Cum să configurați un sistem telefonic virtual în 5 pași simpli

Indiferent dacă treceți de la o linie fixă ​​tradițională sau PBX la un sistem telefonic virtual, aveți nevoie de un proces simplu, fără bătăi de cap.

Vestea bună este că puteți configura un serviciu de telefonie virtuală pentru afacerea dvs. în câteva minute. Tot ce ai nevoie este o conexiune de încredere la internet.

Vă vom ghida prin cinci pași simpli pentru a vă configura sistemul de telefon virtual cu Nextiva.

Ce este un sistem telefonic virtual?

Un sistem de telefonie virtuală gestionează apelurile telefonice de afaceri primite și ieșite printr-o conexiune la internet. Acest sistem bazat pe cloud poate fi utilizat pe un desktop, laptop sau dispozitiv mobil.

Tom de la Nextiva explică mai jos sistemele de telefonie virtuală în detaliu:

Sfat: Citiți ghidul nostru detaliat pentru sistemele de telefonie virtuală pentru o scufundare mai profundă în beneficiile și funcțiile de bază ale acestora.

Acum, să parcurgem configurarea unui sistem telefonic virtual.

Cum se configurează software-ul sistemului de telefonie virtuală

1) Alegeți un plan telefonic pentru afaceri

Majoritatea companiilor nu sunt unice pentru toate. Serviciul dvs. telefonic trebuie să corespundă nevoilor dvs. de afaceri.

Includem o mulțime de funcții în toate planurile noastre telefonice de afaceri . Puteți alege între planuri esențiale, profesionale și de întreprindere, în funcție de dimensiunea și nevoile dvs. de comunicare în afaceri.

Rețineți că, cu Nextiva, obțineți un număr gratuit, precum și un număr de telefon virtual (numere care nu sunt legate de o locație fixă) în orice prefix. Vorbiți cât doriți cu apeluri nelimitate în toată țara . De asemenea, puteți porta numerele de telefon existente mai târziu.

Dacă nu sunteți sigur ce plan să achiziționați, înscrieți-vă pentru o încercare gratuită pentru a vă configura contul și a începe să utilizați Nextiva. Alegeți planul care se potrivește afacerii dvs. și vă vom ghida prin selectarea numerelor de telefon virtuale pentru sistemul dvs. de telefonie.

Articol înrudit

Cât costă Business VoIP în 2023?

2) Atribuiți extensii de telefon

Acum sunteți gata să atribuiți extensii membrilor echipei dvs.

Extensiile de telefon sunt modul în care utilizatorii se formează între ei și puteți direcționa apelurile către ei. Aceste numere virtuale sunt menite să fie folosite intern, așa că nu trebuie să vă faceți griji pentru ele.

Conectați-vă la Nextiva Voice Portal . În meniul Utilizatori, selectați Configurare voce pentru a configura extensia pentru fiecare utilizator pentru a primi apeluri telefonice.

Iată un videoclip care vă va conduce pas cu pas.

Vă puteți modifica setările oricând, cum ar fi redirecționarea apelurilor, mesageria vocală și ID apelant .

Apoi, veți configura modul în care sistemul dvs. telefonic direcționează apelurile către aceste extensii. Echipa ta poate răspunde la apelurile de afaceri de pe computerul, telefonul de birou, telefonul mobil sau orice dispozitiv mobil.

3) Înregistrați-vă salutul pe telefon

Când cineva sună la numărul dvs. de afaceri, va auzi un salut. Acesta este cunoscut și sub numele de însoțitor automat .

În Nextiva Voice Portal, sub Voice Settings, selectați Call Flows . De acolo, puteți gestiona rutarea apelurilor companiei dvs. într-un singur loc.

După ce selectați numărul de telefon principal de intrare, puteți înregistra sau încărca salutări personalizate pentru afacerea dvs.

Cum să vă gestionați salutul din browser

În Nextiva Voice Portal , treceți cu mouse-ul peste Advanced Routing și selectați Auto Attendants . De acolo, puteți gestiona rutarea apelurilor companiei dvs. într-un singur loc.

După ce creați primul asistent automat, puteți încărca salutări personalizate înregistrate pentru afacerea dvs.

Configurarea unui flux de apeluri este ușoară cu Nextiva. Iată un videoclip care vă va ajuta cu pașii.

Articol înrudit

Scripturi de operator automat cu exemple din lumea reală

4) Începeți să plasați și să răspundeți la apeluri

Acum puteți începe să utilizați noul sistem de telefonie. Efectuați câte apeluri aveți nevoie și primiți apeluri de la linia dvs. de afaceri.

Bucurați-vă de libertatea de a apela pe oricine cu computerul dvs. folosind aplicația gratuită pentru telefonul de afaceri . Puteți chiar să finalizați apeluri folosind smartphone-ul iOS sau Android folosind aplicația mobilă NextivaONE.

Dacă trebuie să renunțați, pur și simplu redirecționați apelurile către orice număr doriți, inclusiv telefonul mobil personal.

5) Antrenează-ți echipa pentru o comutare fără întreruperi

După ce v-ați configurat sistemul de telefonie virtuală, instruiți-vă echipa despre cum să îl utilizați pentru a profita la maximum de el. Serviciul telefonic al companiei dvs. ar trebui să ofere resurse utile, materiale de instruire și asistență pentru ușurință în utilizare și adoptare mai bună.

Cu Nextiva, nu transpirați lucrurile mici. Centrul nostru de asistență oferă un portal de instruire online cu o varietate de cursuri interactive despre utilizarea serviciului de telefonie virtuală Nextiva pentru diferite roluri de utilizator.

Nextiva oferă, de asemenea, cursuri web regulate live despre începerea, inclusiv configurarea fluxurilor de apeluri și utilizarea instrumentelor de analiză Nextiva.

Dacă nu găsiți materialul de antrenament potrivit pentru echipa dumneavoastră sau aveți nevoie de o pregătire specializată mai aprofundată, vă puteți personaliza programele de antrenament la cerere.

Alegerea celui mai bun serviciu telefonic pentru afaceri

Furnizorii de sisteme telefonice de afaceri vin în toate dimensiunile și prețurile. Nu doriți să rămâneți blocat cu o platformă de comunicații care nu se potrivește nevoilor dvs., care vă oferă funcționalitatea potrivită sau care nu face găuri în portofel.

Sistemele de telefonie tradiționale, în timp ce sunt încă utilizate, nu oferă aceeași funcționalitate de apelare ca și furnizorii de Voice over Internet Protocol (VoIP).

Serviciul telefonic de încredere pentru afaceri este doar începutul. De la videoconferințe avansate, transcrierea mesageriei vocale, IVR și înregistrarea apelurilor până la mesageria text, Nextiva vă oferă un serviciu de telefonie virtuală puternică, cu un timp de funcționare de 99,999 % .

Pe măsură ce compania dvs. crește, adăugați pur și simplu numere locale, numere gratuite sau numere de fax. Oferiți membrilor echipei dvs. telefoane de birou VoIP de încredere sau cereți-le să descarce aplicația Nextiva pe telefoanele lor mobile pentru o funcționalitate mai bună.

Dacă ați rămas vreodată blocat sau doriți o a doua opinie, puteți oricând să contactați asistența noastră live pentru clienți. Echipa noastră prietenoasă de asistență se poate ocupa de aproape orice întrebare despre sistemul dvs. telefonic de afaceri, de la depanare și instruire până la probleme mai complexe.

Proprietarii de afaceri mici, în special, beneficiază de un furnizor de servicii VoIP precum Nextiva, care este acolo pentru a-i sprijini în orice situație de afaceri.

Articol înrudit

Ce este un softphone? Prezentare generală, beneficii și cum să obțineți unul