10 moduri de a încheia un e-mail pentru a obține răspunsul dorit

1. Cultivarea unei relații
2. Arătând recunoștință
3. Trimiterea unui memento
4. Anticiparea lucrurilor bune care vor veni
5. Încălcarea normei
6. Personalizarea deconectarii
7. Terminând cu o întrebare
8. Solicitarea unei întâlniri
9. Scurte și concise sfârșituri profesionale de e-mail
10. Înregistrări de e-mail semi-profesionale

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Hubspot Email Marketing - Platformă de automatizare a marketingului
4. MailerLite - Generator de pagini de destinație
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Indiferent dacă trimiteți un e-mail clienților, colegilor sau angajaților, modul în care închideți un e-mail are un impact major asupra faptului că primiți sau nu răspunsul dorit.

În loc să tastați aceeași semnare de e-mail în toate mesajele dvs. (de exemplu, salutări, sincere, cele mai bune urări etc.), trebuie să personalizați fiecare final în funcție de contextul de comunicare prin e-mail.

De ce este acest lucru important? O semnare adecvată nu va indica doar sfârșitul mesajului, dar va lăsa cititorului o impresie grozavă și îl va motiva să ia măsuri . De exemplu, ați putea încheia e-mailul cu o întrebare care solicită destinatarului să răspundă în loc să puneți pur și simplu e-mailul deoparte după ce l-a citit.

În acest articol, analizăm câteva dintre cele mai bune modalități de a încheia un e-mail profesional pentru a obține un răspuns de la o varietate de ținte diferite.

Dar mai întâi, iată câteva dintre cele mai bune practici de care trebuie să țineți cont atunci când vă creați închiderile de e-mail.

• Formatați sfârșiturile în funcție de tipul de public: formatați sfârșiturile de e-mail în funcție de tipul de public cu care comunicați, cum ar fi clienți noi și recurenți B2C și B2B, colegi profesioniști, manageri sau directori și altele.
  
  
• Utilizați sfârșituri scurte și concise: există anumite tactici universale pentru a încheia un e-mail pe care le puteți utiliza indiferent de țintă, dar asigurați-vă că sfârșiturile sunt întotdeauna scurte și concise.
  
  
• Fii direct cu intenția ta: indiferent dacă vrei să trimiți un memento, o notă de felicitare sau să exprimi recunoştinţă, asigură-te că ești foarte direct cu intențiile tale pentru a evita orice neînțelegeri.
  
  
• Oferiți utilizatorilor o varietate de moduri de conectare: practicați o bună gestionare a canalelor prin crearea de semnături de e-mail care oferă utilizatorilor o varietate de moduri de a se conecta cu marca dvs. pe diferite platforme, cum ar fi rețelele sociale, e-mailul, telefonul, site-ul web etc. recunoașterea mărcii, asigurați-vă că utilizați un creator de logo-uri pentru a crea un logo profesional, a vă împărtăși sloganul afacerii etc.
  
  
• Verificați-vă întotdeauna ortografia: Indiferent de cât de sinceră este închiderea e-mailului dvs., cei care vă citesc e-mailul nu vor crede că depuneți niciun efort real să îl compuneți dacă este plin de greșeli de scriere. De asemenea, e-mailurile pline de greșeli nu inspiră prea multă încredere destinatarilor tăi cu privire la capacitatea ta de a fi dedicat și orientat spre detalii în cazul unei colaborări ulterioare.

Sfat profesionist: utilizați un instrument precum Grammarly pentru a vă verifica ortografia înainte de a trimite e-mailuri.

• Găzduiește întâlniri cu membrii echipei pentru a discuta despre e-mail

Când creați un nou sfârșit de e-mail sau orice altă parte a unui e-mail, este întotdeauna cel mai bine să-i cereți altor persoane să-l privească înainte de a-l trimite.

Prin reunirea membrilor echipei sau a angajaților din întreaga companie pentru a analiza și discuta e-mailul împreună, vă puteți înțelege mai bine dacă este într-adevăr la fel de perfect pe cât ați fi crezut inițial.

Un lucru grozav de luat în considerare atunci când aveți aceste întâlniri este să le găzduiți virtual. Acest lucru permite tuturor să se distanțeze social și se asigură că lucrătorii de la distanță și hibrid pot participa.

În plus, puteți utiliza un software de înregistrare a ecranului computerului în timpul întâlnirii pentru a înregistra ceea ce a spus toată lumea.

Revenind și revizuind comentariile și criticile colegilor tăi după întâlnire, poți fi sigur că vei integra eficient toate feedback-urile lor în schița finală a e-mailului.

Acum că aveți o idee fermă despre unele dintre cele mai importante practici de scriere a terminațiilor eficiente de e-mail, iată cele 10 moduri de a încheia un mesaj de e-mail pentru a obține răspunsul corect .

Le-am clasificat în funcție de intențiile tale:

1. Cultivarea unei relații

Unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faci înainte de a te decide asupra celui mai bun sfârșit de e-mail pe care să îl folosești este să stabilești ce tip de relație ai cu destinatarul.

De exemplu, atunci când contactați un străin total, trebuie să suni formal, fără să pari prea încordat.

Cu toate acestea, dacă ați avut o relație lungă și plăcută cu corespondentul, atunci a fi prea formal ar dăuna probabil acea relație. Într-un astfel de caz, ar trebui să adăugați o semnare de e-mail mai familiară și mai caldă.

Dacă nu ești sigur cât de formal trebuie să fii, ține cont de cealaltă persoană care trimite e-mailuri. Verificați dacă preferă să păstreze lucrurile profesionale sau dacă folosesc un registru mai informal și fac același lucru.

Iată câteva exemple grozave pentru a încheia e-mailurile care stimulează relațiile:

• Continuă să lupți lupta bună.
• Rămâi minunat!
• Apreciez tot ce faci!
• Până nu voi auzi de la tine, sper că ești bine.

O altă modalitate excelentă de a cultiva relația este să includeți „mesaj PS” cu un link către conținut de marcă, cum ar fi cursuri pe care le-ați creat pe platformele de cursuri online , podcasturi pe directoare de podcasturi, un link către un meme distribuit recent pe Facebook, o promovare TikTok captivantă. cel mai recent produs oferit de marca dvs. și multe altele.

În loc să lăsați doar o impresie pozitivă în mintea abonatului dvs., puteți, de asemenea, să le oferiți ceva pentru a se angaja mai intim cu marca dvs. cât timp sunt încă în această mentalitate. Aceasta este o tactică excelentă pentru construirea de ambasadori ai mărcii și marketeri evanghelici.

Consultați exemplul de mai jos, care arată sfârșitul unui e-mail menit să cultive o relație cu un client.

sursa: Rightinbox

Acest e-mail oferă o valoare imensă destinatarului, o modalitate dovedită de a le arăta clienților tăi că îi apreciezi și că îi susții eforturile pentru a-și atinge obiectivele. Cu astfel de finaluri, este ușor să vezi cum pot fi convinși clienții tăi să ia măsurile dorite.

2. Arătând recunoștință

Arătați recunoștință în e-mailurile dvs. este o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți ratele de răspuns. Toată lumea apreciază să fie mulțumit, dar nu folosi aceste tipuri de închideri dacă rezultatul pe care îl dorești nu este sigur, altfel poate părea că ești impunător sau impotent.

Iată câteva exemple tipice de închideri de e-mailuri care transmit recunoştinţă:

• Vă mulțumim pentru considerație: acesta este un sfârșit specific contextului pentru când primiți un fel de asistență.
• Lucru excelent cu dvs.: utilizați acest tip de final de e-mail pentru a încheia o parte a colaborării dvs. și pentru a crea o bază pentru o posibilă corespondență viitoare.
• Vă mulțumim anticipat pentru cooperare: utilizați-l doar dacă sunteți sigur că veți primi un răspuns pozitiv.

Utilizarea unui sfârșit de e-mail ca o modalitate de a transmite sau de a sublinia recunoștința față de destinatar este o opțiune excelentă în orice mediu profesional. Potrivit studiilor, e-mailurile care se termină cu o anumită variație de „mulțumesc” obțin rate de răspuns cu 62% mai mari decât cele fără acesta.

sursa: Boomarangapp

3. Trimiterea unui memento

În cea mai mare parte, oamenii scanează e-mailurile pentru punctele principale și, dacă trebuie să trimiteți un memento, asigurați-vă că rezumați punctele principale și evidențiați îndemnul, ca în exemplele de mai jos:

• Nu uitați de [acțiune specifică]
• Din nou, vă rog [acțiune dorită]
• Doar un memento rapid pentru [apel la acțiune]

Nu uitați să o faceți scurt și la obiect. Terminările mai scurte ale e-mailurilor sunt mai eficiente și s-a dovedit că au o rată de răspuns mai mare, așa cum demonstrează imaginea de mai jos:

sursa: Snov.io

4. Anticiparea lucrurilor bune care vor veni

După cum ați văzut până acum, semnarea e-mailului se poate dubla ca îndemnuri eficiente , în special atunci când vă încheiați e-mailul cu o întrebare.

Dar, puteți realiza acest lucru și folosind exemplele de mai jos pentru a vă crește șansele de a obține un răspuns favorabil.

• Așteptăm cu nerăbdare să ne conectăm în curând: acest tip de final este ideal dacă nu ești sigur ce mediu vei folosi probabil pentru a comunica în viitor.
• Sunt încântat să lucrez cu dvs. la [proiect specific]: acest sfârșit de e-mail arată potențiali despre care sunteți serios să lucrați cu ei.
• În speranța unui loc în calendarul tău: dacă încă nu ai început să colaborezi, această închidere a e-mailului este perfectă pentru a-ți arăta nerăbdarea clienților potențiali fără să te grăbești sau să-i enervezi.

Acest tip de final crește șansele ca destinatarul e-mailului să se concentreze pe proiectul sau sarcina viitoare într-un mod mai pozitiv, făcând mai probabil ca acesta să vă răspundă cu un răspuns favorabil.

5. Încălcarea normei

Dacă vă simțiți confortabil să încălcați norma, atunci s-ar putea să apreciați dispozitivele de închidere umoristice de e-mail care pot servi ca un instrument convingător pentru creșterea ratelor de răspuns.

Iată câteva modalități amuzante de a încheia un e-mail:

• Acest mesaj a fost realizat din electroni 100% reciclați
• Mulțumesc, mă voi vedea
• Tastat cu degetele mari pe un telefon mic

sursa: Brafton

Orice puteți face pentru a vă îndepărta de norme și convenții va servi pentru a face mesajul dvs. mai memorabil pentru destinatar. La rândul său, acest lucru vă va ajuta să vă îmbunătățiți șansele de a primi un răspuns de la ei.

6. Personalizarea deconectarii

Majoritatea oamenilor folosesc șabloane de e-mail pentru a economisi timp și pentru a automatiza multe dintre procesele lor de marketing și vânzări .

Dacă procedați la fel, asigurați-vă că implementați cel puțin o anumită personalizare în campaniile dvs. de e-mail.

Acest lucru poate fi la fel de simplu ca și utilizarea unei semnări care vă permite să adăugați numele destinatarului. Sa dovedit că folosirea numelui cuiva într-un e-mail creează încredere și îi ajută să-și amintească mai bine conversația.

Alternativ, utilizați un șablon în care puteți adăuga un mesaj personalizat și/sau un îndemn la acțiune pentru ca cititorul să întreprindă un anumit tip de acțiune.

De asemenea, puteți personaliza finalul e-mailurilor în funcție de timpul de trimitere, ca în exemplele de mai jos:

• Să aveți un weekend minunat (pentru e-mailurile trimise vineri).
• Sper că weekendul tău merge bine (pentru e-mailurile trimise sâmbătă sau duminică).
• Bucurați-vă de vacanță!

Când vă personalizați mesajele de e-mail, acesta transmite cititorului că le apreciați. Le arată că îți pasă suficient pentru a le cunoaște numele, ziua de naștere, preferințele etc.

Orice detalii din viața lor pe care le puteți folosi pentru a-i face pe destinatari să se simtă ca niște VIP-uri, spre deosebire de un alt e-mail din baza de date, vă va ajuta să creșteți implicarea și să obțineți un răspuns favorabil din partea lor.

7. Terminând cu o întrebare

Pe lângă adăugarea unui îndemn la dispozitivele de închidere a e-mailului, puteți adăuga și o întrebare la ultimele propoziții ale e-mailului. Deoarece acesta este ultimul lucru pe care îl va citi destinatarul e-mailului, acesta va fi cel mai proaspăt în minte.

Puteți valorifica și mai mult acest lucru incluzând ceva care va determina cititorul să ia măsuri.

De exemplu, ați putea începe cu o întrebare care le dezvăluie nevoile sau obiectivele (relevante pentru subiectul discutat în e-mail) și apoi adăugați un apel pentru ca aceștia să încerce produsele sau serviciile dvs. (ca soluție perfectă pentru problema lor).

De exemplu, „ Aveți probleme cu procesul de integrare a software-ului? ”, sau „ Aveți nevoie de ajutor pentru a vă crește rata de conversie? ”

Iată un exemplu de astfel de e-mail care se termină de la Hunter.io:

sursa: Hunter.io

Aceste tipuri de întrebări cresc probabilitatea ca destinatarul dvs. de e-mail să răspundă la mesajul dvs., spre deosebire de a vă termina pur și simplu e-mailul cu un final normal, cum ar fi „ Cu stima ”.

8. Solicitarea unei întâlniri

Ori de câte ori aveți nevoie de informații sau răspunsuri de la destinatarii dvs. de e-mail, rețineți că majoritatea oamenilor scanează e-mailurile, în loc să citească fiecare propoziție.

Acesta este motivul pentru care este important să vă asigurați că informațiile dvs. importante sunt evidențiate pentru a vă facilita transmiterea mesajului, astfel încât să obțineți răspunsul dorit.

O modalitate excelentă de a face acest lucru este prin adăugarea unui „PS ”. linie pentru a vă reitera punctul de vedere. Când cereți o întâlnire , asigurați-vă că includeți aceste două lucruri importante:

• Ce este în ea pentru ei - ce valoare vor primi
• Perioada scurtă de timp pe care o ceri

De exemplu, „ PS Serviciul nostru vă poate crește traficul pe site-ul dvs. cu până la 27% în doar 30 de zile. Este nevoie doar de 15 minute cu mine și veți pleca cu o strategie solidă. ”

Folosirea unui e-mail care se termină astfel atunci când solicitați o întâlnire va crește șansele de a obține răspunsul corect.

9. Scurte și concise sfârșituri profesionale de e-mail

Nu veți slăbi niciodată cu finalizări scurte și concise de e-mail, precum cele din exemplele de mai jos:

• Cel mai bun: Aceasta este o semnare scurtă și dulce, recunoscută universal.
• Cu respect: nu puteți greși niciodată cu această semnare simplă de e-mail.
• Cu respect/Cu stima: Acesta este ideal dacă aveți nevoie să suni puțin mai profesionist.
• Cu stimă: Deși un pic arhaic, aceasta este totuși o semnare profesională pe care o puteți folosi pentru orice e-mail.
• Ca întotdeauna: acest sfârșit de e-mail îi asigură pe destinatarii tăi că relația voastră rămâne neschimbată, dându-le un sentiment de stabilitate.

Acest tip de final îi arată destinatarului că relația ta este una caldă, profesională și stabilă. Este o modalitate grozavă de a pune pe cineva în largul său și de a face mai probabil să răspundă într-un mod la fel de cald și profesionist.

10. Înregistrări de e-mail semi-profesionale

Pe lângă exemplele prezentate mai sus, puteți utiliza și semne de e-mail semi-profesionale . Acestea sunt închideri perfect adecvate și funcționează deosebit de bine dacă sfârșitul e-mailului dvs. nu depinde în mare măsură de contextul mesajului sau de tipul de relație pe care îl aveți cu destinatarul.

Iată câteva exemple de semne universale de e-mail care sunt neutre, dar încă plăcute.

• Mulțumesc!: Acest final semi-profesional este excelent pentru extragerea e-mailurilor în care ați cerut ceva de la destinatari.
• Noroc!: Această aprobare universală este potrivită în situațiile în care ați stabilit deja o legătură cu destinatarul e-mailului.
• Mai târziu!: O altă semnare ocazională care este cel mai bine folosită pentru persoanele pe care le cunoașteți deja sau, altfel, riscați ca semnarea dvs. să fie interpretată greșit.

Cu cât relația dvs. cu destinatarul e-mailului este mai casual, cu atât este mai potrivit să utilizați semne de e-mail ca acestea.

Conform studiilor, aceste tipuri de terminații sunt extrem de eficiente - pe lângă terminațiile de e-mail care transmit recunoștință, așa cum se arată în graficul de mai jos:

sursa: Cience

Concluzie

Iată. 10 moduri de a vă încheia e-mailurile profesionale și de a obține răspunsul corect de la destinatari în orice situație.

De acum înainte, puteți trimite semnări personalizate către diferite scenarii și persoane în loc de aceeași semnare generică. Și, cu excepția cazului în care trimiteți e-mailuri în masă, cum ar fi e-mailuri de informare la rece, etc., acesta este ceva care va fi foarte apreciat de destinatarii dvs. de e-mail.

Este randul tau. Ce alte terminații de e-mail folosiți pentru a obține răspunsul corect de la destinatari? Distribuie in comentariile de mai jos!