, pentru a analiza date în timp real, pentru a colecta feedback și pentru a avansa proiecte importante.

Vă veți aduce fluxul de lucru de comunicare în afaceri la o singură sursă de adevăr și vă veți deplasa eficient pe parcursul zilei. Gata cu întreruperile frustrante sau timpul pierdut în căutarea informațiilor cruciale.

7) Fiabilitate și rezistență superioare

Îți poți permite să fii indisponibil clienților tăi? În cazul în care se întâmplă ceva cu rețeaua electrică, care sunt consecințele pentru afacerea dvs.? O problemă de cablare, supraîncălzirea sau o mică furtună pot face ravagii în comunicarea și reputația dvs.

Soluțiile de telefonie în cloud de renume oferă un timp de funcționare de 99,999%, astfel încât să puteți continua să lucrați neafectat indiferent de ce se întâmplă. Are și redundanță încorporată; în caz de agitație sau probleme similare, apelurile dvs. rămân online și aveți întotdeauna o copie de rezervă pe care o puteți utiliza.

Înrudit: Planul de pregătire pentru dezastre pentru afaceri — Strategia de acțiune a CIO

Cum să alegi un furnizor de telefonie în cloud

Dacă doriți să treceți la o soluție de telefonie în cloud, iată ce trebuie să luați în considerare atunci când vă evaluați opțiunile.

Calitate a serviciilor și fiabilitate dovedită

Timpul ridicat de funcționare și fiabilitatea sunt o necesitate. Furnizorul dvs. de telefonie în cloud trebuie să ofere servicii redundante cu centre de date redundante. Caracteristicile și prețurile atractive nu sunt nimic dacă telefoanele dvs. nu funcționează.

Ce timp de funcționare oferă furnizorul? Se pot asigura că veți avea disponibilitatea serviciului telefonic? Consultați pagina de stare a furnizorului dvs. Pentru Nextiva, puteți verifica status.nextiva.com .

Disponibilitatea ridicată este posibilă folosind centre de date situate strategic în Statele Unite. Toate acestea sunt echipate cu putere neîntreruptibilă și au conexiuni de rețea de fibră optică gigabit.

De asemenea, puteți verifica surse de rețele sociale precum Twitter și Facebook pentru a obține o imagine imparțială a fiabilității fiecărui furnizor. Căutarea mărcii pe Twitter cu „@” înaintea numelui acestuia vă ajută să parcurgeți toate mențiunile mărcii.

În plus, veți dori să vă asigurați că furnizorul dvs. oferă monitorizare a rețelei 24/7, astfel încât problemele să poată fi semnalate și rezolvate înainte ca acestea să vă afecteze afacerea.

Securitate și conformitate cu industrie

Următorul pas este să vă asigurați că furnizorul de telefonie în cloud îndeplinește standardele din industrie. Iată câteva certificări de căutat:

• Conformitate HIPAA : servicii vitale de voce și fax pentru furnizorii de servicii de asistență medicală.
• ISO/IEC 20071 : Standardul global pentru răspunsurile la amenințările de securitate.
• Conformitate PCI : gestionați în siguranță plățile cu cardul de credit cu încredere.
• Conformitate SOC 2 : planuri de răspuns la incident pentru a vă proteja confidențialitatea și integritatea datelor.

Un alt lucru de verificat este dacă furnizorul dvs. ales asigură criptarea apelurilor. Apelurile criptate înseamnă că puteți utiliza Transport Layer Security (TLS) și Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) pentru a stabili securitate de înaltă calitate în fiecare apel .

Caracteristici și integrări

Care sunt nevoile de afaceri pe care le veți îndeplini adăugând telefonie în cloud la setul dvs. de instrumente? Aici intervin funcțiile și integrările sistemului telefonic.

Efectuați multe apeluri de intrare sau primiți multe apeluri de intrare? Aveți mai multe locații de afaceri? Clienții dvs. sunt în SUA sau la nivel internațional? Acestea sunt câteva dintre numeroasele întrebări pe care trebuie să le luați în considerare atunci când vă uitați la funcțiile de telefonie în cloud. Discutați cu potențialii furnizori de servicii și aflați cum aceștia pot satisface nevoile dvs. de afaceri.

De asemenea, va trebui să luați în considerare modul în care un nou sistem telefonic va funcționa în rutinele și fluxurile de lucru existente ale angajaților dvs.

Aveți nevoie ca sistemul dvs. de telefonie să se integreze cu software-ul dvs. de management de proiect? Dar CRM-ul tău? Cât de ușor este să implementezi și să menții configurația sistemului tău de telefonie? Din nou, acestea sunt întrebările la care trebuie să vă gândiți atunci când căutați potențiali furnizori de servicii.

Adevăratul cost de proprietate

Prețul arată adesea grozav pe hârtie. Apoi, când începi să folosești serviciul, primești o factură neașteptată, incomodă, care nu arată deloc așa cum ai văzut când te-ai înscris.

Căutați prețuri transparente care subliniază tot ceea ce este inclus în tarife și orice pentru care va trebui să plătiți suplimentar. Confirmați detaliile de preț, cum ar fi:

• Numărul de utilizatori pe care îi veți avea în plan.
• Planuri de plată lunare sau anuale (și reduceri), dacă sunt disponibile.
• Există vreun echipament necesar pentru ca serviciul să funcționeze corect?
• Flexibilitatea de a schimba planurile pe măsură ce nevoile dvs. se schimbă.
• Costuri pentru apelurile de intrare și de ieșire (pe numerele locale și gratuite).
• Caracteristici opționale adăugate a la carte.
• Taxe obligatorii, suprataxe și alte taxe.

Asigurați-vă că prețul pe care îl examinați nu lasă piatra nereturnată. Pagina noastră de prețuri oferă o transparență completă cu privire la ceea ce este și ce nu este inclus în fiecare opțiune de serviciu telefonic.

Asistență rapidă și eficientă pentru clienți

În cele din urmă, asigurați-vă că echipa de servicii pentru clienți a furnizorului dvs. vă poate ajuta atunci când aveți nevoie de ele.

Priviți opțiunile lor de asistență. Sunt disponibile pe chatul live? Poți să-i suni? Trebuie să așteptați 24 de ore sau mai mult până când primiți un răspuns prin e-mail?

Apoi, luați în considerare răspunsurile pe care le primiți la întrebările dvs. Iau în considerare situația dumneavoastră specifică sau sunt generice? Reprezentantul de asistență își face timp pentru a înțelege problema? Este ușor să pui întrebări ulterioare?

Puteți testa asistența pentru clienți a unui furnizor, luând o perioadă de încercare gratuită, dar puteți obține și o idee solidă contactând și ca prospect. Acest lucru vă va oferi o idee solidă despre modul în care furnizorul dvs. vă poate ajuta să vă dezvoltați și să vă îmbunătățiți întregul sistem de comunicare pentru multe luni și ani de acum înainte.

Mutați sistemul dvs. telefonic la telefonia în cloud

Telefonia în cloud vă va reduce costurile de comunicare, vă va spori productivitatea și vă va crește rezistența. De asemenea, acționează ca o singură sursă de adevăr pentru comunicațiile de afaceri.

Veți obține cele mai multe beneficii dacă alegeți un furnizor de telefonie în cloud de încredere, testat în luptă. Serviciul de telefonie în cloud de la Nextiva costă până la 19,95 USD per utilizator pe lună pentru funcții care vă vor îmbunătăți întreaga afacere.

Nu ne crede pe cuvânt; Recenziile Nextiva vorbesc de la sine! Dacă ați fost în căutarea unui nou sistem de telefonie, nu căutați mai departe.