Ce este un număr de telefon virtual și cum funcționează?

Sistemul dvs. de telefonie moștenit nu o mai reduce în zilele noastre. Odată cu creșterea numărului de oameni care lucrează de la distanță, liniile fixe tradiționale pur și simplu nu pot ține pasul cu nevoile afacerii tale.

Trebuie să existe o modalitate mai bună de a vă gestiona comunicațiile de afaceri, nu? Există!

Vă vom explica toate dezavantajele numerelor de telefon virtuale pentru compania dvs. și ce ar trebui să știți despre modul în care funcționează.

• Ce este un număr de telefon virtual?
• Cum funcționează un număr virtual?
• Cum să obțineți un număr de telefon virtual
• Diferențele dintre numerele de telefon virtuale și obișnuite
• Beneficiile unui număr virtual

Ce este un număr de telefon virtual?

Un număr de telefon virtual este un număr de telefon care nu este legat de o locație fizică. Numerele virtuale pot fi folosite pentru a efectua sau primi apeluri pe orice telefon, cum ar fi telefoanele de birou VoIP, telefoanele mobile sau telefoanele soft. Este perfect pentru angajații de la birou sau cei care lucrează acasă.

Puteți selecta ce dispozitive primesc apeluri de la numărul de telefon virtual și le puteți modifica atunci când este necesar. Numerele de telefon virtuale oferă, de asemenea, un anonimat sporit asupra liniilor tale fixe, pe care oamenii le pot găsi în directoarele online.

Numerele de telefon virtuale sunt esențiale pentru a accepta apeluri de la clienți din întreaga lume, indiferent de locul în care se află birourile lor. Le oferă linii perfecte de comunicare cu clienții lor. Ei nu pot face distincția între un număr de telefon virtual și un număr standard.

Cum funcționează un număr virtual?

Numerele de telefon virtuale nu necesită o cartelă SIM sau o adresă fizică. În schimb, numerele virtuale acceptă apeluri prin Voice Over Internet Protocol (VoIP). În principiu, este aceeași tehnologie dovedită folosită pentru a efectua apeluri și mesaje text prin iMessage, WhatsApp sau Google Voice.

Apelurile dvs. telefonice sunt digitalizate și conectate prin internet și prin rețelele telefonice tradiționale. Folosim un proces numit portarea numerelor pentru a ne asigura că poți lua cu tine numărul de telefon al companiei, indiferent de furnizorul tău VoIP.

Drept urmare, tot ce aveți nevoie este o conexiune de date rapidă și fiabilă — 4G LTE sau Wi-Fi — pentru a efectua apeluri. Acesta este modul în care numerele de telefon virtuale vă permit să preluați apeluri de pe telefonul mobil.

Cum să obțineți un număr de telefon virtual

Nu există nicio îndoială că numerele de telefon virtuale sunt mai benefice decât numerele fixe tradiționale. Ei lucrează pentru întreprinderi mici cu personal la distanță, precum și pentru companii mai mari care trebuie să gestioneze comunicarea în centrele lor de apeluri.

Există 3 tipuri de numere de telefon virtuale:

1. Numere de telefon locale – Aceste numere se bazează în anumite zone geografice, cunoscute și sub denumirea de centre de tarife sau coduri de zonă.
2. Numere gratuite – Acestea sunt numere speciale care încep cu 800, 888, 866 și altele care permit oamenilor să apeleze fără taxe sau taxe.
3. Numere de vanitate – Aceste numere sunt numere atrăgătoare și memorabile, cum ar fi 1-800-FLORI. Ați dori să le cumpărați și să le portați.

Nu uitați, vă puteți păstra numărul de telefon existent și îl puteți lua cu dvs. la un sistem de telefonie virtuală. Pe măsură ce compania dvs. se extinde, puteți alege numere noi sau puteți schimba altele oricând doriți.

Odată ce instalați sistemul dvs. de telefonie virtuală, vă veți dori să îl aveți mai devreme. Echipa ta se va bucura de libertatea, flexibilitatea și economiile oferite de un număr de telefon virtual.

Odată ce decideți ce tip de număr de telefon virtual doriți, puteți achiziționa un număr de telefon virtual de la un furnizor VoIP, cum ar fi Nextiva.

Care este diferența dintre un număr de telefon virtual și unul obișnuit?

Numerele de telefon tradiționale sunt de obicei instalate și furnizate de compania de telefonie locală. Majoritatea oamenilor nu știu că dețin numărul, nu compania de telefonie. Companiile de telefonie atribuie de obicei linii telefonice la adresa de unde este instalată.

Liniile telefonice tradiționale necesită ca liniile telefonice să circule în întreaga clădire către fiecare telefon de birou. Instalarea liniilor de telecomunicații nu este întotdeauna ușoară și nici fezabilă în fiecare birou.

Cu toate acestea, un număr de telefon virtual este independent de locație și nu este legat de o singură locație. Funcționează pentru angajații din birou și din afara lor, deoarece aceștia partajează același PBX în cloud.

Aceasta înseamnă că echipa dumneavoastră internă sau virtuală poate prelua apelurile de la numărul virtual de la birou, acasă sau de pe telefonul mobil. Și, puteți alege cine primește apelurile primite de la numărul de telefon virtual, în funcție de disponibilitatea personalului dvs.

Beneficiile unui număr virtual

Acum că aveți o idee mai bună despre aceste tipuri de numere de telefon, este timpul să decideți dacă afacerea dvs. are nevoie de unul.
Iată câteva beneficii utile pe care ar trebui să le cunoașteți despre numerele de telefon virtuale.

1) Eliminați suplimentele și taxele scumpe cu numerele de telefon locale

Oamenii vă pot folosi sistemul de telefonie virtuală de oriunde în lume fără a plăti taxe costisitoare de apelare. Puteți oferi un număr de telefon gratuit sau un număr de telefon local la preț redus pe care apelanții internaționali îl pot aprecia.
Să punem asta în practică și să spunem că derulezi campanii de marketing în Statele Unite. Puteți cere clienților să apeleze la numărul dvs. gratuit - un număr de telefon virtual care nu îi costă suplimentar pentru efectuarea apelului.
O apelare internă directă (DID) îi va îndruma către persoana cu care trebuie să vorbească, apelând numărul virtual pe care l-ați creat pentru orașul sau țara lor. Acestea vor fi direcționate către echipa dvs. de vânzări, indiferent dacă se află în țări diferite. Și cea mai bună parte: clienții potențiali nu vor observa nicio diferență.
Sfat: dacă apelați clienți potențiali într-o zonă metropolitană importantă, cum ar fi Washington, DC, Phoenix, Los Angeles sau Seattle, este posibil să doriți să ridicați un număr virtual local.

2) Îmbunătățiți satisfacția apelantului cu însoțitorii automati

Furnizorii de servicii de telefonie în cloud precum Nextiva includ însoțitori automati. Un asistent automat întâmpină apelanții și oferă un meniu simplu pentru a ajunge la persoana potrivită. Această caracteristică asigură că apelanții nu pierd timpul explicându-și problema persoanei greșite.
De exemplu, dacă cineva vă sună numărul virtual pentru a obține ajutor cu o întrebare de facturare, apelul său va fi direcționat către un agent din echipa dumneavoastră financiară. Nu vor trebui să treacă prin mai multe persoane pentru a ajunge la agentul cel mai bine echipat să îi ajute.
Sistemele telefonice tradiționale nu includ aceste funcții puternice de rutare a apelurilor. Cu sistemele de telefonie vechi, s-ar putea să aveți nevoie de un PBX local costisitor, de un manager IT și de multă muncă de piață doar pentru a susține clienții. Nu este distractiv pentru nimeni.
Un PBX în cloud, împreună cu numerele de telefon virtuale, sunt calea de urmat.

3) Eliberați-vă de la birou plus o mesagerie vocală modernă

Un număr de telefon tradițional se conectează la un telefon de birou. Ce se întâmplă când persoana de la acel birou iese din birou? Nu aveți de ales decât să le trimiteți la mesageria vocală. Unele cercetări sugerează că clienții nu vă vor suna înapoi dacă vă vor contacta mesageria vocală.
Numerele virtuale rezolvă această problemă. Puteți să dezactivați conexiunea la telefonul de birou și să solicitați altor agenți să răspundă la apeluri de pe telefoanele lor mobile sau să le redirecționați către un alt agent disponibil. Această capacitate reduce șansele ca acei apelanți să devină victime ale mesageriei vocale și să nu mai fie auziți niciodată.
Dar dacă încă aterizează pe o cutie vocală, mai există speranță. Un sistem de telefonie virtuală transcrie mesajul și vi-l trimite prin e-mail în câteva secunde. Este vorba de un robot sau de școala copilului tău? Cu mesageria vocală la e-mail, vei ști.
Înrudit: 35 de caracteristici esențiale ale sistemului de telefonie de birou: Ghidul cumpărătorului 2020

4) Angajații pot separa afacerea de telefonul personal

Nu doar apelurile primite este util un număr de telefon virtual. Puteți folosi același număr pentru a efectua apeluri de ieșire, fie pentru clienții sau colegii dvs. de muncă. Și vă ascunde ID-ul apelantului atunci când faceți acest lucru.
Această caracteristică nouă face ca numerele de telefon virtuale să fie ideale pentru lucrătorii de la distanță. Peste 38% dintre companii au membri ai echipei care lucrează de la distanță; există o schimbare constantă de la serviciul de birou.

Personalul de la distanță nu trebuie să instaleze un telefon de birou în biroul lor de acasă și nici să-și folosească telefonul mobil pentru a prelua apeluri de afaceri. Numărul de telefon virtual maschează ID-ul apelantului, ceea ce le oferă un control mai mare și liniște sufletească atunci când apelează persoanele de contact.
Nu trebuie să fie îngrijorați că clienții vă cunosc numărul privat. Puteți selecta programul de lucru pentru numărul de telefon virtual pentru a accepta apelurile primite sau pentru a le redirecționa către o mesagerie vocală.