VoIP pentru organizații nonprofit: caracteristici și beneficii de top pentru ONG-uri

Liderii organizațiilor nonprofit își fac adesea griji despre cum să crească relațiile cu donatorii și voluntarii, să-și îndeplinească misiunea și să țină sub control costurile.

Una dintre cele mai importante decizii pe care le puteți lua este sistemul dvs. de telefonie.

Din păcate, serviciile telefonice tradiționale nu sunt concepute pentru organizații nonprofit.

Între echipamente greoaie, rutarea inflexibilă a apelurilor și capacitățile limitate, sistemele tradiționale de telefonie fixă ​​creează adesea mai multe bătăi de cap decât beneficii pentru organizațiile care se bazează pe bugete strânse și pe sprijinul voluntarilor.

Dacă v-ați gândit la o actualizare a sistemului telefonic, dar nu sunteți sigur de unde să începeți, Voice over Internet Protocol ( VoIP ) poate fi soluția ideală. Apelurile sunt conectate prin cloud, mai degrabă decât prin linii telefonice fizice pentru a efectua și primi apeluri telefonice. Tot ce ai nevoie este o conexiune la internet.

Citiți mai departe și descoperiți de ce atât de multe organizații nonprofit trec de la telefoanele vechi la sistemele VoIP.

De ce organizațiile nonprofit renunță la sistemele lor telefonice tradiționale?

Sistemele de telefonie învechite au numeroase limitări care împiedică productivitatea nonprofit și relațiile cu clienții. Iată câteva dintre principalele motive pentru care organizațiile să facă upgrade la VoIP.

1. Costuri de operare ridicate

Investiția inițială într-un sistem PBX local, plus întreținerea și actualizările continue, fac ca sistemele telefonice tradiționale să fie mult mai scumpe decât alternativele VoIP.

Plata taxelor lunare pentru fiecare telefon fix generează, de asemenea, rapid cheltuieli. Deoarece majoritatea organizațiilor nonprofit operează cu bugete extrem de strânse, aceste costuri continue deturnează în mod inutil fondurile de la eforturile reale și către costurile operaționale.

2. Lipsa de flexibilitate și scalabilitate

Deoarece sistemele telefonice tradiționale se bazează pe linii telefonice fizice și hardware, pe măsură ce organizația dvs. nonprofit evoluează, adăugarea sau eliminarea extensiilor este dificilă.

De exemplu, dacă deschideți un nou birou sau trebuie să configurați rapid telefoane pentru o colectare temporară de fonduri, costurile de recablare și achiziționarea de echipamente se adună rapid, limitând scalabilitatea.

3. Capacitate limitată de gestionare a apelurilor

Majoritatea sistemelor telefonice vechi depind de un număr prestabilit de linii telefonice fizice. Dacă toate aceste linii sunt ocupate cu apeluri curente, orice apeluri suplimentare primite stau în cozi lungi, sunt blocate, sunt trimise la mesageria vocală sau sunt deconectate.

Acest lucru prezintă o problemă majoră pentru întreprinderile mici și ONG-uri, deoarece înseamnă adesea donații ratate și susținători dezamăgiți pentru inițiativele critice în perioadele cu trafic intens.

4. Slabă integrare cu CRM-urile

Deoarece sistemele de comunicații vechi funcționează izolat de alte sisteme, datele apelurilor nu populează automat CRM-ul dvs. sau alte sisteme.

Fără integrare încorporată, echipa ta trebuie să urmărească și să înregistreze manual toate interacțiunile apelurilor - un proces ineficient predispus la erori umane. Datele valoroase trec inevitabil prin fisuri, ceea ce duce la experiențe neconexe pentru suporteri.

5. Preocupări de securitate

Cu serviciile de telefonie vechi, întregul hardware și infrastructura se află în birourile dvs., ceea ce face posibil să fie dificil de protejat. Intrușii sau accidentele ar putea compromite serverele, iar eșecul actualizării infrastructurii poate pune în pericol datele sensibile ale clienților dvs.

Soluțiile VoIP oferă criptare a apelurilor pentru a preveni interceptarea nedorită a comunicațiilor dumneavoastră. Acest lucru este deosebit de important pentru organizațiile bazate pe cauze.

Articol înrudit

Este VoIP Securizat? Ghidul suprem pentru securitatea VoIP și criptarea apelurilor

6. Raportare și analize limitate

Majoritatea sistemelor de telefonie vechi oferă puține sau deloc date despre apeluri, doar jurnalele de bază ale apelurilor de intrare/ieșire și durate.

Fără informații detaliate - cum ar fi orele de vârf pentru apeluri, apelurile fără răspuns și originea apelului - este aproape imposibil să identifici domeniile pe care trebuie să le îmbunătățiți sau să luați decizii bazate pe date pentru a îmbunătăți strângerea de fonduri și mobilizarea.

Un serviciu de telefonie bazat pe cloud este o opțiune mai bună pentru organizațiile nonprofit responsabile din punct de vedere fiscal. Oferă o mulțime de capabilități cu scalabilitate nelimitată, gestionare îmbunătățită a apelurilor și integrări puternice.

Beneficii VoIP pentru organizațiile nonprofit

Trecând la un sistem de telefonie VoIP pentru organizațiile nonprofit , organizația dvs. poate depăși aceste provocări, deblocând în același timp următoarele avantaje care schimbă jocul.

Comunicare accesibilă

Sistemele telefonice VoIP au de obicei costuri mai mici de configurare și de desfășurare decât liniile telefonice tradiționale, ceea ce le face ideale pentru organizațiile nonprofit cu bugete reduse.

Fără a fi nevoie de hardware fizic sau cablare extinsă, organizațiile nonprofit pot economisi costurile de întreținere și infrastructură.

Puteți evita investițiile costisitoare în PBX și taxele pe linie și, deoarece VoIP utilizează o conexiune la internet , rețeaua dvs. existentă este tot ceea ce este necesar. Această reducere semnificativă a costurilor oferă scutirea bugetară de care organizațiile nonprofit au nevoie disperată.

Sfat pro: dacă organizația dvs. este scutită de taxe , vă puteți califica pentru și mai multe economii. Întrebați despre cum puteți sări peste plata taxelor de vânzări sau accize asociate serviciului VoIP.

Telefoane pregătite pentru telecomandă

Furnizorii de servicii VoIP susțin o forță de muncă de la distanță, permițând membrilor echipei să rămână conectați chiar și atunci când sunt pe teren sau lucrează de acasă.

Acest lucru eliberează utilizatorii de telefoanele fizice de birou. Și, cu funcții avansate, cum ar fi redirecționarea apelurilor, telefoanele software și aplicațiile mobile, echipa ta se poate contacta reciproc atunci când este necesar.

Îmbunătățirea implicării donatorilor

Organizațiile pot folosi sisteme VoIP pentru apeluri de informare și urmărire, ținând donatorii informați și implicați cu cauzele lor. Cu acces instantaneu la profilurile apelantului în timpul apelurilor, echipa ta poate stimula mai bine conexiuni semnificative cu susținătorii tăi.

S-a demonstrat că numerele gratuite cresc încrederea consumatorilor, iar aceste numere le permit donatorilor mari să discute cu echipa dumneavoastră despre unde să-și trimită fondurile.

Urmăririle sunt simplificate prin înregistrarea interacțiunilor direct în CRM, un nivel de personalizare care ajută la stimularea loialității și securității donatorilor.

S-au adăugat capabilități de mesagerie SMS

Persoanele demografice mai tinere preferă mesajele text în locul apelurilor, ceea ce face ca mesajele SMS să fie un instrument eficient pentru a implica donatori noi și potențiali.

Mesageria SMS integrată reduce lacunele de comunicare pentru suporterii care preferă mesajele text în detrimentul apelurilor și e-mailurilor. Textele rapide în masă pot notifica instantaneu mii de susținători pentru a stimula o acțiune imediată, ceea ce este util pentru strângeri de fonduri de ultim moment sau pentru actualizările evenimentelor.

Colaborare îmbunătățită în echipă

Funcții precum chat-urile de grup, conferința video și partajarea fișierelor îmbunătățesc colaborarea în echipă, ceea ce duce la un management mai eficient al proiectelor.

Consolidând comunicațiile vocale, video și text într-o singură platformă, echipele la distanță lungă pot lucra împreună în mod coeziv și flexibil. Sistemele unificate unesc angajații și voluntarii, simplificând munca în echipă.

Iată cum Social Vocational Services of California, care sprijină adulții cu dizabilități de dezvoltare sau intelectuale, utilizează un sistem telefonic de afaceri pentru a conecta în mod fiabil și consecvent personalul și pentru a coordona programarea cu familiile și îngrijitorii din cele 80 de locații ale sale.

Citește și: Cum Nextiva ajută United Way să strângă 2,6 milioane USD în teletonuri virtuale

Top 10 funcții VoIP esențiale pentru organizațiile nonprofit

Pentru a transforma cu adevărat comunicațiile organizației dvs. nonprofit, căutați un sistem VoIP care să includă următoarele caracteristici cheie.

1. Însoțitor automat

Un recepționer virtual automat întâmpină apelanții, oferă opțiuni de meniu, cum ar fi „Apăsați 1 pentru donații” și direcționează apelurile corect. Un însoțitor automat oferă acoperire 24/7 cu costuri minime de muncă, asigurându-vă că nu pierdeți niciodată un apel, chiar și după orele de program sau în timpul lipsei de personal.

Fluxurile dvs. de apeluri nu trebuie să fie complicate. Echipa ta le poate adapta la orele tale de disponibilitate sau la evenimentele speciale de strângere de fonduri.

2. Dirijarea apelurilor

Rutarea inteligentă a apelurilor definește unde ar trebui să meargă apelurile în funcție de preferințele și nevoile dvs.

Puteți trimite anumite apeluri către mesageria vocală, puteți direcționa donatorii de top către reprezentanții contului sau puteți trimite mesaje urgente către telefoanele mobile. Când volumul apelurilor crește, puteți adapta direcționarea apelurilor din mers sau puteți pregăti reguli de rutare pentru evenimente speciale.

3. Apeluri conferință și întâlniri video

Alegeți un sistem de telefonie bazat pe cloud care permite conferințe audio sau video, partajarea ecranului și alte opțiuni să se conecteze în timp real, permițând echipei dvs. să colaboreze de oriunde, fără bătăi de cap logistice sau costuri de călătorie.

Cu o platformă VoIP găzduită, cum ar fi Nextiva, nu trebuie să plătiți pentru un software suplimentar pentru întâlniri sau servicii de apel conferință - acestea sunt incluse.

4. Telefoane mobile și desktop

Telefoanele software permit personalului și voluntarilor să-și folosească dispozitivele mobile ca extensii ale sistemului VoIP, asigurându-se că rămân conectați oriunde s-ar afla. Angajații pot fi productivi indiferent de locul în care se află - la birou, acasă sau pe teren.

5. Mesaj vocal către e-mail

Trancrierile de mesagerie vocală elimină nevoia de a apela și de a verifica manual mesajele. Alertele prin e-mail informează personalul cu privire la noile mesaje vocale, în timp ce conversiile vorbire în text furnizează conținutul în scris chiar în căsuța dvs. de e-mail pentru o revizuire rapidă.

Acest lucru vă ajută echipa să răspundă mai rapid și vă asigură că niciun mesaj nu va trece prin fisuri.

6. Comunicații prin SMS

SMS-ul integrat face conectarea cu suporterii mai ușoară prin canalele lor de comunicare preferate – telefon, e-mail sau text.

Ajungeți la un public mai larg trimițând mementouri pentru evenimente, confirmări de donații sau alte notificări direct din sistemul dvs. de telefonie al companiei.

7. Răspuns vocal interactiv (IVR)

Una dintre caracteristicile majore ale unui sistem de telefonie VoIP este capacitatea de a interacționa cu apelanții prin comenzi vocale sau intrări de la tastatură, oferind o opțiune de autoservire pentru accesarea informațiilor sau îndeplinirea anumitor sarcini.

Personalizați-vă meniurile IVR pentru a simplifica sarcini, cum ar fi:

• Solicitarea unui apel invers
• Obține indicații de orientare sau detalii de asistență
• Să înveți cum să devii voluntar
• Obținerea informațiilor de plată

În plus, IVR oferă opțiuni de autoservire 24/7 fără a lega angajații. Colectarea informațiilor de bază în avans ajută la direcționarea mai eficientă a apelanților către un reprezentant, simplificându-vă experiența clientului.

8. Analiza apelurilor și raportare

Analiza robustă a apelurilor oferă vizibilitate dintr-o privire asupra volumului apelurilor, timpilor de așteptare, apelurilor abandonate, semnalelor de ocupat și multe altele.

Rapoartele de tendințe descoperă modele de utilizare pentru a informa o planificare mai bună a resurselor - știți care surse de apel oferă cel mai bun ROI și identificați în mod proactiv problemele înainte ca acestea să afecteze KPI-urile.

9. Integrare CRM

Conectarea CRM-ului și a sistemului telefonic permite înregistrarea automată a apelurilor și afișarea ecranului pentru informațiile apelantului, oferind personalului acces instantaneu la profilurile apelantului în timpul apelurilor.

CRM-ul înregistrează automat interacțiunile, păstrând înregistrările organizate într-o singură soluție.

10. Înregistrarea și transcrierea apelurilor

Înregistrarea apelurilor creează oportunități valoroase, cum ar fi soluționarea disputelor, integrarea mai rapidă a noilor angajați cu ajutorul exemplelor de apeluri, reducerea riscurilor de răspundere și păstrarea înregistrărilor permanente ale anunțurilor sau interviurilor speciale.

Trancrierile fac conținutul căutabil, în timp ce AI poate analiza interacțiunile pentru a îmbunătăți performanța echipei.

Furnizori VoIP de top pentru organizații nonprofit

Când evaluați soluțiile VoIP, asigurați-vă că luați în considerare furnizorii proiectați pentru organizații nonprofit, cum ar fi:

1. Nextiva

Renumit pentru fiabilitatea și soluțiile sale cuprinzătoare de comunicații, Nextiva este o suită completă de instrumente care include voce, video, text, mesagerie instantanee și integrare CRM.

Nextiva se remarcă ca un furnizor de top care este conceput special pentru a spori productivitatea nonprofit și relațiile cu comunitatea . Platforma sa lider în industrie învinge limitările anterioare de comunicare prin funcții VoIP puternice, integrări CRM ușoare, scalabilitate nelimitată și fiabilitate de top.

Ca platformă bazată pe cloud, Nextiva elimină, de asemenea, riscurile de securitate și costurile de întreținere care afectează sistemele învechite. Adevărata scalabilitate înseamnă adaptarea fără efort la campanii sau la crize de creștere, fără întreruperi ale serviciului sau costuri surprize.

Evaluare G2: 4,5 din 5 (2.896 de recenzii ale clienților)

2. KrispCall

Cunoscut pentru interfața sa ușor de utilizat și prețurile accesibile, KrispCall oferă o platformă unificată pentru integrarea apelurilor, SMS-urilor și CRM, ceea ce o face o alegere versatilă pentru organizațiile nonprofit cu nevoi variate de comunicare.

Evaluare G2: 4,4 din 5 (21 recenzii ale clienților)

3. Telzio

Telzio oferă soluții VoIP simple, scalabile, cu accent pe simplitate și transparență în prețuri, oferind un sistem telefonic complet cu utilizatori și extensii nelimitate.

Evaluare G2: 4,2 din 5 (3 recenzii ale clienților)

4. Vonage

Vonage Business combină soluțiile UCaaS cu funcțiile centrului de contact, cu scopul de a îmbunătăți conexiunile dintre organizații și clienții acestora. Organizațiile nonprofit pot alege un nivel de serviciu în funcție de numărul de utilizatori, de funcțiile de apelare necesare și de cerințele lor de integrare.

Evaluare G2: 4,3 din 5 (437 recenzii ale clienților)

5. 8×8

8×8 prioritizează menținerea comunicațiilor securizate, conforme și disponibile în cadrul sistemelor integrate UCaaS și CCaaS. Organizațiile nonprofit pot centraliza canalele de implicare, folosind în același timp analize avansate pentru a maximiza performanța echipei. Cu toate acestea, 8×8 îi lipsește numărul de funcții oferite de Nextiva.

Evaluare G2: 4,1 din 5 (656 recenzii ale clienților)

Nonprofitul tău merită un sistem telefonic mai bun

Sistemele de telefonie învechite reprezintă o problemă, în special pentru organizațiile nonprofit și ONG-urile care au lipsit de numerar. Ele pot duce la oportunități ratate de creștere și implicare, împiedicând impactul asupra mediului și umanitar pe care îl poate avea o organizație nonprofit.

Cu toate acestea, prin trecerea la un furnizor VoIP de comunicații unificate bogat în funcții, organizațiile obțin economii de costuri, flexibilitate, mobilitate și capabilități robuste de gestionare a apelurilor.

Trecând la Nextiva, organizațiile nonprofit pot moderniza comunicațiile și pot opera mai eficient – ​​iar mutarea este ușoară.

Serviciul de încredere Nextiva asigură lipsa apelurilor sau calitatea apelurilor neclare - o necesitate pentru inițiativele de strângere de fonduri și de mobilizare. Nextiva susține aceste nevoi operaționale cu VoIP la nivel de întreprindere , prețuri prietenoase cu bugetul și suport practic pentru implementare.

Organizațiile nonprofit apelează la Nextiva pentru a consolida relațiile semnificative. Apelurile și mesajele nelimitate la nivel național mențin pe toți conectați într-un singur loc.

Gestionarea intuitivă a apelurilor direcționează fiecare interacțiune în mod inteligent pentru a se potrivi nevoilor clienților, voluntarilor și partenerilor. După ce vă mutați comunicațiile în cloud, veți putea să vă cheltuiți resursele limitate pentru a vă promova misiunea.

Obțineți funcții robuste, funcționare intuitivă și fiabilitate stelară la un preț accesibil. Renunțați la bătăile de cap ale vechiului sistem telefonic îmbrățișând viitorul cu soluția VoIP Nextiva, care este concepută special pentru organizațiile nonprofit.

Concluzia este că Nextiva ajută organizațiile nonprofit de astăzi să crească și să se susțină. Organizația, voluntarii și comunitatea dvs. vă vor mulțumi.