Cum să automatizați e-mailurile de urmărire a seminarului web pentru o prezență și conversie mai ridicate

Ultimul tău webinar a fost un mare succes sau un eșec total? Ați primit sute de participanți sau doar câțiva dintre ei (dintre care trei erau membri ai echipei)?

Dacă vă confruntați cu atragerea de spectatori pentru seminariile dvs. web, este posibil să avem răspunsul potrivit pentru dvs.

E-mailurile de urmărire a webinarului sunt cruciale dacă doriți un webinar de succes.

Serios, dacă nu aveți e-mailuri de urmărire sau nu le trimiteți cu conținutul sau frecvența corectă, atunci opriți orice altă pregătire a webinarului.

Gandeste-te la asta.

La câte seminarii web v-ați înscris în ultimele șase luni - presupun câteva.

Acum, la câți ați participat - nu mulți, cred?

Iata de ce?

1. Vedeți că webinarii gratuite nu sunt valoroase (sunt prea multe.)
2. Potrivit FindStack, majoritatea oamenilor se înregistrează pentru un webinar cu 8 zile înainte de eveniment. Da, fără e-mailuri bune de urmărire, uităm să participăm.
3. Trebuie să simți că va fi plină de satisfacții, iar majoritatea nu.

Chiar și cele mai atractive pagini de înregistrare a webinarului, oricât de atrăgătoare, trebuie să urmeze atât înainte, cât și post-webinar pentru a avea succes.

În caz contrar, rata participanților va fi scăzută.

Dar nu te teme.

În acest articol, sunteți pe cale să învățați cum să evitați acest lucru.

Veți învăța cele mai bune tehnici de cultivare a clienților potențiali de utilizat, atât înainte, cât și după webinar, și vă vom arăta, de asemenea, cum să îi vizați pe cei care nu au participat.

Până când veți termina de citit, veți avea șabloane dovedite de e-mail pentru seminarii web și veți ști totul despre utilizarea urmăririlor automate ale e-mailurilor pentru a face webinarul un succes.

Să sărim înăuntru.

Cum scrieți un e-mail de urmărire pentru un webinar?

Procesul din spatele scrierii de e-mailuri pentru webinar depinde dacă vizați participanții înainte sau post-webinar.

Ambele sunt esențiale, dar necesită abordări complet diferite ale e-mailurilor tale.

De exemplu, e-mailurile pre-webinar se concentrează pe atragerea clienților potențiali să participe, intenționând să-i motiveze, să-i amintească și să-i încurajeze să apară.

E-mailurile post-webinar, pe de altă parte, constau în vizarea a două segmente diferite.

1. Participantii
2. Neparticipanți.

Atât pre, post, participanți, cât și non-participanți sunt importanți, așa că le vom discuta pe toate. Dar mai întâi, să începem cu e-mailurile pre-webinar.

Pre-webinar

E-mail de invitație la webinar

Înainte de a putea începe să trimiteți e-mailuri de urmărire a unui webinar, trebuie să invitați oamenii să se alăture și să vă rezerve webinarul.

Următorul șablon funcționează bine:

Opțiuni de subiect:

• [Webinar exclusiv] Aflați cum să (obțineți cel mai important beneficiu)
• Invitație la webinar
• (Invitație la un webinar live) Vă interesează (rezolvarea unei probleme)

Corpul e-mailului:

Iată un exemplu grozav de la Jason Swenk:

E-mail de confirmare a seminariului web

Aveți pagina dvs. de comprimare configurată și gata să primiți înregistrări. Odată ce un client potențial se înscrie, începe secvența de e-mail.

Primul e-mail care trebuie trimis este e-mailul de confirmare a seminariului web.

Trimiteți acest e-mail imediat după ce liderul se înscrie la webinar. Este o abordare simplă, dar pe care trebuie să o tratezi cu cea mai mare importanță.

În mod obișnuit, începeți să faceți înscrieri cu aproximativ 7-10 zile înainte de eveniment, așa că este important să spuneți abonatului dvs. să marcheze linkul webinarului și să adauge data și evenimentul la calendarele lor online preferate.

Opțiuni de subiect :

• [Confirmare] Link-ul dvs. webinar și informații importante
• [Confirmare] Link-ul dvs. webinar
• [Confirmare] Felicitări, v-ați înscris.

Corpul e-mailului:

Iată un exemplu fantastic de confirmare a webinarului de la DoodleWarriors. Observați secțiunea Ps care menționează gif-ul gratuit, atrăgând în plus oamenii să participe la webinar:

Primul memento (cu 5 zile înainte)

Următorul este primul e-mail de memento pe care ar trebui să-l trimiteți cu aproximativ cinci zile înainte de webinar.

Din nou, o altă abordare simplă, așa cum arată următorul șablon:

Opțiuni de subiect:

• [Memento webinar] Întâlnirea noastră este în cinci zile
• [Memento webinar] Nu doriți să ratați acest eveniment
• [Memento pentru webinar] Mai sunt 5 zile

Corpul e-mailului:

Al doilea memento (cu o zi înainte)

Trimiteți al doilea e-mail de memento de urmărire cu 24 de ore înainte de începerea webinarului.

Acest e-mail este similar cu primul memento, dar cu puțin mai multă emoție adăugată.

Opțiuni de subiect:

• [Memento webinar] Ne vedem mâine
• [Memento webinar] O să-ți placă asta
• [Memento webinar] Memento prietenos despre ziua de mâine

Corpul e-mailului:

Memento final (cu 60 – 10 minute înainte)

Trimiteți e-mailul final cu 10-60 de minute înainte de începerea webinarului.

Acest e-mail este ultima ta șansă de a-ți atrage clientul să participe, așa că adaugă un plus de urgență și aruncă un anunț surpriză.

Opțiuni de subiect:

• [Memento webinar] Suntem pe cale să începem
• [Memento webinar] Începe în 30 de minute
• [Memento webinar] Eveniment live care începe în curând

Corpul e-mailului:

Rezumat - e-mailuri pre-webinar

Secvența de e-mail de mai sus vă va ajuta să faceți mai mulți participanți să apară live. În plus, este o idee bună să le arătați ce vor învăța în cadrul webinarului - acest lucru îi va ajuta să-i mențineți motivați să urmărească evenimentul.

Următorul exemplu de la Ryan Levesque este o modalitate excelentă de a face acest lucru. El oferă beneficii tangibile care vor rămâne în mintea abonatului.

Aruncă o privire:

Petreceți puțin timp creând e-mailurile și configurandu-le în editorul dvs. de e-mail și nu uitați să automatizați și să personalizați e-mailurile ulterioare pentru a vă crește ratele de deschidere (vom discuta cum să faceți acest lucru spre sfârșitul articol, așa că rămâneți pe fază!)

Post-webinar

Acum trecem la e-mailurile post-webinar.

Există 2 secțiuni - una pentru cei care au participat și una pentru cei care nu au participat niciodată.

Ambele sunt importante pentru a vă crește rata de conversie.

On24 raportează că rata medie de conversie a participării la un webinar este de 58%, iar participarea medie este de 48%.

Deci, va trebui să lucrați cu e-mailurile de urmărire a seminariilor dvs. web către:

1. Creșteți rata de conversie
2. Creșteți rata de prezență

Să începem cu cei care au participat la webinar.

Vă mulțumim pentru participarea la e-mailul webinarului (la o zi după webinar)

Primul e-mail post-webinar este mesajul de mulțumire pentru participare. În acest e-mail, spuneți mulțumiri pentru apariția live și informați participanții despre reluare.

Următorul șablon funcționează excelent.

Opțiuni de subiect:

• [Reluare webinar] Iată înregistrarea ta
• [Reluare webinar] Înregistrări și întrebări
• [Reluare webinar] Înregistrare și mesaj rapid

Corpul e-mailului:

E-mail pentru întrebări și răspunsuri (3 zile după webinar)

Acest e-mail va răspunde la câteva întrebări și răspunsuri despre oferta specială pe care o vindeați în cadrul seminarului dvs. web.

Opțiuni de subiect:

• Anunț de întrebări și răspunsuri Plus
• Răspuns la întrebările dvs
• Să clarificăm lucrurile.

Corpul e-mailului:

Aruncă o privire la exemplul de mai jos – este din One Ten One Hundred și îți arată cum folosesc e-mailul pentru a anunța o sesiune de întrebări și răspunsuri:

Puteți copia această abordare dacă doriți ca urmărirea prin e-mail de întrebări și răspunsuri să fie puțin mai vizuală.

Oferta se închide în curând webinar (5 zile după webinar)

E-mailul de închidere a ofertei este ultimul e-mail trimis celor care au participat, dar încă nu au cumpărat.

Opțiuni de subiect:

• Apel final: se închide astăzi
• Ultima șansă — Luați-vă locul
• Tragem The Plug: Actioneaza acum.

Corpul e-mailului:

Secvență de e-mail pentru a-i viza pe cei care nu au participat

Setul final de urmăriri prin e-mail post-webinar este pentru abonații care nu participă.

Puțin peste jumătate dintre cei care s-au înscris nu se vor prezenta pentru a vă urmări webinarul în direct.

Indiferent de motiv, ei nu spun niciodată jos pentru a asculta ceea ce ai avut de spus.

Cu toate acestea, există încă șansa de a-i recupera pe unii dintre ei cu o campanie de e-mail comportamentală care îi vizează în mod special.

Software-ul modern de automatizare a e-mailurilor, cum ar fi Encharge, vă permite să trimiteți o serie de e-mailuri cu răspuns automat către cei care efectuează un anumit comportament.

De exemplu:

Dacă un client potențial a făcut clic pe butonul Cumpără acum, dar nu a cumpărat niciodată, poți configura lucrurile, astfel încât să îi fie trimise o serie de e-mailuri automate care vizează motivele pentru care probabil că nu a cumpărat niciodată.

Și cu webinarii, dacă un client potențial este înregistrat, dar nu apare niciodată, îi puteți direcționa cu e-mailuri automate pentru a încerca să-i convingeți să urmărească reluarea (vom discuta cum să faceți acest lucru în scurt timp).

Asta vor face următoarele șabloane, dar mai întâi va trebui să-ți segmentezi publicul.

Segmentarea audienței dvs

Îți poți segmenta publicul (clienți, clienți etc.) în multe feluri, dar în beneficiul acestui articol, ne vom concentra pe activitatea și comportamentul prin e-mail.

Ați stabilit anumite condiții care declanșează un răspuns.

Dacă un client potențial s-a înregistrat pentru webinar, dar nu a apărut niciodată, îl puteți segmenta pentru a fi vizat cu o serie de e-mailuri.

Odată ce declanșatorul este activat, e-mailurile sunt trimise.

Puteți folosi următoarele șabloane pentru a trimite la lista segmentată a celor care nu au vizionat niciodată webinarul.

E-mail 1. Ne pare rău că nu ați putut face e-mailul webinarului (trimiteți la 1 zi după webinar)

Opțiuni de subiect:

• Ai ratat webinarul (Iată o reluare)
• Reluare a webinarului (sensibil la timp)
• Reluare webinar doar pentru tine

Corpul e-mailului:

E-mail de închidere a webinarului (2 zile după webinar)

Opțiuni de subiect:

• Timpul se epuizează (Iată reluarea)
• Reluare sensibilă la timp: vizionați azi
• Reluare webinar (Time Running Out)

Corpul e-mailului:

Exemplul de mai jos vă arată cum Teachable scrie un e-mail de urmărire cu urgență, beneficii și, de asemenea, legături către redarea webinarului:

Apel final (3 zile după webinar)

E-mailul final al apelului este ultimul e-mail pe care îl trimiteți celor care nu au dușuri în secvență.

Opțiuni de subiect:

• Închiderea redării în câteva ore (Acționează acum)
• Apel final: Reluarea webinarului se închide
• Ultima șansă (Urmăriți acum reluarea webinarului)

Corpul e-mailului:

Dacă nu afișați o reluare a webinarului, dar veți avea o altă emisiune live, atunci priviți următorul exemplu de e-mail de la AdsAccelerator.

Ele oferă abonatului o altă șansă de a viziona evenimentul live pe măsură ce se întâmplă. Puteți trimite automat un e-mail ca acesta celor care nu au duș folosind software-ul dvs. de automatizare a e-mailului.

Cum să configurați e-mailuri automate de urmărire a seminariilor web

În această secțiune, vom împărtăși un ghid pas cu pas despre configurarea e-mailurilor automate de urmărire pentru seminariile dvs. web.

Înainte de a începe cu ghidul propriu-zis, există 2 lucruri esențiale pe care trebuie să le luați în considerare:

• Instrumentul de automatizare a marketingului pe care îl veți folosi.
• Tipul de webinar pe care doriți să îl desfășurați.

Alegerea unui instrument de automatizare a marketingului pentru e-mailurile de urmărire a seminariilor dvs. web

Unele platforme de webinar vin cu opțiunea de a trimite e-mailuri automate. Cu toate acestea, aceste e-mailuri nu vor fi la fel de robuste sau ușor de editat precum cele pe care le puteți configura într-un instrument dedicat de marketing prin e-mail sau de automatizare a marketingului.

În plus, cu un instrument dedicat pentru e-mailuri, aveți flexibilitatea de a crea călătorii avansate de urmărire. Lucruri precum: retrimiteți e-mailul persoanelor care nu au deschis.

Nu în ultimul rând, puteți vedea valorile de implicare prin e-mail (cum ar fi deschiderile și clicurile) pentru e-mailurile dvs. de webinar, împreună cu restul comunicării prin e-mail.

Dacă decideți să utilizați o platformă de automatizare a marketingului pentru e-mailurile dvs. de webinar, trebuie să verificați cu atenție dacă platforma se poate integra cu instrumentul dvs. de webinar.

Când vine vorba de integrări, există 4 opțiuni:

Integrari native de webinar

Unele platforme de webinar acceptă integrări native cu instrumentele majore de marketing prin e-mail precum Mailchimp și ActiveCampaign.

Dezavantajul aici este că un instrument de webinar nu poate suporta toate platformele de e-mail marketing/autoresponder, așa că este posibil ca instrumentul dvs. de e-mail să nu fie acceptat. Dacă acesta este cazul, trebuie să te uiți la una dintre celelalte 2 opțiuni.

Zapier

Platforme de conectare precum Zapier (sau una dintre alternativele sale mai ieftine precum Integrately sau Pabbly Connect). Aproape toate instrumentele de marketing prin e-mail și webinar au o integrare Zapier, așa că această opțiune va fi disponibilă în aproape toate cazurile.

Dezavantajul este că, dacă desfășurați seminarii web de mare volum, Zapier poate deveni destul de scump rapid.

Webhook-uri

Webhook-urile sunt un standard universal de trimitere a informațiilor între instrumente. Este gratuit, rapid și foarte fiabil (adesea mai fiabil decât integrările native și Zapier). Dacă doriți să utilizați această opțiune, trebuie să vă asigurați că atât instrumentul webinar, cât și instrumentul de marketing prin e-mail acceptă webhook-uri. Mai precis, instrumentul de webinar trebuie să poată trimite webhook-uri, iar instrumentul de e-mail trebuie să le poată primi. Sugestie: Encharge are o integrare puternică a Webhooks, care vă permite să primiți webhook-uri.

Singurul dezavantaj al webhook-urilor este că unele platforme de webinar le oferă ca supliment plătit sau le fac disponibile în planurile lor de nivel superior. Chiar și atunci, webhook-urile sunt de obicei mult mai ieftine decât Zapier, deoarece nu plătiți pentru fiecare cerere de webhook.

API

Aceasta este cea mai avansată și flexibilă dintre cele 4 opțiuni. Dacă instrumentul de e-mail și platforma de webinar acceptă ambele API-uri pentru conectarea datelor, puteți angaja un dezvoltator pentru a construi integrarea. Din păcate, această metodă necesită codare, așa că nu există nicio modalitate de a o face să funcționeze dacă ești o persoană netehnică.

Indiferent de opțiunea pe care decideți să alegeți, trebuie să evaluați acțiunile disponibile susținute de instrumentul de webinar. Cu alte cuvinte, ce acțiuni poate trimite instrumentul de webinar instrumentului de marketing prin e-mail?

Aceste acțiuni vor fi folosite pentru a declanșa e-mailuri automate, pentru a adăuga etichete și pentru a vă segmenta publicul în platforma de automatizare a marketingului.

Iată o listă cu câteva dintre acțiunile esențiale la care trebuie să fiți atenți atunci când evaluați instrumentul webinar:

• Înregistrat pentru webinar
• Am participat la webinar
• Am ratat webinarul
• Reluarea webinarului este disponibilă
• Redarea webinarului este pe cale să expire
• Cu 48 de ore înainte de webinar
• Cu 24 de ore înainte de webinar
• 6 ore înainte de webinar
• Cu 1 oră înainte de webinar
• Începe webinarul
• Pleacă înainte…
• Ei rămân până când…

Cu cât puteți utiliza mai multe acțiuni, cu atât mai personalizate vor fi e-mailurile de urmărire a seminariilor dvs. web.

Tipul webinarului dvs

Al doilea lucru pe care doriți să îl luați în considerare înainte de a începe să automatizați e-mailurile webinarului este tipul real al webinarului.

Există 2 tipuri comune de webinarii:

• Webinar live, unic – seminarii web standard pe care le faci la o dată și oră fixă.
• Webinarii automate, cunoscute și sub denumirea de „veșnic verzi” – seminarii web preînregistrate la care clienții potențiali se pot abona în mod continuu.

Fiecare tip de webinar necesită o configurare complet diferită de automatizare a e-mailului. Deci haideți să le revizuim pe fiecare separat.

Cum să configurați e-mailuri pentru un webinar live în Encharge

Webinarii standard live sunt mult mai ușor de configurat.

Pur și simplu selectați segmentul potrivit căruia să îi trimiteți e-mailurile (de exemplu, „Abonat la webinar” sau „Nu am participat” la seminariul web) și trimiteți e-mailuri fixe în funcție de timp către acel segment înainte și după data și ora webinarului.

Segmentarea utilizatorilor webinarului

Modul în care segmentați audiența seminarului web va depinde de modul în care trimiteți datele seminarului web instrumentului de e-mail (consultați secțiunea anterioară).

În Encharge, veți segmenta pe baza datelor de teren sau a evenimentelor. De exemplu, veți transmite toate datele webinarului către Encharge printr-un webhook și veți mapa câmpurile corespunzătoare la profilul persoanei astfel:

Automatizarea e-mailurilor

Odată ce aveți datele în Encharge și puteți segmenta, trebuie să creați un flux.

Puteți crea un flux care începe cu pasul Time Trigger. De exemplu, dacă seminarul dvs. web începe la prânz pe 10 noiembrie și doriți să trimiteți un e-mail cu 30 de minute înainte de începerea seminarului web, veți configura pasul Time Trigger astfel:

Și fluxul de a trimite e-mailul astfel:

Apoi, puteți pregăti un flux cu toate e-mailurile pre și post-webinar, astfel:

Cum să configurați un webinar veșnic verde cu Encharge — un exemplu real

Webinarii automate sau evergreen sunt relativ mai complexe de configurat în ceea ce privește e-mailurile.

Mai jos vom examina modul în care Doodle Warriors automatizează e-mailurile pentru seminariul lor web de masterclass.

În primul rând: ce instrument de webinar utilizează Doodle Warriors?

Folosesc Stealth Seminar — Stealth Seminar este o platformă puternică pentru seminarii web automate, care are suport solid pentru Webhooks și mai multe funcții avansate, cum ar fi posibilitatea participanților de a alege ora webinarului (în esență emulând un webinar live).

Lista webhook-urilor acceptate în Stealth Seminar:

Doodle Warriors folosesc webhook-uri Stealth Seminar pentru a-și automatiza e-mailurile în Encharge. Ei au creat 6 fluxuri de automatizare pentru webinar:

Rețineți că puteți grupa toate automatizările dvs. într-un singur flux. Totuși, această metodă le oferă mai multă flexibilitate și este mai ușor de organizat, mai ales când se utilizează Folders în Encharge.

Să examinăm câteva dintre fluxurile pe care le-au stabilit.

Înregistrat la Portrait Masterclass

Deoarece Stealth Seminar acceptă diverse webhook-uri pentru webinarii lor, este foarte ușor să declanșați e-mailuri pe baza acțiunilor oamenilor.

În acest flux, Doodle Warrior trimite un e-mail când cineva confirmă un e-mail:

Ei folosesc webhook-ul înregistrat de la Stealth Seminar cu pasul nostru Receive Webhook.

O parte critică a acestei configurații este maparea tuturor datelor webhook la câmpurile din Encharge. Puteți crea câmpuri personalizate pentru câmpurile de date necesare și le puteți mapa în pas.

Observați cum Doodle Warriors cartografiază evenimentul (numele acțiunii), titlul webinarului și alte informații utile. Veți folosi aceste date de câmp pentru a crea segmente sau ca etichete de îmbinare dinamică în e-mailurile dvs. (vezi mai jos).

Datele webinarului dinamic sunt apoi utilizate în e-mailul de confirmare ca etichete de îmbinare. În acest fel, le permite Doodle Warriors să trimită e-mailuri unice pentru webinarul veșnic verde:

Nu în ultimul rând, observați cum folosesc acțiunea Adăugați etichetă pentru a eticheta persoanele care s-au înregistrat pentru webinar. Etichetele sunt o modalitate simplă de a urmări utilizatorii și de a crea segmente relevante.

Reluare disponibilă – Masterclass de portret

O altă parte interesantă a cursului de masterclass Doodle Warriors este fluxul de redare a seminariului web.

Doodle Warriors trimit 2 e-mailuri pentru reluări ale webinarului, creând urgență notificând utilizatorul că are 48, respectiv 24 de ore pentru a viziona reluarea.

Pentru acea declanșare a fluxului, ei folosesc webhook-ul Replay Available de la Stealth Seminar.

Și iată e-mailul:

Segmentare avansată a webinarului

Datorită webhook-urilor puternice ale Stealth Seminar și caracteristicii Receive Webhook din Encharge, Doodle Warriors sunt capabili să creeze segmente avansate. De exemplu, toți oamenii care au urmărit mai puțin de 85% din webinar.

Pentru a realiza acest lucru, Doodle Warriors folosesc webhook-ul „Ei rămân până la...” de la Stealth Seminar și pasul Adăugați etichetă în Encharge astfel:

Apoi, este doar o chestiune de a crea un segment cu acea etichetă:

Folosind acel segment, ei pot viza aproape 10.000 de persoane care au plecat devreme și pot crea campanii foarte personalizate pentru ciclul de viață al clienților.

Webinar urmăriți statistici și sfaturi pentru e-mailuri

Sfaturi și statistici specifice pentru urmărirea e-mailurilor webinarului vă pot ajuta cu rate deschise și conversii.

Conștientizarea acestora este esențială pentru orice afacere care folosește webinarii:

1. Personalizează-ți e-mailurile: un articol recent pe Linkedin afirmă că 36% dintre oameni doresc ca companiile să le ofere o abordare mai personalizată - și, în același timp, 74% spun că sunt frustrați când e-mailurile nu sunt personalizate.
2. Cele mai multe înregistrări la webinar au loc marți.
3. Segmentarea audienței dvs. este esențială pentru a trimite e-mailuri eficiente de urmărire a seminariilor web.
4. 73% dintre agenții de marketing B2B susțin că webinarii produc cele mai bune clienți potențiali.
5. 65% dintre gazdele webinarilor susțin că campaniile automate de marketing prin e-mail sunt cea mai bună strategie pentru promovarea webinarilor.
6. A/B split testează-ți subiectul e-mailului.
7. Aproximativ 29% dintre oameni se înregistrează pentru un webinar în ziua evenimentului - așa că asigurați-vă că trimiteți mementoul webinarului în ziua evenimentului

Linia de jos a e-mailurilor de urmărire a seminariilor web

Seminariile web sunt o modalitate excelentă de a obține clienți potențiali și clienți pentru afacerea dvs. – nu există nicio dezbatere.

Cu cât sunt mai mulți oameni care urmăresc seminarul dvs. web, cu atât conversia dvs. de vânzări va fi mai bună.

Mai mult de jumătate din înregistrările dvs. la webinar nu se vor prezenta la evenimentul live, așa că vizarea persoanelor care nu participă este o necesitate absolută. În plus, cu ratele medii de conversie a vânzărilor fiind în jur de 10-15%, ideea de a nu viza non-cumpărători care au participat la webinar este, de asemenea, de neconceput.

Pur și simplu trebuie să-i vizați pe toți.

În caz contrar, lași bani pe masă.

E-mailurile de urmărire a webinarului sunt cele mai bune instrumente de marketing cu care trebuie să lucrați alături de webinar.
Utilizați șabloanele furnizate, combinate cu servicii de automatizare a e-mailurilor comportamentale, cum ar fi Encharge, și urmăriți îmbunătățirea ratelor de conversie și vânzări.