Este un recepționer virtual potrivit pentru afacerea dvs.? (+ 7 cazuri de utilizare)

Proprietarii de afaceri știu mai bine decât oricine că, odată ce sunteți în funcțiune, telefonul pare să nu înceteze să sune. Este o problemă bună de a avea – aveți succes, creșteți și serviți clienții – deci care este problema?

Apelurile primite pot fi adesea copleșitoare, ocupând timp și resurse semnificative, chiar dacă externalizați unele dintre ele către un centru de contact. Doar revenirea la oameni poate fi o corvoadă.

Deloc surprinzător, companiile de toate dimensiunile apelează din ce în ce mai mult la software-ul de servicii de răspuns 24/7 pentru apeluri pe teren și pentru a rezolva întrebări frecvente, economisind timp și bani.

Un recepționer virtual vă permite să oferiți asistență non-stop. Poate fi o modalitate simplă și rentabilă de a-ți menține clienții fericiți. Și în această postare, vom explica cum.

Ce este un recepționer virtual?

Un recepționer virtual este o soluție software care răspunde și direcționează apelurile primite, asigurându-se că niciun apel nu rămâne fără răspuns. Poate transfera apeluri către departamentul corect, poate rezolva nevoile de bază ale clienților, poate oferi informații despre cont și poate răspunde la întrebările frecvente, cum ar fi orele sau locațiile companiei.

Recepționerii virtuali sunt uneori numiți însoțitori automati , meniuri audio ale telefonului sau sisteme de răspuns vocal interactiv (IVR) și arbori telefonici .

Cum funcționează un recepționer virtual?

Recepționerii virtuali adresează apelurile primite și oferă asistență cu nevoi de bază, cum ar fi programarea întâlnirilor sau partajarea informațiilor despre cont.

Dacă recepționerul virtual nu poate face față direct nevoilor clientului, va direcționa apelurile către persoana sau departamentul potrivit.

De exemplu, un serviciu de recepționer virtual pentru o instituție financiară poate căuta numărul de cont al apelantului și îi poate informa soldul contului sau următoarea data scadentă a plății.

Cu toate acestea, este posibil să nu poată procesa o plângere de taxare frauduloasă, astfel încât să conecteze clientul la departamentul de fraudă.

În ambele cazuri, recepționerul virtual a economisit timp pentru client și pentru echipa ta. Dacă poate rezolva întrebarea clientului fără a solicita vreodată unui membru al echipei să răspundă la apel, grozav; acea reducere a volumului apelurilor înseamnă mai puțină solicitare pentru echipa de asistență și timpi de așteptare mai scurti pentru cei care au nevoie de un agent de asistență pentru clienți care să îi ajute.

Și dacă clientul are nevoie de ajutor, nu va aștepta doar pentru a auzi că trebuie să fie transferat din nou; însoțitorul automat le va trimite imediat departamentului corespunzător.

Companiile de administrare a proprietății pot folosi un recepționer virtual ca un serviciu 24/7 după program, astfel încât chiriașii să poată raporta probleme urgente. Cabinetele medicale îl pot folosi, astfel încât pacienții să poată contacta o asistentă de gardă.

Recepționerii virtuali vs agenți în direct

Atunci când alegeți între recepționerii virtuali și live, există câteva lucruri de care trebuie să aveți în vedere.

• Accesibilitate: Volumul apelurilor poate fluctua semnificativ fără a angaja noi angajați, iar prețul software-ului pentru recepționer virtual este o fracțiune din salariul unui recepționer în direct. La minimum, poate conecta automat apelurile la agenții potriviți.
• Eficacitate: Apelanții sunt întâmpinați de un însoțitor automat și fie asistați, fie direcționați imediat către departamentul potrivit; nu există așteptări în așteptare, deoarece recepționerii primesc mai multe apeluri telefonice. Acesta este unul dintre motivele pentru care recepționerii virtuali sunt o caracteristică atât de populară a centrului de apeluri .
• Personalitate . Recepționerii automati pot oferi o primă impresie prietenoasă cu un salut profesionist, plăcut. Cu toate acestea, recepționerii în direct pot recunoaște apelanții după ID-ul apelantului și sunt cei mai potriviți pentru a gestiona probleme urgente.

Vestea bună este că companiile pot (și deseori o fac) să profite atât de recepționerii virtuali, cât și de recepționerii live.

Însoțitorii automati pot saluta apelanții și îi pot direcționa către departamentul potrivit sau pot prelua apeluri în afara orelor de program și atunci când recepționerul nu este disponibil. În timpul programului de lucru, însoțitorii automati pot oferi apelanților opțiunea de a vorbi cu un operator formând zero oricând.

Cât costă un recepționer virtual?

Costul recepționerilor virtuali variază în funcție de software-ul pe care îl utilizați și de planul pe care îl alegeți. Acestea sunt adesea incluse în sistemele VoIP, așa că nu va trebui să plătiți suplimentar așa cum ați face cu un sistem de telefonie fixă.

Însoțitorii auto sunt incluși în planurile de servicii telefonice de afaceri ale Nextiva, începând de la 18,95 USD lunar. Mai multe informații despre prețurile sistemului telefonic sunt prezentate în videoclipul de mai jos.

De ce folosesc companiile recepționiste virtuale?

Companiile folosesc recepționerii virtuali din mai multe motive, inclusiv pentru îmbunătățirea experienței clienților și reducerea volumului de muncă pentru echipa lor de asistență pentru clienți sau pentru centrul de contact.

Personalizați-vă în funcție de nevoile mărcii dvs

Recepționerii virtuali vă permit să vă personalizați serviciul de răspuns în funcție de nevoile afacerii dvs., inclusiv:

• Configurarea unui salut personalizat în vocea mărcii dvs. pentru a mulțumi clienților pentru apelare, asigurând o experiență consecventă.
• Crearea de meniuri de navigare simple pentru a transfera apelurile către departamentul corect.
• Implementarea redirecționării apelurilor pe baza preferințelor și nevoilor afacerii.

Optimizați fluxurile de lucru

Serviciile de preluare a apelurilor vă pot optimiza fluxurile de lucru prin gestionarea aspectelor „muncă ocupată” ale gestionării și redirecționării apelurilor, inclusiv:

• Răspunzând la întrebări obișnuite.
• Gestionarea nevoilor simple ale clienților, cum ar fi urmărirea comenzilor sau programarea întâlnirilor.
• Partajarea de informații, cum ar fi numele companiei, locația și programul de lucru.
• Dirijarea automată a apelurilor către departamentul corect.

Oferiți o experiență constantă pentru clienți

Când folosiți un recepționer virtual, puteți oferi o experiență client consecventă și de înaltă calitate, care face o impresie excelentă asupra clienților noi și ajută la păstrarea celor existenți.

Însoțitorii automati pot îmbunătăți experiența clienților în următoarele moduri:

• Clienții știu la ce să se aștepte de fiecare dată când sună.
• Recepționerii virtuali reduc timpul necesar pentru a vorbi cu persoana potrivită.
• Clienții pot primi răspuns la unele întrebări în orice moment, chiar dacă sună atunci când centrul dvs. de asistență pentru clienți este închis.

Îmbunătățiți încrederea clienților

Când clienții apelează la linia telefonică a companiei dvs., doriți ca aceștia să aibă o experiență pozitivă care să creeze încredere în afacerea dvs.

Folosirea salutărilor profesionale cu un asistent automat și redirecționarea automată a apelurilor vă poate ajuta afacerea să pară stabilită și profesionistă. Întreprinderile mici care doresc să construiască încredere cu noii clienți pot folosi recepționerii virtuali.

Scala procesele

Un recepționer virtual poate răspunde la mai multe apeluri telefonice simultan, ceea ce niciun recepționer în direct nu poate face. Acesta poate ajuta la redirecționarea și transferurile de apeluri, poate răspunde la întrebările clienților și poate oferi simultan informații de bază de afaceri diferiților utilizatori.

Cu un sistem automatizat, fiecare apel este direcționat către locul corect. Puteți chiar să configurați reguli pentru a vă asigura că apelurile sunt direcționate către membrii echipei în timpul orelor de lucru și către mesageria lor vocală sau un centru de contact după orele de program.

Ce tipuri de afaceri folosesc recepționerii virtuali?

Recepționerii virtuali sunt folosiți în multe industrii și de companii de toate dimensiunile. Orice afacere cu apeluri primite – indiferent dacă le gestionează intern sau le externalizează către un centru de apeluri – poate beneficia de servicii de răspuns live. Cu toate acestea, câteva industrii folosesc frecvent recepționerii virtuali în scopuri distincte.

Cabinete de avocatură și cabinete juridice

Firmele de avocatură și cabinetele juridice folosesc adesea recepționerii virtuali pentru următoarele utilizări:

• Partajarea orelor de funcționare cu apelanții.
• Furnizarea de extensii pentru membrii echipei.
• Dirijarea apelanților către membrul corect al echipei sau către mesageria lor vocală.
• Permiterea trimiterilor pentru cereri de înregistrare.
• Programarea consultațiilor cu clienții.

Institutii financiare

Instituțiile financiare, cum ar fi băncile, companiile de carduri de credit, ofițerii privați de împrumuturi și consultanții financiari, folosesc de obicei serviciile de recepționer online din aceste motive:

• Urmărirea stării plăților sau a soldurilor contului.
• Procesarea plăților prin telefon.
• Activarea cardurilor de credit.
• Furnizarea de informații despre cont.
• Partajarea programului de lucru.
• Dirijarea apelanților către echipa corectă.

Sănătate

Recepționerii virtuali sunt foarte folosiți în industriile de sănătate în aceste scopuri:

• Programarea intalnirilor
• Solicitarea înregistrărilor
• Confirmarea reumplerilor de rețetă.
• Furnizarea apelanților cu numere de fax, program de lucru și locații.
• Dirijarea apelanților către medicul corect sau asistenta de triaj.
• Dirijarea apelurilor urgente după orele de program către practicianul de gardă

Nextiva a ajutat Veterans Home Care să se pregătească pentru o creștere semnificativă a afacerii cu serviciul nostru de răspuns live. Vezi cum:

„Ne uităm să ne dublăm afacerea în următorii doi ani. Sunt mulți oameni cu care să vorbești. Intenționăm să folosim tehnologia IVR pentru a stabili unde ne petrecem timpul și cu cine vorbim.”

~ David Laiderman, Vicepreședinte pentru îngrijirea la domiciliu pentru veterani

Comerțul cu amănuntul și comerțul electronic

Afacerile de vânzare cu amănuntul și comerțul electronic sunt adesea pline de apeluri și folosesc recepționerii virtuali în următoarele scopuri:

• Actualizări de stare a comenzii, inclusiv numere de urmărire
• Furnizarea de actualizări privind starea retururilor
• Dirijarea apelanților către asistența pentru clienți sau membrii echipei de vânzări

Imobiliare

Agenții imobiliari individuali nu folosesc de obicei recepționerii virtuali; este mai probabil să aibă un recepționer live sau un asistent în timp ce se bazează pe alte funcții VoIP, cum ar fi mesageria text .

Cu toate acestea, brokerii și agențiile imobiliare folosesc în mod regulat recepționerii virtuali pentru a gestiona volume mari de apeluri. Aceștia pot folosi însoțitori auto pentru a asigura o distribuție corectă pentru noi clienți potențiali sau pot trimite clienți potențiali la agentul imobiliar potrivit, în funcție de locație și experiență.

Este mai obișnuit să vezi agenți imobiliari care folosesc bine redirecționarea apelurilor de afaceri pentru a obține o listă sub contract la orice oră din zi (sau noapte).

Articol înrudit

Texte VoIP: cum funcționează, bune practici și furnizori de top

Călătorii și ospitalitate

Companiile aeriene, hotelurile și agențiile de închiriere de mașini folosesc frecvent recepționerii virtuali în aceste scopuri:

• Asistență cu rezervările, inclusiv reprogramarea, actualizarea informațiilor sau anularea.
• Oferirea de suport pentru clienți.
• Răspunsul la întrebările frecvente despre politici sau procese ale companiei.

Agentii guvernamentale

Când suni la o agenție guvernamentală, te poți aștepta ca un recepționer virtual să răspundă la apeluri. Organizațiile guvernamentale au adesea recepționeri virtuali din aceste motive:

• Partajarea anunțurilor publice cu apelanții.
• Permite apelanților să solicite documente sau informații folosind opțiuni de autoservire.
• Furnizarea de informații despre unde apelanții pot accesa mai multe informații dacă este necesar.
• Partajarea de informații importante de contact, inclusiv programul de lucru.
• Oferirea de anunțuri bilingve apelanților care sosesc

Configurați un recepționer virtual cu Nextiva

Dacă sunteți gata să configurați un recepționer virtual, Nextiva este aici pentru a vă ajuta.

Nextiva oferă unul dintre cele mai bune servicii de recepționer virtual de pe piață cu toate planurile noastre VoIP. Aceasta înseamnă că însoțitorul automat este doar o caracteristică pe care o obțineți, în plus față de alte beneficii, cum ar fi un număr de telefon gratuit sau local, mesaje SMS, transcrierea mesageriei vocale și integrări cu unele CRM-uri.

Când vine vorba de serviciul nostru de recepționer virtual, puteți conta pe aceste beneficii:

• Fiabilitate: timp de funcționare fiabil de 99,999% în care poți avea încredere.
• Calitatea apelurilor: centrele de date de înaltă performanță și tehnologia HD Voice au ca rezultat o calitate superioară a apelurilor de intrare și de ieșire.
• Ușurință în utilizare: oricine poate configura și utiliza sistemul Nextiva, nu doar personalul tehnic.
• Funcții avansate: Modificați preferințele de rutare a apelurilor și înregistrarea apelurilor, comutând setările în câteva minute.
• Securitate: Nextiva este compatibil cu HIPAA și SOC-2, ceea ce îl face potrivit chiar și pentru companiile din industrii foarte reglementate.
• Servicii uimitoare : Echipa noastră internă oferă asistență live 24/7 cu toate planurile de prețuri.