Cum să găzduiești cel mai bun eveniment virtual
Publicat: 2022-05-07Vă vom prezenta ghidul complet pentru găzduirea unui eveniment virtual de succes și cum vă poate ajuta software-ul pentru evenimente virtuale.
Planificarea și găzduirea unui eveniment live este suficient de stresantă, dar când vine vorba de evenimente virtuale, există factori de stres suplimentari: este posibil să nu știi ce instrumente să folosești sau cum să faci evenimentul interesant pentru participanți.
În acest articol, vom trece peste tot ce trebuie să știți despre evenimentele virtuale, inclusiv:
- Beneficiile evenimentelor virtuale
- Tipuri de evenimente virtuale
- Software-ul pentru evenimente virtuale de care aveți nevoie
- Cât de lung ar trebui să fie evenimentul tău virtual
- Cum să-ți promovezi evenimentul virtual
- Cum să faci evenimentul tău virtual distractiv și captivant pentru participanți
Citiți mai departe pentru ghidul complet pentru a vă planifica următorul eveniment virtual și pentru a vă asigura că este un succes.
Care sunt beneficiile evenimentelor virtuale?
Unul dintre avantajele planificării unui eveniment virtual sau online este că nu trebuie să rezervați un spațiu fizic, ceea ce înseamnă că economisiți și bani. De asemenea, nu trebuie să instalați mese, scaune și echipamente de prezentare greoaie (hei, vechi sistem A/V de la începutul anilor 2000, mă uit la tine!), ceea ce economisește mai mult timp și bani.
De asemenea, puteți profita de beneficiile datelor suplimentare și ale urmăririi audienței de pe platforma dvs. de evenimente virtuale. Cu analize mai bune privind implicarea participanților — Cât timp s-au conectat oaspeții înainte de a pleca? Care sesiune a fost cea mai populară? — vă puteți planifica mai bine următorul eveniment.
Un alt beneficiu este că aveți potențialul de a vă extinde acoperirea în noi locații și de a partaja cu un public mai larg. De exemplu, publicul dvs. extins poate include persoane care nu au putut participa în mod sincron (un eveniment sincron necesită ca oamenii să fie online în același timp, interacționând în timp real), dar ar dori să vizioneze conținutul dvs. asincron (oamenii pot participa la același eveniment la convenția lor, la ora lor – de exemplu, în timp ce se află în fusuri orare diferite).
Este ușor să înregistrați o întâlnire virtuală cu majoritatea platformelor și puteți oferi acest videoclip de urmărire gratuit participanților sau ca videoclip plătit celor care nu s-au înregistrat.
Decideți tipul de eveniment virtual
La fel ca evenimentele din lumea reală, evenimentele virtuale parcurg gamul în ceea ce privește tipul, durata și scopul. Mai jos sunt câteva dintre principalele tipuri de evenimente virtuale.
- Conferință virtuală: un eveniment în care este posibil să aveți mai mulți vorbitori în câteva zile. Un program are de obicei discursuri principale mai lungi o dată sau de două ori pe zi și sesiuni de oră mai scurte pe parcursul zilei. Aceste sesiuni funcționează bine cu funcționalitatea de webinar a unei platforme de evenimente virtuale.
- Expoziție comercială virtuală: Acestea includ paneliști și vorbitori în stil webinar, dar și standuri pentru expozanți. Ele sunt de obicei orientate către o anumită industrie. Cu software-ul pentru evenimente virtuale, puteți configura cabine virtuale care includ aplicații interactive sau videoclipuri pe care participanții să le exploreze.
- Festival virtual: în timpul pandemiei, multe festivaluri mută online evenimentele din 2020, unde transmit live discursuri sau spectacole muzicale. Aceasta poate varia de la festivaluri de carte, cum ar fi Texas Book Festival, până la festivaluri de artă și cultură, cum ar fi New Yorker Festival, și chiar festivaluri de muzică.
- Eveniment de rețea virtuală: acesta poate fi un eveniment de sine stătător sau o parte a unui alt eveniment, cum ar fi o conferință virtuală sau un eveniment de vorbire. Participanții vorbesc între ei în mod informal prin intermediul unei conferințe video sau prin mesagerie, adesea înainte sau după o prezentare mai formală.
- Eveniment virtual de vorbire: evenimentele virtuale de vorbire variază de la lecturi ale autorilor găzduite de librăriile locale până la întâlniri de dezvoltare profesională. Acestea sunt adesea realizate folosind funcționalitatea de streaming live sau de videoconferință a software-ului pentru evenimente virtuale.
- Întâlnire internă virtuală: ceea ce înainte erau întâlniri în persoană la nivel de companie sau la nivel de departament se pot întâmpla acum într-un mediu virtual. Acestea sunt cunoscute și sub denumirea de întâlniri ale primăriei în care participanții pot interacționa cu vorbitorul și pot pune întrebări.
Fiecare instrument pentru evenimente virtuale are un set diferit de caracteristici și opțiuni – citiți mai departe pentru a afla cum să alegeți unul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.
Alegeți instrumentul potrivit
Platforma specifică de care aveți nevoie va depinde de tipul de eveniment virtual pe care îl găzduiți. De exemplu, în funcție de logistica evenimentului dvs., este posibil să aveți nevoie de funcții de webinar, chat sau integrare a sesiunilor de discuții, un lobby virtual sau spațiu pentru evenimente pentru a simula un mediu de expoziție comercială sau capabilități de transmitere în flux live.
Este important să veniți mai întâi cu un plan pentru evenimentul dvs. și apoi să găsiți platforma de evenimente virtuale cu caracteristicile potrivite pentru a duce treaba la bun sfârșit.
În general, instrumentele software pentru evenimente virtuale vă permit să transmiteți evenimente online și să colaborați cu participanții. O altă caracteristică cheie este posibilitatea de a partaja informații cu participanții printr-un webinar.
Unele software pentru evenimente virtuale vă permit chiar să creați medii virtuale complete cu lobby-uri pentru evenimente, cabine virtuale și avatare ale participanților.
Consultați catalogul nostru de software pentru evenimente virtuale pentru a vedea comparații ale instrumentelor software populare și pentru a explora funcțiile. Puteți utiliza instrumentul „filtre recomandate” Capterra disponibil în fiecare director de software pentru a restrânge opțiunile în funcție de caracteristicile necesare. De asemenea, puteți citi recenziile utilizatorilor de la alți proprietari de afaceri despre cum evaluează fiecare platformă.
Decideți lungimea potrivită
S-ar putea să vă întrebați cât de lung ar trebui să dureze un eveniment virtual. Din nou, acest lucru va depinde de tipul de eveniment pe care îl găzduiești. Puteți folosi evenimentele din viața reală ca ghid, dar rețineți că, într-un mediu online, poate fi și mai dificil să mențineți implicarea unui participant. Din acest motiv, poate doriți să păstrați lucrurile pe partea mai scurtă.
Pentru a vă oferi câteva îndrumări, un eveniment virtual de profil mai înalt, cum ar fi un festival virtual sau o conferință virtuală, ar putea dura una până la patru zile, în funcție de numărul de vorbitori și de participanți, cu programarea oficială care durează pe toată durata zilei de lucru. Un eveniment virtual unic de dezvoltare profesională poate dura doar 45 de minute până la o oră. De asemenea, puteți lăsa 15 minute la sfârșitul sau la începutul orei programate pentru ca oaspeții să facă „rețea” prin chat sau videoconferință.
Multe platforme software vin cu funcții precum chat de grup sau opțiuni de sondare în direct. Aceste caracteristici vă pot ajuta să vă faceți evenimentul mai captivant dacă includeți mini-jocuri sau oportunități de creare de rețele în cadrul evenimentului dvs. virtual.
Comercializați evenimentul dvs
Pentru ca evenimentul tău virtual să iasă în evidență din mulțime, trebuie să fii creativ.
Iată câteva idei pentru a începe procesul de gândire creativă:
- Trimiteți un gif animat distractiv ca invitație la eveniment.
- Oferă abonaților tăi o reducere pentru a participa la evenimentul tău virtual.
- Creați tricouri personalizate, genți de tote sau postere care vă promovează evenimentul (toate disponibile prin eCommerce pe site-ul web al evenimentului, desigur).
- Donează un procent din vânzările de bilete unei organizații nonprofit legate de evenimentul tău.
Unele platforme software pentru evenimente virtuale permit branding personalizabil, astfel încât să vă puteți face marketingul în evidență și să vă coordonați cu brandingul pentru evenimentul virtual pentru o experiență consecventă. De exemplu, puteți crea pagini de destinație personalizate de înscriere și înregistrare, care au același aspect ca pagina de destinație a evenimentului live.
Fă-l distractiv
Odată ce l-ai eliminat din parc-marketing evenimentul tău, trebuie să livrezi.
Oaspeții tăi vor să învețe de la tine și de la rețea, dar vor și să se distreze. Chiar dacă lucrurile sunt complet virtuale, poți să faci evenimentele distractive folosind platforma ta de evenimente virtuale.
- Multe platforme software pentru evenimente virtuale vă permit să creați un lobby virtual pentru evenimentul dvs. Invitați-vă vânzătorii sau vorbitorii să amenajeze cabine și lăsați-vă invitații să exploreze interactiv.
- Încurajează crearea de rețele trimițând o întrebare de spărgător de gheață și invită oaspeții să intervină prin chat.
- Pune o trupă să cânte virtual prin stream live înainte de a începe sesiunea principală sau prezentarea vorbitorului.
- Oferiți un cadou și cereți prezentatorului să folosească un generator de nume aleatoriu pentru a selecta un câștigător.
- Experimentați cu sondaje în direct pentru a întrerupe prezentarea.
Găzduiește un eveniment virtual de succes și face ca invitații să revină pentru mai multe
Chiar dacă poate fi intimidant să încerci ceva nou, următorul tău eveniment virtual poate fi la fel de mult un succes ca și un eveniment fizic.
Rețineți că acest tip de experiență virtuală poate fi nouă și pentru oaspeții dvs., astfel încât aveți ocazia să vă evidențiați printre concurenți, păstrând lucrurile proaspete și încercând modalități creative de a menține oaspeții implicați.
Doriți să explorați software-ul pentru evenimente virtuale? Consultați catalogul nostru de software pentru evenimente virtuale.
Notă: Aplicațiile selectate în acest articol sunt exemple pentru a afișa o funcție în context și nu sunt concepute ca aprobări sau recomandări. Acestea au fost obținute din surse considerate a fi de încredere la momentul publicării.