Ce este un telefon VoIP și cum funcționează?

Ce este un telefon VoIP?

Un telefon VoIP este orice telefon care efectuează și primește apeluri folosind internetul. În loc de un telefon tradițional „cu fir” care utilizează fire de cupru de conectare directă pentru a oferi servicii telefonice, un telefon VoIP vă oferă o mobilitate, interoperabilitate și conectivitate mai mari.

Există două diferențe mari între telefoanele VoIP și telefoanele tradiționale. Primul este că un telefon VoIP va funcționa indiferent unde vă aflați. Atâta timp cât aveți internet, veți putea efectua și primi apeluri fără a fi legat de un singur loc. Și a doua diferență este că, din punct de vedere tehnic, nici măcar nu aveți nevoie de un telefon pentru a efectua apeluri. Puteți efectua un apel dintr-o aplicație de pe computer.

Care sunt beneficiile unui telefon VoIP?

Există multe caracteristici cheie ale VoIP care vă pot ajuta să vă eficientizați afacerea, inclusiv:

• Instalare și configurare ușoară
• Scalare usoara
• Numere de telefon virtuale care vă urmăresc pe dumneavoastră și pe angajații dumneavoastră
• Tehnologia acceptă tehnologia mai veche
• Disponibilitate largă și implementare economică
• Integrare simplă cu alte aplicații software.
• Gamă de opțiuni pentru dispozitiv
• Configurare perfectă pe conexiunile la internet existente

Tipuri de telefoane VoIP

Telefoane VoIP Hard

Telefoanele rigide sunt ca telefoanele tradiționale prin faptul că stau pe biroul tău sau într-o sală de conferințe. Puteți folosi telefoane rigide pentru:

• Apeluri directe
• Apeluri de conferință
• Accesarea mesageriei vocale
• Comunicații prin receptoare, căști , Bluetooth și difuzoare

Telefoane soft VoIP

Telefoanele soft sunt telefoane virtuale care locuiesc într-o aplicație pe un dispozitiv (cum ar fi un computer, o tabletă sau un smartphone). Ele funcționează la fel ca un telefon dur, dar mai degrabă decât un telefon fizic, efectuați apeluri dintr-o aplicație.

Cum funcționează telefoanele VoIP

În trecut, telefoanele erau conectate la un PBX (Private Branch Exchange) local . Această mașină voluminoasă se va ocupa de toată rutarea și se va asigura că fiecare apel ajunge la destinația potrivită. Caracteristicile telefonului VoIP le depășesc cu mult pe cele disponibile pe vechile sisteme PBX.

Deoarece telefoanele VoIP funcționează prin procesarea apelurilor telefonice de pe internet sau din cloud, tehnologia folosește cablarea rețelei de computere existente sau Wi-Fi pentru a accesa rețelele telefonice.

Nu mai sunt necesare fire sau cutii pentru a utiliza serviciul dvs. de telefonie VoIP pentru afaceri! Acum puteți prelua un apel de oriunde aveți internet - chiar și dintr-o aplicație de pe computer - și numărul dvs. de telefon poate rămâne același ca înainte, astfel încât să nu aveți nicio cheltuială în schimbarea acestuia.

Deci, indiferent de dispozitivul telefonic pe care îl alege compania dvs., îl puteți conecta la sistemul telefonic VoIP simplu și ușor. Doar conectați telefoanele și solicitați echipei dvs. de tehnologie să configureze sistemul într-un mod care se potrivește cel mai bine nevoilor dumneavoastră particulare.

Dacă utilizați un sistem telefonic VoIP de la Nextiva, utilizați cel mai bun serviciu de telefonie pentru afaceri disponibil astăzi.

Înrudit: 7 pași pentru a configura un sistem telefonic VoIP acasă sau la birou

Care sunt beneficiile unui telefon VoIP?

Multe dintre caracteristicile unui serviciu de telefonie VoIP vorbesc de la sine:

• Instalare și configurare ușoară pe conexiunile existente la internet.
• Numere de telefon virtuale care vă urmăresc pe dumneavoastră și pe angajații dumneavoastră.
• Utilizați conexiunea dvs. la Internet existentă. Alte telefoane de afaceri necesită cablare de cupru dedicată separată de conexiunea la rețeaua computerului.
• Link la conturile de utilizator sau la numerele de telefon. Acestea vă permit să comutați între apeluri simultane pe un anumit cont.
• Integrare simplă cu alte aplicații software, cum ar fi Microsoft Teams
• Oferiți companiilor acces ușor la funcțiile avansate de mesagerie vocală.
• Gamă audio de calitate superioară (de două ori față de cea tradițională).
• Poate fi configurat pentru PoE. Aceasta înseamnă că primesc alimentare prin cablul lor de rețea Ethernet în loc de un adaptor de alimentare tradițional. Astfel, mai puține transformatoare trebuie conectate la prizele de alimentare din jurul biroului.

Caracteristicile telefonului VoIP

Acum să ne uităm la un telefon VoIP tipic și să examinăm funcțiile și caracteristicile acestuia. Aceasta este o descriere generală, dar vom folosi o diagramă a unui telefon Poly. Deci, funcțiile specifice și locațiile butoanelor vor diferi ușor cu alte modele.

Va trebui să înțelegeți gama largă de opțiuni pentru a face cea mai bună alegere pentru afacerea dvs.

1) Tastele de linie

• De obicei, aceste butoane se aprind pentru a vă reaminti când există un apel în așteptare sau este parcat pe linia respectivă.
• O modalitate ușoară de a identifica numărul de linii disponibile pe acest telefon, numărați aceste butoane.
• Adesea, aceste butoane pot fi programate și cu acces de apelare rapidă la clienții tăi importanți.

2) Tab Reversibilă

Se răstoarnă într-un cârlig care vă permite să sprijiniți telefonul pe un perete fără ca receptorul să cadă.

3) Difuzor

De unde vine sunetul în modul difuzor. Calitatea difuzorului unui telefon este importantă pentru o comunicare eficientă.

4) Tasta Înapoi

Vă permite să reveniți la meniul anterior prin apăsarea unui singur buton.

5) Cheie de transfer

Vă permite să trimiteți apelantul către telefonul altui utilizator.

• Diferit de redirecționarea apelurilor prin faptul că este conceput pentru a fi utilizat după ce cineva a răspuns la telefon.
• Transfer cald – vă permite să aveți apelantul în așteptare în timp ce verificați destinatarul numărului de destinație.
• Blind Transfer – vă permite să trimiteți apelul către noul dispozitiv fără a verifica mai întâi dacă va răspunde.

6) Mesaje

Acest buton vă oferă acces rapid la mesageria vocală în așteptare.

• Vă trimite la mesageria dvs. vocală unde puteți obține acces la toate caracteristicile avansate ale mesageriei vocale VoIP.

7) Țineți

Funcție similară cu butoanele de apăsare pe care le cunoaștem și le iubim cu toții.

8) Tastele de volum

Sus = mai tare, jos = mai moale

9) Tastatură de apelare

Aranjamentul standard de numere utilizat pentru apelare.

10) Tasta de sunet

Folosit pentru a dezactiva microfonul, astfel încât să poată fi făcut un comentariu confidențial rapid sau dacă doriți să faceți un espresso în timpul unui apel conferință.

11) Tasta difuzor

Apeluri conferință improvizate și mâini libere, astfel încât să puteți face mai multe sarcini.

12) Tasta pentru căști

Treceți la setul cu cască, dacă este echipat.

13) Port USB

Vă permite să utilizați o cască USB sau să conectați o unitate flash.

14) Tasta Acasă

Uneori, pe măsură ce căutați prin opțiunile de pe telefon, veți avea nevoie de o comandă rapidă pentru a reveni la început.

15) Tastele de navigare/tasta de selectare

Folosiți-le pentru a naviga pe afișaj, cum ar fi un mouse sau un joystick.

• Direcțiile corespund meniurilor de pe ecran: sus/jos pentru a defila prin contacte, stânga/dreapta pentru a alege opțiuni precum un tip de sonerie pentru fiecare contact etc.

16) Taste soft

Aceste taste își vor schimba funcția în funcție de contextul a ceea ce faceți în prezent. De obicei, afișajul vă va spune ce poate face pentru dvs.

Iată o listă de opțiuni generale disponibile pe care le puteți vedea pe afișaj pentru tasta soft.

Aceste opțiuni sunt afișate atunci când telefonul este activ (când telefonul este decuplat sau angajat într-un apel).

• Transfer
• Transfer orb
• Conferinţă
• Parc
• Reapelează
• Director
• Apelare rapida

Acestea sunt afișate când telefonul este inactiv (când telefonul este cuplat).

• Reapelează
• Director
• Preluare apel
• Redirecționare apel Activare / Dezactivare
• Nu deranja
• Ultimul apel primit
• Apeluri pierdute
• Apelare rapida
• Tastele soft sunt dinamice. Ele pot fi programate pentru a face diferite funcții dacă sunteți într-un apel față de dacă apelul este inactiv

17) Slot de securitate

Vă permite să atașați un cablu de securitate și să blocați dispozitivul la un birou (pe partea din spate a telefonului).

18) Ecran

Acest lucru va varia între modele; acum există multe dispozitive cu ecrane tactile color.

• Un ecran de telefon VoIP arată de obicei toate informațiile de care utilizatorul are nevoie. Acestea pot include lucruri precum ora, data, tastele soft, mesageria globală, apelurile parcate etc. (Tot ceea ce telefonul crede că doriți să știți.)
• Telefoanele de ultimă generație folosesc ecrane tactile, cum ar fi smartphone-urile, care pot înlocui unele sau toate butoanele de pe dispozitiv.

19) Indicator mesaj în așteptare

O lumină simplă pentru a vă anunța „Aveți e-mail”

Înrudit: 12 bloguri VoIP de marcat (știri, tendințe și multe altele)

Configurare telefon

În loc de conectorii telefonici RJ-11 cu 6 pini, telefoanele VoIP se conectează la mufele RJ-45 cu 8 pini. Aceste numere RJ nu sunt nume de droid, ci sunt de fapt conectorii pe care computerul tău îi folosește pentru a se conecta la internet.

Atât RJ-11, cât și RJ-45 arată foarte asemănător. Pentru omul obișnuit, acești conectori s-ar numi pur și simplu „mufe de telefon” sau „cabluri ethernet”. Dar, în realitate, ele servesc două scopuri diferite.

RJ-11 este proiectat pentru a conecta telefoane analogice, în timp ce RJ-45 este proiectat pentru a conecta rețele. Pentru a afla mai multe despre diferența dintre analog și VoIP, citiți articolul nostru de blog despre VoIP vs. PSTN .

Majoritatea telefoanelor VoIP au nevoie doar de o conexiune la rețea sau de un router . Este posibil ca unele modele mai noi să nu aibă deloc nevoie de cabluri și să se conecteze la rețea pur și simplu prin WiFi.

Uită-te la fundul acestui telefon! Nici un mister aici. Conectați cablul de rețea, mufa de alimentare și gata!

Acum bonusul. Aruncă o privire la al doilea port. Puteți conecta un alt telefon și puteți conecta două telefoane împreună pe aceeași mufă de perete de rețea. Aceasta înseamnă că nu va trebui să aveți de-a face cu mănunchiuri dezordonate și mari de cabluri care circulă către routerele de sub birou.

Asigurați-vă că utilizați cablurile corecte, totuși, astfel încât să puteți obține viteze de conectare adecvate.

Pentru specificațiile exacte ale diferitelor cabluri disponibile, consultați tabelul de mai jos.

Comparația specificațiilor cablului de rețea

A fost o practică larg răspândită să folosești cabluri CAT-5 standard vechi când a început revoluția computerelor, dar acum acele cabluri mai vechi nu pot face față la viteze mai mari. Actualizarea la un minim de CAT-5e – sau mai bine zis CAT-6 – va rezolva acest lucru.

Citiți denumirea categoriei de pe partea laterală a cablului pentru a afla dacă cablurile și jumperii sunt adecvate pentru infrastructura dvs. actuală.

Comparați telefoanele VoIP

Acum că înțelegeți mai bine atât cum funcționează VoIP, cât și ce pot face pentru a vă îmbunătăți comunicațiile de afaceri, este timpul să alegeți un model de telefon.

Acest lucru poate deveni adesea o sarcină descurajantă atunci când realizezi că există sute de dispozitive din care să alegi și mai mult de o duzină de mărci.

Pentru a ușura procesul de decizie, Nextiva a asamblat o diagramă care arată cele mai populare telefoane de pe piață. Toate aceste modele au fost testate și revizuite și fiecare a fost evaluat la cele mai înalte standarde din industrie.

Amintiți-vă, totuși, că există nenumărate alte modele disponibile (unele fie cu funcții mai avansate, fie cu linii suplimentare). Iată o listă mai cuprinzătoare a celor mai bune telefoane VoIP pentru afaceri.

Rețineți că, dacă aveți nevoie de un telefon pentru conferințe de afaceri, acesta va fi tratat în secțiunea următoare.

Revizuire video a Nextiva X-885

Comparați telefoanele pentru conferințe VoIP

Un telefon de conferință diferă de un telefon desktop prin faptul că este optimizat atât pentru a auzi, cât și pentru a trimite sunet de cea mai bună calitate într-un cadru de grup (cum ar fi o masă de sală de conferințe).

Telefoanele pentru conferințe sunt proiectate cu configurație de microfon omnidirecțională.

Cu toate acestea, nu există o mare diferență funcțională între un telefon desktop și un telefon de conferință. Dacă înveți cum să folosești unul, îl poți folosi cu ușurință pe celălalt.

Modelele prezentate mai jos sunt printre cele mai populare de pe piață. Fiecare vine cu funcții standard, cum ar fi difuzoare și apelare rapidă. Pentru informații despre caracteristici și capabilități suplimentare, consultați tabelul de mai jos.

De ce tip de telefon VoIP are nevoie afacerea mea?

În cele din urmă, nu poți greși niciunul dintre aceste dispozitive populare. Veți observa că fiecare dintre acestea oferă caracteristicile pe care le-ați aștepta de la un sistem telefonic.

Iată principalele cerințe de luat în considerare înainte de a alege un dispozitiv:

1. Uită-te la mărci. Există nume în care ai mai multă încredere decât în ​​altele? Gândiți-vă la longevitate și la performanța trecută.
   • Poly este lider global când vine vorba de implicare productivă și eficientă cu colegii, partenerii, clienții și potențialii. Nu puteți privi o soluție VoIP serioasă fără a include linia lor de produse în procesul de luare a deciziilor.
   • Cisco este marele nume în rețelele de afaceri și infrastructura de internet și un alt jucător principal în domeniul hardware VoIP .
   • Panasonic este unul dintre cei mai importanți inovatori din lume în domeniul sistemelor de telefonie VoIP pentru afaceri. Reputația lor de a produce dispozitive electronice de calitate datează de zeci de ani.
   • VTech este cel mai mare producător de telefoane fără fir din lume și este bine cunoscut pentru jucăriile sale electronice educaționale.
2. Căutați numărul de apariții în rând. De câte linii trebuie să poată gestiona fiecare dispozitiv din afacerea ta? Unii membri ai echipei vor avea nevoie de mai mult de două linii.
3. Folosești căști? Ce tip de conector au? Un RJ-9 este un tip familiar de conector pentru telefoane, dar sunt mai puțin populari. Căștile de astăzi folosesc USB pentru conectivitate. Dacă aveți nevoie de Bluetooth, asigurați-vă că dispozitivul dvs. îl acceptă. Unele dispozitive necesită un dongle USB-la-Bluetooth care ar putea să nu fie inclus.
4. Ești gata pentru Power over Ethernet (PoE)? Majoritatea dispozitivelor acceptă acum PoE, dar asigurați-vă că aveți adaptoarele de alimentare, deoarece majoritatea angajaților care lucrează de acasă nu au echipamente de rețea compatibile PoE.
5. Nu uita de fiabilitate. Telefonul primește actualizări regulate de securitate? Telefoanele VoIP care primesc aceste actualizări tind să ofere servicii de telefonie VoIP mult mai fiabile decât dispozitivele care necesită firmware livrat manual. (Sugestie: multe, multe dispozitive conectate la internet nu sunt niciodată actualizate.)

Deoarece telefoanele de conferință VoIP au un scop și o funcție ușor diferită în birou, există câțiva factori suplimentari de luat în considerare în ceea ce privește telefoanele de conferință:

1. Observați opțiunea pentru utilizarea fără fir. Multe săli de conferințe nu au o mufă de rețea în mijlocul mesei. Dacă doriți să evitați rularea unui alt cablu, aceasta ar putea fi o alegere importantă pentru dispozitivul dvs.
2. Bluetooth ar putea fi și el important. Mai ales dacă trebuie să amplificați sunetul pentru cineva cu deficiențe de auz și să nu îl faceți incomod de tare pentru ceilalți din cameră.
3. Afișajul este mai departe de utilizator, așa că un afișaj puternic lizibil ar putea face diferența.
4. Important, luați notă de reputația de calitate pe care o reprezintă fiecare marcă și uitați-vă la evaluarea serviciilor oferite clienților.
5. În cele din urmă, o opțiune de cafea/espresso nu este încă disponibilă pe niciun model. Poate ar trebui să începem o campanie de scriere?

Concluzie

Există multe opțiuni atunci când cumpărați și configurați serviciul VoIP de afaceri. Asigurându-vă că aveți cel mai bun furnizor VoIP, telefoane și funcții, vă oferă mai multă încredere pentru a vă conduce afacerea.

Nu trebuie să fie greu. De fapt, configurarea unui sistem de telefonie virtuală este atât de ușoară, încât îl puteți configura singur.

Vestea bună este că nu ești singur în această călătorie și există profesioniști care să te îndrume pe parcurs. Lăsați specialiștii VoIP de la Nextiva să vă ajute să alegeți sistemul telefonic perfect pentru compania dumneavoastră. De asemenea, verificați ce spun clienții noștri despre serviciul nostru de telefonie VoIP.