Gata pentru VoIP? Avantaje și dezavantaje pentru a face alegerea corectă

Am scris ghidul complet cântărind avantajele și dezavantajele sistemelor telefonice VoIP. Dacă doriți să treceți direct la tabelul rezumat, faceți clic aici.

Avantaje și dezavantaje VoIP: Prezentare generală

• Definirea VoIP
• VoIP: Avantaje
• VoIP: Dezavantaje
• Utilizarea serviciilor VoIP la domiciliu
• Telefonie IP pentru afaceri
• Cum să comutați la VoIP

Nu ai chef de citit? Urmărește videoclipul nostru de trei minute despre avantajele și dezavantajele VoIP mai jos:

VoIP: Avantaje

Fiind noi înșine furnizori de VoIP la Nextiva, ar fi corect să spunem că știm ceva sau două despre VoIP. Iată un ghid detaliat despre avantajele și dezavantajele sale:

• Costuri mai mici
• Accesibilitate crescută
• Portabilitate completă
• Scalabilitate mai mare
• Funcții avansate pentru echipe mici și mari
• Calitate mai clară a vocii
• Suporta multitasking
• Mai multă flexibilitate cu softphones

1) Costuri mai mici

Rezultatul final este vital pentru orice afacere, mare sau mică. Deci, trebuie să luați în considerare fiecare oportunitate de economisire a costurilor. O modalitate prin care companiile pot realiza economii semnificative de costuri este prin adoptarea unui sistem telefonic VoIP.
Gandeste-te la asta:
În medie, un sistem de telefonie fixă ​​(POTS) costă companiile 50 USD pe linie în fiecare lună. Acest tarif include numai apeluri locale (și uneori interne). Planurile VoIP, în schimb, sunt disponibile pentru mai puțin de 20 USD pe linie.
Stai ce?
Asta e corect. Dacă mergem după aceste cifre, VoIP vă poate reduce factura de telefon cu mai mult de jumătate din ceea ce este acum.
Este important să rețineți că o trecere la VoIP nu este o garanție că cheltuielile cu telefonul vor scădea. Afacerile diferă, la fel și nevoile lor.
Dar ceea ce poți fi sigur este că trecerea la VoIP va aduce economii considerabile de costuri. Economiile de costuri în VoIP vin în două moduri: directă și indirectă.

Economii directe de costuri

Când vine vorba de serviciul telefonic tradițional, o afacere presupune costuri inițiale masive. Mai ales în numele telefoanelor de afaceri și hardware-ului PBX.

a) Costuri PBX

Un PBX (private branch exchange) este o piesă hardware fizică on-premise. Conectează multe telefoane fixe într-un birou și poate costa o sumă uriașă de bani. Vorbim de zeci de mii de dolari - o sumă pe care o puteți amortiza pe parcursul mai multor ani.
Puteți argumenta că telefoanele analogice costă aproximativ la fel ca telefoanele IP. Prețul exact va diferi în funcție de caracteristicile dorite.
Însă, instalațiile PBX la fața locului sunt o întreprindere de capital costisitoare. Poate costa oriunde între 500 și 2.000 USD per utilizator. Prin urmare, chiar și o mică afacere cu câțiva angajați trebuie să investească în hardware fizic.
Rețelele VoIP elimină această nevoie de hardware suplimentar, deoarece o conexiune în bandă largă alimentează serviciul.
Pentru a ușura tranziția în upgrade-urile sistemului lor de telefonie, astfel de organizații ar putea folosi un protocol inițiat de sesiune, cunoscut sub numele de trunchi SIP. Un trunchi SIP acționează ca o cale digitală pentru serviciile dumneavoastră de voce, menținând în același timp hardware-ul telefonului existent în biroul dumneavoastră. Beneficiile cheie ale SIP Trunking includ costuri mai mici, mai ușor de gestionat și puteți activa serviciul instantaneu.
Liderii tehnologici folosesc un furnizor de trunking SIP pentru a adăuga noi capabilități de voce la un sistem telefonic existent.

b) Taxele de cablare din cupru

Conexiunile în bandă largă elimină, de asemenea, cablurile suplimentare, deoarece rețelele VoIP permit atât vocea, cât și datele pe același canal. În cercurile IT și telecomunicații, cuvântul corect pentru aceasta este full-duplex. Este capacitatea de a trimite și primi voce și date simultan. Majoritatea telefoanelor de birou VoIP au nevoie de un singur Ethernet pentru a fi conectat la el.
Power over Ethernet (PoE) permite birourilor să fie mai modulare cu personalul de birou. În plus, acele birouri nu vor trebui să facă modificări la cablajul electric al clădirii.
Mergi complet wireless? Serviciul VoIP profesional este disponibil și ca aplicație pe computer sau smartphone. Flexibilitatea VoIP este un mare câștig atât pentru antreprenori, cât și pentru întreprinderi.

c) Cheltuieli de apelare

Costurile directe vin și sub forma costului apelării. Apelurile VoIP sunt mai ieftine în comparație cu rețeaua telefonică publică comutată (PSTN) sau cu rețeaua telefonică tradițională cu comutare de circuite.
O mare parte din aceasta are de-a face cu scăderea drastică a costurilor de transport de date. Inițial, prețul datelor nu era la îndemâna majorității întreprinderilor mici.
Chiar și pentru organizațiile mari, utilizatorii au fost nevoiți să se confrunte cu limitarea lățimii de bandă a internetului de întreprindere și a benzii largă. Astăzi, totuși, vitezele de internet s-au îmbunătățit, în timp ce costurile de date au scăzut în mod corespunzător.
Statisticile arată că întreprinderile mici care folosesc VoIP pot reduce factura de telefon a companiei lor cu până la 60%. De asemenea, pot economisi până la 90% la apelurile internaționale.
Înrudit: Cum să nu mai plătiți în exces factura de telefon al companiei
Acesta este un număr substanțial despre care vorbim într-un anumit an.
Aceste economii se întorc la abandonarea interfețelor costisitoare ISDN (prescurtare de la Integrated Service Digital Network) interfețe cu tarif primar. Sau chiar liniile dedicate asociate unui sistem POTS în favoarea serviciului VoIP. Companiile care efectuează apeluri la distanță lungă în afara Statelor Unite se bucură de costurile mai mici ale VoIP.
Serviciul telefonic tradițional costă aproximativ de două ori mai mult decât VoIP. VoIP oferă un beneficiu semnificativ pentru companiile care operează la nivel global.

d) Cheltuieli recurente

Un serviciu VoIP permite, de asemenea, companiilor să reducă alte cheltuieli curente, cum ar fi taxele, taxele de reparații și întreținere. Furnizorii VoIP, de obicei, transferă aceste costuri în planuri de abonament care, ca și în cazul Nextiva, pot costa până la 5 USD pe utilizator pe lună.
Toate aceste costuri, combinate, fac din serviciul VoIP o propunere atrăgătoare pentru startup-urile și IMM-urile în creștere.

Economii indirecte de costuri

Economiile indirecte sunt mai greu de cuantificat, dar asta nu le face mai puțin critice pentru afacerea dvs. Mai jos sunt câteva dintre cele mai comune domenii în care organizațiile economisesc bani pe termen lung.

a) Economii cu munca de la distanță

Trecerea la VoIP permite angajaților să rămână conectați la sistemul telefonic al companiei în timp ce lucrează de la distanță. Acest lucru se datorează listei lungi de funcții ale telefonului VoIP, cum ar fi apelul în așteptare, însoțitorul automat, apelurile video instantanee, apelurile în conferință și altele care nu sunt furnizate de telefoanele tradiționale.
Studiile arată că acest lucru nu numai că poate crește productivitatea angajaților, dar poate și reduce utilitățile și spațiul de birou.
O afacere obișnuită poate economisi 11.000 USD de persoană pe an doar lăsându-le să lucreze de acasă 50% din timp, conform unei analize recente a b) Funcții suplimentare fără costuri suplimentare

Probabil că s-ar putea să vă grăbiți să subliniați că chiar și PBX-ul tradițional acceptă lucrul de la distanță prin funcționalități precum transferul de apeluri, apelurile de grup, așteptarea apelurilor și așa mai departe.
În esență, aceste caracteristici nu sunt inerente unui sistem PBX standard. Mai degrabă, sunt caracteristici suplimentare pentru care trebuie să plătiți separat.
Prin comparație, serviciile de telefonie VoIP includ multe dintre aceste caracteristici fără costuri suplimentare. Nu este nevoie să plătiți suplimentar pentru orice funcție considerați că ar putea fi utilă pentru afacerea dvs.

c) Forța de muncă reutilizată

Dacă afacerea dvs. se bazează pe o secretară pentru a gestiona apelurile telefonice și a prelua mesajele, funcția de însoțitor automat vă permite să reutilizați acest rol fără costuri suplimentare. (O secretară internă angajată cu normă întreagă are aproximativ 45.000 USD pe an, ceea ce nu este ieftin.)
Desigur, o secretară are sens pentru companiile care acceptă un număr mare de intrări sau corporații mari cu bugete considerabile.
Cu toate acestea, întreprinderilor mai mici le este dificil să justifice acest tip de salariu. Dar cu funcția de însoțitor automat la un clic distanță, tocmai ați renunțat la acest cost.

2) Accesibilitate sporită

Pe lângă eficiența costurilor, accesibilitatea este unul dintre cele mai mari beneficii ale VoIP pentru afaceri. Un avantaj distinct oferit de serviciul VoIP bazat pe cloud este capacitatea de a efectua apeluri de oriunde.
Dacă aveți o conexiune de date decentă, puteți efectua și primi apeluri pentru afacerea dvs. Și când nu puteți răspunde la apel, puteți direcționa apelurile către o altă persoană sau puteți primi mesaje vocale prin e-mail. Un avantaj remarcat al VoIP este capacitatea de a vă lua telefonul de afaceri cu dvs. cu nimic mai mult decât o aplicație softphone.
Într-o forță de muncă din ce în ce mai mobilă, accesibilitatea de la distanță permite afacerii dvs. să fie flexibilă. Angajații mobili pot rămâne productivi indiferent de locația lor.
În plus: VoIP se adaptează în funcție de modul în care lucrează angajații tăi. Angajații nu trebuie să fie prezenți fizic la birou. Ei pot lucra pe smartphone-urile și tabletele lor de oriunde.
[Raportul privind starea productivității muncii a arătat că 3) Portabilitate completă

Un număr VoIP, cunoscut și ca număr virtual , este complet portabil. Aceasta înseamnă că poți folosi același număr oriunde te duci.
Pentru oamenii care călătoresc mult, aceasta ar trebui să fie o veste mai mult decât binevenită. Mai bine, în cazul în care afacerea dvs. își schimbă adresa, puteți păstra același număr VoIP.

4) Scalabilitate mai mare

Scalabilitatea este un alt dintre numeroasele avantaje VoIP care îl fac o propunere atractivă pentru afacerile în creștere. Deși acesta este un aspect despre care se vorbește des despre VoIP, ce înseamnă exact?
Având opțiunea, fiecare proprietar de afaceri ar prefera un sistem de telefonie care să crească în pas cu afacerea lor.
O soluție VoIP elimină nevoia de a achiziționa hardware scump sau linie dedicată pe măsură ce creșteți. Gândește-te la toate scenariile posibile de aici ca și cum ai fi:

• Pregătirea pentru o creștere a cererii în timpul sărbătorilor
• Deschiderea unei noi filiale

Indiferent de scenariu, comutați-vă preferințele instantaneu fără a fi nevoie să cumpărați linii suplimentare sau hardware dedicat.

5) Funcții avansate pentru echipe mici și mari

Cu funcții avansate, cum ar fi asistentul automat și transferul de apeluri, VoIP permite chiar și operarea unei singure persoane pentru a proiecta imaginea unei companii mai mari.
Pe de altă parte, poate face o întreprindere mare să se simtă mai accesibilă. Totul este să folosiți cât mai bine toate funcțiile disponibile.
Să presupunem că aveți o afacere cu sediul în Charlotte, dar serviți și clienți într-un stat îndepărtat precum Oregon.
Înregistrându-vă la un furnizor precum Nextiva, obțineți un număr de telefon VoIP cu prefixul Oregon , deși aveți sediul în Carolina de Nord. Acest lucru îi face pe clienți să te perceapă ca un local, chiar dacă nu ești.
În mod similar, funcția de însoțitor automat te poate face să arăți mai mare decât ești. De exemplu, ați putea fi un singur proprietar, dar totuși configurați însoțitorul auto pentru a suna ca și cum ați fi o companie cu mai multe departamente.
VoIP oferă avantaje față de sistemele de telefonie tradiționale, cu capabilitățile sale de apelare cu mai mulți participanți. Organizațiile mari și mici au adesea nevoie de un furnizor separat de apeluri pentru conferințe, care să permită multor persoane să se alăture aceluiași apel.
Furnizorii VoIP de afaceri includ funcții robuste de apelare conferință integrate chiar în serviciul lor.

6) Calitate mai clară a vocii

Când serviciul VoIP a apărut pentru prima dată, unul dintre cele mai semnificative dezavantaje a fost calitatea slabă a apelurilor. Apelurile scădeau fără motiv, calitatea vocii în sine era falsă, iar latența era la ordinea zilei.
Astăzi, atâta timp cât aveți o conexiune la internet rapidă și stabilă, calitatea vocii nu ar trebui să fie o problemă. Apelurile VoIP tind să fie clare și clare, fără probleme de latență, decalaj sau întreruperi de apeluri. Am mai fost cu toții la o conferință video și vocală mizerabilă înainte.
Cheia pentru calitatea apelurilor VoIP este o conexiune robustă, cu lățime de bandă bună. Fără aceasta, poate fi un coșmar, mai ales dacă îți găsești adesea biroul efectuând apeluri concomitente. Întotdeauna există cineva care sună cu un telefon mobil și toți ceilalți suferă de ecouri, întârzieri și zgomot de fundal.
Telefoanele VoIP pun capăt acestor întreruperi, astfel încât să vă puteți concentra pe agenda întâlnirii. Inovații precum microfoanele cu anulare a zgomotului și compresia audio avansată permit telefoanelor VoIP să obțină o calitate superioară a sunetului.

7) Suporta multitasking

Pe lângă apelurile telefonice tradiționale, VoIP vă permite să trimiteți documente, imagini și videoclipuri, toate în timp ce participați simultan într-o conversație. Astfel, puteți organiza fără probleme întâlniri mai integrate cu clienți sau personal din alte colțuri ale globului.

8) Mai multă flexibilitate cu telefoanele soft

În ciuda numelui, telefoanele soft nu sunt dispozitive hardware . În schimb, sunt programe instalate pe un computer sau pe alte dispozitive inteligente precum o tabletă sau un smartphone. Un bun exemplu este Skype, deși furnizorii de VoIP pentru întreprinderi precum Nextiva au aplicațiile lor adaptate special pentru afaceri.
Avantajul de a avea un softphone pentru comunicațiile de afaceri este divers:

• Eliberează spațiu pe birou
• Reduce costurile suplimentare de echipamente
• Permite o portabilitate și mai mare
• Permite forța de muncă permanent conectată

Mai mult decât atât, telefoanele soft îți permit să fii flexibil. Vă oferă acces la funcții care vă sprijină stilul de lucru de la distanță.

9) Securitate sporită

Majoritatea oamenilor nu le pasă să petreacă mai mult timp decât merită să se gândească la securitatea sistemului lor de telefonie. Securitatea sistemului telefonic este o problemă importantă, în special pentru companii. Cererea de informații de identificare personală (PII) nu a fost niciodată mai mare.
Un punct de intrare tipic este acela de a păcăli personalul prin apeluri telefonice frauduloase, cunoscute de obicei sub numele de inginerie socială.
VoIP poate atenua astfel de amenințări de securitate prin valorificarea progreselor realizate în tehnologia IP, inclusiv criptarea și managementul îmbunătățit al identității. Furnizorii VoIP găzduiți lucrează non-stop pentru a-și proteja rețelele, așa că nu trebuie să faceți acest lucru.
Securizarea sistemului dvs. VoIP înseamnă că ar trebui să lucrați cu un furnizor VoIP de încredere, care este supus unor audituri independente de securitate, să se asigure că personalul practică obiceiuri sănătoase de parole și să configurați alerte automate pentru un comportament de apelare discutabil.
În plus, se recomandă întotdeauna să finalizați actualizările sistemului de operare în mod constant pentru a vă asigura că afacerea dvs. nu este în pericol din cauza vulnerabilităților mai noi.

VoIP: Dezavantaje

Tot ceea ce are un avantaj are dezavantajele lui. Telefonia VoIP nu este scutită de această regulă.
Iată dezavantajele asociate cu serviciul VoIP de care trebuie să fii conștient:

• Este necesară o conexiune de încredere la internet
• Latență și agitație
• Fără urmărire a locației pentru apelurile de urgență

1) Este necesară o conexiune de încredere la Internet

Pentru început, serviciul dvs. VoIP este la fel de bun ca și conexiunea dvs. la internet. Dacă lățimea de bandă a rețelei este redusă, serviciul va avea de suferit.
VoIP nu folosește atât de multă lățime de bandă pe cât v-ați aștepta. Este esențial ca dispozitivele VoIP să primească o latență scăzută în rețeaua dvs. Fiecare dispozitiv ar trebui să aibă disponibilă o viteză de încărcare de cel puțin 100 kbps. O conexiune bună are mai puțin de 70 ms de ping și jitter, care măsoară latența și stabilitatea conexiunii dvs. la internet.
Lățimea de bandă de care are nevoie afacerea dvs. va depinde de numărul de apeluri simultane pe care intenționați să le efectuați. Cel mai bun mod de a determina acest lucru este să rulați un test de lățime de bandă în rețeaua dvs. actuală.
Înrudit: Este VoIP fiabil? Nouă sfaturi utile pe care trebuie să le știți

2) Latența și fluctuația

În afară de viteză, există și alte probleme de conexiune cu care se poate confrunta orice tehnologie bazată pe internet: latența și fluctuația.
Când se comunică online, fiecare mesaj (fie că este e-mail, video sau audio) este împărțit în bucăți de date numite „pachete de date”. Aceste pachete sunt apoi reasamblate la destinația dorită pentru a crea mesajul original.
Latența și fluctuația sunt atunci când aceste pachete de date fie au întârzieri în transmisie, fie sunt reasamblate incorect. Este posibil ca aceste probleme să nu apară nici măcar cu rețeaua dvs.; coloana vertebrală majoră a internetului modifică rutele de date pentru a furniza traficul în mod fiabil, cea mai rapidă cale către o destinație. Aceste schimbări au loc automat, fără nicio implicare din partea dumneavoastră.

De ce apar latența și jitterul

• Conexiune slabă la internet — VoIP necesită mai multă lățime de bandă decât navigarea obișnuită pe internet. Deci, dacă vi se pare că viteza dvs. de internet este lipsită, ar putea fi un moment bun pentru a avea o conversație sinceră cu ISP-ul dvs.
• Router inadecvat – Pentru ca serviciul VoIP să funcționeze fără probleme, este nevoie de un router VoIP specializat. Acesta este un router configurat pentru prioritizarea pachetelor, astfel încât să acorde o prioritate mai mare traficului de voce față de date.
• Cabluri insuficiente – Cablurile Ethernet vin într-o gamă largă de categorii sau niveluri de putere. Pentru VoIP, cel mai bine este să utilizați un cablu Ethernet Cat-5e sau mai mare. Este posibil ca cablurile inferioare să nu poată funcționa la viteze suficient de mari.

Cum să remediați problemele de latență și trepidații

• Activați tamponarea jitter — Acesta este ușor de configurat și este preactivat cu multe dintre dispozitivele Nextiva.
• Optați pentru Internet de mare viteză — Contactați furnizorul dvs. de internet despre opțiunile de lățime de bandă disponibile.
• Upgrade cabluri Ethernet — Utilizați un cablu Ethernet CAT-5e sau CAT-6 pe toate dispozitivele VoIP.

Înrudit: Platforma Nextiva este proiectată pentru a minimiza cantitatea de fluctuații la apeluri. Învârte-i aici.

3) Urmărire limitată a locației pentru apelurile de urgență

Urmărirea locației este ultimul dezavantaj al VoIP. Din cauza portabilității și accesibilității VoIP, este dificil pentru terți să identifice unde provine un apel.
Apelurile provin de la o adresă IP fără date GPS sau informații despre turnul celular de urmărit. Deși 99% dintre apelanți nu au nevoie de aceste informații, acest lucru creează o problemă pentru serviciile de urgență precum 911. Va trebui să comunicați unde vă aflați în caz de urgență.

Utilizarea serviciilor VoIP la domiciliu

Aveți nevoie de un telefon VoIP pentru a vă conecta la un furnizor de servicii VoIP. Puteți face acest lucru prin oricare dintre următoarele trei moduri:

• Conectați un VoIP dedicat la ethernetul dvs. prin cablu de WiFi
• Utilizați telefonul analogic convențional, dar cu un adaptor pentru telefon analogic
• Instalați o aplicație softphone pe computer cu un microfon și difuzor sau căști.

Servicii VoIP pentru companii

Companiile tind să migreze de la sistemele telefonice tradiționale cu fir de cupru la sistemele VoIP din două motive:

• Eficiența lățimii de bandă
• Costuri reduse

Deoarece VoIP permite atât vocea, cât și datele să ruleze prin aceeași rețea și pentru că funcționează cu hardware-ul dvs. existent, este o alternativă atractivă pentru companii . Chiar dacă ar fi să vă extindeți liniile VoIP, este încă mai accesibil în comparație cu liniile Private Branch Exchange (PBX) .
Astăzi, VoIP pentru afaceri include următoarele și se numește Comunicații unificate :

• Apeluri telefonice
• Faxuri
• Mesageria vocală
• E-mail
• Conferințe web și multe altele

Astfel, VoIP poate stimula creșterea atât în ​​întreprinderi, cât și în IMM-uri, fără un buget prea mare cu care să lucrezi.

Treceți la VoIP astăzi

Pro	Contra
• Costuri mai mici	• Este necesară o conexiune de încredere la internet
• Accesibilitate sporită	• Latență și jitter
• Portabilitate completă	• Fără urmărire a locației pentru apelurile de urgență
• Scalabilitate mai mare
• Funcții avansate pentru echipe mici și mari
• Calitate mai clară a vocii
• Sprijină multitasking
• Mai multă flexibilitate cu softphones

Privind argumentele pro și contra de mai sus, este clar că beneficiile VoIP depășesc cu mult orice dezavantaj. La Nextiva, am ajutat companiile să treacă de la sistemele telefonice tradiționale la soluții de comunicații unificate.
Vă vom lăsa să vă concentrați asupra altor aspecte importante ale afacerii pe măsură ce vă pregătim pentru noul sistem telefonic, cu întreruperi minime.
Pentru a afla mai multe despre produsele noastre și despre ce putem face pentru a vă ajuta afacerea, consultați serviciile noastre telefonice comerciale.

Reduceți factura de telefon a companiei dvs. cu până la 65%
Solicitați astăzi o ofertă gratuită, fără obligații.

Ia-l