Controlul versiunilor: nu lăsați versiunea dvs. să scape de sub control

Pierderea controlului asupra modificărilor dintr-un fișier este o chestiune de coșmaruri. Cunoașteți afacerea: creați cu măiestrie o copie, o trimiteți spre examinare printre colegii dvs. și apoi toată lumea începe să trimită înapoi fișiere separate cu comentariile lor. Dacă acceptați feedbackul lor, începeți să implementați modificările într-unul dintre documente – „master” – pe măsură ce continuați să aduceți comentarii și modificări suplimentare de la alte persoane. Dar dacă bucla de feedback este lungă și sunteți deloc distras, poate fi îngrozitor de ușor să pierdeți evidența documentului principal.

Sunt sigur că ați trăit coșmarul de a suprascrie modificări importante sau de a redenumi incorect un fișier, doar pentru a realiza greșeala multe runde de revizuire mai târziu. Am, și este o nebunie. Vă rugăm să vedeți celelalte feedback/editări ale mele, spune un coleg. Am jurat că am făcut acele modificări , cred.

Mai rău încă: chestia este tipărită sau publicată înainte să-l prinzi; abia mai târziu realizezi că a fost o versiune nefinală. Groază.

Controlul versiunilor – sau lipsa acestuia – poate distruge orice organizație de marketing bine intenționată. Pierderea evidenței în ce rundă vă aflați, care este versiunea de lucru și unde au fost schimbările, este înnebunitor, frustrant și ineficient.

Deci, cum să strângi controlul acestei fiare? Să vorbim despre cum să urmăriți versiunile dvs.... unde să le stocați, cum să denumiți fișierele, cum să urmăriți modificările etc.

Stabiliți convenții de denumire a fișierelor

Un prim pas simplu, dar extrem de eficient este să stabiliți convenții de denumire a fișierelor în organizația dvs.

Dacă nu eliminați nimic altceva din acest articol, luați în considerare acest lucru: stabiliți un sistem de denumire simplu, dar consistent pentru fișierele dvs. și respectați-l. Aceasta poate include o combinație de cifre sau inițiale sau date. Și trebuie să-l folosești militant, cu fiecare revizuire.

Personal, folosesc diferite metode în funcție de câte persoane sunt implicate într-un proiect. Dacă doar eu lucrez la un fișier, cum ar fi schița acestui blog, păstrez o strategie simplă de denumire a fișierelor. Etichet totul numai cu numărul versiunii: „v1”, „v2” etc.

Dar odată ce oamenii se implică mai mult, devin mai granular. Atunci când mai multe persoane fac recenzii, mi se pare util să atașez un nume de fișier cu inițiale, astfel încât să pot vedea cu ușurință a cui recenzie lucrez sau să îmi scanez desktopul pentru a vedea cine a primit deja informații. De asemenea, îmi place să adaug o dată la numele fișierului, cum ar fi FILENAME_060717. (Adevărat, majoritatea programelor de procesare de text oferă un istoric al revizuirilor în detaliile fișierului – dar asta nu rămâne dacă mai târziu redeschideți un fișier și faceți o mică schimbare. Ceasul se resetează.) Și atunci când lucrați cu extensii, cu ritm rapid editări – introducerea mai multor modificări într-o zi – îmi place să marcați ora numelui actual al fișierului cu „revizuire de dimineață”, „revizuire de după-amiază” sau chiar „revizuire 14:00” etc., pentru a păstra totul corect.

Configurați un flux de lucru creativ clar

Un alt pas pentru a obține controlul asupra fiarei este stabilirea unei strategii pentru cine revizuiește ce și în ce stadiu. A avea un fel de plan care este documentat – fantezist sau complicat – vă poate ajuta să păstrați controlul asupra fișierelor. Acestea sunt semnele distinctive ale unui flux de lucru creativ, care este un alt proces pe care îl susțin. De fapt, s-ar putea să îi poți căsători pe cei doi într-un singur proces, o lovitură eficientă. Dar, din nou, la fel ca convenția de numire, chiar trebuie să rămâneți la plan și să îl aplicați.

Pune pe toți pe aceeași pagină

Deci aveți un sistem de denumire a fișierelor și un plan. Este grozav – pentru tine. Dar dacă trebuie să-i aduci pe alții în acel plan, este esențial să-i faci pe toți să lucreze pe aceeași pagină proverbială. Aceasta înseamnă implementarea regulilor și a procesului, nu doar pentru tine, ci pentru întreaga organizație.

Stabiliți un flux de lucru interfuncțional eficient și convingeți pe cineva să poarte pălăria de tip A. Această persoană poate documenta procesul, trimite instrucțiuni colegilor despre cum să-și numească și să eticheteze fișierele, să organizeze mini sesiuni de instruire și să verifice la fața locului pentru a se asigura și a impune respectarea procesului. Efectuarea rutinei de stickler-for-detail nu este foarte distractiv, dar va economisi timp pe termen lung.

Un „Cuvânt” pe pistă se schimbă

Nu există nimic care să stârnească furie în mine ca să primesc un fișier curat de la un colaborator. Mă gândesc: „Hei, wow – nu au avut modificări”… doar pentru a începe să citesc și să realizez, cu groază, că au făcut legiuni de editări fără să le noteze. Când sunt în buruieni, citind rând cu rând pentru a compara vechiul și noul pentru a prinde schimbări, îmi iese fum din urechi.

Instrumentele de urmărire a modificărilor, cum ar fi cel din Word sau Google Docs, oferă o modalitate ușoară de adnotare, editare și marcare. Acest lucru mă ajută să văd rapid cine a făcut ce schimbare și când.

Nu urmăresc doar schimbările atunci când lucrez cu alții. Activez funcția în timp ce îmi fac propria treabă pentru a ține cont de ceea ce fac. Îmi place că programul ține o evidență a modificărilor mele și îmi permite cu ușurință să încerc și să revin dacă editările mele nu sunt atât de remarcabile până la urmă.

Un văr al schimbărilor de piese este instrumentul de comentarii, pe care îl iubesc la fel de mult. Folosesc comentariile pentru a-mi reaminti statutul, lucrurile pe care trebuie să le revin și să le finalizez sau procesul de gândire. De asemenea, folosesc comentariile pentru a explica altora de ce fac anumite modificări de redactare, de ce am rescris un pasaj pentru ton și așa mai departe.

Știu ce ați auzit în trecut despre schimbările pistelor – și este adevărat. Este o fiară copleșitoare din punct de vedere vizual. Dar programele au evoluat într-un mod care face acest lucru ușor de gestionat. Acum este posibil să marcați modificările, dar să le ascundeți pe măsură ce mergeți, astfel încât pagina dvs. să rămână curată și ușor de citit și să vă puteți concentra doar pe fluxul și aspectul copiei.

Atenție: Nu-l ștampilați „final” până nu este cu adevărat

Există ceva magic – și nu într-un mod bun – care pare să se întâmple când atașez un nume de fișier cu cuvântul „final”. Este ca un indiciu pentru Legea lui Murphy: în momentul în care proclam că un fișier este terminat, inevitabil, o mulțime de editări și modificări ulterioare se preling.

Pentru a mă păcăli pe mine (și pe Murphy), am învățat să nu folosesc cuvântul „final” în fișierele mele până când lucrul a fost expediat, lansat și a părăsit clădirea proverbială. În schimb, continui să continui cu convențiile de denumire de mai sus, astfel încât să știu care versiune este cea mai recentă. Abia mai târziu, odată ce totul este gata, mă întorc și fac o copie a celui care a fost presat și îl redenumesc „Final”.

Cum se ajunge la etapa „finală”? Furnizați o fereastră pentru examinarea internă a clienților. Și apoi, când este închis, este închis. Cu excepția cazului în care este o problemă legală, expediați atunci când spuneți și respectați-o. Clienții tăi vor cădea la rând.

Creați o arhivă

Arhivarea – pe desktop sau pe o unitate cloud – este o altă modalitate excelentă de a ține evidența versiunilor.

Pe măsură ce lucrez la mai multe fișiere, le ascund într-un dosar de pe desktop numit „Versiuni anterioare”. În acest fel, când îmi deschid folderul principal de lucru, văd doar cele mai recente. Mă ajută să nu fiu copleșit sau să nu scanez și să iau fișierul greșit. De asemenea, este o arhivă frumoasă. Când lucrez în acest fel, creez un folder care surprinde toate editările și revizuirile de pe parcurs. Deci, dacă trebuie vreodată să revin la o iterație anterioară, este ușor de găsit.

Când totul este spus și gata, s-ar putea să am trei sau 300 de versiuni ale fișierelor revizuite. La fel ca înregistrările fiscale, îmi place să le păstrez pentru o perioadă... cel puțin până când dosarele mele sunt pe ușă. În acest fel, am o arhivă clară a tuturor modificărilor care au fost făcute pe parcursul procesului de revizuire – ceva la care să mă uit înapoi în cazul în care trebuie să revin la o iterație anterioară, să văd unde a fost introdusă o modificare ciudată sau o editare necunoscută etc.

De asemenea, îmi place să lucrez cu unități în cloud, cum ar fi Google Drive sau SharePoint sau Dropbox. De fapt, în zilele noastre lucrez aproape exclusiv la fișiere din aceste sisteme. În acest fel, știu că lucrez mereu la cea mai recentă versiune a unui fișier și îmi pot face munca de pe orice computer, față de a fi nevoit să îmi trimit prin e-mail copii ale fișierelor. Mai multe persoane pot contribui, edita sau revizui simultan. Și păstrează o arhivă automată.

Gânduri de despărțire: fiți atenți când faceți modificări

Un ultim sfat: pe cât posibil, încercați să vă limitați distracția atunci când lucrați la fișiere și modificări. Închideți ușa, beți niște cafea și opriți muzica (sau porniți, dacă asta vă ajută să vă concentrați). Nu este nimic mai rău decât a face o serie de modificări excelente, doar pentru a realiza mai târziu că le-ați făcut la versiunea greșită a unui fișier și trebuie să vă refaceți munca. Sau, ați salvat modificările într-un loc ciudat și fișierul a dispărut acum. Deci fii atent.

Și asta e final.

Care este modalitatea ta preferată de a păstra controlul versiunilor? Sau ce poveste de groază legată de fișiere trebuie să împărtășiți?