Cum să utilizați un număr de telefon virtual pentru afacerea dvs.?

Odată cu progresul tehnologic, cerințele și nevoile lumii afacerilor de a-și eficientiza comunicarea în afaceri se schimbă. Prin urmare, ca abordare flexibilă și accesibilă, acum se bazează pe numerele de telefon virtuale, luându-și rămas bun de la liniile lor telefonice tradiționale.

Deci, ce sunt numerele de telefon virtuale? Sunt numere de telefon bazate pe cloud care nu sunt legate de un loc sau de un dispozitiv. Acestea funcționează prin internet și permit companiilor să efectueze și să primească apeluri din orice loc și orice dispozitiv.

Numerele bazate pe cloud aduc un pachet de beneficii pentru companii; nu contează cât de mare este compania sau ce tip este.

Dacă doriți să aflați beneficiile utilizării unui număr de telefon virtual și cum să utilizați unul pentru afacerea dvs. pentru a obține beneficii maxime, continuați să citiți acest blog.

Caracteristicile numerelor de telefon virtuale

Numerele de telefon virtuale au o gamă largă de caracteristici care contribuie la eficientizarea comunicării și proceselor de afaceri.

Unele dintre cele mai comune caracteristici care sunt disponibile în numerele de telefon virtuale includ:

1. Răspuns vocal interactiv (IVR)

IVR este o opțiune de autoservire pentru apelanți. Acesta permite unui apelant să interacționeze cu sistemul telefonic automat/computerizat utilizând tastele de pe tastatura telefonului sau comenzi vocale și să-și transfere apelul către departamentul și persoana corectă. Este un instrument excelent pentru a obține răspunsuri fără a fi nevoie să vorbiți cu un agent în direct.

2. Redirecționare apel

O altă caracteristică interesantă a numerelor de telefon virtuale este redirecționarea apelurilor. Ajută la transferul apelurilor telefonice primite pe o altă linie sau gadget. Astfel, nu vei mai pierde niciun apel. Această caracteristică asigură, de asemenea, că apelurile clienților sunt transferate către mâinile potrivite.

3. Caseta de apeluri unificată

Această caracteristică oferă o vizualizare unificată a istoricului apelurilor, mesajelor și mesageriei vocale pe un singur tablou de bord, facilitând gestionarea tuturor comunicațiilor.

4. Apelați la Analytics

Această funcție oferă informații despre diferite aspecte ale apelurilor, cum ar fi volumele, stările și apelurile pierdute și primite. Aceste informații ajută companiile să-și înțeleagă tiparele de apeluri și să planifice modalități de a-și avansa comunicarea.

5. Managementul apelurilor

Caracteristici precum blocarea apelurilor, filtrarea apelurilor, rutarea apelurilor și coada de apeluri sunt incluse în majoritatea numerelor virtuale. Acestea îi ajută pe utilizatori să-și controleze fără probleme apelurile efectuate și primite.

6. Distribuție automată a apelurilor (ACD)

ACD distribuie apelurile primite către cel mai potrivit agent sau departament pe baza unor criterii precum disponibilitatea și abilitățile agenților. ACD sporește gestionarea eficientă a apelurilor și îmbunătățește serviciul pentru clienți.

7. Monitorizarea apelurilor

Monitorizarea apelurilor permite supraveghetorilor sau administratorilor să asculte apelurile live dintre agenți și clienți cu sau fără ca aceștia să știe. Acest lucru îi ajută pe supraveghetori să ofere personalului lor instruire personalizată și feedback cu privire la domeniile care necesită îmbunătățiri. Această caracteristică este deosebit de utilă în mediile de servicii pentru clienți sau call center.

8. Mesaj vocal către e-mail

Această caracteristică convertește mesajele vocale în atașamente de e-mail și le trimite direct la adresele de e-mail desemnate. Astfel, utilizatorii pot accesa cu ușurință mesajele vocale prin căsuțele lor de e-mail.

9. Integrare cu alte instrumente de afaceri

Puteți integra numerele de telefon virtuale cu alte instrumente de comunicare de afaceri existente, cum ar fi sistemele CRM, e-mailul și platformele de colaborare. Acest lucru ajută companiile să-și eficientizeze procesele de comunicare.

Beneficiile utilizării numărului de telefon virtual pentru afacerea dvs

Numerele de telefon virtuale oferă mai multe beneficii pentru afacerea dvs., care sunt următoarele:

1. Eficient în comparație cu sistemele telefonice tradiționale

Numerele virtuale bazate pe cloud sunt relativ mai ieftine decât sistemele telefonice tradiționale. Acestea funcționează prin VoIP (Voice over Internet Protocol), reducând nevoia de hardware și alte echipamente costisitoare.

Mai mult, efectuarea unui apel internațional sau la distanță lungă printr-un număr virtual este mult mai ieftin decât apelarea prin linii telefonice tradiționale. În plus, pachetul de abonament pentru sistemul de telefonie virtuală este accesibil.

2. Îmbunătățește profesionalismul cu numere gratuite, vanitare și locale

Puteți obține un număr de telefon virtual din SUA de la KrispCall . În plus, puteți obține numere virtuale, fără taxă și locale, care vă ajută să creați imaginea profesională a afacerii dvs. Puteți personaliza numărul dvs. de vanitate incluzând numele mărcii dvs. în număr, de exemplu, 1-800-DOMINOS, făcându-le mai ușor de reținut clienților.

De asemenea, obținerea unui număr gratuit permite clienților dvs. potențiali să vă sune gratuit afacerea, fără să vă faceți griji cu privire la plata taxelor de apel. Acest lucru creează impresia clienților că acordați multă importanță suportului personalizat și că sunteți dispuși să asculte problemele și întrebările lor, creând o imagine profesională.

În mod similar, puteți obține un număr local cu un prefix, dacă clienții dvs. sunt dispersați geografic. Clienții se vor simți mai în largul lor când apelează la un număr local, deoarece cred că au de-a face cu o afacere locală.

3. Îmbunătățește accesibilitatea pentru clienții internaționali

Numerele de telefon virtuale joacă un rol esențial în stabilirea încrederii, familiarității și comunicării eficiente cu o bază internațională de clienți. Un număr virtual local ajută la crearea unei prezențe locale într-o anumită zonă, încurajând clienții să contacteze o afacere. De asemenea, un număr gratuit permite clienților să vă sune fără a plăti taxele de apel.

În plus, disponibilitatea 24/7 a sistemelor de telefonie virtuală asigură că clienții pot contacta o companie oricând doresc. Numerele virtuale au caracteristici precum redirecționarea apelurilor către orice locație și suport în mai multe limbi. Acestea contribuie la o experiență fluidă și mai bună pentru clienți.

4. Oferă conectivitate 24/7 cu clienții

Companiile pot intra în contact cu clienții lor 24/7 printr-un sistem de telefonie virtuală. Numerele de telefon virtuale pot fi accesate de oriunde în lume odată ce ai o conexiune la internet. Prin urmare, nu contează unde vă aflați; vei fi mereu acolo pentru clienții tăi non-stop. De asemenea, funcții precum redirecționarea apelurilor și mesageria vocală asigură că apelurile sau mesajele importante nu sunt pierdute niciodată, chiar și după programul de lucru.

5. Îți menține viața de afaceri, precum și viața personală

Unul dintre avantajele numerelor de telefon este că ajută la menținerea unei linii clare între comunicarea personală și cea de afaceri. Având un număr de afaceri dedicat, separat de numărul dvs. personal, vă permite să gestionați independent apelurile legate de muncă, realizând un echilibru între viața profesională și cea personală.

6. Lucrați de oriunde cu wifi.

Numerele de telefon virtuale permit angajaților să lucreze online de oriunde, eliminând nevoia de a fi legați de o anumită locație. Se asigură că angajații rămân conectați chiar și atunci când nu sunt prezenți fizic la birou. Această flexibilitate este benefică pentru companiile care au angajați dispersați geografic.

Cum să folosești numerele de telefon virtuale pentru afacerea ta?

Numerele de telefon virtuale sunt benefice pentru afacerea dvs., deoarece oferă o serie de beneficii, de la economii de costuri până la flexibilitatea muncii de la distanță. Cu toate acestea, pentru a-și valorifica pe deplin beneficiile, companiile trebuie să țină cont de mai multe considerente strategice.

Iată câteva sfaturi despre cum să utilizați numerele de telefon virtuale pentru afacerea dvs. pentru diferite obiective de afaceri:

1. Stabiliți un aspect profesional în Afaceri

Ar trebui să utilizați un număr de telefon virtual pentru a stabili o imagine profesională de afaceri în diferite regiuni geografice. Pentru aceasta, trebuie să obțineți un număr de telefon virtual local cu un prefix sau un număr gratuit.

Un număr de telefon local vă ajută să creați o prezență locală pentru compania dvs., chiar dacă afacerea dvs. nu este localizată fizic acolo. În același timp, un număr gratuit vă prezintă compania ca fiind una de încredere și consacrată.

2. Vizați anumite regiuni fără prezență fizică

După cum sa discutat deja, un număr de telefon local ajută la crearea unei prezențe locale pentru compania dvs. într-o anumită regiune, chiar dacă afacerea dvs. nu are o locație fizică acolo. Este benefic pentru companiile care intenționează să vizeze piețele și clienții internaționali.

3. Gestionați un volum mare de apeluri.

Sistemele de telefonie virtuală constau din funcții precum distribuția automată a apelurilor (ACD), răspunsul vocal interactiv (IVR), rutarea apelurilor etc., care ajută la gestionarea eficientă a unui volum mare de apeluri telefonice fără intervenție umană. Prin urmare, utilizați pe deplin aceste funcții în programul zilnic de lucru.

4. Economisiți costul telefoniei.

Numerele de telefon virtuale sunt un instrument excelent pentru a economisi costurile de telefonie. În primul rând, funcționează printr-o conexiune la internet, eliminând cheltuirea multor bani pe fire și cabluri telefonice. În al doilea rând, furnizorii de servicii VoIP vă permit să personalizați planurile de preț în funcție de nevoile și bugetul dvs. de afaceri. Și, în sfârșit, efectuarea unui apel internațional cu un număr virtual este mai ieftin decât liniile fixe tradiționale. În cele mai multe cazuri, efectuarea unui apel internațional cu un număr virtual este gratuită.

5. Faceți flexibilitate în urmărirea și analiza apelurilor de serviciu

Sistemele de telefonie virtuală oferă instrumente cuprinzătoare de urmărire și analiză a apelurilor care oferă informații despre volumul apelurilor, interacțiunile cu clienții și performanța echipei. Folosind aceste informații, companiile își pot optimiza strategiile de gestionare a apelurilor, își pot îmbunătăți relațiile de servicii cu clienții și pot identifica zonele de creștere.

6. Scalabilitate și extindere

Pe măsură ce afacerea dvs. se extinde, sistemele de telefonie virtuală se adaptează perfect pentru a satisface nevoile dvs. în evoluție. Puteți elimina cu ușurință numere, puteți ajusta regulile de redirecționare a apelurilor și puteți modifica planul pentru a găzdui noi membri ai echipei sau birouri suplimentare. Această flexibilitate asigură că sistemul dvs. telefonic rămâne scalabil pentru creștere.

7. Integrare cu CRM

Vă puteți integra numerele de telefon virtuale cu software-ul dvs. CRM (Customer Relationship Management) existent, cum ar fi HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics etc. Acest lucru vă permite să gestionați și să vizualizați toate interacțiunile cu clienții și istoricul trecut dintr-un singur tablou de bord fără a fi nevoie să comutați. între aplicații și sisteme.

Concluzie

În concluzie, numerele de telefon virtuale oferă beneficii pentru afaceri. Acestea ajută la stabilirea unei imagini profesionale cu o bază mare de clienți, gestionează eficient volumele mari de apeluri, reduc costurile și permit angajaților să lucreze de oriunde, folosind orice dispozitiv.

Cu toate acestea, pentru a maximiza avantajele numerelor în mod eficient, este crucial să luăm în considerare strategiile cheie. De exemplu, utilizarea unui număr local poate crea o prezență locală într-o anumită zonă și poate viza clienții din acele locații. În mod similar, utilizarea unui număr de taxă permite clienților să vă contacteze fără a suporta taxe de apelare.

Întrebări frecvente

1. Pot fi urmărite numerele virtuale?
   
   Da, numerele virtuale pot fi urmărite. Deși numerele virtuale sunt independente de adresele și dispozitivele fizice specifice, ele pot fi urmărite de unele persoane și tehnologii, cum ar fi agențiile de aplicare a legii și investigațiile Open-Source Intelligence (OSINT).
   
   
2. Cum obțin un număr virtual pentru WhatsApp?
   
   Pentru a obține un număr virtual pentru WhatsApp de la KrispCall, urmați acești pași:
   
   ● Creați un cont dacă sunteți nou pe platformă.
   ● Conectați-vă cu acreditările corecte.
   ● Alegeți țara și numărul de telefon din listă.
   ● Alegeți un plan de prețuri și efectuați plata.
   ● Trimiteți documentele dacă este necesar.
   
   
3. De unde știi dacă este un număr virtual?
   
   Există mai multe caracteristici ale unui număr virtual care vă vor ajuta să distingeți un număr virtual de un număr tradițional. Unele dintre aceste caracteristici sunt după cum urmează:
   
   ● Nu este nevoie să introduceți o cartelă SIM pe dispozitiv.
   ● Numerele virtuale operează printr-o conexiune la internet.
   ● Îl puteți opera de oriunde, atâta timp cât dispozitivul dvs. este conectat la internet.
   ● Sunt independente de adresa fizică și dispozitiv.
   
   
4. De ce să folosiți un număr virtual?
   
   Ar trebui să utilizați un număr virtual, deoarece există mai multe beneficii ale utilizării numerelor virtuale, cum ar fi economii de costuri, construirea unei imagini profesionale, vizarea unor regiuni specifice, îmbunătățirea serviciului pentru clienți, flexibilitatea de a lucra de oriunde, conectivitate 24/7, scalabilitate și multe altele .
   
   
5. Cine folosește numerele virtuale?
   
   Companiile de toate dimensiunile și tipurile și chiar persoanele fizice folosesc numere virtuale.