3 moduri de a colecta feedback cu privire la căutarea software-ului

Feedback-ul colegilor este esențial pentru alegerea software-ului de afaceri potrivit - aflați cum să colectați acel feedback cu aceste sfaturi.

Organizațiile adoptă software nou pentru a rezolva o problemă. Pentru ca acest lucru să se întâmple, trebuie să găsiți software-ul potrivit pentru nevoile dvs. Cu toate acestea, o schimbare a software-ului va afecta mulți oameni din organizația dvs., nu doar utilizatorii direcți. Prin urmare, este important să obțineți feedback în timp ce căutați produsul potrivit.

Deși este posibil să aveți deja o listă scurtă de opțiuni de software, nu omiteți să primiți feedback de la colegii dvs. Obținând informații la începutul procesului, este mai probabil să găsiți produsul potrivit. Și, în cele din urmă, te vei simți mai încrezător și mulțumit de achiziția software-ului.

Aflați cum să obțineți feedback de la colegi cu privire la căutarea dvs. de software cu aceste sfaturi.

3 moduri de a include colegi în căutarea software-ului

1. Tratați selecția de software ca pe un sport de echipă

Este important să identificați toate echipele care vor fi afectate de o schimbare a software-ului și să includeți colegii din acele grupuri în procesul de luare a deciziilor.

Ar putea părea un pas de blocaj într-un proces în care conducerea – sau oricine este responsabil pentru decizia finală de cumpărare – poate lua, în cele din urmă, o decizie fără aport extern. Dar dacă nu colectați informațiile echipei, riscați să selectați software-ul greșit sau să vă confruntați cu o luptă dificilă pentru adoptare.

Cel puțin, aveți nevoie de un eșantion de persoane care vor folosi software-ul în fiecare zi, o persoană financiară, cineva de la conducere, cineva cu expertiză tehnică și cineva din echipa dumneavoastră juridică. Vom vorbi mai jos despre ce poate aduce fiecare dintre aceste roluri conversației.

2. Respectați 3 până la 5 opțiuni software pentru a evita supraîncărcarea

Există un fenomen cunoscut sub numele de „paralizia alegerii”, care se rezumă la: Nu le da oamenilor prea multe opțiuni sau se vor dezactiva și nu vor alege nimic. Același principiu se aplică pentru obținerea de feedback despre software de la echipa ta.

Oferă-le între trei și cinci opțiuni în loc de 20. Vei evita paralizia alegerii și vei lua o decizie mai devreme decât mai târziu. De asemenea, probabil veți primi un feedback mai bogat, deoarece echipa dvs. va avea mai mult timp pentru a comenta în profunzime câteva opțiuni decât ar avea pentru multe.

Pentru a începe să vă construiți lista scurtă, conectați-vă la Capterra și salvați produsele preferate din directorul nostru de software.

Dacă vă străduiți să restrângeți lista, încercați funcția noastră de comparare: găsiți categoria dvs. de software pe Capterra, faceți clic pe caseta de selectare „Adăugați pentru a compara” pentru anumite produse pe care le aveți în vedere, apoi faceți clic pe „Comparați acum” pentru a obține o prezentare generală consolidată. pentru o comparație mai eficientă a produselor.

3. Adaptați-vă discuțiile pentru fiecare public

Oamenii din echipe diferite au nevoie de informații diferite despre fiecare opțiune de software, deoarece se referă la rolurile lor. Și pentru că diferite echipe își aduc propriile seturi de expertiză, veți dori ca aceste perspective să fie reprezentate în feedback-ul pe care îl adunați.

Iată o detaliere a ceea ce ar putea dori să știe diferite grupuri și ce pot oferi:

Finanța va întreba cât va costa software-ul și care sunt taxele de întreținere asociate fiecărei opțiuni. Ei pot împărtăși informații despre bugetul software pe termen scurt și lung.

• Ce trebuie să împărtășiți: aduceți prețul fiecărei opțiuni de software, costul întreținerii sau potențialelor upgrade-uri, numărul de utilizatori plătiți pentru software și orice alte costuri pe care compania dumneavoastră le-ar putea suporta în adoptarea fiecărei opțiuni.
• Ce trebuie să întrebați: asigurați-vă că părăsiți această discuție cu o înțelegere clară a bugetului disponibil acum pentru software și dacă este probabil ca acel buget să se schimbe în următorii câțiva ani. De asemenea, ar trebui să întrebați finanțele despre preferințele lor de plată (de exemplu, doresc să plătiți anual, ceea ce poate însemna că obțineți o reducere de la furnizorul de software sau lunar pentru a repartiza costurile în timp).

Legal va dori să știe dacă software-ul are un istoric de conformitate cu securitatea datelor și onorarea contractelor clienților. Ei pot evidenția orice limbaj îngrijorător la care trebuie să fiți atenți în timpul negocierilor contractuale.

• Ce să împărtășești: Adu detalii despre modul în care software-ul interacționează și stochează datele, care sunt standardele sale de securitate a datelor și dacă este sau nu în conformitate cu reglementările de stat din SUA și GDPR din Marea Britanie (printre alte legislații relevante).
• Ce să întrebați: această echipă vă poate ajuta să vă pregătiți pentru ce să cereți furnizorului în timpul negocierilor contractului. De asemenea, pot oferi informații despre semnalizatoarele roșii pe care le caută în contracte.

Conducerea va întreba dacă opțiunile dvs. de software selectate vor simplifica procesele, vor face munca mai eficientă, vor ajuta la îndeplinirea obiectivelor de afaceri și vor rezolva probleme specifice.

• Ce trebuie să împărtășiți: asigurați-vă că conducerea înțelege ce pot și ce nu pot face opțiunile software pe care le-ați selectat. Nu-i face să treacă prin informații: aduceți-le avantajele și dezavantajele de nivel înalt, costurile și potențialele îmbunătățiri ale afacerii rezultate.
• Ce să întrebați: conducerea vă poate ajuta să înțelegeți prioritățile lor pentru noul software, ceea ce vă poate ajuta să vă restrângeți lista scurtă și, în cele din urmă, să vă selectați cea mai bună alegere. Ar trebui să întrebați dacă le pasă mai mult de cost sau de caracteristici, precum și de versiunea lor pe termen lung pentru tehnologie la companie.

Utilizatorii vor dori să știe cum aceste opțiuni software îi vor ajuta să-și facă treaba, precum și cum se vor schimba procesele curente. Aceștia pot oferi o perspectivă asupra caracteristicilor esențiale și asupra caracteristicilor pe care și-ar dori să le aibă în software-ul dvs. actual.

• Ce să partajați: aduceți o listă de avantaje și dezavantaje pentru diferitele caracteristici disponibile cu fiecare soluție, împreună cu informații despre modul în care funcțiile facilitează productivitatea.
• Ce să întrebați: aflați despre orice puncte dureroase cu care se confruntă echipa dvs. în prezent, fie pentru că nu aveți software, fie pentru că software-ul dvs. actual nu este cel mai potrivit. Cereți utilizatorilor să împărtășească ceea ce le-ar plăcea să obțină dintr-o nouă soluție. Pentru întrebări specifice pe care să le adresați echipei dvs. atunci când comparați software-ul, urmați acest ghid de conversație.

Experții tehnici pot vorbi despre probleme legate de compatibilitate, integrări și implementare. De asemenea, pot oferi o perspectivă asupra specificațiilor tehnice ale opțiunilor software.

• Ce să partajați: aduceți informații despre integrările obligatorii pentru alte software-uri pe care le utilizați în prezent. De asemenea, ar trebui să subliniați dacă opțiunile software pe care le luați în considerare sunt bazate pe cloud sau on-premise.
• Ce să întrebați: dacă nu sunteți bine versat în detaliile tehnice ale opțiunilor software, solicitați un rezumat al informațiilor tehnice cheie. De asemenea, ar trebui să întrebați despre orice probleme de implementare pe care le prevăd.

Colectarea de feedback semnificativ de la echipa dvs. duce la decizii mai bune de cumpărare a software-ului

Cumpărarea de software, deși este o mare realizare, nu este linia de sosire. Scopul adevărat este o tranziție cu succes la implementarea și utilizarea noului software.

Pentru ca această tranziție să aibă succes, este esențial să obțineți acceptarea echipei înainte de a cumpăra software. Obținerea de feedback preliminar mai devreme în cadrul procesului, folosind aceste trei sfaturi, va face acceptarea și adoptarea software-ului mai ușoară pe parcurs.