Texte VoIP: cum funcționează, bune practici și furnizori de top

Când trebuie să intrați în contact cu clienții care nu vă răspund la apeluri, trebuie să existe o modalitate mai bună de a-i contacta. De asemenea, este posibil să aveți nevoie de un plan de rezervă pentru a intra în fața potențialilor sau pentru a notifica angajații care nu ridică sau nu pot ridica telefonul.

În aceste situații, mesajele text Voice over Internet Protocol (VoIP) devin de la sine. Puteți trimite un mesaj text prin serviciul dvs. VoIP de afaceri , puteți primi mesaje către persoanele potrivite și, în același timp, puteți respecta conformitatea.

Citiți mai departe pentru a afla despre trimiterea mesajelor de pe numărul dvs. VoIP, cum funcționează și cum îl puteți utiliza.

Ce este textul VoIP?

Textul VoIP este o metodă de trimitere și primire de mesaje SMS prin numărul dvs. de telefon furnizat de un furnizor VoIP. Acesta poate fi un telefon fix sau un număr gratuit. Puteți utiliza serviciul VoIP existent (sau noul) pentru a trimite și primi mesaje text pe același sistem ca și apelurile telefonice de afaceri.

Nu este nevoie să ridicați un dispozitiv mobil sau să aveți un telefon mobil de afaceri dedicat. Aveți nevoie doar de funcțiile SMS și MMS activate de serviciul VoIP de afaceri.

Cum funcționează mesajele text VoIP

Textul VoIP funcționează folosind un număr de telefon virtual. Puteți atribui acest număr unui utilizator sau unui grup de utilizatori și puteți activa mesajele text printr-o conexiune la internet, cum ar fi Wi-Fi.

Când utilizatorii trebuie să trimită un mesaj text, pur și simplu își deschid aplicația de chat în echipă și adaugă un număr de telefon sau aleg un contact existent. Când cineva răspunde, același utilizator sau grup de utilizatori este notificat.

În culise, sistemul dumneavoastră VoIP folosește aceeași tehnologie pe care ar folosi-o pentru a efectua un apel telefonic sau a trimite un mesaj instantaneu. Pachetele de informații (mesaje text, imagini, videoclipuri etc.) sunt direcționate din sistemul dvs. cloud către numărul de telefon mobil al destinatarului.

Doriți să aflați mai multe despre tehnologia din spatele mesajelor text VoIP?

Înrudit: Ce este VoIP? Ghidul începătorului pentru Voice over IP

Diferențele SMS și MMS

Serviciul de mesaje scurte (SMS): Funcție de mesagerie text care există din 1992 pentru mesajele text simplu de până la 160 de caractere, livrate utilizatorilor de telefoane mobile. Când majoritatea oamenilor se referă cel mai frecvent la mesaje text, ei se referă la mesajele bazate pe SMS.

️ Serviciul de mesagerie multimedia (MMS): MMS a fost introdus în 2002, bazându-se pe capabilitățile SMS, permițând utilizatorilor de telefoane mobile să trimită imagini, clipuri audio, videoclipuri și limite mai mari de caractere în mesajele lor. MMS acceptă fișiere mici de până la 300 KB pe aproape toate smartphone-urile de astăzi.

Modalități de a utiliza VoIP și mesajele text împreună

Există multe moduri în care puteți utiliza mesajele text VoIP și nu există reguli stricte și rapide despre când nu puteți utiliza acest serviciu. Am evidențiat scenarii comune în care puteți beneficia de funcționalitatea de mesaje text VoIP.

1. Asistență pentru clienți

Când aveți nevoie de clienți să ofere fotografii sau informații suplimentare pentru cazurile de asistență, să le cereți să facă o fotografie, să o trimită la e-mailul lor, să o descarce și să o încarce pe un link de asistență este un proces care consumă mult timp. Clientul care a cerut ajutor face acum toate sarcinile grele și devine frustrat. În schimb, le puteți trimite un link pentru a putea încărca fotografia direct.

Această facilitate de mesaje text VoIP utilizează aceeași tehnologie ca și apelul la care sunteți conectat, asigurând o experiență fără probleme pentru clienții dvs.

Există, de asemenea, avantajul major de a putea trimite fotografii prin mesaje MMS. Când inginerii de teren, de exemplu, sunt la fața locului cu un client, ei pot trimite fotografii direct inginerilor tehnici pentru a diagnostica problemele, eliminând nevoia de a aduce un echipament înapoi la birou și scurtând timpul general de reparație.

2. Urmărirea potențialului

Rata medie de răspuns pentru marketing prin SMS este de până la 45%. Acest lucru este semnificativ în comparație cu rata de răspuns pentru marketingul prin e-mail de 6% și conversia apelurilor la rece de 2%.

După ce ați vorbit cu un client potențial sau când un vizitator web a descărcat un material, trimiteți-i un mesaj text în loc să ridicați telefonul sau să-l adăugați la următoarea campanie de e-mail. Când închideți după un apel telefonic, selectați persoana de contact din agenda dvs. și începeți să introduceți mesajul text personalizat. Nu este nevoie de software special - doar aplicația dvs. VoIP .

Acest lucru nu numai că va duce la o rată de deschidere mai mare (la urma urmei, citim toate textele noastre), dar îi oferiți și destinatarului opțiunea de a face clic pe un link pentru a afla mai multe despre oferta sau serviciul dumneavoastră.

3. Mementouri pentru întâlniri

Dacă ai avea puterea de a reduce numărul de întâlniri ratate, l-ai primi cu brațele deschise, nu?

Una este ca clienții sau pacienții să își facă programari, dar alta e să se prezinte. Puteți utiliza mesajele text VoIP pentru automatizare sau pentru a trimite mementouri manuale cu o săptămână, zi sau oră înainte de o întâlnire, scăzând probabilitatea unei neprezentări.

Când sunteți într-un apel live cu un pacient și rezervați următoarea întâlnire, reduceți probabilitatea ca acesta să noteze ora sau data greșită, trimițând un SMS în timpul apelului.

De asemenea, puteți simplifica pașii pentru rezervarea întâlnirilor repetate. Când un pacient trebuie să rezerve o nouă programare în mod regulat, îi puteți trimite un link prin SMS, astfel încât să își poată alege ora întâlnirii. Economisiți timp la efectuarea apelurilor care nu se conectează, iar pacienții pot programa întâlniri în timpul lor.

4. Text înapoi după apeluri pierdute

De câte ori ați primit notificări despre un apel pierdut doar pentru a suna înapoi și nu răspunde nimeni? Tenisul de etichetă telefonică sau de mesagerie vocală – indiferent cum îl numiți – este neproductiv.

De asemenea, s-ar putea să nu știți de la cine este apelul pierdut. Deci, returnezi apelul, nimeni nu răspunde și nu ești mai înțelept.

În schimb, puteți trimite un mesaj text prin care confirmați că ați pierdut apelul și invitând apelantul să sune înapoi la orele sugerate. Este posibil să aveți un interval între 13:00 și 14:00 sau este posibil să fiți contactat numai în timpul turei de noapte.

Sau, dacă sunteți blocat la un alt apel, trimiteți un SMS pentru a spune că sunteți angajat și îi veți suna înapoi de îndată ce aveți ocazia. Puteți chiar să configurați răspunsuri automate, astfel încât atunci când pierdeți un apel, apelantul să primească automat un mesaj text.

Limitări ale utilizării mesajelor SMS cu numere VoIP

Ca toate tehnologiile, există anumite limitări de care trebuie să fii conștient.

Iată șase lucruri de luat în considerare atunci când decideți dacă mesajele text VoIP sunt potrivite pentru afacerea dvs. mică sau pentru întreprinderea dvs.:

• Limitele ratei de trimitere text : nu puteți trimite un număr nelimitat de mesaje text.
• Funcționalitatea SMS: nu toți furnizorii de servicii VoIP acceptă funcționalitatea SMS.
• Dimensiuni mari ale fișierelor: imaginile mari sau videoclipurile mai mari de 1 MB nu sunt acceptate.
• Limite de caractere: mesajele de peste 160 de caractere sunt împărțite în mai multe mesaje.
• Coduri scurte pentru SMS: este posibil ca codurile scurte pentru SMS să nu fie întotdeauna acceptate.
• Consimțământul destinatarului: companiile trebuie să păstreze înregistrări ale consimțământului pentru trimiterea de mesaje text în scopuri comerciale, cum ar fi campanii de marketing.

Beneficiile textului VoIP

Deși pot exista anumite limitări în utilizarea mesajelor SMS cu numere VoIP, beneficiile le depășesc.

Avantajele cheie includ oferirea unei experiențe mai bune și mai personalizate pentru clienți și introducerea unei abordări multicanal a proceselor dvs. de vânzări și asistență. În același timp, obțineți câștiguri de productivitate obținând aceleași rezultate sau mai bune cu mai puține apeluri și clicuri.

• Satisfacție mai mare a clienților : Urmăriți și eficientizați procesele de asistență, vânzări și numire prin introducerea unui format scris alături de un canal de comunicare verbală.
• Texte de grup simplificate către personal : Trimiteți mesaje unul la mai mulți în loc să informați colegii despre probleme sau oferte pe rând.
• Asistență personalizată pentru clienți : Integrați cu CRM-uri, sisteme de ticketing sau orice software cu API-uri deschise pentru a personaliza ofertele și a utiliza informații precum numele clienților, numele companiilor și produsele existente în mesaje.
• Îmbunătățirea implicării în vânzări : începeți prospectarea outbound cu o rată de implicare ridicată.
• Costuri mai mici de comunicare : trimiteți mesaje în masă pentru a obține același rezultat ca și apelurile multiple efectuate către persoane.

Cum să configurați mesajele text VoIP

Urmați acești patru pași pentru a începe să trimiteți mesaje text de la numărul de telefon al companiei dvs.:

Pasul 1. Alegeți un furnizor VoIP.

În primul rând, trebuie să alegeți un furnizor de servicii de telefonie VoIP. Asigurați-vă că au experiență cu clienții care utilizează sisteme telefonice VoIP și facilități SMS. Dacă aveți deja un furnizor VoIP, întrebați dacă aceștia au exemple de clienți care folosesc și opțiunea SMS.

Dacă nu aveți un furnizor VoIP și vă gândiți în prezent să treceți de la un sistem de telefonie tradițional la cloud, acesta este momentul perfect pentru a vă asigura că treceți la un singur furnizor atât pentru cerințele dvs. de apelare, cât și de text.

Pasul 2. Obțineți un număr nou sau păstrați-l pe cel existent.

Odată ce ați ales un furnizor, este timpul să vă gândiți la numerele de telefon. Aveți două opțiuni aici:

1. Utilizați un număr virtual nou : primiți o nouă linie telefonică pentru campaniile dvs. de ieșire.
2. Portați numărul dvs. de telefon existent : păstrați numărul actual mutându-l între rețele (configurarea poate dura câteva săptămâni).

Portarea numerelor presupune să ceri vechiului tău furnizor să elibereze numărul din infrastructura sa și noului tău furnizor să-l migreze în a lor. În funcție de istoricul numărului dvs. de telefon și de locul în care se află în prezent, acest lucru ar putea accelera sau întârzia procesul. Asigurați-vă că vorbiți cu noul dvs. furnizor atunci când vă pregătiți să păstrați un număr existent.

Pasul 3. Finalizați înregistrarea 10DLC.

Următorul pas este să finalizați înregistrarea 10DLC. Acesta este un cod lung de 10 cifre care se referă la un număr de telefon personalizat din 10 cifre, destinat aplicațiilor de comunicare de afaceri și de mesagerie text.

Folosirea unui astfel de număr vine însă cu reglementări de conformitate. Întreprinderile trebuie să obțină aprobarea de la The Campaign Registry înainte de a putea trimite mesaje. Procesul de înregistrare 10DLC are două părți:

• Înregistrarea mărcii : întreprinderile trebuie să se identifice în rețelele operatorului.
• Înregistrarea campaniei : companiile trebuie să ofere exemple de mesaje pe care le trimit și să demonstreze că consumatorii s-au înscris pentru a-și primi mesajele text.

Când sunteți configurat cu 10DLC, puteți începe să trimiteți mesaje de pe linia VoIP.

Pasul 4. Începeți să trimiteți mesaje text din sistemul dumneavoastră VoIP.

În aplicația Nextiva, navigați la Mesaje și urmați următoarele instrucțiuni:

• Atingeți SMS, apoi + .
• Selectați contactul(ele) din lista de contacte sau introduceți numărul(ele) de telefon în câmpul Către .
• Adăugați mai mulți destinatari pentru a crea un mesaj SMS de grup.
• Apăsați pictograma agrafă din stânga câmpului de text pentru a trimite o imagine (JPG, PNG, BMP sau GIF mai mică de 1 MB) sau un fișier audio (.mp3, .wav sau .mp4).
• Introduceți mesajul și apăsați Trimitere .

Experimentați cel mai bun furnizor de VoIP pentru companii

Indiferent dacă doriți să îmbunătățiți serviciul pentru clienți sau să reduceți rata de întâlniri ratate, mesajele text VoIP sunt soluția perfectă atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru întreprinderi.

Când căutați un furnizor de mesaje text VoIP, aveți nevoie de cineva care a fost acolo și a făcut asta. Nextiva are relații cu toți principalii furnizori de servicii de telefonie, astfel încât mesajele text sunt livrate în mod fiabil și dintr-o interfață simplă.

Atunci când alegeți Nextiva pentru SMS-uri de afaceri, precum și VoIP, beneficiați de:

• Transcrierea mesageriei vocale : primiți un e-mail sau un mesaj SMS cu o transcriere corectă a mesageriei vocale.
• Mesaje text de afaceri : Schimbați mesaje text SMS cu clienții și membrii echipei de pe desktop sau din aplicația dvs. mobilă.
• Integrarea aplicațiilor : sincronizați-vă comunicațiile de afaceri cu instrumentele populare de CRM, asistență pentru clienți și colaborare în echipă.

În acest fel, întreaga forță de muncă poate obține numere de telefon activate pentru text și poate schimba texte folosind aplicațiile NextivaONE pentru mobil, web și desktop.

Întrebări frecvente