Ce este un sistem telefonic virtual și cum funcționează?

Pe măsură ce angajatorii adoptă munca de la distanță, unul dintre cele mai mari obstacole este sistemul lor telefonic de afaceri. Sistemele de telefonie de modă veche sunt incompatibile cu această nouă normalitate. Membrii echipei nu sunt la birou pentru a prelua apeluri și nici nu au neapărat acces la un telefon de birou.

Trecerea la munca la distanță și distribuită înseamnă că companiile au nevoie de un sistem de telefonie virtuală, astfel încât să nu fie legate de o linie fixă ​​fizică

Deci, vă puteți conduce afacerea dintr-un sistem de telefonie virtuală? Este prea greu de configurat? Ce caracteristici ar trebui să caut? Vom acoperi toate acestea și multe altele în acest ghid cuprinzător.

• Ce este un sistem de telefonie virtuală?
• Cum funcționează un sistem de telefonie virtuală ?
• Care este diferența dintre un sistem telefonic virtual și un PBX?
• Beneficiile utilizării unui sistem de telefonie virtuală
• Lista de verificare a cumpărătorului pentru următorul tău sistem de telefonie virtuală
• Întrebări frecvente despre sistemul de telefonie virtuală

Ce este un sistem de telefonie virtuală?

Un sistem de telefonie virtuală este o platformă de comunicare care vă permite să efectuați și să primiți apeluri prin internet și prin cloud, mai degrabă decât printr-un telefon fix fizic.. Un sistem de telefon virtual permite utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri pe o aplicație desktop, un telefon mobil sau telefon de birou, totul de la un singur număr de telefon de afaceri.

Cel mai mare motiv pentru care companiile își mută sistemul de telefonie în cloud este acela de a profita de funcțiile avansate pe care doar un sistem de telefonie virtuală le poate oferi. Acesta permite companiilor de toate dimensiunile să-și sporească productivitatea și să-și dezvolte echipa.

Furnizorii de sisteme de telefonie virtuală mențin o infrastructură de comunicații scalabilă pentru utilizatori. Acești furnizori mențin o infrastructură de comunicații scalabilă pentru utilizatori. Pe lângă serviciul de telefonie VoIP în sine, implementează funcții avansate, cum ar fi mesajele text SMS, numerele de telefon de afaceri și transcrierea mesageriei vocale.

Mai simplu spus, un sistem de telefonie virtuală este o modalitate rentabilă de a vă menține întreaga echipă conectată. O nouă cercetare sugerează că aproape 40% dintre companii au membri ai echipei care lucrează de la distanță. Veți avea nevoie de un sistem telefonic care să funcționeze în și în afara biroului.

Cum funcționează un sistem de telefonie virtuală?

Un sistem de telefonie virtuală conectează apelurile între numere de telefon gratuite și locale și utilizatori . Înainte ca telefonul să sune, există o mulțime de magie tehnologică care se întâmplă. Dar cel mai important lucru de reținut este că compania dvs. nu trebuie să întrețină liniile sau centrala telefonică - furnizorul de sistem de telefonie virtuală face asta pentru dvs.!

Aceste sisteme de telefonie virtuală funcționează prin gestionarea întregii infrastructuri de telecomunicații și a relațiilor cu rețeaua de telefonie publică comutată, mai bine cunoscută sub numele de PSTN. Asta doar pentru conectivitate.

Sistemul dvs. de telefonie virtuală funcționează folosind Voice over Internet Protocol (VoIP ), ceea ce înseamnă că conexiunea telefonică are loc prin conexiunea la internet, mai degrabă decât prin linii telefonice prin cablu. Îți convertește apelurile telefonice din sunetul analogic cu codecuri VoIP pentru a obține o calitate superioară a apelurilor. Există la baza unui sistem telefonic virtual - indiferent de tipul de telefon pe care îl apelezi de atunci.

Pentru performanțe optime, furnizorii de VoIP au înființat o rețea redundantă de centre de date. În caz de vreme severă, comunicațiile se transferă automat la alte servere fără a pierde nicio bătaie.

De asemenea, un sistem de telefonie virtuală nu se termină la clădirea dvs. Există pe internet. Puteți redirecționa cu ușurință apelurile de pe telefonul de la birou către telefonul mobil. Puteți lucra de la o cafenea și puteți prelua apeluri de pe computer. Dacă vă luați liber, puteți direcționa apelurile către un alt coleg sau chiar puteți primi mesajele vocale într-un e-mail.

Pe front-end, utilizatorii beneficiază de o mulțime de capabilități noi pentru a lucra și a colabora eficient. Din momentul în care sosește un apel de intrare, îl puteți direcționa către un operator automat, care uneori este numit arbore de telefon. De asemenea, pot face schimb de mesaje text cu clienții de pe aceeași platformă ca și serviciul lor telefonic de afaceri .

Telefonele fixe funcționează mult diferit. Ești limitat oriunde îl instalează compania de telefonie. Conectivitatea poate fi stabilită numai prin conexiuni prin cablu. De asemenea, nu puteți ignora taxele și taxele lunare în creștere. VoIP vă permite să efectuați apeluri oriunde aveți acces la internet - funcționează bine cu un semnal Wi-Fi puternic.

Sistemele de telefonie virtuală vă permit dvs. și echipa dvs. să profitați de fiabilitatea sporită, calitatea mai bună a apelurilor și o multitudine de funcții avansate pentru a funcționa mai bine.

Care este diferența dintre un sistem de telefonie virtuală și un PBX?

Dacă nu utilizați deja un sistem de telefonie virtuală, este posibil să utilizați o configurare Private Branch Exchange (PBX). Nu este elegant, dar funcționează.

Un Private Branch Exchange (PBX) este un sistem telefonic tradițional care utilizează semnale analogice. Sistemele de telefonie virtuală convertesc semnalele analogice în digitale și le transmit prin internet. Ambele oferă funcționalitatea telefonului, dar în moduri diferite.

Beneficiile utilizării unui sistem de telefonie virtuală

Nu toate sistemele telefonice de afaceri sunt egale. Aveți nevoie de mai mult decât serviciul telefonic standard. Iată de ce un sistem de telefonie virtuală este opțiunea preferată pentru întreprinderile mici și întreprinderi.

1. Configurare ușoară

Unul dintre avantajele de top ale unui sistem de telefonie virtuală este că este ușor de configurat și utilizat.

Sistemele telefonice tradiționale sunt greu de configurat. Trebuie să așteptați ca un instalator să treacă fire și să facă găuri în jurul biroului. În acest timp, echipa dvs. nu va putea efectua sau primi apeluri telefonice. Vă permiteți să opriți afacerile?

Un sistem de telefonie virtuală funcționează oriunde aveți o conexiune la internet de mare viteză. Deoarece hardware-ul telefonului este opțional, puteți începe imediat. Și când îți iei telefoanele VoIP, tot ce trebuie să faci este să le conectezi. Asta este.

Serviciul de telefonie VoIP de la Nextiva este ideal pentru angajații de la distanță și de la birou. Îl puteți configura singur, fără a fi nevoie de IT - este atât de ușor.

2. Costuri mai mici

Prea des, companiile plătesc pentru soluții și nu le folosesc la maximum. Acest lucru duce la o mulțime de deșeuri. Un sistem de telefon virtual vă permite să selectați combinația potrivită de caracteristici și linii care funcționează pentru dvs.

Indiferent dacă aveți nevoie de un sistem complet de telefonie de birou sau de un plan telefonic pentru afaceri mici , obțineți cea mai mare valoare devenind virtual.

Sistemul de telefon virtual al Nextiva oferă un înlocuitor direct pentru mai multe aplicații de afaceri din prima zi. Nu uitați că veți economisi până la 65% în comparație cu sistemele telefonice tradiționale. Funcțiile încorporate vă economisesc și mai mult. Vă veți reduce costurile cu aceste caracteristici premium incluse:

• Însoțitori automati și salutări personalizate
• Țineți muzică și mesaje de confort
• Dirijarea automată a apelurilor în funcție de programul de lucru
• Redirecționarea apelurilor către diferite extensii de telefon și locații
• Jurnalele detaliate ale apelurilor înregistrează tendințele apelurilor de intrare și de ieșire
• ID-ul apelantului gestionat pentru a vă păstra numărul de mobil privat
• Înregistrare apel pentru instruirea personalului
• Apeluri internaționale accesibile

Toate aceste caracteristici fac din sistemul de telefonie virtuală o opțiune excelentă pentru orice afacere. Este o opțiune prietenoasă cu bugetul pentru întreprinderile mici. În plus, conține fiecare funcție de apelare de care s-au bucurat întreprinderile de ani de zile.

Înrudit: 9 alternative VoIP pe care companiile le pot încerca

3. Numere de telefon la cerere

Dacă aveți o echipă la distanță, este probabil că numerele lor de telefon au toate prefixe diferite și prefixe inconsecvente, ceea ce face comunicarea un obstacol. Dacă este o provocare pentru tine, imaginează-ți cum este pentru clienții tăi.

Sistemele de telefonie virtuală oferă echipei dvs. o identitate profesională pentru a-și îmbunătăți conversațiile. Aveți opțiunea de a utiliza un număr gratuit, de a alege un număr local sau chiar fără numere de apelare directă. Totul depinde de tine.

Dacă trebuie să configurați numere de telefon concentrate regional, puteți. Este o modalitate excelentă de a vă face campaniile de apelare mai de succes.

Indiferent de cazul de utilizare, echipa ta poate folosi întotdeauna numărul de telefon preferat. Dirijarea avansată a apelurilor poate direcționa apelurile către dispozitivul mobil, mesageria vocală sau o altă persoană, dacă doriți.

Confidențialitatea este esențială pentru un sistem de telefonie virtuală. Angajații dvs. își pot ascunde ID-ul apelantului pentru a efectua și a primi apeluri de afaceri fără a dezvălui numerele de telefon mobil. În plus, criptează apelurile telefonice pentru securitate VoIP maximă.

4. Opțiuni flexibile pentru dispozitive

Sistemele telefonice prin cablu necesită ca echipa dvs. să preia apelurile printr-un telefon de birou. Asta e. Cu Voce peste IP, echipa ta poate comunica de pe o varietate de dispozitive.

Sistemele de telefonie virtuală adoptă standarde deschise, universale. Această interoperabilitate înseamnă că puteți prelua apeluri de la orice dispozitiv bazat pe IP, mai degrabă decât doar de la un telefon de birou. Exemple de dispozitive includ:

• Telefoane soft desktop sau laptop
• iPad-uri și tablete
• Telefoane de conferință
• aplicații Android sau iOS
• Telefoane wireless VoIP

Aceste standarde vă permit să combinați și să potriviți hardware-ul potrivit pentru persoana dvs. Un director are nevoi diferite decât un reprezentant de asistență. Aceste dispozitive se bazează pe protocolul de inițiere a sesiunii ( SIP ) pentru apeluri de afaceri fiabile.

Cea mai bună parte? Cercetările noastre au arătat că 59% dintre profesioniștii din mediul de afaceri folosesc deja cel puțin trei dispozitive la locul de muncă. Nu trebuie să achiziționați niciun echipament suplimentar. Funcționează cu dispozitivele de comunicații pe care le utilizați deja.

5. Dirijare inteligentă a apelurilor

Gestionați cu ușurință apelurile telefonice primite și direcționați-le către persoanele potrivite. Dacă echipa ta este accesibilă doar prin telefonul mobil, știi deja cât de frustrant este să transferi apeluri. Furnizorii de servicii de telefonie virtuală elimină această problemă.

În primul rând, puteți direcționa apelurile telefonice de afaceri către numărul dvs. principal prin intermediul unui operator automat. Această funcție le permite apelanților să aleagă departamentul sau persoana pe care doresc să o contacteze. Fiecare afacere ar trebui să aibă această configurație.

În al doilea rând, puteți configura redirecționarea automată a apelurilor în funcție de programul de lucru. Dacă aveți un serviciu de răspuns telefonic, puteți ajusta acest lucru în programul dvs. dintr-o interfață prietenoasă și simplă.

În al treilea rând, echipa ta deține controlul asupra disponibilității lor. Utilizatorii își pot ajusta redirecționarea sau pot trimite apelanții la mesageria vocală. Acest control fin asupra serviciului telefonic crește satisfacția clienților și vânzările.

Pentru nevoi de afaceri mai abrupte, nu căutați mai departe decât un centru de apeluri bazat pe cloud . Vă permite să utilizați funcții avansate precum rutarea bazată pe competențe, inteligența artificială, așteptarea apelurilor și răspunsul vocal interactiv (IVR) pentru a gestiona orice volum de apel. Totul este și virtual!

Citiți mai multe: Tehnologia de telecommuting: Setul de instrumente esențial pentru munca de la distanță

6. Analiză și raportare robuste

Ce zile ale săptămânii sunt cele mai aglomerate? Cum arată volumul apelurilor de sărbători? Trebuie să angajăm mai mulți agenți? La aceste întrebări se poate răspunde numai cu analize și raportări în timp real a apelurilor.

Aceste tablouri de bord vă pot ajuta să gestionați volumul apelurilor și să le legați de rezultatele afacerii. Din punct de vedere istoric, doar organizațiile de dimensiunea întreprinderii aveau aceste capacități. Acum, întreprinderile mici pot folosi analizele pentru a scala.

Sistemele de telefonie virtuală fac aceste date ușor și accesibile. Este esențial dacă gestionați agenți de call center. Puteți îmbunătăți recenziile individuale de performanță ale echipei . Nu trebuie să țineți evidența manuală a timpului lor și nici să microgestionați timpul lor pe telefoane.

Și, cea mai bună parte: puteți vizualiza rapoarte în timp real și puteți analiza apelurile printr-o conexiune la internet pe orice dispozitiv. Tu și echipa ta veți fi pe aceeași pagină.

Înrudit: Tehnologia și tendințele centrului de apeluri pe care fiecare lider de afaceri trebuie să le cunoască în 2020

7. Colaborare sporită în echipă

Aici cauciucul se întâlnește cu drumul pentru echipele aflate la distanță. Echipa dvs. de la distanță trebuie să răspundă prompt la întrebări. Nu puteți lăsa proiectele să fie suspendate din cauza întreruperilor de comunicare.

În loc să jonglați cu mai multe aplicații de mesagerie și comunicare, aveți una. În loc să apelați un coleg, îi puteți trimite un mesaj text rapid. Este mai puțin formal decât un e-mail și, de asemenea, mai rapid. În plus, nu trimite ping pe toți ceilalți din aplicația dvs. de management de proiect.

Conferința audio și video este un element de bază al oricărui sistem de telefonie virtuală. Puteți să vă reuniți echipa cu un singur clic și să oferiți apelul pentru cei care nu au o conexiune VoIP puternică. Pentru câștiguri suplimentare de productivitate, vă puteți centraliza proiectele și colaborarea în echipă în cadrul Cospace .

Nu este doar pentru echipa ta internă. Puteți configura o linie de conferință dedicată clienților dvs., astfel încât aceștia să poată obține implicarea practică de care au nevoie. Aceste spații de lucru virtuale promovează o abordare colaborativă a comunicării în afaceri.

Lista de verificare a cumpărătorului pentru următorul tău sistem de telefonie virtuală

Poate fi un pic copleșitor să te gândești la actualizarea sistemului tău de telefonie. E mai ușor decât crezi. Iată recomandările noastre pentru a ajuta la selectarea sistemului telefonic potrivit.

• Acreditare - Sistemul telefonic de afaceri îndeplinește standardele industriei? PCI, HIPAA și SOC 2 sunt exemple de acreditări de încredere.
• Fiabilitate - Orice întrerupere recentă în ultimii ani sau doi? Verificați pagina lor de stare, precum și Downdetector pentru îndrumări privind timpul de funcționare din lumea reală. Căutați timp de funcționare de 99,999% sau mai bine.
• Funcționalitate - Acesta este cel mare. Identificați ce caracteristici aveți nevoie față de ce doriți. Există sute de funcții VoIP disponibile. Anticipați-vă nevoile în următorii doi ani.
• Configurare - Stabiliți dacă vă puteți configura serviciul telefonic pe cont propriu sau dacă veți avea nevoie de un instalator? Vă puteți pune în funcțiune fără impact asupra operațiunilor de rutină?
• Asistență - Care este disponibilitatea și costul suplimentar de asistență. Cum poți obține ajutor (telefon, e-mail, chat)?
• Reputație - Consultați recenziile lor online. GetVoIP și G2 sunt surse bune de verificat. Majoritatea utilizatorilor se bucură de serviciul lor de telefonie virtuală?
• Cost - Costul este aproape întotdeauna un factor, așa că clarificați taxele lunare, tarifele unice și suplimentele. Luați în considerare și economiile de costuri din scăparea de PBX-ul dvs. local.
• Hardware - Puteți selecta telefoane VoIP gata de utilizare și le puteți livra echipei dvs.? Este de la un producător de renume?

Pentru a vă economisi ceva timp, obțineți o ofertă personalizată pentru serviciul telefonic de afaceri de la Nextiva. Această cotație detaliată de preț vă ajută să fiți informat pentru a face alegerea corectă.

Știm deja că un sistem virtual oferă mai multe beneficii decât liniile fixe. Urmând această listă de verificare, vă puteți concentra pe servirea clienților oriunde lucrează echipa dvs.

Întrebări frecvente despre sistemul de telefonie virtuală

Am răspuns la cele mai frecvente întrebări despre sistemele de telefonie virtuală mai jos. Desigur, dacă aveți întrebări mai specifice, anunțați-ne !

Care este cel mai bun sistem de telefonie virtuală?

Din cele nouă sisteme de telefonie virtuală, US News & World Report a evaluat Nextiva pe locul 1. Nextiva a obținut cel mai mare punctaj în performanță, fiabilitate, gamă de caracteristici și asistență pentru clienți. De asemenea, Nextiva este cel mai bine cotat sistem de telefonie listat pe GetVoIP din peste 1.600 de recenzii ale clienților.

Consultați mai multe recenzii despre Nextiva . Nu este surprinzător că a fost evaluat cel mai bine.

Cum configurez un sistem de telefonie virtuală?

Puteți configura un sistem de telefonie virtuală în doar patru pași:

1. Alegeți un plan telefonic de afaceri.
2. Atribuiți-vă numerele de telefon.
3. Înregistrați-vă salutările pe telefon.
4. Începeți să plasați și să răspundeți la apeluri.

Pentru mai multe informații, citiți ghidul nostru pentru a vă configura serviciul de telefonie virtuală .

Ce numere de telefon pot folosi pe un sistem de telefonie virtuală?

Un sistem telefonic virtual acceptă orice numere de telefon atribuite pe care le dețineți. Pentru a utiliza numărul de telefon existent al companiei, va trebui să-l transferați printr-un proces cunoscut sub numele de portare . Durează aproximativ 1-4 săptămâni, în funcție de furnizorul actual de servicii telefonice.

De asemenea, puteți alege un număr de telefon virtual atunci când adăugați sau modificați extensiile de telefon. De asemenea, puteți utiliza sau renunța la aceste numere de telefon dacă nu le mai doriți.

De asemenea, puteți utiliza numere gratuite cu un sistem de telefonie virtuală, dar transferul lor durează puțin mai mult. Consultați furnizorul dvs. VoIP pentru cerințele de portare.

Cât costă un sistem de telefonie virtuală?

Costul unui sistem de telefonie virtuală variază între 17 USD și 80 USD lunar per utilizator, în funcție de caracteristici. Telefoanele de birou VoIP costă între 75 și 350 USD fiecare, în funcție de capacitățile lor.

Spre deosebire de sistemele telefonice tradiționale, nu există contracte de service, costuri IT, întreruperi de vreme și hardware învechit de întreținut. Companiile pot economisi până la 65% din costurile de comunicare în afaceri.

Care sunt caracteristicile de top ale unui sistem de telefonie virtuală?

Există sute de funcții într-un sistem de telefonie virtuală, dar iată caracteristicile de top pentru utilizatorii de afaceri:

1. Aplicații mobile și desktop
2. Gestionare avansată a apelurilor
3. Dirijare dinamică a apelurilor
4. Respingerea apelului anonim
5. Însoțitor auto
6. Mesaje text
7. Analiza apelurilor
8. Redirecționare a apelurilor
9. Conferință cu un singur clic
10. fidelitate E911

Consultați lista cu peste 40 de funcții VoIP pe care ar trebui să le cunoașteți.

Un sistem de telefonie virtuală poate fi folosit acasă?

Un sistem de telefonie virtuală poate fi folosit de acasă și de la birou fără niciun hardware de configurat. Tot ce aveți nevoie este o conexiune la internet pentru a efectua și primi apeluri telefonice de la linia dvs. de afaceri. Aproape toate conexiunile prin cablu și DSL pot suporta nevoile unui sistem modern de telefonie VoIP.

Sistemele de telefonie virtuală oferă angajaților la distanță libertatea de a lucra oriunde folosind doar laptopul, dispozitivul mobil sau telefonul de birou. Clienții și colegii de muncă nu vor observa nicio diferență. Asociați-l cu CRM-ul pentru o creștere suplimentară a productivității și fluxului de lucru.

Urmați ghidul nostru la îndemână despre cum să configurați VoIP pentru a vedea cât de ușor poate fi.

Pot startup-urile să folosească un sistem de telefonie virtuală?

Companiile aflate în stadiu incipient vor beneficia cel mai mult de pe urma unui sistem de telefonie virtuală. Pe măsură ce adăugați roluri de vânzări și servicii, trebuie să vă asigurați că echipa dvs. este accesibilă și disponibilă pentru grupurile de echipe. Startup-urile pot adăuga și ajusta funcții pentru a se potrivi nevoilor lor de afaceri, cum ar fi redirecționarea apelurilor, urmărirea apelurilor și înregistrarea apelurilor.

Sunteți curios de câte linii telefonice aveți nevoie ? Este mai mult decât ai putea crede.

Cel mai bun sistem de telefonie virtuală este aici

Modul în care lucrăm s-a schimbat. Chiar și atunci când toată lumea se întoarce la birou, chiar vrei să te întorci la un sistem de telefonie limitat, învechit? Probabil nu.

Echipa ta este pregătită să selectezi un sistem telefonic creat pentru angajații de la distanță. Nu ai timp pentru jocuri sau pentru partajarea GIF-urilor. Aveți nevoie de el pentru a gestiona apelurile primite cu cea mai mare fiabilitate. De asemenea, trebuie să fie foarte simplu de utilizat pentru toată lumea.

Nextiva a fost în fruntea curbei din 2008. Acesta este motivul pentru care US News ne-a evaluat pe primul loc la nivel național. Oferim companiilor o platformă de comunicații all-in-one care crește odată cu ele.

Prețurile sistemului de telefonie virtuală sunt la îndemână pentru aproape orice afacere, începând de la 17,95 USD. Acum puteți începe să utilizați o aplicație mobilă cu funcții complete. Cel mai bun sistem de telefonie virtuală este aici - este Nextiva.