Ce este o notă de credit (și cum funcționează)?

Notele de credit sunt o parte importantă a facturării. În multe țări, acestea sunt, de asemenea, o cerință legală.

Într-o lume ideală, nu ar avea loc vreodată erori sau probleme cu comenzile și facturile...

Dar, după cum știm cu toții, în afaceri, circumstanțele și comenzile se schimbă foarte mult. Notele de credit ne ajută să gestionăm acest lucru și să menținem o evidență contabilă clară.

Ce este o notă de credit?

O notă de credit (uneori cunoscută sub denumirea de not de credit ) este un document asemănător chitanței emis atunci când facturile sau comenzile au erori sau trebuie doar modificate.

Poate fi utilizat pentru valoarea totală sau parțială a unei facturi. Scopul său este de a corecta evidența de credit între părți fără a șterge o factură existentă și a crea una nouă.

Ajută la menținerea unei secvențe precise a facturilor și a unei piste de audit.

Este o notă de credit o rambursare?

O notă de credit este similară – dar nu exact la fel cu – o rambursare. O notă de credit este atât o confirmare, cât și o dovadă a creditului datorat, în timp ce o rambursare este o rambursare directă a creditului.

O notă de credit este, de asemenea, mai probabil să însemne implicit tranzacții ulterioare între cele două părți, în timp ce o rambursare nu.

Notele de credit sunt emise dintr-o varietate de motive practice. Acestea nu sunt neapărat legate de probleme de calitate, deși le pot include. Rambursările sunt în general emise din motive mai simple de nemulțumire față de servicii sau bunuri.

Care este diferența dintre o notă de credit și o notă de debit?

Notele de credit și de debit sunt similare, dar nu la fel. Principala diferență este că notele de credit sunt emise de vânzător, în timp ce notele de debit (uneori numite note de debit ) sunt emise de cumpărător.

Notele de debit sunt de obicei trimise înainte de primirea unei facturi, în timp ce notele de credit sunt trimise deoarece a fost primită o factură.

Prima reprezintă, de asemenea, o cerere formală de credit către vânzător (care ar putea încă să o conteste), dar cea din urmă înseamnă recunoașterea creditului datorat de către vânzător.

De ce și când se utilizează o notă de credit?

O notă de credit poate fi emisă înainte sau după efectuarea plății. Momentul reflectă momentul în care apare problema în procesul de facturare.

De obicei, este emis pentru unul dintre următoarele motive:

Eroare factura

Acesta poate fi pur și simplu un preț incorect afișat pe factură, produse sau comenzi incorecte sau o greșeală legată de reducere sau TVA.

Eroare de comandă

Dacă comanda clientului este deteriorată sau incorectă. Aceasta poate varia de la o comandă total greșită la doar câteva probleme minore cu aceasta.

Schimbarea ordinii

Fie din motive interne (de exemplu, decizii de management), fie din motive externe (de exemplu, deciziile clientului cumpărătorului), un cumpărător poate modifica sau anula o comandă deja plătită sau plasată.

Nemulțumirea clienților

Este posibil ca așteptările clienților să nu se potrivească cu ceea ce primesc. Poate că un produs a fost listat sau descris incorect de către vânzător sau nu a îndeplinit așteptările de calitate.

Un exemplu de scenariu de emitere a unei note de credit

Construction Co. tocmai a comandat trei camioane mari cu platformă de la furnizorul lor obișnuit, Truck Ltd. O factură automată în valoare de 150.000 USD a fost emisă de Truck Ltd și trimisă către Construction Co.

Din nefericire, în suma facturii nu figura reducerea de 10% promisă de personalul de vânzări al Truck Ltd.

Înainte ca cineva să fi detectat eroarea, plata este efectuată cu succes de către echipa de contabilitate a Construction Co. (care nu cunoșteau problema reducerii). Truck Ltd. își dă seama de greșeala la scurt timp după aceea și emite o notă de credit pentru suma plătită în plus de Construction Co (15.000 USD).

Nota de credit este înregistrată și de ambele părți intern, astfel încât conturile lor să fie echilibrate. Data viitoare când Construction Co face o achiziție de la Truck Ltd., nota de credit este răscumpărată împreună cu factura – 15.000 USD sunt scăzuți din totalul creditului.

Cum emiteți o notă de credit?

Notele de credit sunt emise de către și către departamentele de contabilitate – adică pe aceleași canale sunt emise facturi regulate.

Acestea sunt de obicei asociate direct cu o anumită factură, așa că cel mai bine este să le păstrați în aceleași lanțuri de e-mail ca acelea (dacă software-ul dvs. de contabilitate permite acest lucru).

Uneori, acestea pot fi legate de o viitoare factură (ca în exemplul de mai sus). Ultimul scenariu se desfășoară atunci când este mai convenabil, deoarece tranzacțiile multiple între părți au loc în mod regulat.

Note de credit în contabilitate

Modul exact în care introduceți notele de credit în conturile dvs. depinde de sistemul de contabilitate pe care îl utilizați.

În contabilitatea cu o singură intrare, valoarea notei de credit ar trebui pur și simplu introdusă în contul unui client. În evidența în partidă dublă se înregistrează atât ca credit în contul de creanțe, cât și ca debit la venituri.

Ce informații ar trebui să includeți pe o notă de credit?

Informațiile de pe o notă de credit ar trebui să fie similare cu cele enumerate pe factură. Aceasta include:

• Detalii de contact
• Detalii date
• Numărul facturii aferent
• Termeni și condiții de plată

O notă de credit poate avea o dată de expirare?

Notele de credit au date de expirare. Aceasta va fi listată în termenii lor de plată. Destinatarul are de obicei 12 luni pentru a utiliza soldul creditului.

Concluzie

O notă de credit este un instrument esențial pentru a menține clar procesul de contabilitate al companiei dvs.

Fără aceasta, o factură originală ar trebui ștearsă și o altă factură ar trebui emisă în locul ei atunci când apar probleme. Acest lucru ar crea confuzie în procesele de contabilitate și audit.

Notele de credit sunt emise din mai multe motive. Acestea variază de la o greșeală asupra sumei facturii enumerate până la nemulțumirea clienților față de achiziția lor.

Acestea sunt dovezi pe care autoritățile de conduită financiară le solicită adesea (inclusiv în Regatul Unit). De asemenea, ele reprezintă o asigurare importantă că fondurile cumpărătorului vor fi recuperate.

Ca documente, acestea nu se deosebesc de facturi. O diferență este că acestea pot fi emise înainte sau după procesarea unei plăți.